Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и
Содержание
- 1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и
- 2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. История созданияМеждународной организацией
- 3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007Стандарт идентичен международному стандарту
- 4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007Распространяется на управление документами
- 5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007Содержит руководящие указания по
- 6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нормативные ссылкиИСО 5127—2002.
- 7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Содержит положения об
- 8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007Стандарт предназначен для:- руководителей
- 9. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТерминологияДокумент (document, records)
- 10. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента
- 11. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента
- 12. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента
- 13. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТерминологияДокумент (document, records)
- 14. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТерминологияУправление документами (records
- 15. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТерминологияСистема управления документами
- 16. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТерминологияМетаданные (metadata) -
- 17. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТерминологияРегистрация (registration) -
- 18. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Содержание стандарта1. Общие
- 19. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Общие положенияПолитика управления
- 20. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Политика управления документамиОрганизация,
- 21. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Политика управления документамиДолжна
- 22. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ОтветственностьОтветственность распределяется между:Специалистами в области управления документами;Руководством;Администраторами системы управления документами;Сотрудниками организации.
- 23. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудитМониторинг
- 24. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудитАудит
- 25. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудитАудит
- 26. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудитЕсли
- 27. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудитПроведение
- 28. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ОбучениеДолгосрочная программа обучения
- 29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документамДокумент должен быть:- аутентичным;- достоверным;- целостным;- пригодным для использования.
- 30. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документамОрганизации
- 31. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документамП.
- 32. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документамП.
- 33. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документамСледовательно,
- 34. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документамПравила
- 35. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к системе
- 36. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к системе
- 37. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Проектирование и внедрение
- 38. ГОСТ 34.601-908 стадий создания АС:1. Формирование требований
- 39. 8 стадий проектирования и внедрения системы управления
- 40. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к процессам
- 41. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Применение стандартаОрганизационные мероприятия:1.
- 42. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Применение стандартаРабочая группа:Председатель
- 43. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Применение стандартаПлан организационно-технических
- 44. ИСО 22310:2006. Информация и документация. Руководство для
- 45. ИСО 23081-1:2006. Информация и документация. Процессы управления
- 46. Благодарю за внимание!
- 47. Скачать презентанцию
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. История созданияМеждународной организацией по стандартизации (ИСО) в 2001 году принят межгосударственный стандарт ИСО 15489:2001 «Информация и документация — Управление документацией» (ISO 15489:2001 Information and documentation — Records
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
Слайд 2ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. История создания
Международной организацией по стандартизации (ИСО)
в 2001 году принят межгосударственный стандарт
ИСО 15489:2001 «Информация
и документация — Управление документацией» (ISO 15489:2001 Information and documentation — Records management), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.
Слайд 3ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Информация
и документация. Управление записями. Общие требования. (Information and documentation. Records
management. General).
Слайд 4ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Распространяется на управление документами (всех форматов и
на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной
организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы.
Слайд 5ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Содержит руководящие указания по управлению документами в
рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии
с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;
Слайд 6ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нормативные ссылки
ИСО 5127—2002. Информация и документация.
Словарь;
ИСО 5963—85. Документация. Методы анализа документов, определения их темы и
подбора индексированных терминов для составления указателей;ИСО 9001—2000. Системы менеджмента качества. Требования;
ИСО 14001—96. Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.
Слайд 7ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Содержит положения об ответственности, политике, процедурах,
системах и процессах, связанных с документами организаций.
Содержит методические рекомендации
по проектированию и внедрению систем управления документами. 
Слайд 8ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Стандарт предназначен для:
- руководителей (менеджеров) организаций,
- специалистов
в области управления документами, информацией и технологиями,
- сотрудников (персонала) организаций,
- физических лиц, обязанных создавать и хранить документы.
Слайд 9ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Терминология
Документ (document, records) - зафиксированная на
материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или
физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Слайд 10
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»
4.2.3 Управление документацией
Документами
системы менеджмента качества необходимо управлять. Записи – специальный вид документов
и ими надо управлять согласно требованиям, приведенным в 4.2.4.
Слайд 11
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»
4.2.4 Управление записями
Записи
должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств
соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.
Слайд 12 ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и
словарь»
3.7.2 Документ - информация и соответствующий носитель.
3.7.6 Запись -
документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.________________________________
3.7.1 Информация - значимые данные.
Слайд 13ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Терминология
Документ (document, records) - зафиксированная на
материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или
физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности
Слайд 14ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Терминология
Управление документами (records management) - совокупность
планомерных, эффективных и результативных действий по созданию, использованию, хранению и
уничтожению документов в организациях в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций;
Слайд 15ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Терминология
Система управления документами (records system) -
информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление
документами и доступ к ним._________________________________
Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств ( ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)
Слайд 16ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Терминология
Метаданные (metadata) - данные, описывающие контекст,
содержание, структуру документов и управление ими.
_____________________________
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. ССИБИД.
Процессы управления документами. Метаданные для документов.
Слайд 17ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Терминология
Регистрация (registration) - присвоение документу уникального
идентификатора при его вводе в систему.
Уничтожение (destruction) - ликвидация документов
без какой-либо возможности восстановления
Слайд 18ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Содержание стандарта
1. Общие положения;
2. Требования к
документам;
3. Требования к системе управления документами;
4. Требования к процессам управления
документами.
Слайд 19ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Общие положения
Политика управления документами;
Ответственность;
Мониторинг и аудит
в системе управления документами;
Обучение в области управления документами.
Слайд 20ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Политика управления документами
Организация, стремящаяся к соблюдению
требований настоящего стандарта, должна принять, документально фиксировать, поддерживать и распространять
принципы политики, процедуры и практику управления документами.
Слайд 21ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Политика управления документами
Должна быть:
документально зафиксирована;
одобрена
на высшем уровне принятия управленческих решений;
распространена во всей организации;
регулярно пересматриваться;
распределена
между всеми сотрудниками организации;отражена в должностных инструкциях и иных нормативных документах организации.
Слайд 22ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Ответственность
Ответственность распределяется между:
Специалистами в области управления
документами;
Руководством;
Администраторами системы управления документами;
Сотрудниками организации.
Слайд 23ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудит
Мониторинг – система наблюдения
и контроля.
Задачи мониторинга:
контроль качества и эффективности работы системы управления документами;
контроль исполнения пользователями своих функций при взаимодействии с системой.
Слайд 24ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудит
Аудит – независимая проверка.
Аудит:
внутренний и внешний.
Аудит системы управления документами проводится раз в год.
Необходимость
проведения аудита может быть вызвана определенным событием. Аудит призван контролировать выполнение принятых в организации норм и правил в сфере управления документами, соответствие их поставленным целям и соответствие законодательству при осуществлении операций.
Слайд 25ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудит
Аудит призван контролировать выполнение
принятых в организации норм и правил в сфере управления документами,
соответствие их поставленным целям и соответствие законодательству при осуществлении операций.
Слайд 26ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудит
Если организация работает по
СМК, порядок и периодичность проведения аудита устанавливаются Руководством по качеству.
В
противном случае организации следует разработать и утвердить нормативный документ, определяющий порядок проведения аудита.
Слайд 27ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Мониторинг и аудит
Проведение мониторинга и аудита
предусматривает документирование всех действий и их результатов.
Результаты мониторинга отражаются в
системных протоколах (отчетах). Результаты аудита отражаются в заключении, содержащем при необходимости рекомендации (предложения) по модификации системы управления документами.
Слайд 28ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Обучение
Долгосрочная программа обучения в области управления
документами;
Обучение управлению документами должно охватывать всех руководящих, штатных, временных работников,
лиц, работающим на общественных началах и других лиц.
Слайд 29ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документам
Документ должен быть:
- аутентичным;
- достоверным;
- целостным;
- пригодным для
использования.
Слайд 30ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документам
Организации должны:
- разрабатывать перечни документов
для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей
включению в документы;- форму и структуру создаваемых и включаемых в систему документов;
- требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;
Слайд 31ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документам
П. 7.2.1. стандарта:
Документ должен
содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции совершаемые
с документом в процессе деловой деятельности. При этом:а) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной, не искаженной метаданными,
Слайд 32ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документам
П. 7.2.1. стандарта:
б) в
метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения
и использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),в) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.
Слайд 33ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документам
Следовательно, положения стандарта устанавливают
требования к электронным документам:
- документам, созданным в электронно-цифровой форме;
- документам,
созданным на бумажном носителе, но введенным в систему управления документами методом сканирования.
Слайд 34ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к документам
Правила создания документов и
метаданных о документах и их включения в систему управления документами
должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.
Слайд 35ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к системе управления документами
Стандарт устанавливает:
-
общие положения;
- характеристики систем управления документами;
- методику проектирования и внедрения
системы управления документами.
Слайд 36ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к системе управления документами
Стратегия внедрения
системы управления документами основывается на:
- принципах политики, процедурах и
правилах документирования, - проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностями организации и нормативной среде.
Слайд 37ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Проектирование и внедрение системы управления документами
Процедура
внедрения системы управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в
целом, соответствует ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания».
Слайд 38ГОСТ 34.601-90
8 стадий создания АС:
1. Формирование требований к АС;
2. Разработка
концепции АС;
3. Техническое задание (ТЗ);
4. Эскизный проект;
5. Технический проект;
6. Рабочая
документация;7. Ввод в действие;
8. Сопровождение АС.
Слайд 398 стадий проектирования и внедрения системы управления документами
1. Предварительное обследование;
2.
Анализ деловой деятельности;
3. Определение требований к документам;
4. Оценка существующих систем;
5.
Обеспечение соблюдения требований к документам;6. Проектирование системы;
7. Внедрение системы;
8. Обследование после внедрения.
Слайд 40ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Требования к процессам управления документами
Процессы управления
документами:
- экспертиза документной информации;
- определение сроков хранения документов;
- включение документов
в систему управления документами;- регистрация;
- классификация;
- индексирование;
- хранение и обращение с документами;
- доступ;
- контроль документооборота;
- отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение;
- документирование процессов управления документами.
Слайд 41ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Применение стандарта
Организационные мероприятия:
1. Создание рабочей группы
по подготовке плана организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта;
2. Издание приказа
о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 и утверждение плана;4. Реализация мероприятий, предусмотренных планом организационно-технических мероприятий;
3. Приемка результатов внедрения ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007.
4. Акт о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Слайд 42ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Применение стандарта
Рабочая группа:
Председатель - заместитель руководителя
организации, курирующий вопросы информации и документации;
Члены: руководитель службы ДОУ,
руководитель
архива организации (работник, ответственный за архив), руководитель подразделения менеджмента качества,
руководитель подразделения информационных технологий.
В состав рабочей группы могут включаться специалисты функциональных подразделений организации.
Слайд 43ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Применение стандарта
План организационно-технических мероприятий
1. Совершенствование и развитие
организационно-функциональной структуры службы ДОУ;
2. Совершенствование и развитие нормативной базы ДОУ
организации; 3. Совершенствование и развитие процессов документационного обеспечения деятельности организации;
4. Совершенствование (внедрение) и развитие систем управления документами в организации;
5. Мониторинг и аудит системы управления документами;
6. Обучение работников организации
Слайд 44ИСО 22310:2006. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих
требования к управлению документами
Устанавливаются требования к:
- созданию документов;
- хранению документов;
-
доступу к документам;- обеспечению сохранности документов;
- системам управления документами;
- инструментам и процедурам управления документами.
Слайд 45ИСО 23081-1:2006. Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для
документов: Часть 1. Принципы
Стандарт устанавливает принципы поддержки и управления метаданными,
необходимыми для управления документами.Эти принципы применяются к:
- документам и их метаданным;
- всем процессам, которые их затрагивают;
- любой системе, в которой они хранятся;
- любой организации, ответственной за управление ими.
