Тема 7 Первинне спостереження: документація та документування в бухгалтерському

Загальні поняття про бухгалтерські документи і машинні носії облікової інформації.
7.2.

Значення документів для економічної роботи і управління підприємством.
7.3. Реквізити бухгалтерських документів, вимоги до їх змісту і оформлення.
7.4. Класифікація бухгалтерських документів.
7.5. Приймання, перевірка і обробка документів. Організація документообороту.
7.6. Шляхи удосконалення бухгалтерських документів і документообороту.

інформації
Однією з найбільш істотних особливостей бухгалтерського обліку є суцільна й

безперервна реєстрація і відображення фактів господарського життя. Досягають цього шляхом документального оформлення кожного господарського явища. Документи – основне джерело облікової інформації. Без документів не здійснюють ні єдиного запису в облікові регістри.

свідоцтво фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право

її здійснення.
Документування – процес оформлення документами фактів господарського життя.
Документація – сукупність первинних документів на всі господарські операції.

первинного спостереження за господарськими операціями та є обов’язковою умовою їх

відображення в обліку.
Бухгалтерські документи – первинні носії облікової інформації. Вони мають вигляд паперових бланків заздалегідь розробленої форми, заповнених інформацією про господарські операції. Заповнений документ повинен точно і в повному обсязі відображати всі необхідні характеристики господарської операції. Від його якості значною мірою залежить якість всього бухгалтерського обліку.

р.
Типова форма № П-16
Затверджена наказом Мінстату України від 09 жовтня

1995 р. № 253
Код за УКУД 0302005

ВАТ “Агропромтехніка”
Цех (дільниця) майстерня
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 22707047

Майстер (бригадир) Калита Калита О. П.

Начальник цеху Калита Калита О. П.
Виконроб Пасько Пасько В. С.

спочатку це були перфокарти, дуаль-карти, перфострічки, магнітні стрічки. Зараз використовують,

у більшості випадків, магнітні диски різних модифікакцій, магнітні картки.

джерелом оперативної інформації для прийняття управлінських рішень, а також носіями

відповідних розпоряджень на здійснення таких операцій.
Важливе значення мають документи для контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, раціональністю використання засобів і ресурсів. Документи є основним джерелом інформації для проведення документальної ревізії та аудиту.

єдиною законною підставою облікових записів та основою для вирішення усіх

конфліктних ситуацій. Судові органи визнають за документами юридичну силу письмового свідоцтва. Вони є головним об’єктом судово-бухгалтерської експертизи.
Економічне значення документів полягає в тому, що вони є джерелом інформації для планування, аналізу господарської діяльності, впровадження передових методів організації праці і господарювання, нових технологій тощо.

кожен документ відповідав своєму призначенню, він повинен мати певний мінімум

показників (реквізитів), які б забезпечували його доказову силу.
Реквізити документів (від лат. Reguisitum – потрібне, необхідне) – показники, що є складовою частиною документу, характеризують господарську операцію і надають документу юридичної сили.

від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції;
одиниці виміру

господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність і своєчасність її оформлення;
особистий підпис або інший знак, який дає змогу ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

по вертикалі послідовно один за одним;
Зональна – площа документа ділиться

на окремі зони (комірки), які призначені для відображення окремих груп показників;
Табельна – для кожного показника виділяють декілька колонок, а сам показник може розміщуватися в декількох рядках;
Комбінована – поєднує всі названі або дві з них у різних комбінаціях.

р. № 253
ТОВ «Сонячний»
(підприємство,

організація)
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ __________________
Код за УКУД _____________________
СПИСОК № 16 ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ
в червні 2014 р. (має силу наказу)
по відділу збуту цеху (відділу, дільниці)

Начальник відділу кадрів Бондар Бондар Л К.
Начальник відділу (дільниці, цеху) Кац Кац М. Н.
Бухгалтер Коваль Коваль Н. М.
« 19» травня 20 14 р.

здійснення операції або безпосередньо після її закінчення;
Документи повинні містити обов’язкові

реквізити типових або спеціалізованих форм;
Записи в первинних документах виконують чорнилом темного кольору або машинним способом для забезпечення їх зберігання протягом встановленого терміну;
У грошових документах суми проставляють цифрами і словами, перше слово суми записують скраю з великої літери;

документів на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок

виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу учасників господарської операції та /або контролюючих органів на їх вимогу в межах повноважень, передбачених законами;
Керівник підприємства повинен затвердити наказом обмежений перелік осіб, які мають право дозвільного підпису на видаткових первинних документах;
Забороняється приймати до виконання документи, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку їх оформлення, завдають шкоди власникам;

розбірливо, підписи посадових осіб у документах мають бути постійними і

розбірливими, щоб за ними можна було ідентифікувати особу, що підписала документ;
У тексті документів та цифрових даних не повинно бути підчисток, помарок, забруднень, незастережених виправлень. Особливо важливі господарські операції оформляють на бланках документів суворої звітності, які мають типографський номер і друкуються на папері з певним рівнем захищеності;

банківських і касових документах помилки не виправляють, такі документи замінюють

новими;
Підприємство забезпечує належне зберігання первинних документів протягом терміну, який регулюється спеціальним переліком, запобігає несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах;
Відповідальність за несвоєчасне складання та недостовірність відображених в документах даних несуть особи, які склали і підписали ці документи;
Первинні документи можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням уповноважених державних органів.

ознак:
За призначенням – розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення, комбіновані;
За порядком

складання – первинні, зведені (вторинні);
За способом охоплення операцій – разові, накопичувальні;

об’єктів) – однопозиційні, багатопозиційні;
За технікою складання і опрацювання – вручну,

комп’ютерно, автоматично;
За змістом – грошові, матеріальні, розрахункові.

первинні документи надходять до бухгалтерії для перевірки, обробки та використання

в обліку.
Перевірку документів здійснюють :
- за формою;
за змістом;
за логікою відображених фактів (логічна перевірка);
арифметична перевірка;
зустрічна перевірка.

відображені факти, що не викликають сумнівів у їх законності та

господарській доцільності. Неправильно складені документи повертають на дооформлення. Документи, які неправильно відображають факти господарського життя або свідчать про незаконні операції (навіть якщо вони й правильно оформлені), вважаються підробленими (фальсифікованими) і підлягають вилученню для розслідування (як свідоцтво незаконних дій).

документів;
групування (складання накопичувальних реєстрів за однотипними операціями);
контирування (визначення кореспонденції рахунків);
розноска

(облікова реєстрація);
передача документів у архів.
Порядок виконання окремих процедур може змінюватися в залежності від прийнятої технології обробки документів.

від моменту складання або надходження зі сторони до передачі в

архів після запису в облікові регістри називається документооборотом.
Порядок і терміни обробки первинних документів визначаються графіком документообороту, який складає бухгалтер і затверджує керівник підприємства.

на підприємстві має стати удосконалення організації первинного обліку.
Первинний облік –

це процес ідентифікації фактів господарського життя, їх кількісного вимірювання, відображення у первинних документах та реєстрація цих документів у регістрах первинного обліку безпосередньо в місцях здійснення господарських операцій (у виробничих або господарських підрозділах).

для відображення однорідних операцій на підприємствах різних галузей економіки;
Стандартизація

– встановлення (виготовлення) документів стандартних розмірів та з однаковим порядком розміщення реквізитів на бланках однотипних документів;
Ширше використання накопичувальних форм документів замість разових (де це доцільно і допустимо);

та доказовості;
Скорочення змісту документів за рахунок вилучення неістотних (другорядних) показників;
Відмова

від виготовлення надлишкових (непотрібних) копій документів, їх корінців, дублікатів тощо;
Застосування комп’ютерних форм первинних документів з їх наступною автоматизованою обробкою і т. ін.