Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения,

доцент

Мельничук Александр Васильевич
тел. 8-926-278-53-94, адрес эл. почты mav68@rambler.ru
Лекция 4.1
Общие требования

к оформлению документов и бланков документов

Дисциплина
Документационное обеспечение управления

«Бумага. Потребительские форматы»

форматы
A3 (297  420) и А6 (105  148)

20 мм

20

мм

20 мм

10 мм

Формат бумаги и размеры полей

Размеры полей документов

- герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный

знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;

тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка

о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

через один межстрочный интервал строч-ными буквами.
Составные части одного рекви-зита печатают

через 1,5-2 меж-строчных интервала

Реквизит от реквизита печа-тают через 2-4 межстрочных интервала

О назначении на должность делопроизводителя ООО «Вымпел»

Минюст России Департамент информатизации

Ответственный – Петров А.П.
В.К. Иванов

подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).
Дата

документа.
Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.
Подпись
Дополнительно для организации:
Название вида документа, за исключением писем
Номер документа

Обязательные реквизиты

содержащими пос-тоянную информацию об организации — авторе документа.
Требования к бланкам

организационно-распоряди-тельных документов уста-новлены ГОСТ Р 6.30-2003.

документа
04 код организации;
11 — дата
12 — регистрационный номер документа.
08

наименование организации;

14 место составления док-та.

111111111

организации»
14 «Место составления или издания док-та»
13 «Ссылка на регистрационный

номер и дату документа»

бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном

гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ).

свой герб, использование которого регламентируется Законом города Москвы от 20

января 1999 г. N 3 "О московской городской символике" и другими нормативными правовыми актами

Реквизит 02 герб субъекта РФ

герба может быть использован зарегистрирован-ный в установленном порядке товарный знак

или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Гражданским кодексом РФ часть четвертая раздел VII. Права на результаты интеллектуальной деятель-ности и средства индивидуализации от 18 декабря 2006 года № 230-ФЗ

Реквизит 03 эмблема организации

Код организации
ОКПО 1234567
ОКПО 1234567

№ 129- ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами

ведется Единый государственный реестр юридических лиц. ОГРН - это регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистриро-ванных до 1 июля 2002 г.) Внесение записи в Единый государственный реестр юриди-ческих лиц подтверждается свиде-тельством, выдаваемым юридиче-скому лицу. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН 1111111

1234567

постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуаль-ного предпринимателя,

физичес-кого лица. ИНН формируется как цифровой код, состав которого по количеству знаков может быть различным для перечисленных выше лиц, так, для организации - это 10-значный цифровой код, для физического лица - 12-значный цифровой код.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП 222222

1234567

ОГРН 1111

соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.
Реквизит

07 Код формы документа

ОКУД 0200200

ОКПО 1234567

ОГРН 1111

ИНН/КПП 222222

ОКПО 1234567

ОКУД 0200200

иногда филиал, территориальное представительство или подразде-ление.
реквизит может включать в себя

наименование вышестоящей инс-танции.
наименования приводимые в реквизите, должны соответст-вовать наименованиям, приве-денным в учредительных доку-ментах этих организаций, и приводятся в именительном падеже.

Правительство Москвы
Комитет социальной защиты населения Москвы
(Комсоцзащиты Москвы)

Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Минтруд РФ)
Правовой департамент

ОБЩЕСТВЕННЫЙ ФОНД

«Международный художественный фонд»

Генеральный директор

Биржевая пл., 4, Москва, 103706, К-289, ОКПО- 02531762, ОГРН - 1027739852534 ИНН/КПП - 4145800003/12220000

_________________№________________ На №____________от________________

номера факсов,
счетов в банке,
реквизиты банка,
адрес электронной почты и

др.

Оплату гарантируем. Наш счет № 40603810900071733211 в КБ "Мост-Банк" к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН / КПП 7718084031/771801001

или изданного организацией, должно быть определено уставом и должно соответствовать

видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(РГСУ)


__________________ №__________________

ПРИКАЗ

или утверждения,
для протокола - дата заседания (принятия решения),
для

акта - дата события.

Формат:
05.06.2003.
2003.06.05.
05 июня 2003 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(РГСУ)


__________________ №__________________

05 марта 2012 г.

ПРИКАЗ

номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по

номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(РГСУ)


__________________ №__________________

118/01-43

ПРИКАЗ

05 марта 2012 г.

в организацию письмо. Реквизит содержит сведения о регистрационном номере и

дате поступившего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка.

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

На №_______________от________________

бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают

только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 08 «Наименование организации».

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(РГСУ)


__________________ №__________________

г. Москва

ПРИКАЗ

05 марта 2012 г.

118/01-43

отделяемых одна от другой 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя каждая

составная часть печатается через один интервал.
Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08.
Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
должность, инициалы и фамилию (для физ. лица - только инициалы и фамилию);
почтовый адрес.

Комитет социальной защиты
населения Москвы

Управление профессиональной
реабилитации инвалидов

Начальнику Управления
В. А. Коняевой

Комитет социальной защиты
населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной
реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

Комитет социальной защиты
населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной
реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

ул. Новая Басманная, д. 10
Москва, 110252

V.Konyaeva
10, New Basmannyast.
Moscow, 110252, Russia

Комитет социальной защиты
населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной
реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

Факс. (495) 261-12-65

А.П. Петрову

Ул. Чертановская, 10,кв. 154
Москва,113648

Ректорам ВУЗов

Председателю садоводческого некоммерческого товарищества «Горизонт»
Н.П. Николаеву

должностным лицом (должностными лицами);
утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом,

протоколом).
В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08. Состоит из нескольких составных частей, которые отделяются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами.

УТВЕРЖДАЮ

Декан факультета

О.А. Уржа
личная подпись
15.10.2011

УТВЕРЖДАЮ

Приказом ректора РГСУ
от 15.10.2006 № 39

на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей.
Резолюция

включает в себя:
фамилии исполнителей с их инициалами (кому?);
содержание поручения (что сделать?);
срок исполнения (когда?);
личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О.);
дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).

Чадаевой А. П.
Петровой Е. Н.
Прошу подготовить проект учебного плана по данной специальности к 01.08.2011

личная подпись
15.10.2011

Реквизит 17 Резолюция

документах, оформленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных

на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа.
Если заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», он пишется с прописной буквы; если заголовок увязывается по смыслу с наименованием вида документа и отвечает на вопрос «чего?», «кого?», он пишется со строчной буквы.

О поставке товаров

по личному составу

букву «К» или слово «КОНТРОЛЬ», которую наносят от руки ярким

фломастером или специальным резиновым штемпелем.

КОНТРОЛЬ

К

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или

в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени .
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа печатают отступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» на формате А4, как правило, оформляется через 1,5-2,0 межстрочных интервала, на формате А5 - через 1 .
Допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.
В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами .

в 2 экз.
Полная форма
Приложение:
1. Положение об Управлении

регионального развития на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

После текста служебного письма от левого поля (нулевое положение табулятора) пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, то они нумеруются. Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или по полной форме.

Приложение: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения в 3 экз.


Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2005 г. № 155 и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа (приложение 1).
Приложение 1
к приказу ректора РГСУ от 25.11.2006 г. № 135

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к приказу ректора РГСУ от 25.11.2006 г. № 135

Общие требования

документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное,

если документ оформлен на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки).

проекта подготовленного документа.

В состав грифа согласования входят:
слово СОГЛАСОВАНО;
должностное

лицо, с которым согласовывают документ;
личная подпись;
расшифровки подписи;
дата согласования.

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного планово- экономического управления Комсоцзащиты Москвы

Личная подпись Л. К. Орехова

25.10.2006

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии
Минтруда РФ

от 28.12.2006 г. № 58

Внешнее согласование может проводиться:
согласование с конкретным должностным лицом;
согласование, осуществляемое с помощью другого документа.

внутреннее согласование проекта документа.
Виза включает в себя:
наименование должности

визирующего;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату визирования.

Юрисконсульт

Личная подпись Л. В. Рыгалова

25.10.2006

Замечания прилагаю

Главный бухгалтер
Личная подпись Л. В. Рыгалова

25.10.2006

права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также

на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
Печати бывают двух видов:
гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях);
простая печать.

Реквизит 25 отметка об исполнителе

надпись «Верно» от нулевого положения табулятора;
наименования должности лица, заверившего копию,

личной подписи, расшифровки подписи;
даты заверения, проставленной под наименованием должности.

Верно

Начальник канцелярии личная подпись А. А. Архарова

25.10.2006

его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной

стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Реквизит 27 отметка об исполнителе

Чадаева
400 00 74

Чадаева Алла Петровна
400 00 74

Савина Наталья Евгеньевна
406 50 28

экз. 1 - в адресат
экз. 2 - в дело 03-15
экз. 3 - в Управление персоналом

номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого

документа краткие сведения об исполнении;
слова "В дело";
номер дела, в котором будет храниться документ;
личная подпись;
дата.

Реквизит 28 отметка об исполнении и направлении в дело

Исполнено письмом
от 15.12.2000 № 745/01-13
В дело 01-03
личная подпись 16.12.2000

Вопрос по телефону решен положительно с начальником отдела кадров 30.11.2000
Вдело 05-15
личная подпись 01.12.2000

- часы и минуты).
Реквизит 29 отметка о поступлении документа

в организацию

РЦдИ
Вх. № 155
25.10.2000
15 ч 20 мин

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC
158 20 12 2000

РЦдИ
общий отдел
Вх. № 431
17.12.2000

Вх. № 1351
23.12.2000

Реквизит 30 идентификатором электронной копии документа

Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:
имя файла;
код оператора;
а также другие поисковые данные.

DEPARTAMENT- каталог;
PRIKAZ- подкаталог;
IVANOV.DOC- имя файла;
158 - код оператора;
20 12 2000 – дата создания.