Конфиденциальное делопроизводство

работы с документами, содержащими информацию конфиденциального характера

№ 230-ФЗ).
Уголовный кодекс Российской Федерации (ФЗ от 13.06.1996 № 63-ФЗ).

Ст. 138, 140, 183, 237, 272, 283, 284, 287, 310.
Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ от 30.12.2001 № 197-ФЗ).
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне".
Федеральный закон от 27.07.2006 № 153-ФЗ "О персональных данных".
Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

т.ч. организацию конфиденциального делопроизводства (правила, положения, инструкции)

и о защите информации»
Информация в зависимости от категории доступа к

ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

Информация

Общедоступная информация

Информация ограниченного доступа

Государственная тайна

Конфиденциальная информация

перечня сведений конфиденциального характера»
ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА:
1. Сведения о фактах,

событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ "О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

перечня сведений конфиденциального характера»
ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА:

4. Сведения, связанные с

профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

закон регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима

коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау).

Положения закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

3)
Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при

существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;
Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны;

тайны - правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации,

составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности;
Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;
Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций;

4)
Право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и

на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации.

документах, предоставляемых в органы государственной власти, иные государственные органы, органы

местного самоуправления, должен быть нанесен гриф
"Коммерческая тайна"
с указанием ее обладателя (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в

себя:
- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
- установления порядка обращения с конфиденциальной информацией и контроль за соблюдением такого порядка;
- учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна».

целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:
1) ознакомить под расписку работника,

доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;
2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

целях охраны конфиденциальности информации
работник обязан:
- выполнять установленный работодателем режим коммерческой

тайны;
- не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, без согласия обладателя и не использовать эту информацию в личных целях;
- передать работодателю при расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну;

отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной

власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

- любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании

такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу

лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.
Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.
Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи.
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных

данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных - информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
Общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных, за

исключением случаев:
1) обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона;
2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора;
3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей;
4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных;
5) обработка персональных данных необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи и др.

данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных

данных. Письменное согласие должно включать:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, сведения о документе, удостоверяющем его личность;
2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
3) цель обработки персональных данных;
4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
5) перечень действий, на совершение которых дается согласие, общее описание способов обработки персональных данных;
6) Срок действия согласия, порядок его отзыва.

обеспечению безопасности персональных данных при их обработке (ст. 19).
Оператор при

обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.
В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами, и уведомить об этом субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, - также указанный орган.

работу с КД;
- утверждение нормативных документов, регламентирующих работу персонала с

КД;
- обучение персонала правилам работы с КД;

документооборота;
- регулирование отношений по использованию конфиденциальной информации с работниками

на основании трудовых договоров с контрагентами - на основании гражданско-правовых договоров;
- проведение контрольных мероприятий по проверке соблюдения установленных в организации правил работы с КД.

создается, ведение работы с КД поручается работникам службы ДОУ.

состав отдела ДОУ.

в непосредственном подчинении у руководителя организации или заместителя руководителя, курирующего

вопросы информации и документации.

режима и информационной безопасности и непосредственно подчиняющееся руководителю подразделения информационной

безопасности.

в организации;
- возможности организации вложить значительные финансовые средства в

систему защиты информации.

структурном подразделении приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагаются обязанности

по организации работы с КД.

иной конфиденциальной информации;
2. Положение о режиме коммерческой тайны;
3. Инструкция по

конфиденциальному делопроизводству;
4. Инструкция о порядке передачи информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации органам государственной власти и контрагентам.

создания до завершения исполнения или отправки.
Конфиденциальный документооборот – контролируемое движение

конфиденциальных документов по регламентированным пунктам обработки в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.

ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к

КД;
- регламентация порядка работы с КД для всех категорий персонала, в т.ч. для руководителей;

обработке и хранению КД;
- поэкземплярный и полистный учет КД и

приложений к ним;
- проверка комплектности, целостности документа при любом перемещении КД;
- пооперационный учет всех действий, совершаемых с КД, , учет каждого факта "жизненного цикла" документа;

сохранности не только КД, но и учетных форм;
- передача

КД под роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с КД;
- письменная фиксация всех обращений персонала к документу;

разовые) проверки наличия КД, их комплектности и целостности;
письменное санкционирование

руководителем процедуры копирования КД, контроль технологии выполнения этих процедур.

отправляемых КД;
4. Копирование КД;
5. Систематизация КД и формирование их в

дела;
6. Подготовка КД к передаче в архив;
7. Контроль наличия КД и соблюдения правил работы с КД.

учет проекта документа;
изготовление проекта документа;
издание конфиденциального документа;
учет

(регистрация) подготовленного документа;
уничтожение испорченных носителей и черновиков документов.

конфиденциальной информации;
- учет подготовленных проектов КД;
- учет уничтожения черновиков, испорченных носителей.

сведений о носителе в журнал учета носителей;
выдача учтенного носителя исполнителю;
прием

от исполнителя носителя;
уничтожение испорченных или использованных носителей.

(объем электронного носителя);
фамилия, инициалы лица, получившего носитель, подпись работника, дата;
подпись

за возврат, дата;
отметка об уничтожении носителя, отправке или взятии на учет выделенного хранения.

нанесением на документы дополнительной информации – грифа ограничения доступа к

документу и дополнительных сведений об исполнителе.

Коммерческая тайна
Открытое акционерное общество
«Газпром нефть»
190000, Санкт-Петербург,
ул. Галерная, д. 5, лит. А
Экз. № 1

Конфиденциально
Открытое акционерное общество
«Газпром нефть»
190000, Санкт-Петербург,
ул. Галерная, д. 5, лит. А
Экз. № 1

к документу может проставляться с помощью штампа:


Коммерческая тайна
Открытое акционерное общество
«Газпром

нефть»
190000, Санкт-Петербург,
ул. Галерная, д. 5, лит. А
Экз. № ___

Конфиденциально
Открытое акционерное общество
«Газпром нефть»
190000, Санкт-Петербург,
ул. Галерная, д. 5, лит. А
Экз. № ___

к документам проставляется на электронных версиях документов и на бумажной

наклейке на носителях электронных документов (дисках, дискетах и др. накопителях), а также на конвертах при пересылке КД.

составлению проекта документа;
руководителем структурного подразделения;
руководителем организации при согласовании

или подписании документа;
работником службы конфиденциального делопроизводства при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации документ не имеет грифа ограничения доступа.

левом нижнем углу:


Исполнитель И.И. Иванов, тел . ...
Отп. 2 экз.,

на 5 л. каждый
15.01.2010
В.А. Романова (фамилия машинистки)

целостности упаковки, комплектности документа).
2. Регистрация КД.
3. Передача КД руководителям и

исполнителям.
4. Учет перемещений КД.

документа
КТ – «Коммерческая тайна»
Регистрационный номер может дополняться кодом структурного

подразделения:
№ 111 /КТ-28
Если документ с грифом «Для служебного пользования», к номеру добавляется индекс «ДСП».

ознакомления с КД, подмены документа или листов документа;
- подтверждение факта

отправки документа;
- исключение ошибочной отправки документа другому адресату, необоснованной рассылки документов.

ограничения доступа проставляется на документе, на сопроводительном письме, на конверте.

вверху справа;
- номера вложенных документов внизу слева.
- при отправке нескольких

экземпляров после номера документа в скобках указывается количество экземпляров.

конверт с документом вкладывается в другой конверт, на котором гриф

не проставляется.
Конверты должны быть светонепроницаемыми.

определяется:
- номенклатурой дел открытого делопроизводства вместе с документами открытого доступа по

тому же вопросу;
- номенклатурой дел открытого делопроизводства с выделением отдельных заголовков дел для КД;
- отдельной номенклатурой дел, включающей только КД.
При небольшом объеме КД может формироваться одно дело с грифом, срок хранения определяется по максимальному сроку хранения документов, помещенных в дело.

графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела добавляется отметка ограничения

доступа (КТ или ДСП).
При снятии с документов грифа ограничения доступа они перемещаются в аналогичное дело открытого делопроизводства с отметкой во внутренней описи.
Гриф ограничения доступа к документам проставляется на обложке дела в верхнем правом углу.

номера листов вносятся в опись дела.
Все листы документов дела

нумеруются простым карандашом в процессе ведения дела при подшивке в него документов. Листы описи нумеруются отдельно.
Все исправления, вносимые во внутреннюю опись, заверяются подписью работника, ведущего конфиденциальное делопроизводство.

нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с

указанием причины изъятия документа и его местонахождения.
Вместо изъятых документов в дело помещается лист-заместитель, в котором указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении.
В конфиденциальное дело помещается карточка учета выдачи дел во временное пользование.

заверяется с помощью бумажной наклейки, подписи работника и печати, используемой

в конфиденциальном делопроизводстве.

тем работникам, которые имеют право доступа к КД и в

том случае, если для обращения к документам имеется производственная необходимость.
Дела выдаются под роспись в карточке допуска к документам или в журнале.
Если работник имеет право доступа только к отдельным документам дела, документы изымаются из дела и выдаются работнику.

снятия грифа ограничения доступа с документов (дел) необходимо регулярно просматривать

учетные картотеки и выявлять те документы, которые могут быть переданы в открытое делопроизводство.

виде резолюции, проставляемой на оборотной стороне подлинника документа с помощью

штампа или от руки:

Разрешаю снять ________ копий

Подпись __________________

конфиденциального делопроизводства.

3) На наиболее важных КД по решению руководства может

проставляться отметка «Снятие копий запрещено» или «Копированию не подлежит».

_______ экз.