Средства обработки и хранения документов

способе их хранения становится весьма актуальным.
Основными требованиями к системе

хранения документов являются:
удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
удобство и простота поиска документов;
минимальный размер занимаемой площади;
невысокая стоимость.

футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах,

сейфах.

Наибольший интерес представляют картотеки.

формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенные

в систематизированном порядке.

вращающихся и др.
Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам,

алфавиту, по темам, а иногда и произвольно.
Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.

последующей карты выступал из под всех предыдущих и можно было

бы видеть идентификатор каждой карты.
Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.

них картами.
Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем,

проходящим через пробитые в картах отверстия.
Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др.
Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость;
недостаток - относительная трудность поиска карт.

получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки.

Для этих картотек используют

специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.

оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными

в них документами.
Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты.
Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек.
Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.

подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами

на рабочее место оператора.
Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.

легкий механизированный поиск.
Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник

из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции.
При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель.
На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную.
Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды.
При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают.
С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5-6 признакам.

позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма распространенных и

эффективных системах хранения микрофильмированной документации.
Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке.
Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов.
Из всех используемых на практике систем хранении документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.
Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин.
Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий.

или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов,

пневмопочты и др.

крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны,

закрепленные на тросе.

скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°.
Пространственные ленточные

конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута.
Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки:
документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом);
документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д.
Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители- карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

и на большие расстояния.
Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в

разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе.



Например, пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транз1П", "Магистраль" такие же патроны - на расстояние 400 м.

текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений,

платежных документов.
Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей - шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки.
В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати.
Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты.

При

печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению.

Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного

покрытия.

Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка.
Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

по заданному формату и аккуратного складывания их.

Фальцевальные машины выполняют

все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др.

Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

формата А3 -А4, брошюрует до 100 страниц формата

А4-А5, производительность до 1500 брошюр в час, имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки и может пробивать боковые отверстия под скоросшиватель.

Брошюровальные машины
устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок.
Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и т.п.
Комплекс

аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема, при этом автоматически обрабатывать готовые блоки, и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

липкой и др.

пластиковыми пластинами;
переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5

148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.
Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых

документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer).

Виды уничтожителей:
офисные (продольная резка),
промышленные (перекрестная резка),
секретные (резка в бумажную пыль),
специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).