Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению

уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих

уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.
Он составляется на основании проведенной экспертизы ценности документов в организации.

документов, несмотря на то, что в каждой из них может

присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.
Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме

того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

к уничтожению оформляется согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015
Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором

обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным

групповой заголовок документов
Заголовок вносится в акт в точном соответствии с

заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.
Крайние даты
В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.
Номер описи
В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.
Количество единиц хранения
Нужно указать количество единиц

хранения (дел), подлежащих уничтожению.
Сроки хранения и номера статей по перечню
Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

прописью, выделенных к уничтожению.
После того как акт на уничтожение составлен,

необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.