Крымский федеральный университет Институт экономики и управления Кафедра

7

Методика непрерывного совершенствования КАЙДЗЕН и ее применение в самоменеджменте

«
Система 5S 
5S

разума
5S действий
5S организации и рационализации рабочего пространства
Подход «5 Почему»
Методика против лени : принцип «одной минуты»

трактовка: «Дзен вещей», или, иными словами, «улучшение, усовершенствование маленькими шагами».

    Автором этой концепции менеджмента является Масааки Имаи. Он считает, что кайдзен – это настоящая философия, которая может быть одинаково успешно применима и в бизнесе, и в личной жизни.

мире после того, как японский философ Масааки Имаи в 1986

году подробно изложил эту идею в своей книге с одноимённым названием – "Кайдзен". Он объяснил, что такая философия означает ориентацию всей жизни (трудовой, общественной и частной) на постоянное улучшение. В повседневную работу по постоянному, непрерывному совершенствованию вовлекается весь персонал компании от рабочих до менеджеров, и что крайне необходимо – эффективное вовлечение сотрудников производится путём изменения собственных установок высшего руководства и только через полное принятие философии кайдзен. М.Имаи назвал минимальные условия для внедрения кайдзен: «Во-первых, приверженность высшего руководства. Во-вторых, приверженность высшего руководства. И в-третьих, приверженность высшего руководства…»

КАЙДЗЕН концентрирует внимание именно на постепенном улучшении процессов, но это не означает улучшение ради улучшений. Результат важен, но процесс его достижения значит ничуть не меньше.
На практике это обеспечивается пошаговым выполнением цикла Деминга PDCA: Планируй  >  Делай  >  Проверяй  >  Воздействуй  >

5S, происходит от пяти японских слов, которые начинаются с буквы

S:

1. Сэйри (упорядочи, отделив нужное от ненужного)
незавершенное производство (ненужные детали),
неиспользуемое оборудование, транспортная тара и т.д.,
забракованные изделия,
документы, инструкции, чертежи.
2. Сэйтон (аккуратно расположи то, что осталось).
Необходимые вещи должны быть расположены так, чтобы не тратить время на их поиск.
3. Сэйсо (наведи чистоту).
Содержи рабочее место в чистоте.
4. Сэйкецу (личная чистота и аккуратность).
Начни с себя. Будь всегда аккуратным и опрятным на рабочем месте и в быту.
5. Сицукэ (будь дисциплинированным).
Соблюдай правила, делай все для постоянного выполнения первых четырех S.
Очевидно, что для пунктуального и методичного выполнения этих правил необходима не только внутренняя убежденность, но и пример менеджеров.
Программа 5S не является самоцелью, она лишь неотъемлемая составляющая всей культуры производства, не просто повышающая производительность и избавляющая исполнителя от потери времени на поиск необходимых инструментов, документации, тары и т. д., но и создающая атмосферу комфорта на рабочем месте.

пространства),   один из инструментов бережливого производства. Была разработана в

послевоенной Японии.
Данная философия/концепция малозатратного, успешного производства подразумевает, что каждый сотрудник предприятия от уборщицы до директора выполняют эти 5 простых правил. Основной плюс — эти действия не требуют применения новых управленческих технологий и теорий.

5S — это пять японских слов или 5 Шагов (5 Step):
Сэйри (整理) «сортировка» (нужное-ненужное) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
Сэйтон (整頓) «соблюдение порядка» (всему своё место) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
Сэйсо (清掃) «содержание в чистоте» (уборка) — содержание рабочего места в чистоте и опрятности.
Сэйкэцу (清潔) «стандартизация» (поддержание порядка) — необходимое условие для выполнения первых трёх правил.
Сицукэ (躾) «совершенствование (буквальный перевод — воспитание)» (формирование привычки) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

всегда — материалы, которые используются в работе в данный момент;
нужные иногда —

материалы, которые могут использоваться в работе, но в данный момент не востребованы;
ненужные — брак, неиспользуемые инструменты, тара, посторонние предметы. В процессе сортировки ненужные предметы помечают «красной меткой» и затем удаляют из рабочей зоны.
Шаг 2. Соблюдение порядка (всё на своём месте)
Расположение предметов отвечает требованиям:
безопасности;
качества;
Эффективность работы.
Четыре правила расположения вещей:
на видном месте;
легко взять;
легко использовать;
легко вернуть на место.

должна поддерживаться в идеальной чистоте.
Порядок действий:
Разбить линию на зоны, создать

схемы и карты с обозначением рабочих мест, мест расположения оборудования и т. п.
Определить специальную группу, за которыми будет закреплена зона для уборки.
Определить время проведения уборки:
утренняя: 5-10 мин. до начала рабочего дня
обеденная: 5-10 мин. после обеда
по окончании работы: после прекращения работы, во время простоев
Шаг 4. Стандартизация
Этот принцип требует формального, письменного закрепления правил содержания рабочего места, технологии работы и других процедур. Необходимо создать рабочие инструкции, которые включают в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка. Также следует вести разработки новых методов контроля и вознаграждения отличившихся сотрудников.
Шаг 5. Совершенствование
Выработка привычки ухода за рабочим местом в соответствии с уже существующими процедурами, а также неуклонное совершенствование самой системы.
Важные моменты:
Наблюдение за работой оборудования, за рабочим местом, чтобы облегчить их обслуживание.
Использование фотографий ДО/ПОСЛЕ для сравнения того, что было, и какой конечный результат.
Организация аудитов, чтобы оценить эффективность внедрения программы 5S.

проблема не выявлена, значит, нет нужды в совершенствовании. В этом

отличие кайдзен от традиционного менеджмента по американской и европейской модели, а именно — решение всех проблемных ситуаций непосредственно в месте их возникновения, то есть там, где продукту (услуге) добавляется потребительская ценность.
В Японии эта методика получила название «генти генбуцу», что интерпретируется как «пойти на место и увидеть реальную ситуацию, чтобы понять её». В буквальном переводе «генти» означает фактическое местоположение, а «генбуцу» – реальные материалы или изделия. Ещё более популярным стал термин «гемба», который означает «реальное место» и используется в том же значении, что и «генти генбуцу». Первым шагом решения проблемы является понимание того, что необходимо быть в гемба. Это характерный тип поведения для тех, кто практикует кайдзен — они ничего не принимают на веру и ничего не считают само собой разумеющимся; они знают, о чём говорят, поскольку видели всё своими глазами.

подход «5 Почему». Пять раз задав простой вопрос «Почему?» и

каждый раз ответив на него, мы можем добраться до сути проблемы, которая часто прячется за более очевидными, лежащими на поверхности причинами.

компании

сотрудника, независимо от его функций и должности. Эффект от постоянных

усовершенствований в сумме сравним с внедрением инноваций, а затраты – меньше во много раз. 

Сотрудники японских компаний, практикующих кайдзен, реализуют десятки предложений по улучшениям в год, что значительно выше аналогичного показателя в крупных компаниях других развитых стран. Такой подход к работе автоматически повышает эффективность труда, и является инструментом саморазвития сотрудников. Это верный путь к созданию культуры самообучающейся организации!
Менеджеры, размышляя об улучшениях в стиле кайдзен, как правило, опасаются дефицита времени, ведь времени катастрофически не хватает даже в обычном режиме работы. Но львиная доля работы руководителя сводится к разрешению уже возникших проблем, т.е «тушению пожаров». И умение «тушить пожары» на предприятии часто ценится гораздо выше, чем предотвращение этих «пожаров». А цель кайдзен — это совершенный процесс со встроенным в него качеством, процесс, который гарантированно даёт правильный результат!

рабочее пространство». Неэффективное пространство – самое верное оружие офисного бездельника.

Можно настолько оптимизировать пространство, что иногда даже хождения по рабочему помещению становятся излишними.

Применительно к организации рабочего пространства система Кайдзен ( или 5С) - это пять слов, начинающихся в японском языке на букву С.
В переводе на русский 5С звучит примерно так:

1. Сортируйте: избавьтесь от ненужного
2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место
3. Содержите рабочее место в чистоте
4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка
5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

PDCA. Изменяя способ мысли о бизнесе, мы совершенствуем себя и

таким образом осуществляем положительный сдвиг в культуре организации. Это начало ведущих изменений в организации. Как это выглядит?
Прежде всего, мы должны иметь четкое представление о цели нашего бизнеса, нашей роли и обязанностях. Мы должны быть в состоянии отсортировать нужные от ненужных вопросов бизнеса. Это называется Сейри или Сортировка ума.
Структурированность (Сейтон) или Упорядоченность - способность мысленно установить приоритетность вопросов, получить его "структуру" в вашей голове. Это изображение в нашем сознании, которое помогает нам определить симптомы и установить шаги для решения и, избежать реактивной паники в новых ситуациях.
Систематическая уборка (Сейсоо) - постоянная уборка ума путем выявления скрытых проблем и поиска реальных причин. Концентрируйтесь, чтобы понять реальные причины скрытых проблем.
Санобработка (Сейкетцу) - для постоянной очистка ума, чтобы думать и действовать честно и положительно для постоянного движения вперед. Как лидеры мы должны быть в состоянии думать и действовать выше эгоистичных и корыстных интересов, мы также должны стремиться к принятию решений в согласованном порядке.
Поддержка (Ситцуке) - поддержка культуры и дисциплины на основе анализа рецидивов. Ситцуке также помогает нам быть готовыми к новым вызовам, устанавливая явления и симптомы событий вокруг нас.

действия, которые вытекают из 5С разума, должны быть преобразованы в

конкретные действия.
Понятность нашей роли и обязанностей, сортировка и устранение дублированных обязанностей является началом Сейри действий или сердца. Это поможет нам устранить нежелательную работу и процессы и, таким образом, улучшить наши возможности для визуализации скрытых требований заказчика.
Расставив вопросов по приоритетности согласно требований заказчика, и связав их воедино, чтобы обеспечить системный подход и метод, для установления целевых условий и решения проблем, мы начали Сейтон сердца.
Определив приоритеты, мы должны убедиться, что сразу же и навсегда избавились от любых незавершенных заданий. Поддерживая себя физически и ментально, и отвлекаясь от рутины, мы сможем выполнять Сейсоо эффективно. После того как мы эффективно освоили 5С сердца, мы должны сознательно подходить к вопросам, с открытым сознанием, чтобы сконцентрироваться на том "В чем" проблема, а не "Кто" виноват.
Сейкетцу поощряет неудачи, как сокровища для обучения и совершенствования.
Ситцуке создает партнерские отношения и взаимную поддержку друг друга в организации, и синхронизирует поведение с навыками и знаниями. Как управленцы мы учимся сопереживать с нашими людьми и участвуем в их проблемах, как если бы это были наши.

местах в течение десятилетий, и поэтому не будем подробно останавливаться

на этом - но помните, что 5С вещей не может существовать, пока выше описанные два типа 5С не встроены правильно в организацию, как показано на рисунке ниже.

всём мире такого человека, который бы ни пытался начать новую

жизнь с понедельника (с первого числа, с нового года и т. д.) или не стремился всё начать с чистого листа. Ещё вчера человек ставил перед собой вполне определённую цель, но наступал понедельник (первое число, новый год), и ничего не менялось в его жизни. Почему же так происходит?
Ответить на подобный вопрос однозначно невозможно. Кто-то с детства не был особо целеустремлённым человеком, потому что за него всегда и всё решали другие, кто-то так устал от жизни, что уже нет сил что-либо менять. Для русского человека оправданием всегда становится "лень-матушка". Но психологи склонны объяснять это тем, что человек недостаточно замотивирован, чтобы что-то менять, а значит, у него не вырабатывается привычка.
Чтобы начать заниматься любым делом постоянно, необходима сформировавшаяся привычка. А вот для того чтобы сформировать её на длительное время, нужен минимум 21 день. По максимуму, чтобы это стало привычкой навсегда, понадобится 90 дней.
С возрастом что-либо менять становится всё сложнее и сложнее. А если вдруг захочется всего сразу и побольше, не хватает силы воли перебороть сложившиеся стереотипы. Если даже и начинаешь выполнять задуманное, оказывается, что нагрузка очень большая, всё быстро надоедает, а привычка ещё не сформировалась. Где же выход?
На помощь может прийти японская философия кайдзен, что дословно с японского означает "непрерывное совершенствование". Само же слово переводится так: "кай" – перемена, а "дзен"- мудрость. То есть предполагается, что это должны быть перемены в жизни, но не спонтанные, а мудрые, вызванные долгими размышлениями или богатым жизненным опытом.

своеобразным зерном этой философии можно считать "принцип одной минуты". Его

идея сводится к тому, что человек должен заниматься определённым делом ровно одну минуту, только происходить это должно ежедневно и в одно и то же время. Ведь минута времени – это совсем немного, а значит, каждый человек сможет заниматься одну минуту любым делом. При этом лень будто бы не успеет встать на его пути и сбить с толку.

Если вы собирались выполнять эти же действия в течение получаса, но всё время откладывали, находя этому всевозможные объяснения и отговорки, то за минуту вы сможете их выполнить с лёгкостью.

Что же такого важного можно сделать за минуту? Оказывается, можно минуту прыгать на скакалке, качать пресс, делать гимнастику для глаз, повторять слова на иностранном языке, выполнять упражнения для совершенствования своей дикции. То есть можно составить огромный перечень того, что можно делать всего одну минуту в день, зато каждый день и постоянно.

времени на подобные занятия с утра, так как утром хочется

спать, или вечером, потому что уже устали, то минутка перед завтраком или перед тем, как отправиться в объятья Морфея, не просто принесёт радость и чувство удовлетворённости собой, но и вдохновит на новые свершения.
Если прежде подобные занятия казались трудными для выполнения, так как отнимали много времени, то одна минута кажется пустяком. Однако занимая эту свою минуту жизни чем-то полезным для себя, вы сможете испытать гордость от того, что преодолели в себе лень. Это поможет каждому освободиться от чувства вины перед собой, победить неуверенность в своих силах. Наоборот, вы испытаете радость от успеха и поверите в победу над собой и своей ленью.
Что же дальше? А дальше маленький успех приведёт за собой успех побольше: занимаясь всего минуту, вы почувствуете потребность заниматься дольше, чтобы достичь лучших результатов. За одной минутой последуют пятиминутные занятия, а потом и получасовые. А это уже что-то. Ведь, согласно физическим законам, настоящую пользу приносят те занятия, чья продолжительность составляет не менее тридцати минут. Получается, что ежедневные занятия в течение минуты вырабатывают силу привычки, позволяют человеку стать более собранным и ответственным, а сформировавшаяся привычка работать над собой приведёт к более важным переменам в дальнейшей жизни, позволит постоянно самосовершенствоваться.

японских слов: [Сейри], [Сейтон], [Сейсо], [Сейкетсу], [Ситсуке] и их английских

аналогов: Sorting (Сортировка), Simplifying (Самоорганизация), Sweeping (Систематическая уборка), Standardizing (Стандартизация), Sustaining (Самосовершенствование).
Метод устанавливает пять шагов, выполнение которых направлено на создание оптимальных условий выполнения операций, поддержание порядка, чистоты, аккуратности, экономию времени и энергии для повышения производительности, предотвращения несчастных случаев, снижения загрязнения окружающей среды.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
«5S» может использоваться при организации рабочих мест для улучшения выполнения операций, процессов и как первый шаг внедрения ИСО серии 9000, ИСО/ТУ 16949, Just-in-time (точно во время), TPM, Lean production (“Бережливое производство”), и др. 5S – первый шаг к непрерывному улучшению!

5S – первый шаг на пути к LP
(Lean production «Бережливое производство»)

Сейри

Сейтон

Сейсо

Сейкетсу

Ситсуке

пространства, соблюдая которые можно извлечь максимальную выгоду из имеющихся ресурсов.

Данную систему успешно применяют не только на производственных предприятиях, но и в офисах, в том числе в организациях, предоставляющих услуги (банки, торговля, страховые компании).

В основе 5S лежит ясная и в то же время инновационная идея: все, что поддается оптимизации, должно быть оптимизировано!

каждого предмета и каждый предмет на своем месте!
Содержи в чистоте!

Чистота – залог бережливости!
Стандартизируй! Стандартизация – основа любых улучшений!
Сохрани достигнутое! Проводи проверки, чтобы сохранить достигнутое и преуспеть!

запасы требуют дополнительного места хранения и внимания.
Для транспортировки лишних запчастей

требуется дополнительная тара и тележки.
Чем больше количество лишних предметов, тем сложнее отсортировать нужное от ненужного.
Длительное хранение изделий ведет к их порче и устареванию из-за изменений в конструкции и т.п.
Ненужное в данный момент оборудование мешает текущей работе.

начало в организации вашего рабочего места и порядка выполнения работы.
Позволяет

обустроить ваше рабочее место и сделать его более приятным.
Улучшает моральное состояние.
Помогает вам понять, что когда и где от вас требуется выполнять.
Облегчает общение с коллегами.

другой продукции за счет сокращения времени, затрачиваемого на поиски необходимых

предметов.
Предотвращение дефектов, вызванных использованием неподходящих деталей и шаблонов.
Исключение потерь, связанных с ненужными запасами на рабочем месте.
Предотвращение травматизма.
Содержание оборудования в чистоте.

центральный принцип системы «точно-во-время»:
Только то, что нужно, только в том

количестве, которое нужно и только тогда, когда нужно!
Этот этап предполагает исключение из целевой зоны предметов, которые не использовались в течение определенного периода времени и которые не предполагается использовать в дальнейшем.

предметов. Зона карантина берет на себя функции эмоционального буфера, когда

люди не желают избавляться от определенных вещей.
Выработать критерий отбора предметов, ненужных в данной рабочей зоне. Рекомендуется удалить все предметы, которые не использовались более трех месяцев.

ним красные бирки (провести кампанию «красных ярлыков»: название, дата, местоположение,

причина прикрепления бирки).
4. Переместить предметы с красными бирками в карантинную зону.
5. Определить дальнейшие действия в отношении предметов с бирками (вернуть в рабочую зону, уничтожить, пожертвовать на благотворительность).
6. Разместить на видном месте элемент визуального контроля – круг 5S – и сделать отметку в первом секторе «Сортируй».

оценке степени их необходимости, наклеиваются красные ярлыки. Предмет, на котором

есть красный ярлык, вынуждает ответить на три вопроса:
Нужен ли этот предмет?
Если да, то нужен ли он в том количестве, которое есть сейчас?
Если да, то должен ли этот предмет находиться тут?

правило, руководство).
Для этого нужно: организовать команду, подготовить ресурсы, выделить

время или составить график проведения «кампании красных ярлыков», выделить место под локальную «зону карантина», спланировать удаление предметов, помеченных красными ярлыками»
2. Определение предметов, которые должны быть удалены.
Нужно определить следующее:
Виды предметов, степень необходимости которых оценивается (Запасы или оборудование. Запасы – складские или незавершенное производство. Складские запасы - материалы, комплектующие, готовые изделия и т.д.
Зоны, в которых будет проходить «кампания красных ярлыков» (лучше начать с маленькой зоны)

графику.
Необходимо учитывать три основных фактора:
Необходимость предмета при выполнении текущей деятельности.

Если не нужен – удалить!!!
Частоту, с которой используется предмет. Если используется редко – хранить вне рабочей зоны!!!
Количество предметов, необходимых для текущей деятельности. Если нужно ограниченное количество предметов – излишки удалить или хранить вне рабочего места!!!

т.д.);
Название предмета, производственный номер;
Количество предметов, помеченных данным ярлыком;
Причины (почему к

предмету прикреплен красный ярлык);
Подразделение (в чьем ведении находится данный предмет);
Стоимость;
Дата (когда предмет помечен красным ярлыком).

ярлыками.
Определяется дальнейшая судьба предметов: оставить на прежнем месте; переместить

предмет на новое место в рабочей зоне; хранить предмет вне рабочего места; хранить предмет в локальной «зоне карантина», с целью определения его дальнейшей судьбы; удалить предмет.
7. Документирование результатов «кампании красных ярлыков».
Собственная система документирования: журналы учета, компьютерная система.

местоположение каждого предмета путем прикрепления бирок или нанесения соответствующих меток.

Рациональное расположение позволяет сократить потери времени при поиске нужных предметов и их использование, а также потери, возникающие в связи с перемещением предметов с места на место.
Рациональное расположение – это основа стандартизации!!!
Шаги:
Выделить зоны, идентифицировать все предметы в выбранной зоне.
Разработать «Контрольные вопросы для наведения порядка» в качестве руководства к действию.

месте несколько предметов?
- Можно ли организовать работу так, чтобы не

было задержек?
Все ли рабочие места и общие зоны были учтены?
3. Разработать определенный стандарт для выбранной зоны, который можно использовать в случае, если предмет находится не на своем месте или не был возвращен на отведенное ему место. Если что-то отсутствует – это должно сразу бросаться в глаза. На каждом предмете должна быть соответствующая метка, указывающая на отведенное ему место (наклейки, ярлыки, указатели, таблички, каталоги и т.п.)


1

оборудования, материалов.
Располагать согласно частоте использования;
Располагать так, чтобы количество перемещений было

минимальным;
Использовать общий инструментарий для различных работ для того, чтобы уменьшить итоговое количество инструментов;
Сделать местоположение видимым.

нужно сделать так, чтобы все вокруг знали, что и в

каком количестве находится.
Используются методы:
Метод дорожных знаков;
Маркировка краской;
Карта 5S;
Цветовая маркировка;
Оконтуривание.

предполагает разработку последовательности действий, позволяющих постоянно поддерживать чистоту в целевой

рабочей зоне. Уборка сопровождается проверкой, так как в этом случае мы так или иначе проводим осмотр станков и оборудования, проверяем условия работы.
Шаги:
1. Ввести в обязанности каждого сотрудника наведение и поддержание чистоты и прописать правила в должностных инструкциях.
2. Выделить время для генеральной уборки.
3. Составить план мероприятий по уборке по системе 5S .

рабочее пространство).
Определение задач уборки:
- Карта 5S – отмечены все зоны

уборки и перечислены те, кто отвечает за уборку;
График 5S – детально размечены даты и время уборки зон, а также указаны те, кто отвечает за уборку.
3. Определение хода уборки (выбор мест и инструментов, нуждающихся в очистке; уборка за пять минут; создание стандартных процедур уборки).
4. Подготовка инструментов для уборки.

местах чистоту и порядок. Подразумевается, что разработанные стандарты будут понятными

и будут представлены в наглядной форме. Результатами стандартизации является выполнение установленных процедур первых трех этапов системы 5S.

иной деятельности в рамках системы 5S (карты 5S, графики 5S,

контрольные листки выполнения рабочего цикла 5S, в которых указывается, какие виды деятельности и к какому сроку должны быть выполнены в каждой зоне).
2. Чтобы предотвратить отход от системы 5S, сделайте обязанности по внедрению системы 5S частью ежедневной работы (визуальная система 5S и «5S за пять минут») .
3. Проверяйте, насколько хорошо выполняются пункты ежедневного распорядка по внедрению системы 5S (контрольный листок стандартизации).

всех нововведений с тем, чтобы разработанные стандарты соблюдались и дальше.

Суть: «Каждое достижение следует сохранить путем самодисциплины!»
Шаги:
Составить матрицу обучения 5S .
Осуществлять регулярный контроль за внедрением 5S.

нужна система и как важно дальнейшее ее совершенствование);
Время (в рабочем

графике для внедрения системы);
План (как и когда будете внедрять систему);
Поддержка руководства (адекватное управление процессами совершенствования и ресурсы компании);
Поощрение и признание;
Удовольствие и увлеченность ваших сотрудников.

фотографиями и рассказами о внедрении 5S.
Рассылки 5S.
Карты 5S.
Карманные справочники 5S.
Визиты

в подразделения, где внедряют 5S.
Месячники 5S.

работа, подготовка инструкторов, поддержка внешних экспертов, информационные доски, публикации в

прессе, радио.
Разработка системы мотивации.
Создание команд (малых групп).
Организация и проведение кампании «красных ярлыков».
Разборка «зон карантина» и утилизация лишнего.
Наведение порядка и визуализация.
Разработка рабочих инструкций.