(документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать»«электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»
Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Электронный документооборот
Содержание
- 1. Электронный документооборот
- 2. Основные понятия и определения (по тексту федеральных
- 3. Основные понятия и определения (по тексту федеральных
- 4. Нужна ли СЭД малым предприятиям?
- 5. Значения термина «документ» в информационных системахбумажный документ
- 6. Атрибуты документовУстановленная формаНосительРеквизиты:
- 7. Реквизиты:Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться
- 8. Реквизиты электронного документа:От: Департамента информатизации mart@dot.ruКому: НИИ
- 9. Основные принципы организации документооборотани у кого не
- 10. Определение понятия электронного документооборотаКак правило, это целый
- 11. Классификация СЭДСистемы делопроизводстваСистемы маршрутизации и хранения документовЭлектронные архивыСистемы смешанного типа
- 12. Классификация функций СЭД и смежных систем- регистрационные
- 13. Вспомогательное программное обеспечение:Системы распознавания Средства шифрования Системы массового ввода Системы редактирования и просмотра хранящихся документов
- 14. Общие требования к СЭДМасштабируемостьРаспределенностьМодульностьОткрытость (интегрируемость)Простота ввода в действие
- 15. Функциональные требования и основные свойства СЭДоткрытостьинтегрируемость с
- 16. Состав СЭДПри автоматизации документооборота надо изначально разделить:А) внедрение
- 17. А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)регистрация корреспонденциисогласование и
- 18. Примеры задач СЭД, являющихся частью бизнес-процессов, уже
- 19. Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД)автоматизация делопроизводстваархивыввода и обработка образов документовоптимизация стоимости хранениямаршрутизациякомплексная автоматизация бизнес-процессов
- 20. Потоки документов
- 21. Построение маршрута документа
- 22. Поиск документа
- 23. Структура СЭД
- 24. Зарубежные производители СЭД Microsoft (Microsoft Exchange Server
- 25. Отличия традиционных российских и западных технологий работы
- 26. Отличия традиционных российских и западных технологий работы
- 27. Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (3/3)
- 28. Производители отечественных СЭД1С:Архив - 1С:Документооборот«Дело» -- "Электронные
- 29. Производители отечественных СЭД"1С:Архив" - 1С "Дело" -
- 30. Производители отечественных СЭД
- 31. План внедрения СЭД (1/2)1. Первоначальные этапы запуска
- 32. План внедрения СЭД (2/2)2. Стадии внесения изменений
- 33. Проблемы внедрения СЭДНеинформированность руководителей о продуктах СЭДРасхождение
- 34. Основные тенденции развития систем электронного документооборота переход
- 35. Стандарты СЭД (1/3)Электронный обмен данными (EDI -
- 36. Стандарты СЭД (2/3)ODMA - стандарт взаимодействия с
- 37. Стандарты СЭД (3/3)Использование технологий XML/EDI реализует следующие
- 38. Версия 1.0.4«1С:Документооборот 8»
- 39. Что такое «1С:Документооборот 8»Типовая конфигурация для автоматизации
- 40. Что такое «1С:Документооборот 8»Универсальное решение для автоматизации
- 41. Решаемые задачиДелопроизводствоХранение файловКоллективная работаБизнес-процессыУчет рабочего времениБумажный документооборотИнтернет и электронная почтаИндивидуальные настройкиНовейшая версия платформы
- 42. АрхитектураТонкий клиентВеб-клиент
- 43. Скачать презентанцию
Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов) «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»«электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»
Слайды и текст этой презентации
Слайд 2Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)
«документированная информация
«электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»
Слайд 3Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)
«информационная система
- организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий,
в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы»«информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)»
Слайд 5Значения термина «документ» в информационных системах
бумажный документ и набор его
свойств
электронный образ документа
электронный документ
записи баз данных, а также отчёты
из записей различных баз данных
Слайд 7Реквизиты:
Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший
через канцелярию
Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа
Ответственный
исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только одинДополнительные реквизиты – у конкретных предприятий разные
Слайд 8Реквизиты электронного документа:
От: Департамента информатизации mart@dot.ru
Кому: НИИ «ИНТЕГРАЛ» apr@integral.ru
Дата: 21
января 2010 г. 12:24
Тема: Отчет по НИР
21.01.2010 №1-3/169 Руководителю предприятия
О.М.Лаврову
В
соответствии ….………………
………………
Генеральный директор Т.Г. Рогозин
Слайд 9Основные принципы организации документооборота
ни у кого не должно существовать локальных
архивов
только один канал поступления входящих
документооборот не должен заканчиваться на ответственных
исполнителяхсистема автоматизации документооборота как ядро системы автоматизации основной деятельности предприятия*
Слайд 10Определение понятия электронного документооборота
Как правило, это целый комплекс средств автоматизации:
-
создания и модификации электронных документов
- автоматизации делопроизводства
- электронной почты и
организации коллективной работы- архива, деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла (workflow), извлечения знаний (knowledge management) и многое другое
Слайд 11Классификация СЭД
Системы делопроизводства
Системы маршрутизации и хранения документов
Электронные архивы
Системы смешанного типа
Слайд 12Классификация функций СЭД и смежных систем
- регистрационные - реализуют учетные
функции
- OCR & Production System - средства создания
- автоматизация групповой
работы (groupware)- управление электронными архивами
- извлечения знаний (knowledge management)
- управление деловыми процессами обработки документов (workflow)
- управление устройствами хранения (storage management system)
Слайд 13Вспомогательное программное обеспечение:
Системы распознавания
Средства шифрования
Системы массового ввода
Системы
редактирования и просмотра хранящихся документов
Слайд 14Общие требования к СЭД
Масштабируемость
Распределенность
Модульность
Открытость (интегрируемость)
Простота ввода в действие
Слайд 15Функциональные требования и основные свойства СЭД
открытость
интегрируемость с прикладным ПО
доступ -
как иерархический, так и многоссылочный
маршрутизация документов - как "свободная", так
и "жесткая"разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование, механизмы обеспечения надежности, ЭЦП
утилиты просмотра разных форматов
аннотирование (функция «красного карандаша»)
поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web-интерфейс)
Слайд 16Состав СЭД
При автоматизации документооборота надо изначально разделить:
А) внедрение приложений, автоматизирующих конкретные
процессы обработки документов
и
Б) внедрение платформы для подобной автоматизации.
Одной
из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач
Слайд 17А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)
регистрация корреспонденции
согласование и утверждение
контроль исполнения документов
и поручений
автоматизация договорного процесса
оформление командировок
внутренний информационный портал
контроль знаний работников
и т.д.
Слайд 18Примеры задач СЭД, являющихся частью бизнес-процессов, уже автоматизированных при помощи
других ИС
формирование документов в бюджетном процессе
процесс публикаций и наполнения сайта
отслеживание
обработки накладной за границами складского учетаконтроль и уведомление в приложении управления контактами
документооборот при управлении проектами
утверждение платежных документов
и т.д.
Слайд 19Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД)
автоматизация делопроизводства
архивы
ввода и обработка образов документов
оптимизация
стоимости хранения
маршрутизация
комплексная автоматизация бизнес-процессов
Слайд 24Зарубежные производители СЭД
Microsoft (Microsoft Exchange Server в комплекте с
Microsoft Outlook. Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива и
Intranet/Extranet портала)IBM/Lotus (платформа Lotus Notes, архив - Domino.doc, Domino.Workflow, groupware).
Documentum. (Documentum - мощный архив документов, с возможностью разработки управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов).
Humminbird. (Группа продуктов PC Docs – сервер архива документов и Fulcrum – мощная поисковая система)
StaffWare. (функции управления бизнес-процессами - WorkFlow системы)
Слайд 25Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (1/2)
Предметом
регламентации в традиционных западных системах работы с документами является систематизация
хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению).Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.
Слайд 26Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (2/3)
Отечественная
традиция - регистрация каждого документа уже с момента его появления
в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа. Предполагается три уровня иерархии:руководители
служба делопроизводства
исполнители
Слайд 28Производители отечественных СЭД
1С:Архив - 1С:Документооборот
«Дело» -- "Электронные офисные
системы"
Ефрат-Документооборот
"Гран-Док" -
"Гранит-Центр"
Effect Office - "Гарант Интернешнл"
OPTiMA-WorkFlow - "Оптима"
«БОСС-Референт» -- АйТи
Слайд 29Производители отечественных СЭД
"1С:Архив" - 1С
"Дело" - "Электронные офисные системы"
*
"Евфрат-Документооборот" - Cognitive Technologies * "Золушка" - НТЦ ИРМ * * Documentum
- EMC * NauDoc - Naumen * "Гран-Док" - "Гранит-Центр" * Saperion - "Электронный архив" * LanDocs - "Ланит" * Directum - Directum * Effect Office - "Гарант Интернешнл" * OPTiMA-WorkFlow - "Оптима"
Слайд 31План внедрения СЭД (1/2)
1. Первоначальные этапы запуска проекта:
подбор команды, организация
административных процессов
разработка стратегии развертывания
установка аппаратного и программного обеспечения и сети
согласование,
настройка приложений и платформы СЭДуказание затрагиваемых СЭД направлений политики компании и процессов
разработка стандартов оценки проекта СЭД
Слайд 32План внедрения СЭД (2/2)
2. Стадии внесения изменений в управление организацией:
разработка коммуникативной стратегии и подбор рабочих групп
пересмотр процесса ведения
дел3. Стадии разрешения проблем, возникающих по ходу развертывания СЭД:
конвертация в новый формат и перенос в систему унаследованных документов и файлов данных
проведение специального обучения сотрудников
оценка проекта СЭД
завершение проекта
Слайд 33Проблемы внедрения СЭД
Неинформированность руководителей о продуктах СЭД
Расхождение с реальной оргструктурой
и бизнес-процессами)
Психологические проблемы (СЭД – «контролёр»)
Отсутствия электронных навыков у большинства
из старых кадровИначе, другими словами:
— консерватизм персонала
— отсутствие поддержки первого лица
— сложность формализации структуры и бизнес-процессов
— отсутствие корпоративной культуры работы с документами
— сложность оценки эффекта от внедрения
Слайд 34Основные тенденции развития систем электронного документооборота
переход от работы с
атрибутами документа на работу с содержанием документа
повышение спроса на электронные
архивыактивное применение средств ЭЦП
переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами
Слайд 35Стандарты СЭД (1/3)
Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interchange)
налагает три основных требования:
- соблюдение единого синтаксиса обмена
- возможность выбора
элементов данных- единый формат, в котором эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов для обмена
Были разработаны:
в Европе - UNTDID (United National Trade Data Interchange Standards)
в Америке - ANSI X.12
Общий проект стандарта EDIFACT (Electronic data interchange for administration, commerce and transport) был принят как ISO9735
Слайд 36Стандарты СЭД (2/3)
ODMA - стандарт взаимодействия с внешними приложениями (средствами
потокового ввода, офисными приложениями). Не затрагивает вопросов взаимодействия между различными
СЭДXML – документ в этом формате, в отличие от сообщения формата EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную модель данных
Слайд 37Стандарты СЭД (3/3)
Использование технологий XML/EDI реализует следующие цели:
- сделать EDI
универсально допустимыми, используя свободное ПО и синтаксис SQL (XQL)
- осуществлять
разработку “последующих“ EDI-сообщений таким образом, чтобы они были полностью совместимы с существующими стандартами X12 и UN/EDIFACT- осуществлять, по возможности, единую трансляцию сообщений X12 и UN/EDIFACT
Слайд 39Что такое «1С:Документооборот 8»
Типовая конфигурация для автоматизации документооборота на новой
платформе «1С:Предприятие 8.2».
Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и
на бюджетные учреждения:Делопроизводство,
Документооборот,
Взаимодействие,
Поиск данных.
Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.
Слайд 40Что такое «1С:Документооборот 8»
Универсальное решение для автоматизации делопроизводства и документооборота
для бюджетных учреждений и ведомств.
Полное соответствие действующим стандартам и нормам,
например:ГОСТ Р 6.30-2003,
ГОСТ Р 51141-98,
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
Требования ГСДОУ,
Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти,
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и др.
Слайд 41Решаемые задачи
Делопроизводство
Хранение файлов
Коллективная работа
Бизнес-процессы
Учет рабочего времени
Бумажный документооборот
Интернет и
электронная почта
Индивидуальные
настройки
Новейшая версия
платформы
Слайд 42Архитектура
Тонкий клиент
Веб-клиент
Веб-сервер
(Linux, Windows)
Активный кластер серверов
«1С:Предприятия 8»
Резервный кластер серверов
«1С:Предприятия
8»СУБД
PostgreSQL, DB2, Oracle, MS SQL
