Министерство образования и молодежной политики Свердловской области ГАПОУ СО

«Автоматика»
Проектирование и разработка
базы данных «Документооборот»

Руководитель

Веснина О. В.
Подготовил студент группы ПКС-41
Солманов О. С.

документов внутри предприятий и организации со средней численностью работников.
АС предназначена

для создания, хранения и отправки документации предприятия. В рамках проекта автоматизируется процесс отправки документов сотрудникам отделов, а также позволяет отслеживать ознакомленность сотрудников с предоставленной им документацией.

большинстве компаний играет значительную роль. Чем больше поток документов в

бумажном виде, тем больше загруженности рабочего персонала. При этом растет загрузка сотрудников соответствующих подразделений, что сказывается на качестве и оперативности выполняемых бизнес-процессов. С помощью автоматизации документооборота мы снижаем нагрузку, давая тем самым осмысленную направленность потоку документов компании.

Ключевым фактором при автоматизации является снижение потерь разного вида документов и ухода их в руки третьих лиц, что естественно снизит потери компании и экономит ее бюджет.
Внедрив функцию электронного документооборота, мы получаем гарантированные плюсы:
Снижение нагрузки на персонал и, соответственно повышение его производительности;
Упрощение работы с документами;
Возможность исправить документ в любой момент времени;
Скорость доступа к документам;
Разграничение доступа сотрудников, что повышает безопасность и снижает риски.

После изучения предметной области, представили её в моделях и сформулировали задачу

различных документов:
От главы компании к начальникам отделов
От начальников отделов сотрудникам

отделов
От главы компании сотрудникам отделов
Также администратор настраивает данные для входа в систему для:
Начальников отделов
Сотрудников отделов

в котором содержится информация о главе компании и его основных

действиях с документами.
Аналогичный по содержанию и действиям класс главы отдела
и класс сотрудника отдела с похожим содержанием, но отличающимися действиями.

компании создает документ или же создает распоряжение на создания документа

для начальника одного из отделов.
Следующим этапом начальник отдела или получая документ подтверждает свою ознакомленность с ним, после чего глава компании проверяет это, или же получая распоряжение создает документ и отправляет его сотрудникам своего отдела.
Последним возможным этапом является получение сотрудником отдела документов от начальника отдела, ознакомление с ними и подтверждение, после чего подтверждение проверяется начальником отдела.

возможность настраивать данные для входа в систему, а также переименовывать

отделы.
Начальники отделов должны иметь возможность создавать документы, назначать ознакомление с ними сотрудникам своих отделов и отслеживать их ознакомленность.
Сотрудники отделов должны иметь возможность просматривать документы, производить поиск по дате, отправителю, получателю и коду документа, а также отмечать ознакомленность с документами.

приложении должна быть предусмотрена минимальная избыточность данных структур, время реакции

не должно превышать несколько секунд;
приложение должно быть написано с использованием языка SQL;
интерфейс разрабатываемого приложения должен быть интуитивно понятен пользователю и удобен в использовании;

Функциональные требования:
база данных должна правильно хранить получаемые данные;
вход в систему должен производиться посредством ввода пароля и логина пользователя;
пользователь должен иметь возможность создавать, редактировать и просматривать документы, созданные в базе данных;
пользователь должен иметь возможность просматривать, добавлять и редактировать данные о сотрудниках компании
в базе данных должна быть реализована система отслеживания ознакомленности с документами;
администратор должен иметь возможность настраивать логины, пароли, а также редактировать наименования отделов компании;

и «Документооборот начальников отделов» как один ко многим так как

к одному документу получить доступ могут несколько сотрудников, например, из одного отдела.
Следующими по значимости являются таблицы «Список сотрудников» и «Начальники отделов» хранящие в себе всю информацию о работниках компании «Начальники отделов» связаны с таблицей «Отделы» как один ко многим по коду сотрудника. В это же время таблица «Список сотрудников» связана с таблицей «Отделы» как один ко многим по коду привязанного отдела. Также таблицы «Документооборот сотрудников» и «Документооборот начальников отделов» связаны с таблицами «Список сотрудников» и «Насильники отделов» как один ко многим, так как один сотрудник может иметь доступ к нескольким документам.
Без связей присутствует таблица, «Авторизация» которая обеспечивает безопасность входа в систему для отдельных отделов и начальников отделов.

платформы решаемой задачи.

данных основываются на теории реляционной алгебры.
Таким образом, реляционная БД

представляет собой информацию (данные) об объектах, представленную в виде двумерных массивов – таблиц, объединённых определенными связями.
Таблица базы данных – двумерный массив, содержащий информацию об одном классе объектов.
Таблица состоит из следующих элементов: поле, ячейка, запись.
Поле содержит значения одного из признаков, характеризующих объекты БД. Число полей в таблице соответствует числу признаков.
Ячейка содержит конкретное значение соответствующего поля.
Запись – строка таблицы. Она содержит значения всех признаков, характеризующих один объект. Число записей соответствует числу объектов, данные о которых содержатся в таблице.
Запросы упрощают просмотр, добавление, удаление или изменение данных в базе данных Access. Среди других целей использования запросов можно отметить:
быстрый поиск определенных данных путем фильтрации с применением определенных критериев (условий);
вычисление или сведение данных;
автоматизированное управление данными, например, регулярный просмотр актуальных данных.

которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной

области.  
Схема данных графически отображается в отдельном окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц.
Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной, так и в подчиненной таблице, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной является не ключевым или входит в состав ключа, то устанавливается связь типа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.

по указанной дате составления.
Код запроса:
SELECT Документы.Наименование, Документы.Получатель, Документы.Отправитель, Документы.[Текст документа],

Документы.[Дата совставления], Документы.[Код документа], Документы.[Документ отдела] FROM Документы WHERE (((Документы.[Дата совставления])=[Введите день]+"."+[Введите месяц]+"."+[Введите год]));
Запрос последовательно отображает три всплывающих окна с подписями «Введите день», «Введите месяц» и «Введите год», после чего берет все данные из таблицы «Документы» с подходящей датой составления и отображает на странице пользователя.

по идентификатору документа;
Код запроса:
SELECT Документы.Наименование, Документы.Получатель, Документы.Отправитель, Документы.[Текст документа], Документы.[Дата

совставления], Документы.[Код документа], Документы.[Документ отдела] FROM Документы WHERE (((Документы.[Код документа])=[Введите код документа])); 
Запрос отображает всплывающее окно с подписью «Введите код документа», после чего берет все данные из таблицы «Документы» с подходящим идентификатором документа и отображает на странице пользователя.

по указанному отправителю;
Код запроса:
SELECT Документы.Наименование, Документы.Получатель, Документы.Отправитель, Документы.[Текст документа], Документы.[Дата

совставления], Документы.[Код документа], Документы.[Документ отдела] FROM Документы WHERE (((Документы.Отправитель)=[Введите полное ФИО отправителя]));
Запрос отображает всплывающее окно с подписью «Введите полное ФИО», после чего берет все данные из таблицы «Документы» с подходящим ФИО отправителя и отображает на странице пользователя.

по указанному получателю;
Код запроса:
SELECT Документы.Наименование, Документы.Получатель, Документы.Отправитель, Документы.[Текст документа], Документы.[Дата

совставления], Документы.[Код документа], Документы.[Документ отдела] FROM Документы WHERE (((Документы.Получатель)=[Введите полное ФИО получателя]));
Запрос отображает всплывающее окно с подписью «Введите полное ФИО получателя», после чего берет все данные из таблицы «Документы» с подходящим ФИО получателя и отображает на странице пользователя.

входа в систему
У поля «Логин» представлен выпадающий список всех логинов.

Пароль пользователь должен ввести сам
При неправильном пароле или его отсутствии, система выдаст окно с предупреждением об ошибке.
При правильном вводе пароля соответствующего выбранному логину, пользователь попадет на стартовую страницу, соответствующую выбранному логину.

четырех стартовых страниц:
Страница главы компании
Страница начальника отдела
Страница сотрудника отдела
Страница администратора

с документами – на этой форме пользователь может просматривать документы.

Глава компании и начальники отделов также могут создавать редактировать и удалять документы
Назначение ознакомления – на этой форме глава компании и начальники отделов могут назначить сотрудникам отделов ознакомление с созданными документами
Подтверждение ознакомления – на этой форме сотрудники отделов могут отметить документы с которыми они ознакомились для того чтобы это мог увидеть начальник их отдела
Проверка ознакомления – на этой форме глава компании и начальники отделов могут посмотреть с какими документами ознакомились и не ознакомились их сотрудники (выглядит идентично форме с подтверждением ознакомления)

программы и набора технической документации. Поставленная цель дипломного проекта была

достигнута через последовательное решение следующих задач:
Первый этап, определение целей и задач. После этого был создан документ Техническое задание, данный документ послужил для выработки взаимоотношений между разработчиком и заказчиком.
По окончании первого этапа начался этап проектирования. Он занимает самую большую временную часть времени разработки. На данном этапе составлен документ Технический проект, который представляет общие сведения о проекте и обоснования для технических решений, принятых в процессе разработки.
Тестирование — это важная и неотъемлемая часть создания программного продукта. Программа и методика испытаний отражают процесс тестирования, в итоге процесса тестирования был создан Протокол испытаний. Для проведения тестирования необходимым элементом является документ Руководство пользователя.