Министерство образования и науки ВГУЭС Институт права

дела работника

Выполнила: студент группы БЮП-15-03
Андрюшок Д.П.

отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности.
Как правило, личное дело

оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания прика­за о приеме на работу) и личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом

Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.
Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

в такой последовательности:
1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов

для удобного поиска.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Анкета работника с фотокарточками.
4. Трудовой договор.
5. Копия приказа о приеме на работу.
6. Копия аттестата и диплома об образовании.
7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
8. Прописка по месту жительства.
9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

актами организации.
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении

на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

включить:
1) Документы, предъявляемые работником при приеме на работу: копию

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе; справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

(или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по

реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
2. Документы, фиксирующие прием на работу: собственноручно написанное заявление о приеме на работу; автобиографию; личный листок по учету кадров; копию приказа о приеме на работу; экземпляр трудового договора; копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

копию приказа о приеме на работу; экземпляр трудового договора; копию

трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу.
3. Документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений; копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника; должностную инструкцию; экземпляр договора о полной материальной ответственности; соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации); материалы аттестации; докладные и объяснительные записки, заявления работника; документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

о расторжении трудовых отношений.
Обычно в личное дело помещают фотографию работника

(4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.

первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих

данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.
Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

работаю­щих сотрудников. После увольнения работника его личное дело могут переслать

на новое место работы (по запросу) или отправить на хранение в архив. Личные дела руководи­теля фирмы, членов руководящих, исполнительных, кон­трольных структур фирмы, а также работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела остальных ра­ботников – 75 лет. После того как срок хранения в архиве закончится, личное дело уничтожают. Для хранения используют несгораемые шкафы (металли­ческие сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам.

сотруд­ники и руководитель кадровой службы. Руководитель фирмы своим приказом может

разрешить такой доступ руководителям структурных подразделений и другим должностным лицам фирмы. Но они вправе рас­считывать только на ту информацию о работнике, которая необходима им для решения конкретной профессиональ­ной задачи. Все получающие персональные данные работника долж­ны соблюдать режим конфиденциальности (секретности). Правила доступа к таким сведениям и их передачи опреде­ляют в Положении о защите персональных данных работ­ников, которое утверждает руководитель фирмы. Все лица, имеющие доступ к этим данным, должны быть ознакомлены с положением под расписку. Чтобы ознакомиться с личным делом, внести новые сведе­ния или включить новые документы, нужно получить разре­шение начальника отдела кадров или руководителя фирмы.

данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно

зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с неявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

1972 года
- Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается

заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
- В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
- Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.

1972 года
- Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка

используется фамилия, имя, отчество работника.
- Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

задачу:
1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает

большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно

соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.
3. "Трудовой кодекс Российской

Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016).
4. «Налоговый кодекс Российской Федерации» от 31 июля 1998 года N 146-ФЗ.
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ О персональных данных».
6. Методические рекомендациями Мосгорархива
7. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС России (2002)