Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения,

доцент

Мельничук Александр Васильевич
тел. 8-926-278-53-64, адрес эл. почты mav68@rambler.ru
Лекция 2
Документирование конфиденциальной

информации

Дисциплина
Конфиденциальность в управлении персоналом

обладателем информации.
состав сведений, относимых к комме-рческой тайне, должен устанавливаться

и изменяться индивидуально, на уровне их обладателя.
правовым основанием для установления состава сведений, относимых к коммерческой тайне законы, а также определение понятия «коммерческая тайна», которыми предусмотрено, что сведения.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

коммерческой тайне

конфиденциальных сведений они классифицируются в перечне по разделам, соответствующим сферам

деятельности предприятия.
Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, утверждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия.

черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения

в них записей.
учет носителей, используемых для составления конфиденциальных документов, осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.
Бумажными носителями могут быть:

"Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности.
Листы нумеруются.
Стенографические и

рабочие тетради
На обложках указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подния КД заверительная надпись с указанием количества листов в тетради.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом

нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. Отдельные листы

бумаги, ватман, калька, миллиметровка
На них в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются:
- на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов;
- дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно-графических документов – количество лисов, подразделение и фамилия исполнителя.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом

левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера

и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;
на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов;
на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов;
на левом поле остальных листов штамп с указанием номера.

На самих носителях проставляется:

К Уч. №_________

К Уч. №_________

К Уч. №_________

диски
гибкие магнитные диски
магнитные ленты
магнитооптические диски
флеш-носители
оптические диски

самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности

(аббревиатурой).

производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимо-сти от количества

и продолжительно-сти хранения носителей учет может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного уче-та заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся по предыду-щему учету носители перерегистри-руются по новому учету с отметкой о перерегистрации каждого носителя в предыдущей учетной форме

текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица.
Проекты других

текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя.
Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным.
Печатание проектов конфиденциальных документов следует осуществлять в подразделении КД.
Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

сотрудник подразделения КД обязан:

за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или

рабочей тетради, документа, с которого должен печататься проект, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства выдает разовую расписку по следующей форме

проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются

по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов.
При необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером.
При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной записью через знак «+» проставляется количество дополнительно изготовленных экземпляров.
Нумерация дополнительных экземпляров проекта производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров.

Перепечатывание проекта

документа в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в

подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике.
Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета изданных документов.
В графе 5 при наличии черновика пишется «засекречено _____л.» с указанием количества листов черновика, на черновике проставляется гриф конфиденциальности и учетный номер проекта документа.

Засекречивание

изданных документов пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписью.
В

графе 11 при уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп "Проект уничтожен", а при уничтожении лишних экземпляров документа - "Экз. №_____ уничтожены" с указанием номеров экземпляров.
В графе 9 журнала учета бумажных носителей производится отметка об уничтожении носителя в качестве черновика изданного документа. Отметка оформляется следующим образом: "Уничтожен как черновик документа № _____" с указанием номера изданного документа. Если носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то он помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен". Отметка об уничтожении заверяется подписями двух сотрудников подразделения КД.

Уничтожение проектов и черновиков КД

уничтожается двумя сотрудниками подразделения КД путем сжигания. Уничтожение должно производиться

по окончании квартала после проведения проверки наличия КД за истекший квартал. Об уничтожении макулатуры следует составлять акт:

Порядок уничтожения документов в службе КД

в изложенном выше применительно к текстовым документам порядке, регистрируется за

самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности приложения, независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальные данные.

Порядок оформления сопроводительного письма

регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату

документа;
15 - адресат;
21 - отметка о наличии приложения;
27 - отметка об исполнителе;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
Перечень дополнительных реквизитов:
31. - гриф ограничения доступа к документу;
32. - номер экземпляра документа;
33. - отметки о размножении документа.

Конфиденциальные ОРД

- регистрационный номер документа
118/01-43
№_________________
Отп. 3 экз.
Экз. № 1 - адресату
Экз.

№ 2 - в отдел КД
Экз. № 3 - в дело.
Исп. отп. Иванов Иван Иванович
Тел. –74-71.

118/01-43 СК

А:\ Заключение. doc., 17. 05. 2006 г., Иванов И. И., сл. КД _________

118/01-43 СК

дату документа
На №_____14 КТ_____от___12.04.2003___

1
«Лично»

или по меньшей мере своевременного обнаружения утраты экземп-ляра документа, следствием

которой нередко является утечка содержащихся в нем конфиденциальных сведений.

Номер экземпляра документа

Конфиденциально
до 11.12.2013
Экз. № 1 или единственный
«Лично»

наличии приложения проставляются его учетный номер и гриф конфиденциальности (полностью),

номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре

21-Отметка о наличии приложения

Приложение:
1. Справка о реализации продукции, №17 строго конфиденциально, экз. № 1,2на 10л. каждый.
2. Акт о списании бракованных изделий на 3 л. в 2 экз.

документами или приказами по организации. Право подписи закрепляется в перечне

издаваемых конфиденциальных документов.

22-Подписи

24 - визы согласования документа

Последним проект документа визирует сотрудник (руководитель) подразделения конфиденциального делопроизводства на предмет наличия и правильности оформления необходимых реквизитов проекта документа и соответствия грифа его конфиденциальности составу содержащейся в проекте документа информации.

конфиденциальности документа, количество изготовленных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица,

печатавшего документ (если документ печатался не исполнителем), дата печатания документа

27-Отметка об исполнителе

Отп. 3 экз.
Экз. № 1 - адресату
Экз. № 2 - в отдел КД
Экз. № 3 - в дело.
Исп. Петров Пётр Петрович
8(495) 123-45-67
Отп. Иванов Иван Иванович
8(495) 765-43-21
12.04.2003

На документах, направляемых в другие организации, целесообразно указывать не только фамилию исполнителя, но и полностью его имя и отчество, а также номер его телефона, что позволяет получателям документа при возникновении вопросов связываться непосредственно с исполнителем. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа.