Как кадровику не дать оштрафовать себя и компанию за нарушения во время

во время второй волны коронавируса»
19.08.2020

может быть несколько: за каждую ошибку
3. Штраф может быть один,

но большой
4. По итогам проверки кадровику могут объявить замечание, выговор или уволить
5. Кадровика могут лишить премии

сотрудников, которые зависят от его действий. Чтобы определить виновного, инспектор изучит:
трудовой

договор кадровика;
его должностную инструкцию;
положение об отделе кадров и другие ЛНА;
приказы о распределении ответственности.

За ошибки в книге учета трудовых книжек отвечать будет тот, кто ведет этот журнал по приказу директора. Специалиста по кадрам оштрафуют, если работников не ознакомили с локальными актами или изменениями в них.

ошибки в документах или нарушения прав работников произошли по их вине.
Когда отвечает

генеральный или HR-директор. Например, директор приказал уволить работника за прогул, хотя работник не прогуливал. Или отказал в выплате премии, когда для этого не было причин.
Когда отвечает бухгалтер:  выплата зарплаты, отпускных и расчета при увольнении. Выдача расчетных листков. Подготовка документов по закупке масок и перчаток.
Когда отвечают сотрудники СОТ. Не проведена спецоценка, работникам не проведены инструктажи и обучение по охране труда. Не организован входной контроль, работникам не выданы маски, а также другие нарушения требований Роспотребнадзора, за которые кадровики не отвечают.

вину на своего предшественника плохая. Новый кадровик обязан исправить старые

ошибки в документах и не допускать новые. Если предыдущий кадровик, например, не включил в договоры обязательное условие, инспектор вправе наказать нового (решения Октябрьского районного суда г. Пензы от 16.12.2016 по делу № 12–752/2016).
Виноват подчиненный. Также не пытайтесь переложить ответственность на подчиненных. Если вы — начальник отдела кадров или HR-директор, то отвечаете за действия кадровика, который, например, не прописал в трудовых договорах время обеденного перерыва или иное обязательное условие (решение Советского районного суда г. Астрахани от 08.09.2015 по делу № 12–489/2015).
Не хватило времени. Еще один неудачный довод — нехватка времени или незнание законов (решение Балаковского районного суда Саратовской области от 22.04.2016 по делу № 12-1-90/2016).

только должностное лицо. Это сотрудники компании с организационно-распорядительными или административно-хозяйственными функциями

(решение Одинцовского городского суда Московской области от 16.01.2019 по делу № 12-24/2019).
Нарушению больше года. Важно учитывать сроки давности по нарушениям. По нарушениям трудового законодательства срок — 1 год с момента нарушения. За ошибки в отчетности сроки 3 месяца. Сроки прописаны в ст. 4.5 КоАП. Пример решения в пользу кадровика — Решение Гурьевского районного суда г. Гурьевска от 22.03.2019 по делу № 12-59/2019.
Работник судится с компанией. Инспектор не может штрафовать за ошибки, которые рассматривает суд, ч. 2 ст. 357 ТК. Например, вы забыли выдать работнику его экземпляр трудового договора. Этот же вопрос рассматривает суд. Довод подходит для штрафов за нарушения трудового законодательства. Пример —решение Тукаевского районного суда Республики Татарстан от 16.05.2019 № 12-90/2019.
Вы не могли исполнить требование закона. Если из-за ограничений, связанных с распространением коронавируса, не смогли выполнить требования, сообщите это инспектору.

исполнении ранее выданного органами Роспотребнадзора предписания. Ведомство составило протокол за

неисполнение предписания и направило в суд. По части 15 статьи 19.5 КоАП предприятию грозило от трехсот тысяч до полумиллиона рублей. Обратите внимание, нижний предел – 300 тыс. руб. Суд, рассматривая протокол, согласился, что предписание действительно исполнено не было, но не забыл учесть финансовое положение кооператива в условиях распространения коронавируса и назначил штраф вдвое ниже того, что предусмотрен указанной статьей - 150 000 рублей. Сослался при этом на исключительные обстоятельства, предусмотренные пунктом 3.2 ст. 4.1 КоАП РФ. Решение Арбитражного суда Смоленской области от 17.04.2020 по делу № А62-1941/2020

наличии исключительных обстоятельств, связанных с характером совершенного административного правонарушения и

его последствиями, имущественным и финансовым положением привлекаемого к административной ответственности юридического лица, судья, орган, должностное лицо, рассматривающие дела об административных правонарушениях либо жалобы, протесты на постановления и (или) решения по делам об административных правонарушениях, могут назначить наказание в виде административного штрафа в размере менее минимального размера административного штрафа, предусмотренного соответствующей статьей или частью статьи раздела II настоящего Кодекса, в случае, если минимальный размер административного штрафа для юридических лиц составляет не менее ста тысяч рублей.

в 10-дневный срок после приема его на работу, могут оштрафовать

по ст. 19.29 КоАП. Там штраф от 20 до 50 тысяч рублей.
Но теперь штрафовать обычного кадровика за такие нарушения нельзя. Штраф назначат лицу, которое уполномочено от имени компании заключать трудовые договоры. Это может быть начальник отдела кадров, HR-директор, генеральный директор.
Поэтому ваш довод — вы не уполномочены заключать трудовые договоры от имени компании.
Верховный суд РФ разъяснил, что штрафовать по ст. 19.29 КоАП РФ можно не любое должностное лицо. А только тех, кто обладает полномочиями работодателя. Например, заключает трудовые договоры с работниками (Обзор ВС РФ от 30.11.2016).
Чтобы признать кадровика виновным, недостаточно должностной инструкции с обязанностью уведомлять госорган о найме экс-чиновника. Нужны доверенность или приказ, на основании которых тот принимает кадровые решения.

Если вас впервые поймали на ошибке, признайтесь инспектору в этом. Первое нарушение —

основание снизить или отменить штраф.  решение Ярославского областного суда от 31.08.2018 по делу № 30-2-409/2018. Запомните — если раньше вас штрафовали, лучше об этом аккуратно умолчите.
У вас есть дети. Наличие малолетних детей или престарелых родителей, за которыми нужен уход, — это реальный повод уменьшить штраф. Инспектор вряд ли захочет оставить вас без средств к существованию, поэтому оштрафует по минималке или даже обойдется без финансовых санкций.
Начальник отдела кадров не включила в трудовые договоры электрогазосварщиков условие о выдаче бесплатного молока. Это стало поводом для штрафа 12 000 руб., ч. 4 ст. 5.27 КоАП. В суде кадровик просила снизить размер штрафа, так как у нее есть несовершеннолетний ребенок. Суд принял этот довод и назначил минимальный штраф 10 000 руб., решение Зареченского городского суда Пензенской области от 22.05.2017 по делу № 12-115/2017.
Представьте инспектору документы, которые подтвердят, что у вас есть иждивенцы или малолетние дети. Это может быть, например, свидетельство о рождении ребенка, справка об инвалидности отца или матери, договор пожизненного содержания с иждивением и пр.

не пострадал. Даже не думайте пытаться снизить размер штрафа, если из-за вашего

недосмотра работники получили или могли получить вред здоровью. Например, работник недополучил зарплату, потому что кадровик неверно заполнила табель. Из-за этого сотрудник не смог купить продукты питания и оплатить коммуналку. Если же недочет ни на что не влияет, то есть шанс, что вместо штрафа назначат предупреждение.
Работникам не предоставили отпуска за 2018 год. Инспектор ГИТ проверил компанию по жалобе одного из них и оштрафовал начальника отдела кадров на 5000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Суд заменил штраф предупреждением. Он указал, что все непредоставленные отпуска уже включили в график на 2019 год, поэтому работники не пострадали, решение Павловского районного суда Алтайского края от 10.06.2019 по делу № 12-30/2019.
Нарушение малозначительное. Это еще один довод, который позволит избежать штрафа. Финансовую санкцию заменят устным замечанием. Например, вы незначительно пропустили срок сдачи отчета. На 1-10 дней. Или ошибка в приказе или другом документе ни на что не повлияла. В таком случае штрафовать вас не за что. Достаточно просто выдать предписание об устранении нарушения.

есть 10 дней с момента, когда получили постановление. Жалобу подавайте

в суд по месту, где совершено нарушение. Обычно это адрес компании, так как там находится отдел кадров и документы.
Уплатить. Чтобы уплатить штраф у вас есть 70 дней. 10 дней это пока вступит в силу постановление о назначении штрафа и еще 60 дней на уплату.
Реквизиты для уплаты штрафа смотрите в постановлении.
Когда уплатите штраф, сообщите об этом в инспекцию. Обычно инспекторы просят прислать платежку для подтверждения.
Обманывать инспектора не стоит. Факт уплаты штрафа проверят.

работодателю. Инспектор составит протокол по ч. 1 ст. 20.25 КоАП

РФ и направит мировому судье для рассмотрения. Суд вправе назначить следующие виды наказания:
– штраф в двукратном размере суммы штрафа (минимум – 1000 руб.),
– административный арест на срок до 15 суток,
– обязательные работы на срок до 50 часов.
В случае привлечения к ответственности должностного лица наказание из приведенного списка назначается по усмотрению суда. Компаниям во всех случаях придется уплатить штраф, так как административный арест или обязательные работы применяются только к физическим лицам. Привлечение к ответственности по ч. 1 ст. 20.25 КоАП РФ не освобождает от уплаты основного штрафа.