Основные задачи, организация, нормативная и правовая база документационного обеспечения

должностных лиц по управлению действиями управляемого объекта, должна быть в

достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является её документационное обеспечение.

управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),

призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.

задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами, а также об условиях, влияющих

на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

при его организации и осуществлении задачами и. с другой стороны,

соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

целям, являются:
документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;
– предоставление

органам управления необходимой документа­ции согласно их функциям и задачам;
– организация и осуществление движения документов (доку­ментооборота) в управленческом процессе.

возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс последовательных

мероприятий, а именно:

разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;
– рассылка документов в таможенные органы и организации, их учет;
– доведение документов до органов управления и должностных лиц;
– продвижение документов по инстанциям и исполнителям;
– контроль исполнения документов;
– хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

системы документационного обеспечения управления и на основе её положений, устанавливающих

цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учётом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

выделить следующие её составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих

организаций:

упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;
– систематизацию документов и их унификацию;
– установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;
– организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

независимо от её уровня, предполагает:
упорядочение обработки поступающих или создаваемых в

ор­ганизации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;
– создание информационно-поисковой системы по документам организации;
– организацию контроля исполнения документов;
– организацию подготовки документов к передаче в архив;
– совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.