Хранение информации Министерство образования и науки Российской

им. Р.Э. Баумана, тел. + 7 9030182439, E-mail: mvm481@rambler.ru

Факс: 606-55-87
Официальный сайт: archives.ru, росархив.рф Отраслевой портал «Архивы России»:

rusarchives.ru
E-mail: rosarchiv@gov.ru, rosarhiv@archives.ru

Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Проезд: метро Китай-город, Лубянка, пл. Революции.
Время работы: пн.–чт. 9.00–18.00, пт. 9.00–16.45

то есть сохранить национальную историю, национальную память.
Вторая функция - обновлять

эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.
Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.
Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

в Российской Федерации определен в частности следующими документами:
Федеральный закон от

22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Положение "О Федеральном архивном агентстве", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 14.06.2004 N 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2572);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"

Российской Федерации".
Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе
В

целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

архивах"
Федеральные архивы:
Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)
Российский государственный архив древних

актов (РГАДА)
Российский государственный исторический архив (РГИА)
Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА)
Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ)
Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ)
Российский государственный исторический архив (РГИА)
Российский государственный военный архив (РГВА)
Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД)
Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД)
Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД)
Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)

исторический архив Республики Башкортостан
Национальный архив Республики Бурятия
Центральный Государственный архив

Республики Коми
Государственные архивы Кабардино-Балкарской Республики
Фонды национального архива Республики Калмыкия
Национальный архив Республики Карелия, Карельский государственный архив новейшей истории
Архивный фонд Республики Марий Эл
Национальный архив Республики Саха (Якутия)
Центральный Государственный архив Республики Северная Осетия - Алания
Республика Татарстан: Национальный архив республики; Центральный государственный архив историко-политической документации; Государственный архив документов по личному составу.
Удмуртская Республика: Центральный государственный архив; Государственный архив социально-правовых документов
Архивный фонд республики Хакасия
Чувашская республика: Государственный архив технотронной документации; Государственный архив современной истории

Ставропольский, Хабаровский.

Архивы областей: Амурская, Архангельская, Астраханская, Белгородская, Брянская, Владимирская, Волгоградская,

Вологодская, Иркутская, Калининградская, Камчатская, Кемеровская, Кировская, Костромская, Курганская, Ленинградская, Липецкая, Магаданская, Московская, Мурманская, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская, Омская, Орловская, Пензенская, Псковская, Самарская, Саратовская, Сахалинская, Свердловская, Смоленская, Тамбовская, Тверская, Томская, Тульская, Тюменская, Ульяновская, челябинская

Архивы городов Федерального значения: Москвы и Санкт-Петербурга

Архивы автономных областей: Еврейская автономная область; Ханты-Мансийский автономный округ – ЮГРА; Чувашский автономный округ

Муниципальные архивы

университетов и других учебных организаций.

С 2008 года в Российской

Федерации развивается система «Электронное правительство» (http://www.gas-u.ru/scheme/index/) в рамках этой системы реализованы следующие проекты:
Информационная система обеспечения деятельности (ИСОД) Правительства Российской Федерации
Центральная информационная система ГАС «Управление», шифр «Контур» (ЦИС ГАСУ «Контур»)
Центральная информационная система ГАС «Управление», шифр «Федерация» (ЦИС ГАСУ «Федерация»)
Ведомственные информационные системы (ВИС) ГАС «Управление»:
Минэконом развития
Минрегион
Минкомсвязь
Минздравсоцразвития
ФСО

информации
Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций

представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

информационных ресурсов.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и

связано с предметом их исследований.

Для историка документ ценен, прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр.

У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве.

при раскрытии термина «документ»:
1) документ -- материальный объект;
2)

документ -- носитель информации;
3) документ -- документированная информация.
Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на

внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает [10]
Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией
Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

документа
Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма

документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.
Согласно “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации - это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”.

информации

Документы на современных носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих

запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.
Из всего массива существующих документов рассматриваемая группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим признаком документы на новейших носителях информации делят на:
- документы на перфорированных носителях информации (перфорированные документы), в состав котоҏыҳ входят перфокарты, перфоленты, апертурные карты;
- документы на магнитных носителях информации (магнитные документы), в состав которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски;
- документы на оптических носителях информации (оптические документы), группу которых составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;
- документы на голографических носителях информации (голографические документы). К ним относят голограммы.

различают:
- машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи и считывания части содержащейся

в нем информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные формы бланков, анкет и т. п.);
- машиночитаемый документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические и другие виды записи, почтовый индекс);
- документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную ленту (МЛ), магнитный диск (МД), дискету, оптический диск и т. п. и оформленный в установленном порядке;
- документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;
- документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отраженный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;
- электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

информации

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина

«электронный документ», его определение еще не устоялось. Вместе с тем, ряд авторов считают, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.». [12]
В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.
Классическая правовая трактовка термина документ (от лат. documentum - доказательство) связана с письменной формой хранения информации. Действительно, в традиционных бумажных документах реквизиты и содержание документа неразрывно связаны с материальным носителем документа.
В электронных же документах каждая из этих составляющих относительно самостоятельна, что обусловлено особенностями их изготовления, обработки, хранения и передачи. Эта особенность во многом определяет специфику правового статуса электронных документов.
Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных потребовал введения новых механизмов обеспечения "юридической силы" или "доказательственной силы" документа на таком носителе, например, электронной подписи.

материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного

поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.
Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является:
- во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида: звуковой, текстовой, графической, видео;
- во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе;
- в-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:
- по геометрической

форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.);
- по внутреннему строению носителей (два или несколько слоёв различных материалов);
- по способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи);
- по виду записываемого сигнала (для прямой записи аналоговых сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).
К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).

зависимости от назначения документы на перфоносителях подразделяют на три типа:
1)

для управления автоматическими устройствами при выполнении различных операций в процессе изготовления и контроля спроектированных изделий;
2) для управления, обработки, преобразования информации при проектировании изделий на ЭВМ;
3) для использования в процессе обработки и преобразования.
Перфокарты и перфоленты можно сгруппировать в виды по следующим признакам:
- по каналу восприятия - перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам;
- по материальной основе - искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты);
- по предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки);
- по расположению матрицы различают перфокарты с краевой и внутренней перфорацией;
- по способу кодирования - вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании;
- по способу обработки - перфокарты ручной и машинной сортировки;
- по целевому назначению перфорированные документы могут быть разделены на учетные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.

документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента.

Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты.
Микрофильм - уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания.
Микрофиша - плоская микроформа с расположением микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото, диазо или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора.
Микрокарта - носитель информации на фотопленке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту.