Проектирование и внедрение системы управления документами организации

15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», в международных стандартах серии 30300.

сообщено или решено, или предпринятоедействие. Он должен отвечать потребностям деловой

деятельности, к которой он относится,и использоваться в целях отчетности.
Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операцииделовой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом:
а) структура документа, то есть его формат и взаимосвязи между составляющимидокумент элементами, должна оставаться неизменной,
б) в документе должен быть отражен контекст его создания, получения ииспользования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которогоявляется данная операция, дата и время данной операции и ее участники),
в) должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими всовокупности документ.
Политика, процедуры и практика управления документами должны обеспечитьсоздание надежных документов, обладающих характеристиками, указанными в п.п. 7.2.2 —7.2.5.

быть;

б) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

в) был

создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия(засекречивания).

точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно

доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления

документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

локализовать,найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь

сделовой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстныессылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операцийделовой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна бытьпредоставлена возможность идентифицировать документ в более широком контексте —контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующиепоследовательность действий, должны быть сохранены.

нему обратилась еще в 1980-х годах в своих работах А.Н.

Сокова. Долгое время он рассматривался как синоним терминов «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», несмотря на то, что еще в 2002 г. М.В. Ларин достаточно четко разделил эти три понятия на основе их значения в процессах управления, и определил «управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов – доих уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации»*.

* Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. С.156.

Федерации в следующих значениях:
управление документами – совокупность действий по созданию,

использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций*;
управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации**;
управление документами – область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деловой деятельности и операциях***.

*ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
** ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
*** Проект ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь.

как сфера управленческой деятельности (менеджмента), обеспечивающая качественное и эффективное выполнение

всех функций по работе с документами на всех этапах их жизненного цикла.

организациям:
−осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;
−предоставлять услуги последовательно и

беспристрастно;
−обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;
−обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
−повышать эффективность деятельности всей организации;
−обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
−соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
−обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
−защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
−обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;
− предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;
−обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;
−сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

п. 4:

Управление документами распространяется на практическую деятельность как управляющих документами,

так и любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе их деловой деятельности. Управление документами в организации включает:

а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами, (см. словарь)

б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами,

области управления документами должны быть четко определены и объявлены во

всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе: управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях.
Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц может быть регламентировано распорядительным документом.
Ответственность в области управления документами должна включать следующие положения:
а) Специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности.
б) Ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации.
в) Системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации.
г) Все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.
В процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами могут принимать участие архивные органы

за определение направления развития организации и за ознакомление сотрудников и

заинтересованных сторон с приоритетами развития. Это положение подразумевает установление соответствия СУД требованиям и целям организации, а также понимание рисков управления документами, не отвечающего установленным требованиям.
Политику устанавливает высшее руководство для того, чтобы:
а)  обеспечить непрерывность в работе организации;
б)  обеспечить принятие и выполнение сотрудниками требований СУД;
в)  гарантировать, что деловые процессы являются прозрачными и комплексными;
г)  убедить учредителей, совет директоров, лиц, оказывающих влияние на организацию, аудиторов и иные заинтересованные стороны, что управление документами осуществляется надлежащим образом.
Благодаря эффективному управлению и подотчетности высшее руководство создает условия, в которых СУД может работать результативно. Высшее руководство использует принципы применения СУД (см. пункт 2.4) в качестве основы для определения своих действий в целях:
1)  установления, поддержания, содействия проведению политики и целей в области управления документами для лучшего понимания работниками установленных требований;
2)  обеспечения распределения, закрепления ответственности и делегирования полномочий по управлению документами в организации;
3)  обеспечения гарантии того, что эффективная и результативная СУД разработана, внедрена и сохраняется для достижения целей организации;
4)  обеспечения доступности необходимых ресурсов, в том числе человеческих, для сохранения и поддержания СУД;
5)  регулярного анализа СУД;
6)  совершения действий по улучшению СУД.

услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов,

д) проектирование, внедрение

и администрирование специализированных систем для управления документами,

е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

планированию, организации, управлению (координации, регулированию) и контролю в сфере управления

документами.
Организация предполагает комплекс действий по распределению ответственности, делегированию полномочий по выполнению отдельных функций регулирования, внедрению систем электронного документооборота на всех уровнях управления.
Организационные мероприятия напрямую зависят от содержания процессов управления документами, с помощью которых реализуется собственно функция управления документами.

(records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов всистему),

управление документами и доступ к ним в течение времени

Стандарты серии 30300:
3.4.2  система управления документами (СУД) (management system for records): система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов.

3.4.4  документная система (records system): информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.

Понятие системы управления документами.

конкретными документами (или рабочие процессы) не тождественны процессам управления документами.

Рабочие процессы последовательны, процессы управления документами, как уже отмечено выше, не имеют такой линейности. Рабочие процессы напрямую связаны с жизненным циклом документа.

их для использования.
Характеристики документной системы: надежность, целостность, соответствие, комплексность системность.

в них системы электронного документооборота соответствовали единым требованиям, установленным для

них с учетом специфики их деятельности.

Функциональные требования к системе управления документами.

документа или сведений о документе, определяющих место документа в системе

и позволяющих управлять, осуществляя:
‒ регистрацию документов,
‒ сканирование документов на бумажном носителе;
‒ фиксацию содержания электронного документа в целях исключения возможности внесения изменений в документ;
– доведение документа до пользователей СЭД (исполнителей, лиц, согласующих и подписывающих документ);
– процедуры согласования и подписания электронных документов с использованием электронной подписи;
– контроль исполнения поручений по документам с автоматическим уведомлением пользователей СЭД о состоянии исполнения поручений;
– отправку документов;
– контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов;
– хранение и учет документов;
‒ установление сроков хранения документов;
‒ выделение документов к уничтожению по истечении сроков их хранения с сохранением в СЭД акта о выделении документов к уничтожению;
‒ экспорт документов постоянного срока хранения и по личному составу для передачи на хранение в архивы;
– передачу документов в архив органа власти.

проверку и сохранность электронных подписей и связанных с ними сертификатов

ключей проверки электронной подписи;
– хранить результат проверки электронной подписи в виде метаданных электронного документа;
– информировать пользователя СЭД о результатах проверки электронной подписи.
Создание, обработка документов в СЭД должны осуществляться в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

* Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

и исходящими документами на бумажном носителе, включенными в СЭД путем

регистрации и сканирования;
– электронными документами, полученными или переданными по системе МЭДО и СМЭВ;
– внутренними документами федерального органа исполнительной власти*.
Следует отметить, что наличие установленных Минсвязью России требований к СЭД, не исключает возможности регламентации правил использования СЭД и дополнительных требований к СЭД в конкретном органе власти.

* Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221, п. 7.

так и в электронной форме, поэтому процессы управления документами, сформулированные

на основе ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, являются основой для определения функциональных требований к СЭД*. Для того, чтобы СЭД обеспечивала реализацию этих процессов, необходимы соответствующие инструменты управления, прежде всего, это нормативные правовые акты и акты методического характера.

Этапы разработки и внедрения системы управления документами.

* Приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении требований к информационным системам ээлектронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»; Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти: Отчет о научно-исследовательской работе по государственному контракту от 29 мая 013 г. № 016-2 М., 2013. С. 16-20. [электронный ресурс]/ URL: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf.

необходимо принять ряд решений, которые обеспечат ее функционирование:

а) решение, какой

формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

б) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

в) требования к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;

г) решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

д) обеспечение сохранности документов и доступа к ним;

е) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока.

создание хранение и использование которых осуществляется в электронном виде;
– альбом шаблонов

форм электронных документов;
– комплекс классификаторов и справочников, обеспечивающих регламентацию включения документа в систему и размещение в ней в соответствии с принятой классификационной схемой, разграничение прав доступа к документам, включенным в систему, а также поиск и хранение документов в системе. В состав классификаторов должна входить номенклатура дел с указанием сроков хранения документов как многофункциональный справочник, обеспечивающий и размещение документов в системе, и их поиск;
– регламентация полей регистрационно-контрольной карточки в Инструкции по делопроизводству, которые обеспечивают создание метаданных документа (реквизитные метаданные). Схема метаданных в целом определяется в рамках требований к СЭД на этапе ее проектирования.
Эти нормативные документы обеспечивают создание инструментов управления документами в СЭД, функционирование СЭД и реализацию в системе отдельных этапов жизненного цикла документа в соответствии с выделенными документопотоками, содержание которых также нуждается в регламентации. Обычно работа с документами на этих этапах определяется инструкцией по делопроизводству.

документа в систему;

– разработка классификационной схемы и системы индексации;

– регистрация;

–

определение прав доступа и защиты документов в системе;

– установление порядка и сроков хранения;

– хранение;

– использование;

– обеспечение сохранности.

Основные процессы по управлению документами в системе.

которой реализуются функции организации, управления (регулирования) и контроля, мы можем

определить необходимый состав нормативных и методических документов, которые являются инструментом осуществления этих функций: