Электронное учебное пособие по дисциплине Организация документооборота к

практическим занятиям и лабораторным работам
Занятие по теме 2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ

И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Занятие по теме 3. СТИЛЬ ДЕЛОВОЙ РЕЧИ И СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Занятие по теме 6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТАБЛИЦ В ТЕКСТАХ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Занятие по теме 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Занятие по теме 7. СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМИ ПАРТНЕРАМИ
Занятие по теме 9. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПРОЦЕССОВ

Выход

© ГОУВПО Государственный университет управления, 2011
© Автор и составитель – к. э. н., доцент В. Р. Захаров, 2011

бумаги
Бланки документов
Примеры бланков документов
Перечень реквизитов документов
Схемы расположения реквизитов
Описание реквизитов



Вернуться в

главное меню

© ГОУВПО Государственный университет управления, 2011
© Автор и составитель – к. э. н., доцент В. Р. Захаров, 2011

НАЧАЛО ЗАНЯТИЯ

форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда

форматов: A, B, C. Ряд A является основным, B и C – дополнительными.
Ряд A делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса (например A1, A3, A4, A5, A12 и т. д.).
Исходным форматом является A0, площадь которого равна 1 м2, с размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Наиболее распространенными форматами в делопроизводстве являются A3, A4 и A5. Остальные форматы используются по мере надобности. Появление проекторов значительно сократило использование крупноразмерных форматов A0, A1 и A2.
Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

В настоящее время наиболее распространенные форматы в делопроизводстве

нем типографским способом или на компьютере постоянными реквизитами и отведенным

местом для переменных реквизитов.
Применение бланков в процессе подготовки документов сокращает время и повышает культуру управленческой деятельности.
Для предприятий и их структурных подразделений установлены следующие виды бланков:
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов.
Бланк для писем составляется как специальный бланк в связи с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. Имеется и ряд других отличий от общего бланка, например, уголки.
Бланк конкретного вида документа составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например, «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.п.
Бланк руководителя предприятий, должностной бланк все чаще используется в деловой практике. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например, «Директор Федеральной пограничной службы», «Генеральный директор ГУП МО «Мострансавто» и т. п.
Бланк структурного подразделения может применяться, если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, например:
Гербовый бланк является особым видом бланков, это бланк с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Такие бланки изготавливаются только полиграфическими (штемпельно-граверными) предприятиями, имеющими соответствующие лицензии и сертификаты о наличии технических возможностей. Все гербовые бланки – номерные (с оборотной стороны на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров). Они подлежат учету и должны храниться в сейфах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение, ответственное за делопроизводство.

случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи

документов.
Ряд фирм в верхней части бланка располагает эмблему и название организации, а адрес, номер телефона, факса, банковские реквизиты помещают прямо на нижнем поле листа. Это делается в целях экономии площади листа и соответствует зарубежному опыту.
В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата A4 или A5.
Место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).
Если бланк составляется на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху и слева).
На бланках может быть угловое (флаговое) или продольное (центрированное) расположение реквизитов.
При продольном расположении реквизиты на бланке располагаются по центру вдоль верхней части листа. Такое расположение применяется при оформлении общего бланка. Его используют чаще на внутренних документах – приказах, протоколах и др.
При угловом расположении каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Этот способ является наиболее экономичным и удобным с точки зрения использования площади листа, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади. Такой способ расположения является предпочтительным для писем (так как правый угол используется для указания адресата), а также тех документов, где требуются утверждения, резолюции, которые также располагаются в правом верхнем углу. Угловое расположение чаще всего применяется для документов внешнего характера (писем, факсов, заявлений, актов и пр.).

ГУУ)

__________

№ __________

Москва

РОСОБРАЗОВАНИЕ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ
(ГОУВПО ГУУ)
109542, Москва, Рязанский пр-т, 99
Телефон (095) 371-13-22
Телефакс (095) 174-62-81, 371-97-72, 371-21-85
http://www.guu.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН / КПП 7708033140 / 771001001
___________________ № ________________
На № ______________ от ________________

Образец продольного бланка организации

Образец углового бланка письма организации

РОСОБРАЗОВАНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ
(ГОУВПО ГУУ)

Директор института управления на транспорте

109542, Москва, Рязанский пр-т, 99
Телефон (095) 371-13-22
Телефакс (095) 174-62-81, 371-97-72, 371-21-85
http://www.guu.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН / КПП 7708033140 / 771001001
__________ № ______________
На № _________ от ___________

Образец продольного бланка письма должностного лица

Образец бланка конкретного вида документа организации

РОСОБРАЗОВАНИЕ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ
(ГОУВПО ГУУ)

ПРИКАЗ

__________ № __________

Москва

реквизиты находятся в углу

указывается должность

указывается вид документа (реквизит 10)

реквизиты находятся по центру

Место для адресата (реквизит 15)

Место для адресата (реквизит 15)

служебных документов независимо от: формы собственности предприятия, вида деятельности предприятия

и способа ведения делопроизводства (традиционно или на основе современных информационных технологий).
Соблюдение единых правил составления и оформления документов необходимо для: обеспечения юридической силы документа, своевременного и на высоком уровне составления и исполнения документов, оперативного поиска документов.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Каждый вид документа (приказ, справка, протокол и др.) имеет определенный набор реквизитов. Совокупность реквизитов документа отражает его форму.
Все реквизиты подразделяются на: обязательные и необязательные.
Одни и те же реквизиты для одних документов являются обязательными, а для других – необязательными. Например, печать для внутренних документов необязательна, а для большинства внешних – обязательна (исключения: телефонограммы, телеграммы, факсы).
Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УС ОРД). Требования к оформлению документов». Требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми.
Этот стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, их общее количество равняется 30. В конкретных документах число реквизитов меньше, так как часть из них будет отсутствовать.
Для организаций и предприятий часть реквизитов будет обязательной («О»), другая часть – возможной («В»), а отдельные реквизиты не должны присутствовать («Н»).

Реквизиты 0 – 15

Реквизиты 16 – 30

Схемы расположения

в ГОСТе Р 6.30 – 2003, следующий:
01 – Изображение Государственного герба Российской Федерации («Н»);
02 – Изображение герба субъекта Российской Федерации («Н»);
03 – Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (товарного знака или знака обслуживания («В»);
04 – Указание на код предприятия («В»);
05 – Указание на основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия («В»);
06 – Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН /КПП) («В»);
07 – Указание на код формы документа («В»);
08 – Наименование предприятия («О»);
09 – Справочные данные о предприятии («В»);
10 – Наименование вида документа («В»);
11 – Дата документа («О»);
12 – Регистрационный номер документа («В»);
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа («O»);
14 – Указание на место составления или издания документа («В»);
15 – Сведения об адресате («О»);

Обязателен для всех документов, кроме писем, за исключением гарантийных писем

Используется только для бланков писем

документа («В»);
17 – Резолюция («В»);
18 – Заголовок к тексту документа

(«О»);
19 – Отметка о постановке документа на контроль («В»);
20 – Текст документа («О»);
21 – Отметка о наличии у документа приложения («В»);
22 – Подпись ( лица-отправителя или лица-разработчика) («О»);
23 – Указание на гриф согласования документа («В»);
24 – Визы согласования документа («В»);
25 – Оттиск печати предприятия («В»);
26 – Отметка о заверении копии документа («В»);
27 – Отметка об исполнителе документа («В»);
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело («O»);
29 – Отметка о поступлении документа на предприятие («В»);
30 – Идентификатор электронной копии документа («В»);

б/н – Гриф ограничения доступа к документу («В»).

Обязателен для входящих документов

углового бланка
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

продольного бланка

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ (01 – 19)

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ (20 – 21)

ОФОРМЛЯЮЩАЯ ЧАСТЬ (22 – 30)

Федерации («Н»)
Данный реквизит помещают на документах только в случаях, предусмотренных

положением «О Государственном гербе Российской федерации» (на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража и др.).
02 – Изображение герба субъекта Российской Федерации («Н»)
Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ (реквизит 01). На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке гербы территорий и населенных пунктов.
03 – Эмблема (логотип) организации (товарный знак или знак обслуживания) («В»)
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Эмблема должна быть зарегистрирована и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный герб Российской Федерации (01) или герб субъекта Российской Федерации (02).

(«В»)
Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Его имеют все зарегистрированные предприятия. На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, код предприятия или организации проставляется обязательно.
05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия или организации («В»)
Основной государственный регистрационный номер проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельство о государственной регистрации).
06 – Индивидуальный (идентификационный) номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) («В»)
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (свидетельство о постановке на учет).
07 – Указание на код формы документа («В»)
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок.

ОКПО 02842708
ОКОГУ 49005

ОГРН 1027700380795

ИНН 7708033140
КПП 771001001

(«О»)
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации, если она имеется (в именительном падеже). Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.
09 – Справочные данные предприятия («В»)
Они включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, адрес страницы в Internet и др.).
10 – Наименование вида документа («В»)
Этот реквизит является одним из важнейших, так как позволяет судить о назначении документа. Он определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа указывается на всех видах документов, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами полужирным шрифтом. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным УС ОРД и ОКУД.

ООО «ИНТЕГРАЛ»

РОСОБРАЗОВАНИЕ
Государственный университет управления
(ГОУВПО ГУУ)

ООО «СИГМА»
«SIGMA» Ltd.

РОСОБРАЗОВАНИЕ
Государственный университет управления
(ГОУВПО ГУУ)
Институт управления на транспорте
Кафедра управления на транспорте

109542, Москва, Рязанский пр-т, 99
Телефон (095) 371-13-22
Телефакс (095) 174-62-81
http://www.guu.ru

ПРИКАЗ
ПРОТОКОЛ
АКТ

из основных реквизитов, так как обеспечивает юридическую силу документа. Датой

документа является:
- дата его подписания – для приказов, писем, справок;
- дата его утверждения – для планов и инструкций;
- дата события, которое в нем зафиксировано – для актов;
- дата заседания – для протоколов.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается поздняя дата подписания.
В факсах, телеграммах и телефонограммах, кроме даты, проставляются часы и минуты.
12 – Регистрационный номер документа («В»)
Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях этот номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.
Для внутренних документов чаще всего это порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он включает: индекс структурного подразделения, (–), номер дела, (/), порядковый номер документа. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, объединенный номер образуется из номеров от каждой организации, разделенных косой чертой (/).
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа («О»)
Этот реквизит проставляется только на исходящих ответных письмах. Он включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данные о номере и дате переписываются из входящего инициативного письма.

Цифровой способ:
07.12.2005 – российский стандарт
2005.12.17 – международный стандарт
Словесно-цифровой способ:
7 декабря 2005 г.
Для факсов:
07.12.2005 18:23

№ 542

№ 02–11/33
№ ОМ–5/23 (Отдел Маркетинга)
№ 03-20-45 / 33-52-10

на № _______ от ____________
на № 02–11/33 от 07.12.2005

или издания документа («В»)
Этот реквизит указывают в том случае, если

затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит. Желательно проставлять на всех видах документов. Представляет собой название города, села и пр. Сокращение «г.» не ставится для городов Москва, Санкт-Петербург и городов с окончанием «град» и «бург».
15 – Сведения об адресате («О»)
Обычно проставляется в исходящих документах, в основном в письмах. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Максимально данный реквизит может включать следующие составные части:
- наименование организации ( в именительном падеже);
- наименование подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилию, инициалы (в дательном падеже);
- почтовый адрес.
Каждая из частей печатается с новой строки.
Данный реквизит печатается в правой верхней части документа. В одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов более четырех, то составляется список рассылки. При направлении писем в несколько адресов слово «Копия» перед адресом не указывается.
Если документ направляется частному лицу не представляющему организацию, то сначала указываются фамилия и инициалы, затем его почтовый адрес.

Москва

Санкт-Петербург

г. Серпухов Московской области

с. Акимовка Заречного района Тверской области

Для письма должностному лицу:
Государственный университет управления Институт управления на транспорте Директору института г-ну В. А. Персианову 109542, Москва, Рязанский пр-т, 99
или для международной корреспонденции
Адресат (имя, фамилия), дом, улица, город, штат (графство), страна.
Для факса:
Директору ЗАО «Комплект» г-ну С. П. Ястребову ф. (095) 233-53-55
Для письма физическому лицу:
А. Н. Петрову 109275, Москва, Волгоградский пр-т, д.15, корп.1, кв.45

документа («В»)
Утверждаются следующие виды документов: акты, инструкции и правила, отчеты,

перечни, планы, положения, программы, сметы, штатные расписания и дополнения к ним. Гриф проставляется в правом верхнем углу документа над реквизитом «адресат». Утверждение может быть должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа постановлением, решением или приказом в грифе наименование документа указывается в творительном падеже.
17 – Резолюция («В»)
Резолюция содержит указание относительно решения вопроса, изложенного в документе. Она пишется от руки и включает: фамилии и инициалы исполнителей; содержание поручения или конкретные действия (при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя; дату подписания. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. При наличии нескольких исполнителей ответственным считается указанный первым.
18 – Заголовок к тексту («О»)
Является обязательным для всех видов документов, за исключением кратких документов, оформляемых на формате А5. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа, он должен отвечать на вопросы «о чем?» или «чего?». Заголовок необходим для быстрого поиска документов без прочтения всего текста. Заголовок располагается слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.
19 – Отметка о контроле («В»)
Это отметка о контроле за исполнением документа. Обозначение: буква «К», слово или штамп «КОНТРОЛЬ»

УТВЕРЖДЕН(О,А,Ы)
решением общего собрания акционеров от 05.07.2005 №3

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ГУП МО «Мострансавто» Личная подпись А. Н. Жижаев 15 сентября 2005 г.

А. В. Зайцевой
О. Г. Панкратову
Прошу подготовить проект генерального соглашения с ЗАО «Партнер» к 15.11.2005
Личная подпись
10.10.2005

Для приказа:
О стипендиях студентам очной формы обучения, аспирантам и докторантам
Для письма:
О выпуске учебных пособий
Для постановления:
Об учреждении муниципальных парковок автотранспортных средств

КОНТРОЛЬ

К

Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта

РФ). Существуют общие требования к тексту любого документа: точность и достоверность, краткость при полноте информации, отсутствие двояких толкований. Краткость достигается использованием простых предложений при отсутствии повторов. Предпочтителен прямой порядок слов в предложении (подлежащее, затем сказуемое). Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.
Стиль и характер изложения текста определяется видом документа. Текст документа начинают печатать через 2 – 4 межстрочных интервала от заголовка и обязательно с красной строки. Текст печатают через 1,5 интервала, а на документах формата А5 – через 1 интервал. Обычно текст состоит из двух частей: в первой содержится основание для составления документа, во второй – решение, распоряжение, просьба, выводы. В документах, состоящих из одной фразы, также должны выделяться обе части.
В отдельных случаях документ может содержать только вторую (заключительную) часть, например: письма, заявления могут содержать просьбу без пояснения, справки – выводы.
Текст следует делить на абзацы, несущие законченную мысль. Для документов абзац обычно должен содержать не более 2 – 3 предложений. Тексты документов большого объема делятся на разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например: 1.2.1, 1.2.2 и т.д.
Текст большинства документов излагается от третьего лица единственного числа; текст протокола – от третьего лица множественного числа; в распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также документах в адрес руководства организации (заявление, докладная записка) – от первого лица единственного числа. В письмах изложение текста может вестись от первого лица единственного или множественного числа (Прошу оказать содействие…, направляем на рассмотрение…) и от третьего лица единственного числа (Университет управления считает возможным…).
Для повышения оперативности составления документов проводится работа по унификации текстов документов. Унифицированный текст может быть представлен в виде трафарета, анкеты или таблицы. Трафарет – заранее отпечатанный унифицированный текст, содержащий постоянную информацию с пропусками, предназначенными для заполнения переменной информацией, отражающей конкретную ситуацию. Трафареты часто используются в справках. В таблице или анкете текст излагается без обычной грамматической связанности. Таблица удобна в случае предоставления однотипной информации.

приложения («В»)
Приложения к документу могут быть, если возникает необходимость дополнения,

разъяснения, детализации вопросов, затронутых в тексте. Отметка о наличии приложения помещается ниже текста и печатается с первого левого знака. Если приложение сброшюровано, то число листов не указывают.
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка со словом «приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.
22 – Подпись («О»)
Подпись – это обязательный реквизит как для служебных, так и личных документов. Она является одним из основных способов удостоверения документов. Подпись ставит лицо, ответственное за содержание документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа.
Подпись включает следующие составные части: наименование должности лица, подписывающего документ (полное – на обычном листе бумаги, сокращенное – на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (сначала инициалы и затем фамилия без кавычек и скобок). Допускается не указывать первую букву отчества. Подпись начинают печатать от первого левого знака по всей строке, под реквизитами «текст» и «отметка о наличии приложения».
В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются ученая степень и звание.
При подписании документа несколькими должностными лицами подпись руководителя располагается выше других, подписи ранжируются в порядке занимаемой должности. Документ подписывается, начиная с низшего должностного лица.

Если сведения о наличии приложения указаны в тексте:
Приложение: на 1 л. в 3 экз.

Если сведений о наличии приложений в тексте нет:
Приложение: 1. Список участников конференции на 3 л. в 2 экз.
2. Решение президиума конференции от 12.03.2005 на 4 л. в 2 экз.
3. Тезисы конференции в 3 экз.

Приложение 2
к приказу директора Института
от 15.06.2005 №319

Мэр Личная подпись Ю. Лужков

Директор института
управления на транспорте
д. э. н., проф. Личная подпись В. А. Персианов

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в комиссии. Фамилии располагают в алфавитном порядке:
Председатель комиссии Личная подпись А. Н. Воронин
Члены комиссии Личная подпись С. С. Скворцов
Личная подпись С. Н. Соколов
Личная подпись С. М. Соловьев

При подписании несколькими лицами, равными по должности, или представителями разных организаций их подписи располагаются на одном уровне:

Заместитель министра Заместитель министра
транспорта и связи РФ финансов РФ
Личная Личная
подпись В. М. Степанов подпись А. П. Миронов

(«В»)
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа.

Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который имеет 2 варианта: с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом (письмом, протоколом).
Зона для грифа согласования располагается ниже реквизита «подпись» на три интервала. Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве согласований грифы размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями возможно оформление отдельного листа согласования.
24 – Визы согласования документа («В»)
Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из подписи визирующего, ее расшифровки, даты визирования, при необходимости – должности визирующего. Назначение визы – подтвердить целесообразность и необходимость составления документа. Ее ставят до подписания документа руководителем.
Если у визирующего есть замечания и дополнения к тексту документа, он может это оформить на отдельном листе бумаги и указать при визировании.
Визы проставляются на внутренних документах на последнем листе первого экземпляра; на исходящих документах – на копии, т. е. экземпляре, остающемся в организации. Виз может быть несколько.

Юрисконсульт
Личная подпись Н. К. Крылов
30.02.2005




Замечания (дополнения) прилагаются
Личная подпись В. К. Сазонов
15.02.2005

Согласование с должностным лицом:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Государственного университета
Личная подпись А. Г. Поршнев
15.05.2005

Согласование письмом или протоколом:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии Протокол заседания
медицинских наук правления ОАО «РЖД»
от 30.10.2005 №451-805 от 15.12.2005 №12

подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаем и захватывать часть

наименования должности и подписи. Также печать может ставиться поверх отметки М.П.
Различают печати гербовые и печати организации. Круглая гербовая печать ставится на документах, связанных с получением денежных и иных материальных ценностей, удостоверениях, договорах, трудовых контрактах, при заверении копий и т. д.
Простые печати ставят на справках, пропусках и т. д. На служебных письмах печать не ставят. В коммерческих структурах гербовой печати нет. Они имеют одну круглую печать, которая ставится на все виды документов.
Следует различать печати и штампы. Штампы используются не для удостоверения документа, а для ускорения работы по воспроизведению определенных реквизитов. Они имеют обычно прямоугольную форму и содержат часто используемые реквизиты – наименование организации, подразделения, адрес и телефон.
Все печати и штампы учитываются в специальном журнале.
26 – Отметка о заверении копии («В»)
Необходима для придания юридической силы копии документа. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения.
Для заверения наиболее важных документов проставляется печать.
Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются.

ВНИМАНИЕ,
ЭТО
ШТАМПЫ

Верно
Менеджер по персоналу подпись В. А. Сидорова
01.12.2005

ПЕЧАТИ

об исполнителе документа и включает: фамилию (или фамилию, имя, отчество)

исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело («О»)
Проставляется на исполнительных документах, подлежащих направлению в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она делается на первой странице и включает в себя слово: «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнителе документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении); подпись исполнителя документа (или руководителя подразделения, в котором исполнен документ); дата проставления отметки.
29 – Отметка о поступлении документа («В»)
По возможности ставится на первом листе входящих документов у нижнего поля, как правило, с помощью штампа или автоматического нумератора. Она включает в себя: наименование получающей организации (не обязательно); дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты); его входящий регистрационный номер.
30 – Идентификатор электронной копии («В»)
Может включать наименование файла; код лица, вводившего документ, и другие данные, устанавливаемые в организации (дату, количество листов документа и т. д.) Проставляется в левом нижнем углу каждого листа (в колонтитуле) документа.

Королев
171-44-54

Королев Иван Сергеевич (095) 171-44-54

В дело 12–23 за 2005 г.
Отправлен факс от 09.11.2005 №1122
Личная подпись 14.12.2005


В дело 01–02. Запрос направлен
5.01.2003 исх. №21 И. Кабанова

ГУП МО «Мострансавто»
13.01.2005
Вх. № 00007

РГЭО
Вх. №______
«__» _______200__г.

Doc/11-01.doc

документах ставят особые отметки (грифы), определяющие степень секретности документа. Раньше

этот реквизит входил в перечень реквизитов. В настоящее время в перечне он отсутствует, но полного отказа от него нет и при необходимости его проставляют.
На государственных предприятиях используют грифы «Секретно», «Для служебного пользования», в коммерческих структурах – «Конфиденциально», «Коммерческая тайна».
Грифы проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа в две строки: в первой строке ставят отметки (ДСП, Секретно, Совершенно секретно, КТ и т. д.), во второй строке проставляется номер экземпляра и иногда адресат и другие данные, предусмотренные законодательством.

СЕКРЕТНО
Экз. №2

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО
Единственный экземпляр

TOP SECRET
DC, Washington, FBI

занятия

Понятие об официально-деловом стиле
Требования к языку и стилю документов
Классификация сокращенных

слов
Правила применения сокращений
Правила применения числительных
Использование языковых формул



Вернуться в главное меню

НАЧАЛО ЗАНЯТИЯ

© ГОУВПО Государственный университет управления, 2011
© Автор и составитель – к. э. н., доцент В. Р. Захаров, 2011

языка, отличающуюся составом и характером речевых средств, а также закономерностью

их употребления.
Для делового общения и при составлении служебных документов используется официально-деловой стиль.
Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Особенности официально-делового стиля обусловлены следующими факторами:
1. Участниками делового общения являются организации, предприятия, должностные лица, находящиеся на различных уровнях в иерархии органов управления, это определяет язык служебных документов (например, для распорядительных документов – повелительная форма);
2. Автором и адресатом служебных документов почти всегда выступают организации (юридические лица), независимо от того, кто является их непосредственным составителем (работники структурных подразделений) и кому непосредственно адресован документ (руководителю организации, структурного подразделения или конкретному специалисту), это обусловливает официальный характер делового общения;
3. Управленческий документ всегда имеет адресность, он адресован конкретной организации, должностным лицам, работникам (в этом отличие от теле-, радио- информации, которая не имеет конкретного адреса);
4. Для управленческой информации свойственна повторяемость, так как повторяются управленческие действия и ситуации, а это приводит к регулярности использования одних и тех же языковых средств;
5 Для организаций характерна тематическая ограниченность круга решаемых задач, вследствие этого круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функции организации.

изложения – это норма официального делового общения. Поскольку между автором

и адресатом документа взаимоотношения строятся на деловой основе, между ними существует определенная дистанция. Участники делового общения действуют от имени юридических, а не физических лиц, поэтому субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.). Изложения текста ведется обычно от 3-го лица;
2. Лаконичность и краткость текста. Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности, второстепенных деталей и повторов. Тексты писем, докладных записок и других документов, как правило, не превышают 1 страницы;
3. Точность и ясность изложения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д. Выполнение всех требований позволит избежать двусмысленной трактовки текста. Ясность текста достигается правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок;
4. Убедительность документов достигается: наличием достоверной информации и веских аргументов; логикой изложения; обоснованностью предложений (со ссылками на нормативные акты); безупречностью формулировок в юридическом отношении.
Терминология, которая используется в управленческой документации, – это, прежде всего, отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ.

официально-делового стиля и норм современного литературного языка. Использование слов, закрепленных

практикой документирования управленческой деятельности. Употребление в необходимых случаях терминов бухгалтерского учета, юридического характера, слов-профессионализмов, отраслевых терминов;
2. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах. При помощи выработанных практикой словесных трафаретов составляются типовые тексты, которые используются в документах. Унификация документов - это установление рационального их единообразия на уровне предприятия. Стандартизация документов - это создание на общегосударственном уровне единообразных образцов, определяющих экономичность повторяющихся процессов работы;
3. Обеспечение краткости текстов путем: а) замены сложных предложений простыми; б) ликвидации лишних причастных и деепричастных оборотов, в) употребления аббревиатур, стандартизованных оборотов, которые не только ускоряют чтение текста, но и уменьшают умственное напряжение. По данным инженерной психологии стандартизованные обороты воспринимаются в 8 – 10 раз быстрее;
4. Применение в документах, издаваемых по принципу единоначалия, повелительной формы изложения текста;
5. Освобождение текста от лишних слов, которые «засоряют» текст, а именно от: плеоназмов, тавтологий, архаизмов, канцеляризмов и иностранных слов, если их можно заменить русскими словами. Плеоназм – это оборот речи, в котором излишне повторяются слова, частично или полностью совпадающие (пример: «различные варианты», варианты и есть различия), «совместное сотрудничество» и др.). Тавтология – это повторение однокоренных, близких по звучанию и значению слов (пример: «следует указать на следующие недостатки»). Архаизм – это использование устаревших, вышедших из употребления слов и словосочетаний (пример: «вещать», «жалованье» и др.). Канцеляризм – это применение сложных, громоздких фраз и оборотов с устойчивой архаической структурой, а также фразеологических сочетаний и отдельных слов, делающих речь казенной (пример: «при возникновении исчезновения силы земного притяжения наступает состояние невесомости»).

словосочетаниях плеоназмы (П), тавтологии (Т), архаизмы (А), канцеляризмы (К) и

иностранные слова (И). Подобрать им замену.

– это сложноподчиненные слова, образованные путем удаления части составляющих их

букв (пример: зам., ГУУ) или из частей слов (пример: спецназ);
Графические сокращения – применяемые в письме сокращенные обозначения слов (пример: г-н, ж.-д., проф., доц.).
Лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения используются только на письме, а в речи даются полностью.
Каждый из этих видов сокращений подразделяется на типы, рассмотренные в таблицах.

правилам орфографии и пунктуации, требованиям ГОСТов.
Слоговые и частично сокращенные

аббревиатуры пишутся с заглавной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий (пример: Мострансагентство, Мострансавто).
Родовые наименования пишутся со строчной буквы (пример: госархив).
Инициальные буквенные и буквенно-звуковые аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами (пример: ГСДОУ, МГУ, ДЭЗ, БТИ, ДПС).
Инициальные звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова (пример: МИФИ, но вуз).
Аббревиатуры смешанного типа пишутся в части, состоящей из начальных букв слов, обозначающих имя собственное – заглавными буквами, в части, состоящей из усеченных слов – строчными (пример: СоюзморНИИпроект, ГосНИИГА).
При употреблении графических сокращений необходимо помнить, что они не должны оканчиваться на гласную.
Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в ГОСТах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются (исключения: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые др.).
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями.
Сокращение не должно оказаться в таком контексте, в котором оно будет пониматься двояко (пример: в/о – вечернее отделение или высшее образование, ППС – профессорско-преподавательский состав или патрульно-постовая служба).
Необходимо одинаково сокращать слово от начала до конца документа.

«и т. д.», «и т. п.», «и др.»
Разрешается сокращение союза

«то есть» – «т. е.». Сокращения «т. к.», «т. о.», «т. н.» не являются общепринятыми и употребляться не должны.
Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно перед фамилиями, например: акад. В. Н. Капица, д. э. н., проф. Н. Н. Громов, к. э. н. С. С. Петров.
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся.
Слово «город» сокращается до одной буквы – «г.» (с точкой). Слово «город» и сокращение «г.» не употребляется при обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и городов, в названия которых включены «град» или «бург».
При написании почтового адреса в реквизите «адресат» допускаются сокращения: ул. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), наб. (набережная), пл. (площадь), д., корп., кв., обл., р-н, дер., пос., с.
Слово «товарищ» сокращают следующим образом: Тов. – в начале предложения; т. – в середине фразы; тт. – в середине фразы при перечислении (точка ставится после второго «т»).
Нельзя сокращать обозначения физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением таблиц и в расшифровках буквенных обозначений в формулах.
Нельзя заменять слова в тексте их буквенными обозначениями: «V грузооборота» вместо «объем грузооборота».
Не допускается использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин, нужно писать слово «минус»; нельзя также употреблять знаки номера и процента без цифр (получить % от продаж и № автомобиля).

числительные записываются цифрами, за исключением финансовых документов, где наряду с

цифровой записью дается словесная расшифровка.
Собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро сотрудников», а «5 сотрудников». Календарные сроки в тексте рекомендуется употреблять следующим образом: «в августе 2005 г.», а не «в августе месяце 2005 г.»; «в первом полугодии 2005 г.», а не «в I полугодии 2005 г.», но «в I квартале 2005 г.»
Следует помнить, что однозначные количественные числительные, отвечающие на вопросы «сколько», «на сколько» падежных наращений не имеют, например, недопустимо написание в тексте документа «на 5-ти страницах», нужно «на 5 страницах». Числа, имеющие значения более одной тысячи, рекомендуется писать сочетанием цифр и слов, например: «10 тыс. экземпляров».
Если число имеет сокращенную размерность, оно пишется в тексте документа только цифрами, например: «3 л, 5 кг, 12 км». Если число не имеет единицу измерения, в тексте документа оно должно быть написано только словом, например: «в одном измерении».
Расшифровка денежной суммы имеет только одну форму написания: вначале пишется вся денежная сумма цифрами, а затем, в скобках, сумма рублей пишется словами, копейки – цифрами (пример: в размере 155 тыс. руб. 55 коп. (Сто пятьдесят пять тысяч руб. 55 коп.).
Порядковые числительные, выраженные арабскими цифрами и отвечающие на вопросы «какой», «какая», «какое», должны быть снабжены падежными наращениями, состоящими из одной буквы: -й, -м, -я, -е. В случае, если больше двух порядковых числительных стоят рядом, падежное наращение ставится только при последней цифре (пример: в 1, 2, 3-м летных отрядах). Порядковые числительные не имеют падежных наращений, если они стоят после существительного, к которому относятся (пример: на с. 25, в табл. 11).
Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис, без падежных наращений (пример: 60-летие, 20-тонный). Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся один раз, например: «10 – 20 шт.», «от 10 до 15 т».

языковых формул – шаблонных, стандартных языковых оборотов, используемых в неизменном

виде.
Употребление языковых формул обусловлено повторяемостью многих управленческих ситуаций. Их использование связано с унификацией языковых средств, которая позволяет сократить время на составление документов, использовать шаблоны.
Кроме того, языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.
Владение деловым стилем во многом предопределяется знанием языковых формул. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом.

Примеры языковых формул:
- Сообщаем, что в период с ... по ...
- Установлено, что в период с ... по ...
- Сообщаем, что по состоянию на ...
- Акт составлен комиссией в составе...
- Направляем Вам согласованный с ...
- Направляем на рассмотрение и утверждение ...
- Проверкой установлено, что...
- Выражаем глубокую признательность за ...
- Считаем целесообразным...
- В соответствии с договоренностью, достигнутой...
- Во время переговоров стороны обсудили возможности...
- Просим Вас рассмотреть вопрос о...
- Просим Вас изыскать возможность...
- Принимая во внимание, что..., просим...
В гарантийных письмах используют штампы:
- Гарантируем возврат кредита в сумме... до...
- Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...
- Предоставление жилой площади гарантируем.
В письме-претензии:
- ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.
- ... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд Российской Федерации.
В распорядительном документе:
- Контроль исполнения документа возлагается на...

таблиц в текстах ОРД
Структура таблицы и её элементы
Правила оформления таблиц
Тестовые

упражнения





Вернуться в главное меню

НАЧАЛО ЗАНЯТИЯ

© ГОУВПО Государственный университет управления, 2011
© Автор и составитель – к. э. н., доцент В. Р. Захаров, 2011

также других документов управленческой деятельности (экономических, финансовых и т. д.)

появляется необходимость представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде ведомостей, форм, списков, т. е. разнообразных таблиц.
Документы, в которых, наряду с текстовой формой представления информации, используется табличная форма, относятся к виду табличных документов.
Составление и оформление табличных документов ведется по определенным правилам, регламентированным ГОСТом и УС ОРД.
В таблице словесно-цифровой материал представлен в ячейках сетки, образующихся на пересечении вертикальных колонок (иначе: граф, столбцов) и горизонтальных строк.
Следует иметь в виду условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла:
- если включаемые в нее данные:
не имеют справочного характера,
образуют лишь одну строку,
используются далеко не в полной мере;
- если ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий для ее восприятия;
- если для более наглядного представления данных целесообразно использовать график или диаграмму, которая позволит выявить структуру, показать соотношение частей.

подачи цифровых или словесных сведений. Таблицы используются для лучшей наглядности

и сравнения показателей. Таблица – удобная для анализа и обработки, наглядная и привычная форма представления информации.
Размещение таблицы в тексте документа рекомендуется выполнять по одному из вариантов:
- таблица размещается непосредственно вслед за текстом, где она упоминается впервые, но не далее чем на следующей странице;
- оформляется отдельным приложением к документу.
Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она следующим образом: «… в соответствии с данными таблицы 4» или «… приведенные данные (табл. 1.4) показывают…». Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.
Если таблица большая и не размещается на одной странице, то ее можно перенести на следующую страницу. Однако при этом нельзя заголовочную часть отрывать от основной, размещая заголовочную часть на одной странице, а основную часть переносить на следующую.
Большие таблицы допускается в необходимом случае представлять на листах большего, чем A4 формата.
Точка, как знак препинания, при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов.

графическое их представление показаны ниже.
Заголовочная

часть

Основная
часть

Боковик
(заголовок строк)

Графы
(колонки, столбцы)

Строки

Подзаголовки граф

Шапка

структуру (помимо заголовка): вертикальный уровень членения составляют графы и столбцы,

горизонтальный уровень членения составляют строки.
Таблица может быть разной степени сложности.
Таблица простой структуры содержит графы и строки.
Пример:






Таблица сложной структуры содержит графы, столбцы и строки.
Пример:

Графы

Строки

Строки

Графы

Столбцы

с которыми каждая таблица характеризуется:
- порядковым номером и тематическим заголовком;
-

количеством столбцов и их названиями (заголовками и подзаголовками граф);
- количеством строк и их названиями (боковиком или заголовками строк);
- содержимым ячеек, находящихся на пересечении строк и столбцов.
При подготовке табличных документов необходимо выполнять определенные правила оформления отдельных элементов таблицы.

Правила оформления нумерационного заголовка
Назначение нумерационного заголовка – упростить ссылку в тексте на таблицу, связать текст с таблицей.
Все таблицы в тексте, в том числе и в приложениях, нумеруются арабскими цифрами. Нумерационный заголовок выглядит следующим образом: «Таблица 2» (знак «№» перед цифрой не проставляется).
Если таблица в тексте одна, то слово «Таблица» пишется, а нумерация проставляется. В отдельных случаях нумерационный заголовок совсем не используется.
Допустимо несколько вариантов оформления нумерационного заголовка:
- над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова «Таблица» с последующим номером (рекомендуется применять);
- перед тематическим заголовком (на этой же строчке) в виде слова «Таблица» с последующим номером и точкой, после этого с заглавной буквы следует тематический заголовок и вся конструкция горизонтально центрируется;
- перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок и вся конструкция центрируется.
Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов «Продолжение табл.» с последующим номером текущей таблицы и выравниванием вправо. Над окончанием – аналогично, но с использованием слов «Окончание табл.».

заголовок, который кратко и точно должен отражать ее содержание. Он

располагается над таблицей ниже нумерационного заголовка посередине. В конце заголовка точка не ставится.
Тематический заголовок может отсутствовать, если содержание таблицы не нуждается в пояснении. При отсутствии заголовка таблица должна располагаться сразу после абзаца, в котором формулируется содержание таблицы и находится ссылка на таблицу.
Назначение тематического заголовка – дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа.
При оформлении тематического заголовка учитывается следующее:
- он не ставится над продолжением и окончанием таблицы;
- он горизонтально центрируется.

Примеры оформления нумерационного и тематического заголовков:

Таблица 5
Основные показатели деятельности транспортных организаций в РФ


Таблица 5. Основные показатели деятельности транспортных организаций в РФ


5. Основные показатели деятельности транспортных организаций в РФ

Заголовок должен располагаться непосредственно над графой. Заголовок должна иметь каждая

графа, в том числе и боковик, так как это упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст боковика.
Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке: а) словесное обозначение данных графы, б) буквенное обозначение данных графы; в) обозначение единицы измерения; г) указание на ограничение (от, до, не более, не менее).
Заголовок графы, как правило, формулируется именем существительным в именительном падеже, единственном числе. Применение множественного числа допустимо только в случаях, когда:
- среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе;
- в заголовке графы – существительное, не употребляемое в единственном числе;
- в графе дается количественная характеристика группы объектов.
Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.
Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов – обозначения в виде специальных символов (градусы – °С, проценты – %, доллары США – $).
Подзаголовки граф должны быть согласованы с заголовками граф. В конце заголовков и подзаголовков точка не ставится.
Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице (2 яруса).

буквы. Подзаголовки граф пишутся строчными буквами, если они служат продолжением

заголовка, и прописными буквами, если они имеют самостоятельное значение и не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса.

Примеры оформления шапки таблицы:











Правила оформления заголовков строк (боковика)
Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы. Также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.
Заголовки боковика могут завершаться отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным.

строке соответствующего заголовка боковика, текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по

верхней строке соответствующего заголовка боковика.
Если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика.
Если боковик начинается с графы «Номер по порядку», то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика.
В таблицах, включающих указание на единицу измерения, как правило, содержатся графы или строки, озаглавленные словами «Итого», «Итого расходов», «Всего». После этих слов двоеточие не ставится. Исключением является словосочетание «в том числе:». Как в боковике, так и в шапке заголовок «Итого» относится к частным, промежуточным итогам, заголовок «Всего» – к сумме промежуточных итогов.
Данные, повторяющиеся в каждой строке боковика или в каждой графе, выносятся в тематический заголовок (например: единицы измерения).

Пример оформления боковика таблицы:

таблицы
Графы и строки таблицы могут быть пронумерованы. Нумерация или

литерация (буквенное обозначение) граф применяется только в следующих случаях:
- когда нужны ссылки на них в тексте документа;
- при использовании данных таблицы для решения практических задач;
- при переносе таблицы на следующую страницу.
Нумерация граф дается в виде последовательности цифр или букв, расположенных под заголовками граф на отдельной строке. Точки после цифр или букв не ставятся.
Если возникает необходимость нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.
Предпочтительно не включать в таблицу отдельную графу «Номер по порядку», данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы. Также применение графы «Номер по порядку» рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике (1.3, 2.2 и т. д.).
Заголовок графы оформляется в виде «№ п/п».

Правила замены текстовых элементов знаками
Одинаковые текстовые элементы, за исключением цифр, заменяются в таблице кавычками (–»–). Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов, знаки «№», «%» и другие символы заменять этим знаком не разрешается.
При отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие «…», либо слова «Нет сведений». При отсутствии явления в ячейке проставляется тире (–).

текст, то в нижних строках при повторении может быть заменено

кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или при первом повторении должны быть поставлены слова «То же» (при заголовках в две и более строк), а затем уже в последующих строках – кавычки. Такая замена допускается, если строки не разделены отчерченными горизонтальными линиями. Если имеется разделение строк горизонтальными линиями, текст повторяется полностью.

Пример оформления нумерации граф, строк и замены элементов знаками

Текст выравнивается по верхней строке соответствующего боковика, числа – по нижней

в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не рекомендуется.
Если все данные

таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, отделяясь от него запятой.
Если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф.
Единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы.
В заголовке графы, содержащей указание на количество (единицу измерения), наименование единицы измерения следует писать в скобках в родительном падеже множественного числа: (тыс. рублей), (штук).
В случае, если наименование единицы измерения дается не в заголовке графы, а в графе «Единицы измерения», то такое наименование следует писать в родительном падеже множественного числа без скобок: штук, тонн, метров.

Правила оформления числовых значений
Числовые значения однородных величин располагают так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д., а неоднородных величин – центрируются.
Числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах).
Числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (…) или тире (–) и выравниваются по разделителю.
При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут ( от … до … включительно).
Округление числовых значений до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.
Если число значительно меньше одной десятой, то проставляется «0,0». Если число значительно меньше одной сотой, то проставляется «0,00» и т. д.

пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры:

справа налево для целой части и слева направо – для дробной части (Пример: 123 456 789,987 654 321).

Правила оформления текста и примечаний
Текст в ячейках таблицы должен начинаться с прописной буквы. Текстовая информация, в отличии от цифровой, выравнивается по верхней строке заголовка боковика. Точка в конце текста ячейки не ставится.
При повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.
Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем не велик, то они оформляются в виде отдельной графы.
Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.
Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов).

Правила переноса текста таблицы на другую страницу
Если таблица печатается более, чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение табл.» с последующим текущим номером таблицы. При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую предыдущую часть таблицы, не проводят.
Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов «Окончание табл.» с последующим номером текущей таблицы и выравниванием вправо.

Федерации, взятое из географического энциклопедического словаря, в табличную форму.

Ростовская область.

Площадь: 100,8 тыс. км2. Население: 4290 тыс. чел. (1987; в Ростове-на-Дону 1004 тыс. чел.), городское население 72%. 42 административных района, 22 города, 37 поселка городского типа (1987). Центр – Ростов-на-Дону. Средние температуры января от –9°С до –5°С, июля 22 – 24°С. Осадков 400 – 650 мм в год.
Московская область. Площадь: 47 тыс. км2. Население: 6581 тыс. чел. (1987; с Москвой 15396 тыс. чел.); городское население 79% (с учетом населения Москвы 91%). 39 административных районов, 71 город, 109 поселков городского типа (1987). Центр – Москва. Средние температуры января –10°С, июля 17°С. Осадков 450 – 650 мм в год.
Тамбовская область. Площадь: 34,3 тыс. км2. Население: 1309 тыс. чел. (1987; в Тамбове 305 тыс. чел.), городское население 56%. 23 административных района. 8 городов, 13 поселков городского типа (1987). Центр – Тамбов. Средние температуры января –11°С, июля 20°С. Осадков 500 мм в год.

Упражнение 1. Руководствуясь правилами оформления таблиц и ранее полученными знаниями преобразуйте неверно оформленную таблицу в нормальный вид. Следует учитывать, что таблица будет размещена на одном листе.

общие сведения
Схемы документирования
Резюме и заявления сотрудника
Трудовой договор (контракт)
Приказы по

личному составу
Трудовая книжка
Личная карточка
Личное дело

Вернуться в главное меню

НАЧАЛО ЗАНЯТИЯ

© ГОУВПО Государственный университет управления, 2011
© Автор и составитель – к. э. н., доцент В. Р. Захаров, 2011

перемещении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрениях составляют группу документов по личному

составу.
К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии или резюме, трудовые книжки, личные карточки, трудовые договоры (контракты) и документы, входящие в состав личного дела.
Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). На основании статей ТК РФ установлен единый порядок оформления приема, перевода и увольнения сотрудников.
Документы по личному составу являются важными и требуют тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При этом персональные данные сотрудника (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по законодательству относятся к категории конфиденциальной информации.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Всю документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла сотрудника:
1. документация, связанная с приемом на работу сотрудника;
2. документация, связанная с продвижением сотрудника по служебной лестнице;
3. документация, связанная с отношением сотрудника к трудовому процессу;
4. документация, связанная с прекращением трудовых отношений сотрудника с организацией, т. е. увольнение.

и оформляются документы по следующей схеме:
Заполнение анкеты или собеседование. Резюме

и анкета составляются по требованию отдела кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия

Решение о приеме на работу

Поиск кандидатов на должность

трудовая книжка (если есть), диплом или иной документ о специальном

образовании (на должность, требующую специальных знаний)

формируется личное дело сотрудника
Открытие лицевого счета по заработной плате
На основании

приказа о приеме на работу оформляется личная карточка (по форме Т-2) или заводится личное дело, а также делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме направляются в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и заводится лицевой счет по зарплате.

Запись в трудовой книжке

рамках одной организации порядок оформления документов следующий:
С сотрудником заключается трудовой

договор с новыми условиями работы и оплатой труда

На основе трудового договора издается приказ о переводе сотрудника на новую должность

(или) в личном деле сотрудника
Запись в лицевом счете по заработной

плате

Руководство организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке (форма Т-2). Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оплаты труда производится перерасчет зарплаты

Запись в трудовой книжке

в приказе (распоряжении), доводится до сведения трудового коллектива и заносится

в трудовую книжку сотрудника. Основанием для издания приказа является представление руководителя соответствующего подразделения.

За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу применяются следующие поощрения: объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение подарком, награждение грамотой, занесение в Книгу почета и на Доску почета.

Представление на поощрение

Приказ о поощрении сотрудника

Поощрение сотрудника – выдача грамоты или денежных средств, размещение данных на Доске почета, устная благодарность

Запись в трудовой книжке

об увольнении сотрудник пишет за две недели до предполагаемого срока

увольнения с работы и представляет его на согласование руководителю подразделения. После согласования производится расторжение трудового договора и издается приказ об увольнении

На основании приказа делается запись в трудовой книжке и в личной карточке (по форме Т-2). Копии приказа поступают в личное дело сотрудника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. Трудовая книжка выдается на руки.

Сотрудник уволен в соответствии с ТК РФ

организации широкое распространение получило резюме.
Его особенностью является изложение сведений

об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент), размер оплаты труда и прочие пожелания по будущей работе.

Примерная форма резюме

и содержащий просьбу сотрудника. Как правило, сотрудники предприятия обращаются с

заявлениями по кадровым вопросам: прием на работу, перевод на другую должность, предоставление отпуска, увольнение и т. п.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях – руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги рукописным способом.
Обязательные реквизиты заявления – наименование подразделения; наименование вида документа; дата; адресат; инициалы, фамилия и должность заявителя; текст; подпись автора; резолюция.
Возможные реквизиты заявления – наименование организации; регистрационный номер документа; визы; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В заявлении о приеме на работу указывается место проживания автора. Фамилия, имя, отчество указываются полностью.
Текст заявления начинается с изложения сути просьбы («Прошу принять …», «Прошу предоставить …»), затем излагаются детали вопроса.
Заявление может иметь приложения, например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета и резюме, рекомендательные письма и т. д.

заявления об увольнении
Форма заявления о переводе с должности на должность

об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора

являются организация (работодатель) и работник.
Договор оформляется только в письменной форме, что повышает гарантии сторон по договоренности об условиях труда.
В договоре оговариваются следующие условия:
1. место работы (наименование предприятия, его адрес);
2. конкретная работа, в соответствии с квалификацией, которую должен выполнять работник (обязанности);
3. даты начала и окончания работы, если заключается срочный договор;
4. оплата труда;
5. обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Договор заключается со следующими категориями работников: постоянными, временными, работающими по основной работе, работающими по совместительству.
Согласно ТК РФ, трудовой договор может заключаться на: а) неопределенный срок; б) на определенный срок не более 5 лет (на время выполнения определенной работы).
В трудовом договоре указываются размер должностного оклада, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера. По соглашению сторон, эти надбавки могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации. Наряду с доплатами стороны могут договориться о других видах поощрения, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т. п.
При заключении договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия: основания увольнения работника; дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством; введение для работников полной материальной ответственности, кроме особых случаев, предусмотренных ТК РФ.

и сотрудником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в организации, второй

– у сотрудника.
Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел. В этом случае срок их хранения такой же, как и личного дела. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников.
Трудовые договоры при отсутствии по каким-либо причинам приказов по личному составу хранятся (75 – В) лет (В – возраст сотрудника). При наличии приказов – 5 лет после увольнения сотрудника.

увольнение и перевод сотрудников организации, предоставление им отпусков, объявление поощрений,

меры воздействия к нарушителям и др. Заключение трудового контракта с работником не исключает издание приказа по личному составу при его зачислении на работу.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№1 л/с, №2 л/с и т. д.). Они оформляются на бланках предприятия для внутренних документов.
Реквизиты приказа по личному составу те же, что и приказов по основной деятельности. Особенностью их является обязательное присутствие реквизита «виза». Структура текста в приказах по личному составу также имеет некоторые отличия. Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем руководителя по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом.
Реквизит «Заголовок к тексту» отвечает на вопрос «О чем?» (пример: «О приеме на работу Иванова А. А.», «Об изменении штатов АО» – в случае, если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.
В констатирующей могут быть указаны причины издания приказа, например, факты нарушения трудовой дисциплины. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом, обозначающим действие: «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОБЪЯВИТЬ», «УВОЛИТЬ» и т. п., которые печатаются от границы левого поля прописными буквами. После них следующей строкой указываются фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, структурное подразделение, срок увольнения, назначения или перевода, статья ТК РФ (в случае увольнения).
Поскольку тексты приказов по личному составу однотипны, они могут быть представлены в формализованном виде (на бланке).

составу:
- В приказах о приеме на работу указываются оклад работника,

вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него, с какой даты и т. п. Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается конкретного работника.
- В приказах о переводе с должности на должность внутри организации оформляются примерно также. В этом случае указываются новая должность и оклад, новое структурное подразделение, с какой даты осуществляется перевод и вид перевода (временный или постоянный). Если перевод временный, необходимо указать его срок.
- В приказах о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дата ознакомления. Особенно важна эта отметка на приказах об увольнении в связи с возможностью возникновения трудовых споров и судебным разбирательством.
Для сокращения трудозатрат на оформление документации по личному составу для стандартных ситуаций разработаны бланки с трафаретными текстами, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на одном листе, куда включаются заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, так как записка об отпуске содержит распоряжение руководителя и, следовательно, имеет силу приказа.
Приказы по личному составу хранятся (75 – В) лет (В – возраст сотрудника). Такие приказы по работе с кадрами, как приказы о поощрениях, взысканиях, отпусках хранятся не более 3 лет, имеют индекс «К» (№1 К, № 2 К и т. д.) и формируются в самостоятельное дело.

независимо от формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов,

подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы, поэтому особое значение придается точному заполнению трудовой книжки. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Это уголовно наказуемое правонарушение.
При приеме на работу работник предоставляет трудовую книжку лицу, ведущему документацию по личному составу. Запись в трудовой книжке делается на всех работников, которые проработали в организации свыше 5 дней.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке осуществляются на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию. Трудовая книжка заводится 1 раз.
Трудовая книжка хранится в организации, где работает гражданин, в сейфе. При увольнении работника она ему выдается под расписку в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.
В трудовой книжке нельзя допускать помарок, подчисток. Если возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе, увольнении. В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ, ставится подпись должностного лица и печать организации.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В случае, если в трудовой книжке не остается места для следующих записей сведений о работе, заводится вкладыш к трудовой книжке.
В трудовую книжку заносятся сведения о повышении квалификации, награждениях, поощрениях: ордена, медали, присвоение почетных званий, награждения за успехи на работе.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.

книжки;

2. фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений;

3. дата

рождения (число, месяц, год);

4. образование;

5. профессия, специальность;

6. дата заполнения трудовой книжки (число, месяц, год);

7. подпись владельца книжки;

8. подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;

9. печать организации, где впервые заполнена трудовая книжка.

номер книжки

Форма трудовой книжки – титульный лист

предприятия или пишется от руки наименование организации;
2. Если организация сменила

название, то делается запись отдельной строкой (пример: АО «Север» с 09.12.05 переименовано в АО «Интерсервис»);
3. В сведениях о работе указываются:
- дата приема на работу (число, месяц, год);
- сведения о приеме на конкретную должность в конкретное структурное подразделение, переводах на другую работу и увольнении (последнее с указанием причин и ссылкой на статью ТК РФ);
- на основании чего внесена запись – документ, его дата и номер (пример: Приказ по личному составу от ______ № __).

Форма трудовой книжки – раздел «Сведения о работе»

Форма трудовой книжки – раздел «Сведения о награждениях»

является личная карточка (по форме Т-2), которая заводится на всех

работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Форма карточки – типовая.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником (паспорта, трудовой книжки, воинского билета).
Личная карточка состоит из нескольких разделов:
1. Общие сведения. Записываются фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, название и год окончания учебного заведения, вид обучения (дневное, вечернее, заочное), специальность и квалификация по диплому (указывается также номер диплома), основная профессия, общий и непрерывный стаж работы, последнее место работы, дата и причина увольнения, семейное положение и состав семьи с указанием года рождения членов семьи, паспортные данные, домашний адрес и телефон, личная подпись и дата заполнения личной карточки.
2. Сведения о воинском учете. Приводятся данные о группе, категории учета, воинском звании, военно-учетной специальности, годности к воинской службе, названии военкомата.
3. Назначения и перемещения. Указываются все даты перемещений, структурные подразделения, должностной разряд и основание перемещения. Должны быть ссылки на даты и номера приказов о перемещении. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
4. Отпуска. Отмечаются виды и даты отпусков.
5. Дополнительные сведения. Могут указываться сведения о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и др.
6. Дата и причина увольнения – завершающий раздел. Он должен содержать ссылку на дату и номер приказа об увольнении и личную подпись работника.
Личные карточки заполняются рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом. Все записи должны производиться без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Срок хранения личных карточек (75 – В) лет (В – возраст сотрудника).

руководителей и ведущих специалистов) в отделе кадров организации заводится личное

дело. Организация самостоятельно решает вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. В состав личного дела включают документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- анкета или личный листок по учету кадров;
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании (их снимают только с подлинников);
- копии документов об утверждении в должности;
- характеристики или рекомендательные письма (если они имеются);
- трудовой контракт (договор) – может входить в состав личного дела или храниться отдельно;
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

В личное дело могут быть включены такие документы как списки изобретений, научных трудов и пр.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, подписи, расшифровки подписи и даты составления.

о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности,

семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документы об образовании;
- документы об имеющихся изобретениях.

В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» – документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от последнего, анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал.

Дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Запрещается, согласно ТК РФ, при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личное дело заводят после приказа о приеме сотрудника. Все документы личного дела подшиваются в папку-скоросшиватель, на обложке указываются полностью фамилия, имя, отчество сотрудника.
Личные дела хранятся в сейфе.
Личные дела уволенных сотрудников должны передаваться на архивное хранение и храниться (75 – В) лет (В – возраст сотрудника).

и реквизиты делового письма
Составление письма партнеру в Великобритании
Требования к оформлению

конвертов
Составление письма партнеру в Германии
Факсы, телеграммы и телексы
Электронная почта


Вернуться в главное меню

НАЧАЛО ЗАНЯТИЯ

© ГОУВПО Государственный университет управления, 2011
© Автор и составитель – к. э. н., доцент В. Р. Захаров, 2011

реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах:
1. Заголовок письма (Issuer

Field).
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).
3. Дата (Date).
4. Адресат (Address).
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
6. Обращение (Solution).
7. Общее содержание письма (Subject Line).
8. Текст письма (Body of the Letter).
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).
10. Подпись (Signature).
11. Приложения (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий (CC Notation).

Формуляр делового письма для переписки с англоязычными зарубежными партнерами

ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера

телефона, телекса и телефакса. В целях экономии времени при печатании реквизитов поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.
Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела:
Написание даты: Встречаются 2 разновидности оформления дат – британская и американская. традиционный британский стиль: 23 февраля, 2006;
В США и в прочей международной практике часто используется следующая форма написания даты: февраль 23, 2006. То есть в США в дате указывают: месяц/день/год;
в Великобритании: день/месяц/год.
Поэтому во избежание ошибок не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названия месяца. Могут также использоваться и сокращения: 23 окт. 2005, дек. 23, 2005.
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. Однако в последние годы развивается тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому при написании даты запятую перед написанием года часто не ставят.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое написание дат: год, месяц, день. Например: 2006 – 04 – 20 или даже 20060420

Your reference
(или: Your ref.) – Ваша ссылка
HND/RP HND/RP

Our reference
(или: Our ref.) – Наша ссылка
LA/DK/187 LA/DK/187

Другие способы написания даты (британский стиль):

23 февраля 2006;
3 февраля 2006;
Февраля 23, 2006;
Февраля 23 2006.
23 Feb. 2006
23 February, 2006
15th February, 2006

Если письмо предназначено частному лицу, оно начинается: господин, госпожа, господа

(Mr, Mrs, Miss, Messrs, Ms). После этих сокращений может стоять точка (Mr.). Что касается инициалов и имен, то американцы используют 2 своих имени, т. е. может стоять J. K. Thomson или John K. Thomson. После этого идет адрес (номер дома, город или район, почтовый код). Британцы все еще иногда, хотя все реже, используют вежливую форму Esq. (Эсквайер), например, G. Thomson, Esq. Это не означает ничего другого кроме: господин Г. Томсон (Mr. G. Thomson). При адресации письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна: The Manager; The Hong Kong Banking Corporation
Указание на конкретное лицо: Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы. Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, вразрядку, подчеркивается):
Messrs Black and Sons,
115 Churchill Avenue
Maidstone, Kent
ZH8 92B
Greit Britain
Attention: Mr P. Wilson
Gentlement
Обращение: Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». Наиболее используемыми формулировками являются: Уважаемый господин (Dear Sir), или Уважаемая госпожа (Dear Madam) или Уважаемые господа (Dear Sirs). Несмотря на наличие слова «дорогой» эти обращения соответствуют простому обращению Monsieur (господин) или Madam (госпожа) во французском. В американском варианте используется обращение Gentlemen вместо Dear Sirs в британском. Для выражения большего уважения и дружелюбия в английском языке используется фамилия того, к кому обращаются: Dear Mr. Johnson (уважаемый господин Джонсон). В случае более близких и длительных отношений в американском английском возможно использование имени: Dear John, (Дорогой Джон).

делопроизводстве аналогичный реквизит носит название «заголовок к тексту». В англоязычных

странах он нередко опускается.
Текст письма: Он печатается ниже указания на его общее содержание через 3 – 4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно 2: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости. Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Например:
Your prompt reply appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ).
Please accept thanks in advance (Заранее примите нашу благодарность).
With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания).
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает «пожалуйста, ответьте».
Заключительная формулировка (Завершающая формула вежливости): В британском английском, если письмо начинается с Dear Sir, то заканчивается Yours faithfully; если Dear Mr Thomson, то заканчивается Yours sincerely. При написании письма более близким знакомым может использоваться Yours. В американском английском Yours faithfully почти не используется; употребляется Sincerely yours или просто Sincerely, а иногда Very truly yours.
Подпись: Если подписываются от чьего-то имени, то указывают имя того, от которого написано письмо, подпись ставят над именем и перед именем ставятся буквы p.p. или per pro (лат. сокращение от имени).
Приложения: Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Encl. или Enc. (Enclusion) (Приложение/я)
Указание на рассылку копий: При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy – т. е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:
cc: Mr. Jeffrey H. Winston
Mr. Robert Baily
cc: Regional Sales Departament

язык

Адресные данные по содержанию и расположению элементов идентичны данным адресам

в самом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо.

На конверте особо выделяются некоторые особенности отправки и способы доставки корреспонденции, например:

Air Mail (или AIRMAIL) – авиа;
express delivery или Express – срочная доставка;
Registered – заказное;
To be called for или Poste Restante – до востребования и др.

Требования к оформлению конвертов

указываются следующие реквизиты:
Деловое письмо – der Geschaftsbrief
Реквизиты делового письма:
Шапка (der

Briefkopf), которая содержит: наименование фирмы отправителя, ее торговый знак, адрес, № телефонов, телекса, факса.
Сектор адресата: тип отправления (печатное, срочно, заказное, авиа); название фирмы и/или имя адресата; улица; № дома; почтовый индекс и город; страна. Город и страна в письмах за границу пишутся большими буквами.
Строчка ссылок, состоит из: указания на предыдущую переписку (ссылка на дату и №); номера отдела или лица, ведущего переписку;
Повод: приглашение; реклама; вызов представителя; запрос; предложение и т. д.
Текст письма с обращением.
Формула прощания и подпись: с дружеским приветом; по поручению; по доверенности.
При наличии нескольких подписей левее ставятся подписи более ответственных сотрудников.
Примечания о приложениях.
Коммерческие данные фирмы-отправителя (на российских бланках эти данные содержатся в шапке письма, на немецких – внизу): подробный адрес (если в шапке был указан только а/я); телеграфный код; № телекса, факса; наименование банка корреспондента-отправителя; №№ счетов и т. п.

телефонограммы, телефаксограммы, телетайпограммы, телексограммы, радиограммы, E-mail-сообщения, пейджерные сообщения и SMS-сообщения.

На практике наиболее часто перемещение указанных документов осуществляется по каналам факсимильной связи и электронной почты.
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного при помощи факсимильной аппаратуры. Преимуществом факсимильной связи является то, что она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью. Факс – документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа.
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими общими требованиями к организации работы с телефаксограммами:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графи­ческого изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной ру­ководителем подразделения. Заявки хранятся в течение од­ного года;
- ответственность за содержание передаваемой информа­ции возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
- подлежащий передаче документ учитывается в журна­ле установленной формы. Подлинники документов после пе­редачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их при­ема, срочные – немедленно;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Факсы, телеграммы и телексы

в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной

сети общего пользования. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» – до 3 часов. Особыми видами телеграмм являются фототелеграммы, телеграммы-доверенности. Телеграммы широко используются в международной переписке.
При составлении телеграмм должны выполняться правила, которые предъявляются к служебным письмам, но имеются и свои особенности. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге). Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, ука­зание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправители (помещается под чертой). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допус­кается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, ин­дексах документов. Знаки «№», « –», «+» и другие следует писать словами: номер или HP; минус, плюс и т. д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточ­ную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Факсы, телеграммы и телексы

связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.

Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют кате­гории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) и различных шрифтов. Телекс передается латинским шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица. Вместо русских букв используют латинские аналоги. Особым способом пишутся следующие буквы: ж-zh(j), й-j(i), ч-ch, ш-sh, щ- sch (sc), ю-ju(iu), я-ja(ia). Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.
Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформле­нию и написания телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения. Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее: маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв; индивидуальный номер абонента; сокращенное название организации (фирмы); сокращенное наименование страны.
Вторая часть служебного заголовка – указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса. Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.
Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях. Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер. В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретно деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования. Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса – ожидание ответа или нового сообщения – исключает необходимость вновь набирать номер. В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут. Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

Факсы, телеграммы и телексы

связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам

телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сооб­щения и т. п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
• исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы;
• наименование должности,
• фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму;
• подпись лица, принявшего телефонограмму,
• входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а за­тем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Факсы, телеграммы и телексы

доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри

предприятия, так и между предприятием и другими предприятиями (организациями, учреждениями). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, текста, а также прикрепленного файла определенного размера.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу». Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город – «msk.ru» (Москва), организацию внутри страны – «guu.ru» или почтового агента «mail.ru».
В настоящее время электронная почта используется для передачи большого объема информации и контакта с нечастыми пользователями сети Интернет. Для более быстрого обмена информацией используются службы мгновенного обмена сообщениями.

Электронная почта

задачи и функции службы ДОУ
Взаимодействие службы ДОУ с другими структурными

подразделениями
Организация офиса
Обустройство современного офиса
Примерное положение о службе ДОУ


Вернуться в главное меню

НАЧАЛО ЗАНЯТИЯ

© ГОУВПО Государственный университет управления, 2011
© Автор и составитель – к. э. н., доцент В. Р. Захаров, 2011

делопроизводственная служба, подчиненная заместителю руководителя организации по управлению (офис-менеджеру).
На

малых и средних предприятиях может быть отдельный работник, ответственный за ведение делопроизводства, в частности секретарь, подчиненный руководителю организации.
Название службы документационного обеспечения управления (ДОУ) определяется в зависимости от принадлежности организации к определенной группе:
- в федеральных органах исполнительной власти – управление делами;
- в государственных и негосударственных организациях различного профиля – отдел документационного обеспечения или канцелярия;
- в органах местного самоуправления – общий отдел.
Делопроизводственная служба может состоять из подразделений (отделов, участков, секторов, групп):
- подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами,
- подразделение по внедрению технических средств,
- подразделение по рассмотрению писем (жалоб),
- машинописное бюро,
- секретариат,
- экспедиция,
- копировально-множительное бюро,
- архив.

координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Исходя

из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ:
- разработка и внедрение унифицированных форм документов организации;
- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
- изготовление и размножение документов;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
- разработка номенклатуры дел, хранение дел;
- организация работы архива;
- повышение квалификации работников службы ДОУ.

Цели, задачи и функции службы ДОУ

взаимодействие с:
- юридической службой (по правовым вопросам, возникающим в процессе

работы с документами),
- отделом кадров (по вопросам управления персоналом, в частности, по документированию трудовой деятельности персонала организации, подбору кадров службы ДОУ),
- отделом труда и заработной платы (по вопросам совершенствования организации и оплаты труда),
- службой материально-технического обеспечения (по вопросам материально-технического обеспечения службы ДОУ),
- административно-хозяйственным отделом (по вопросам хозяйственного обеспечения службы ДОУ),
- вычислительным центром (по вопросам разработки и внедрения информационных технологий в систему ДОУ),
- другими структурными подразделениями, осуществляющими работу с документами.

размер помещения, число работников офиса, правила охраны труда и условия

труда.
Офис может быть открытого типа или секционного типа.
Если офис организован по принципу открытого типа, то это означает, что помещение, в котором он располагается, не разделено на отдельные комнаты. При этом все, кто в нем находится, работаю в одном большом помещении, чтобы упростить им общение друг с другом во время работы. Использование перегородок, шкафов, ширм и другой мебели помогает создать впечатление работы на индивидуальном изолированном рабочем месте.
Секционная структура – это совершенно противоположное офисам открытого типа. Все рабочее пространство поделено на комнаты или секции, которые обычно выходят в один общий коридор. Такая структура напоминает ветвистое дерево: в конце каждой ветви находится небольшая отдельная комната, в которой работает один человек или небольшая группа людей.
В состав офиса любого типа входят: 1. приемная; 2. машбюро (ксерокс); 3. главный офис; 4. зал совещаний; 5. секретариат; 6. кабинет руководителя.
Помещение приемной предназначено в первую очередь для приема посетителей и является первым структурным подразделением организации, куда попадает незнакомый человек. От работы приемной зависит во многом имидж организации, предприятия или фирмы.
Помещение приемной также может быть использовано для следующих целей:
- прием входящих телефонных звонков на внутренний коммутатор и соединение их с внутренними абонентами;
- направление посетителей в те отделы, куда они прибыли;
- получение различной информации, сообщений для сотрудников организации и доставка ее адресатам;

Организация офиса

книги приема посетителей;
- выдача пропусков посетителям;
- получение входящей почты от

курьеров;
- оформление документов на посылки, бандероли, поступающие в организацию;
- отправка сообщений по телексу и факсу;
- выполнение копировальных работ;
- сбор почты и документов для отправки из организации;
- получение корреспонденции для передачи сотрудникам организации.
В небольших организациях сотрудник, работающий в приемной (секретарь или помощник секретаря-референта) и проводящий прием посетителей может совмещать эту работу с выполнением вышеперечисленных и других функций.
Перспективы развития офиса связаны прежде всего с применением новых информационных технологий, связанных с массовым использованием компьютеров и различных средств связи. Большинство технологических операций, выполняемых ранее вручную в настоящее время компьютеризованны, но это не позволило перейти к полностью безбумажной технологии документоведения.
В связи с внедрением нового оборудования и технических средств, сотрудники офиса должны проходить обучение и переподготовку для работы в нем. Система обучения должна быть организована таким образом, чтобы использовать новейшие достижения в области оргтехнических систем и методов их использования. Работники офиса должны уметь использовать в своей работе автоматизированные системы ведения учета и хранения данных, новые копировально-множительные средства и т.д.

Организация офиса

Взаимозаменяемость (полная или частичная, в зависимости от размеров организации). Работники

офиса должны обладать широким кругозором, чтобы выполнять различные функции.
2. Достаточно высокая квалификация, поскольку иногда приходится выполнять более сложные и ответственные работы, чем обычно.
3. Способность постоянно обучаться самим и обучать новых сотрудников. Те сотрудники, которые могут обучать других или готовы непрерывно повышать свою квалификацию, имеют значительно больше шансов на продвижение по службе и на получение нового места работы.
4. Овладение смежными функциями, выполняемыми в офисе. Возможность оказывать помощь другим отделам и подразделениям, если они перегружены работой. Совмещение профессий.
5. Профессиональная и психологическая готовность заняться другой деятельностью в случае сокращения штатов офиса либо внутри данной организации, либо вне ее.
6. Умение приспосабливаться с меняющейся внешней и внутренней ситуацией.
7. Коммуникабельность. Умение работать с людьми.
8. Ответственность за работу с документацией.
9. способность принимать правильные оперативные решения, направленные на улучшение эффективности работы организации.
10. Знание иностранных языков.

Организация офиса

помещениях офиса, необходимы определенные условия, которые напрямую связаны не только

с рациональной расстановкой мебели и оборудования, но и с отделкой стен, их цветовой гаммой и удобным для работы освещением.
Сегодня для офиса можно использовать помещение различной площади. Это может быть зал, где работают несколько десятков человек, или небольшая комната, в которой размещаются два – три сотрудника. Как показывает практика, в современных условиях, когда у каждого специалиста рабочий стол оснащен компьютером и другой необходимой аппаратурой, площадь на одного человека достигает 3 – 4 м2.
Если комната небольшая, не следует располагать рабочее место спиной к двери или к окну. Рабочее место в этом случае следует сместить или затемнить, обустроить так, чтобы на монитор не попадали блики. Это уменьшает утомляемость глаз. В том случае, если площадь помещения большая и в ней много рабочих мест, то желательно создать локальную зону для каждого сотрудника. Зонирование осуществляют расстановкой мебели. Рабочие места хорошо сгруппировать блоками. Иногда для подчеркивания границы зоны перпендикулярно к стене устанавливают стеллажи или легкие изящные перегородки с шумопоглощающими покрытиями.
Модульные перегородки зонируют помещение, сохраняя при этом единство пространства, и способствуют шумопоглощению. Такое зонирование хорошо тем, что позволяет быстро и оперативно переоборудовать офисное пространство в соответствии с изменяющимися требованиями к планировке помещения. Модули бывают с двойным остеклением (иногда стекла тонируют), встроенными жалюзи, с комплектами навесной мебели. Глухие части модуля могут быть отделаны панелями различных цветов и текстур. Согласно советам и рекомендациям психологов и дизайнеров, желательно отдать часть офиса или использовать отдельное помещение под зону отдыха, где можно разместить мягкую мебель, журнальный столик, комнатные растения и т.д.
В работе офиса большое значение имеет оборудование рабочих мест.
Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы специализированной мебели для организации профессионально ориентированных рабочих мест персонала офиса, а также оборудование, создающее комфортные условия труда.

Обустройство современного офиса

и цветовое решение каждого конкретного кабинета и офиса индивидуально, но

существуют определенные нормативы, проверенные многолетней практикой эксплуатации, которых следует придерживаться. Помимо субъективных предпочтений учитываются еще и рекомендации цветовой психологии. Оптимальным вариантом является такой, когда стены, потолок, полы выдерживаются в светлой гамме, а яркие цветовые акценты (см. фото) переносятся на рабочие кресла, диваны и стулья. Офисные стулья могут иметь сочные цвета, которые редко используются в мягкой мебели для жилых зданий. Не исключаются и такие варианты, когда нейтральной палитре можно противопоставить современное решение: выкрасить помещение в глубокий, богатый цвет, который может быть доминирующим, а дополнительные цвета могут ему подчиняться. Подобное цветовое решение требует определенного такта и аккуратности, так как насыщенные глубокие тона обладают свойством «надоедливости».
Выбор цвета для офиса зависит также от того, каких условий требует работа: сосредоточения или стимуляции и оживления. Холодные нейтральные цвета создают деловое настроение, теплые насыщенные тона подходят для творческой атмосферы, способствуют дружественному рабочему климату. Цветовое решение зависит от качества освещения и от того, на какую сторону выходят окна. Если окна обращены на север, лучше предпочесть теплые тона. Если окна выходят на юг или в офисе применяется искусственное освещение — стены делают светлыми, холодного оттенка.
Переговорные комнаты и демонстрационные залы, где сотрудники пребывают недолгое время, могут быть окрашены в более яркие и насыщенные тона. Психологи утверждают, что они располагают к общению, и из-за непродолжительного присутствия утомляемость не будет чувствоваться. Но при этом нельзя забывать о сохранности единого стилевого решения офиса. Как правило, следует выбирать цвета, близкие к природным, или нейтральные.
Создавая интерьер, специалисты прежде всего думают о гармонии, где мебель, оборудование и цветовая отделка стен, пола и потолка должны представлять собой единый ансамбль. Именно он является «спутником» комфорта и уюта любого рабочего помещения.
Для корпусной офисной мебели предпочтительна сдержанная цветовая гамма и нейтральные неяркие тона: серый, белый, бежевый, реже — черный. Хороша также мебель цвета «под дерево», она привносит в помещение уют. Главное требование и к корпусной, и к модульной мебели, чтобы она не акцентировала на себе внимания и не раздражала глаза.

Обустройство современного офиса

позволяют скомплектовать как совсем простое рабочее место, так и конструкции

различной сложности, дополненные системой соединительных элементов и перегородок. Столы могут иметь самую разнообразную конфигурацию — от простого прямоугольника до сложной формы с изгибами, закруглениями, боковыми приставками.
Компактность и функциональность — главный аргумент при выборе компьютерных столов для многих покупателей, испытывающих чаще дефицит, а не излишек жилых и рабочих площадей.
Компьютерный стол может размещаться как вдоль стены, так и в углу (предусмотрены угловые комбинации компьютерных столов). Он часто комплектуется выдвижными полками для клавиатуры, полкой системного блока под столом, подставкой под монитор. Все это создает дополнительные удобства при планировании рабочей площади помещения.
Нельзя отрицать важную функциональную роль и значимость для удобства работы такого предмета мебели, как кресло, которое в наибольшей степени отвечает за комфорт рабочего места. Сегодня потребителю предлагаются десятки видов кресел, но выбирать их только по внешнему виду было бы непрактично.
Эргономичное рабочее кресло обязательно должно трансформироваться под индивидуального пользователя.
С минимумом усилий все рычажки обязаны легко переключаться, а сидение регулироваться по высоте. Регулировка спинки по высоте и глубине позволяет позвоночнику расслабиться.

Обустройство современного офиса

удобное размещение источников света. «Форма следует за функцией» — вот

ведущий принцип, который лежит в основе новых осветительных систем. Мода на то или иное офисное освещение никогда не возникает случайно. Обычно это ответ на изменения в стиле работы. Так,
сегодня в офисах все реже используется яркий центральный свет. Гораздо более рациональным и комфортным признано локальное освещение, создающее отдельные световые зоны.
Такие зоны могут состоять из настольной лампы и торшера, рассеивающего свет в потолок, или из сочетания гибкой системы рассеянного офисного освещения с настольным светильником. Психологически человек за рабочим столом как бы отделяется от остального пространства световым полем, а необходимая яркость создается лишь в отдельных точках. Такое решение, с одной стороны, увеличивает комфортность среды в силу большей приспособленности к индивидуальным нуждам, а с другой — обеспечивает максимальное энергосбережение, уменьшая расходы.
Настольные лампы все больше приспосабливаются к неизбежному соседству с монитором компьютера. В идеале лампа должна быть достаточно яркой и при этом обладать рассеивающим эффектом. Иначе на столе возникает зона повышенной освещенности, которая создает блик на экране.
Для этого рефлекторы лампочек делают все более точечно-направленными. Трудно переоценить значение осветительных приборов и в художественном решении интерьеров офисов. Освещение может изменить помещение до неузнаваемости. Поэтому многие фирмы при разработке интерьера начинают работу над проектом освещения с расчета норм освещенности отдельных участков при помощи специальных компьютерных программ. Такие программы позволяют задолго до начала монтажа создать виртуальный макет объекта и, опираясь на него, рекомендовать, как, где и какие типы источников света использовать.
Помимо сенсорных выключателей и дистанционного контроля яркости разработаны системы, реагирующие на изменение интенсивности солнечного света и поддерживающие одинаковый уровень освещенности. Появились настенные модули с встроенными асимметричными рефлекторами для концентрации света в центре помещения.

Обустройство современного офиса

необходимо помнить, что офис – это рабочее помещение, стены которого

могут «подвергаться» внешним воздействиям. Поэтому для отделки рекомендуются моющиеся покрытия (стеклообои, виниловые обои и т.д.).
В последнее время в зарубежной практике стали использовать декоративные полиуретановые лаки, которые открывают невиданные возможности оформления поверхностей: под мрамор, в крапинку, с «дрожащими» каплями воды. Такая отделка, подбираемая на любой вкус и цвет, придает помещению неповторимый характер. Возможности оформления при этом столь же разнообразны, сколь просты приемы практического использования декоративных лаков.
Оригинальная и привлекательная отделка под мрамор выглядит очень благородно, причем покрытие порой не отличить от натурального камня. Для получения такого эффекта на подготовленную поверхность напыляют состав (PUR Color Siegel) желаемого оттенка. Именно такого цвета будут мраморные разводы. Затем без промежуточного шлифования на высушенную поверхность большими неравномерными каплями наносится второй тон – это будут крапинки. Проще всего их наносить через форсунки с большими отверстиями под невысоким давлением (0,5–1,0 бар). Основу здесь тоже составляет полиуретановый лак, подкрашенный в тон мраморной отделке.
Если позволяет площадь офиса, для защиты поверхности стены от внешних воздействий применяют декоративную панель-доску (ширина 30–35 см). Ее укрепляют на высоте 75–80 см от пола. Пространство между стеной и панелью используют для прокладки коробов с различными коммуникациями.
Ламинат или паркет – наиболее приемлемый для пола материал, цветовая гамма которого зависит от общего декора помещения.
Для потолка, кроме традиционных покрытий, сегодня можно применить подвесные и натяжные варианты, которые несут в себе не только прекрасные декоративные качества, но и могут быть функциональными. Имеется в виду освещение, мягкий рассеянный свет которого не исключает автономный подсвет каждого рабочего места.

Обустройство современного офиса

комнаты позволяет организовать рабочую зону для людей, занимающихся выработкой коллективных

решений, труд которых часто пересекается. С другой стороны этот вариант с наборами полок позволяет практически полностью скрыть рабочие зоны (оптимально для операторского труда). Наличие двух проходов по бокам обеспечивает удобный доступ ко всем рабочим местам.

Свободный центр
Если работники должны постоянно перемещаться, к ним приходят клиенты и сотрудники, вариант с максимальной свободной площадью в центре подойдет больше всего. Все рабочие линии выстроены вдоль стен, так что центр комнаты остается «пустым».

Две рабочие зоны
Офис с двумя зонами предназначен для обслуживания клиентов разного уровня. За длинными линиями столов на переднем плане можно принимать помимо работников и посетителей. Внутренняя зона создает комфортные условия для плодотворной совместной аналитической деятельности сотрудников.

УПРАВЛЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения

управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.
1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.
1.3. В зависимости от принадлежности к определённой группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) — правлением;
в акционерных обществах — учредительной конференцией;
в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
в аппарате управления общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и

реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;
2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учётно-справочной работы по документам;
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в

организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несёт ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ;

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
5.1. Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления;
5.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно–исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;
5.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно–методических документов.

Примерное положение о службе ДОУ