Лекция 3. Номенклатура конфиденциальных дел 3.1. НКД. Назначение, состав и

оформления.

3.2. Порядок формирования и оформления конфиденциальных дел.

это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых

на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

НКД предназначена для:

учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;
учета дел архивного фонда;
учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

инвентарную форму учета, например:

техническая и технологическая документация;
печатные издания, аудио и

видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п.

При работе с НКД выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:

проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;
заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;
включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в следующем календарном году;
распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.

является
наименования (заголовки) дел
индексы и сроки хранения дел
составной частью разрешительной

системы доступа к КИ,
учетным документом для заведенных конфиденциальных дел

НКД используется

для проверки наличия конфиденциальных дел,
в качестве схем построения справочной картотеки по документам,
составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия

НКД должна быть

самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел

НКД разрабатывается

для предприятия в целом (сводная номенклатура дел),
на каждый год (в конце текущего года на следующий год)

НКД подписывается

НКД рассматривается

руководителем ПКД, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия

на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия

НКД должна иметь

соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных док-тов

дел.
Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за исключением

дел с распорядительными документами, которые подразделяются:
по видам деятельности (например, приказы по основной деятельности, личному составу),
по принадлежности (например, протоколы совещаний у председателя правления).

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:
группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);
раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;
группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;
группировку распорядительных документов по видам документов
(приказы, указания, постановления, распоряжения, решения);
группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;
группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями;
группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);
группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);
группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;
группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.

индекс или номер дела (учетного журнала, учетной картотеки) и гриф

его конфиденциальности. Переходящим делам сохраняются одни и те же индексы (номера) на весь период ведения дела. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел;
в графу 2 вносится заголовок дела. Переходящим делам сохраняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела заголовок может корректироваться, все изменения переносятся в номенклатуру;
в графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, которым предоставляется право пользования соответствующим делом. Определение состава лиц, допущенных к каждому конкретному делу, должно осуществляться в соответствии с принципами и нормами Положения о разрешительной системе доступа к КИ и исключать необоснованный доступ пользователей к делам. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. В течение года в список могут вноситься изменения;
в графах 4,5 проставляются арабскими цифрами номер каждого тома и дата его заведения. Графы заполняются в день подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции учетного журнала, составления первой учетной карточки). Если дело переходящее, то в графе 5 при составлении номенклатуры указывается: «Переходящее с г.» с проставлением года заведения дела;
в графе 6 проставляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело переходит на следующий год, то в графе указывается: «Переходит на г.»;
в графе 7 проставляется количество листов в томе (без учета листов описи документов дела). Графа заполняется при заведении учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки. Графы 4—7 заполняются по каждому тому отдельной строкой. Не допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего;
в графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и про- ведении экспертизы ценности документов дела срок хранения и номера статей могут корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел;
в графе 9 проставляются архивный шифр дела (№ фонда, описи, единицы хранения), если дело передано в архив, или номер и дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другое предприятие, наименование предприятия, номер и дата сопроводительного документа (письма, реестра, расписки, квитанции). Графа заполняется после проведения соответствующих операций.

хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут

получить реальный характер в результате:

получения сотрудником, работающим с делом, большего объема КИ, чем это необходимо (из-за неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);
утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (из-за плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);
утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмены документов, отдельных листов;
ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;
доступа к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнения требований инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).

процедуры:
оформление дела при его заведении;
оформление дела при его формировании;
оформление дела

(тома) при его закрытии;
выдача законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.
Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:
оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;
оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверте на внутренней стороне обложки);
подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

проставление в каждом, документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);
внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;
нумерация листов документа в деле;
при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;
подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;
внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;
проверка правильности подшивки документа;
возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности.

оформление заверительного листа;
оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
опечатывание концов

шнурка на заверительном листе;
внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;
при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;
по окончании года — закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
при необходимости — внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Особенности процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников:

проверка работником службы КД полномочий исполнителя — наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);
выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;
помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;
при возврате дела сотрудником — проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;
роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;
помещение дела и карточки в места хранения.