Технологии Тайм - менеджмента

временем

3) Методы тайм-менеджмента

4) Заражение идеей

Полный курс. – М.: Альпина Паблишер, 2012.
Г. Архангельский. Диагностика тайм-менеджмента:

как измерить неосязаемое // Управление персоналом. – 2004. – №6.
HR-Portal. HR сообщество и публикации. [Электронный ресурс]: http://hr-portal.ru/article/diagnostika-taym-menedzhmenta-kak-izmerit-neosyazaemoe?page=0
Г.Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.
П.М.Керженцев. Борьба за время. – М.: Экономика, 1965.
Е.С. Милюков. Тайм-менеджмент как инструмент управления производительностью // Экономика и управление. – 2011. – 4 (77).
4brain.ru. Обучающий интернет проект. [Электронный ресурс]: http://4brain.ru/time/systems.php
Т. Феррис. Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе "от звонка до звонка", жить где угодно и богатеть. /в пер.: У. Сапциной. – М.: ООО «Издательство «Добрая книга», 2014.
Д. Аллен. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010.
Б. Трейси. Управляй своим временем и удвой результаты: Пер. с анг. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2006.
Д. Моргенстерн. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. – М.: ООО «Издательство «Добрая книга», 2006.

© РГСУ 2015

раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов организации

временных затрат в различных сферах

Управление временем - это технология организации времени и повышения эффективности его использования

Совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач

© РГСУ 2015

2015

управления временем; - цель управления временем; - ценности и принципы управления

временем; - философию управления временем.

Сущность Тайм - менеджмента

© РГСУ 2015

наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей .
Тимоти

Феррис . Работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть.

© РГСУ 2015

любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи
© РГСУ 2015

Фиксация времени

степень наполненности прожитого времени
© РГСУ 2015
Разделяй и властвуй

выполнения главных задач;

Каким образом распределить дела в течение одного дня;

Сократить

непродуктивные затраты времени

© РГСУ 2015

Оценка задач и времени залог успеха

с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной

организации своей деятельности.

Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего.

Суть классического понимания системы тайм-менеджмента : она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.

© РГСУ 2015

работы!!!»
«Главное не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и,

на основе результатов, строить видение будущего!»

© РГСУ 2015

Getting Things Done(GTD) Дэвида Аллена

Вас. Никто не умнее Вас. Просто они начали раньше».
«Если делать

то, что делают другие преуспевающие люди, то в конечном счете вы придете к тем же результатам, которых достигли эти преуспевающие люди»
«Непрерывное обучение — ключ к успеху в XXI столетии. Пожизненная учеба — это минимальное требование для успеха в вашей (а также в любой другой) сфере деятельности»
«Ваш потрясающий мозг может поднять вас из нищеты до богатства, превратить вас из одиночки во всеобщего любимца, вывести из депрессии, сделав счастливым и радостным, если вы правильно воспользуетесь им»
«Вы с неизбежностью притягиваете к себе людей и обстоятельства, которые гармонируют с преобладающими у вас мыслями»
«Самое главное ваше сокровище — это мир в душе»
«Чем больше вы себе нравитесь, чем больше вы самого себя уважаете, тем больше вы любите и уважаете других, тем больше они любят и уважают вас»

© РГСУ 2015

укрепляет вашу решимость»
«Избавьтесь от негативных людей в вашей жизни, окружите

себя теми, кто верит в вас и вдохновляет вас. Если вы окружены негативными людьми, ничего из того, чему я учу вас, не будет работать»
«Помните: всякий раз повторяя однажды сделанный выбор, вы превращаете его в привычку, от которой потом бывает трудно отказаться»
«Ваш успех зависит от привычек, вырабатываемых с течением времени»
«Не поддавайтесь искушению в первую очередь заниматься мелочами»

«Каждый вечер составляйте перечень дел на предстоящий рабочий день. Сначала перенесите в него то, что не удалось выполнить сегодня, а затем добавьте все дела на завтра»

«Каждую ночь, прежде чем уснуть, представляйте себе свой идеальный завтрашний день. Вы увидите, во многом так и будет»

«Применяйте правило шести "П": правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели»

© РГСУ 2015

Брайан Трейси

план по управлению временем

стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь

от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

© РГСУ 2015

Брайан Трейси «Съедайте лягушку на завтрак»

задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и

что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно
Образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы.

© РГСУ 2015

«Бифштекс из слона»

а для того, чтобы делать правильно то, что нужно
© РГСУ

2015

Научитесь говорить «нет»

активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых

с их учётом

© РГСУ 2015

Стремитесь к автоматизации

Выполняйте похожие дела подряд

Контекстное планирование является одной из реализаций непрожективного подхода и опирается

на гибкое, ситуационное время, позволяя повысить эффективность реагирования на непредвиденные обстоятельства с помощью упорядочения задач по «кайросам», «контекстам».

«персональный проектный менеджмент» (переход в личной работе от «функционального» управления, характерного для классического тайм - менеджмента, к «проектному»)

III.Методы управления временем

Методы моделирования - принятия решений и планирования

© РГСУ 2015

оперативного регулирования личной работы.

Разобран «стереотип порядка», характерный для классического

тайм-менеджмента, показана его неоптимальность и достижение максимальной эффективности личной работы не на максимальном, а на оптимальном (определяемом ситуационно) значении уровня упорядоченности.

Дан ряд практических приложений: упорядочение информации в личной работе, методика ведения творческой картотеки, создание «место хаоса» в любом управлении и регламентации.

Методы регулирования - реализации решений

© РГСУ 2015

решений по приоритетам и перепоручениям;


Контроль учета выполненного.

© РГСУ 2015
Упорядочивание планов

дня с помощью метода «Альп»

важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист.

Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

© РГСУ 2015

и установить очередность;

пронумеровать эти задачи;
оценить задачи соответственно по категориям A,

B и C;

задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;

задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Установление приоритетов с помощью анализа АВС

© РГСУ 2015

потерям.

© РГСУ 2015

один раз;
4. отсутствие представления о предстоящих задачах;
5. плохое планирование дня;
6. заваленный письменный стол;
7. Интернет,

компьютерные игры, чаты, форумы;
8. дорога;
9. недостаток мотивации;
10. телефонные звонки, отрывающие от дела;
11. поиски записей, адресов, телефонов;

12. недостаток кооперации;
13. незапланированные посетители;
14. неспособность сказать «нет»;
15. неполная или запоздалая информация;
16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17. неумение довести дело до конца;
18. отвлечение на внешние факторы;
19. затяжные совещания, собрания;
20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;

© РГСУ 2015

Поглотители времени

контролируемы.

Хотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не

мнений.

Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результата.

Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.

Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей.

© РГСУ 2015

время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается.

Ловите

удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцель.

Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего.

Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». «Загнанный как лошадь» менеджер - профнепригоден.

© РГСУ 2015

Наличие всех задач на «внешних носителях» (желательно электронных) позволяет в

личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте «материализация» помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников.

Материализованность

© РГСУ 2015

аксиома. То же самое верно и в отношении личного и

командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило показатели применяются при хрономентраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать», и т.п.

Измеримость

© РГСУ 2015

проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один

из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

© РГСУ 2015

Системность

минутам». Но план - не самоцель. Планы как в личной,

так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

© РГСУ 2015

Гибкость

может - четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает

на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает ясность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

© РГСУ 2015

Целеориентированность

выделяемую на приоритетные задачи. Как правило именно в направлении приоритизированности

лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента.

© РГСУ 2015

Приоритизированность

давать результаты. Но она же может в большей или меньшей

степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

© РГСУ 2015

Инвестиционность

выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не «привязанных» к

жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

© РГСУ 2015

Своевременность

коллегой - насколько руководитель может быть уверен в исполнении? Потребуется

ли много раз напомнить об этой задаче?

© РГСУ 2015

Контролируемость

и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном

личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте ни личная работа, ни взаимодействие с коллегами не становятся «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий.

© РГСУ 2015

Легкость

2015

и их взаимосвязи.

Далее проводится детальный анализ по отдельным критериям,

учитывающий статистику распределения ответов внутри группы, корреляционные функции матрицы ответов, и т.п.

Заключительным этапом анализа является формулирование рекомендаций и сведение всех схем в единую Карту проблем и решений, дающую обзорный взгляд на все предстоящие ТМ-мероприятия

© РГСУ 2015

дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом

повышения эффективности мышления.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности.

Хронометраж

© РГСУ 2015

ваше время;


• изыскать первые резервы времени;


• выработать «чувство эффективности»
и «чувство времени».

Основные

задачи

© РГСУ 2015

которого зависит работа, задачи и дедлайны сотрудника, это его непосредственный

начальник. Что делать сотруднику, если его начальник не знаком с принципами ТМ? Для этого следует воспользоваться следующими методами.
Его идея
Инструменты в деле
Незатратные инструменты

типа управления:
Личный ТМ, добровольный самоменеджмент
Корпоративный ТМ – стандарт управления временем

обязательный для всех сотрудников компании.
Обычный регулярный менеджмент – распределение проектов, обязанностей, функций, зон ответственности между сотрудниками

показать его полезность, а не его удобство для вас лично.
Убеждайте

действенность ТМ своим личным примером.
С позиции начальника, принудительно внедряя техники управления временем, делайте это постепенно и маленькими шажками.
Для закрепления применяйте немедленные и небольшие санкции
Используйте пилотные проекты