Тема 8: Правовое регулирование и учет расчетов с персоналом

формы и системы оплаты труда.
2. Порядок расчёта отпускных и выплат

по нетрудоспособности.
3. Удержания из заработной платы.
4. Документы по учёту личного состава, затрат труда и его оплаты.
5. Синтетический учёт расчётов с персоналом по оплате труда.
6. Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования.
7. Учёт расчётов с подотчётными лицами по служебным командировкам.
8. Учёт расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным расходам.
9. Учёт расчётов с подотчётными лицами по представительским расходам.
10. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами.

квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. Постановлением правительства

РФ № 787 от 31 октября 2002 г.).
Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922).
Постановление Правительства РФ от 15.06.2007 № 375 "Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Нормативные документы по учёту расчётов с персоналом по оплате труда

в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий

выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и др. выплаты).

Заработная плата
(оплата труда работника)
(ст. 129, 132 ТК РФ)

Вознаграждение за труд

Компенсационные выплаты

Стимулирующие выплаты

Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается.
Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.

рублях) (ст. 131 ТК РФ).
Оплата труда может производиться и в

иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ).
Выплата заработной платы не допускается в бонах, купонах, в форме долговых обязательств, расписок, а также в виде спиртных напитков, наркотических, ядовитых, вредных и иных токсических веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот (ст. 131 ТК РФ).

Выплата заработной платы

себя следующие элементы:
Тарифная сетка - совокупность тарифных разрядов работ

(профессий, должностей), определенных в зависимости от сложности работ и требований к квалификации работников с помощью тарифных коэффициентов.
Тарифный коэффициент - отношение часовой или дневной ставки оплаты труда, установленной применительно к данному разряду тарифной сетки, к соответствующей ставке оплаты труда по низшему разряду. Например, если часовая ставка оплаты труда по восьмому разряду в пять раз выше, чем по первому, то тарифный коэффициент равен пяти.
Тарифная ставка - фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
Оклад - фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета выплат.

труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема

работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии за дополнительную оплату.
Эта работа может осуществляться путем совмещения профессий или расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы.
Работодатель имеет право досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня
При выполнении работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы работнику производится доплата. Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы, но не ниже установленного нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

первые два часа работы не менее чем в полуторном размере,

за последующие часы - не менее чем в двойном размере.
Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором, но не ниже установленных нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению

с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Минимальные размеры повышения оплаты труда за работу в ночное время устанавливаются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Конкретные размеры повышения оплаты труда за работу в ночное время устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором, но не ниже установленных нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

выполнении работ различной квалификации:
с повременной оплатой труда труд работника оплачивается

по работе более высокой квалификации;
со сдельной оплатой труда работа работника оплачивается по расценкам выполняемой им работы.
В случаях, когда с учетом характера производства работникам со сдельной оплатой труда поручается выполнение работ, тарифицируемых ниже присвоенных им разрядов, работодатель обязан выплатить межразрядную разницу.

155 ТК РФ)
Оплата труда работника производится, если указанные случаи произошли:
по

вине работодателя – в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени;
по вине работника – в соответствии с объемом выполненной работы (оплата нормируемой части заработной платы) производится в соответствии с объемом выполненной работы;
по причинам, не зависящим от работодателя и работника - за работником сохраняется не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально фактически отработанному времени.

РФ)
Брак не по вине работника оплачивается наравне с годными изделиями.
Полный

брак - по вине работника оплате не подлежит.
Частичный брак оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.

Оплата труда при освоении новых производств (продукции)
(ст. 158 ТК РФ )

Коллективным договором или трудовым договором может быть предусмотрено сохранение за работником его прежней заработной платы на период освоения нового производства (продукции).

работодателя – в размере не менее двух третей средней заработной

платы работника;
по вине работника – не оплачивается;
по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя;
О начале простоя, вызванного поломкой оборудования и другими причинами, которые делают невозможным продолжение выполнения работником его трудовой функции, работник обязан сообщить своему непосредственному руководителю, иному представителю работодателя.

в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем

в двойном размере:
сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;
работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

нечасто, но считается базовой формулой для расчета среднедневного заработка (СДЗ):

СДЗ=ЗП

/ (12мес*29,3)

ЗП – заработная плата, полученная за полный период (12 месяцев).
12 мес. – количество месяцев в расчетном периоде.
29,3 – среднее количество дней в одном месяце.

Например, заработная плата сотрудника составляет 45 000 руб. в месяц.
СДЗ= 45000*12/(12*29.3)= 1537.1 руб.
Если отпуск составляет 14 дней, то отпускные будут равны 21520 руб.

заработка (СДЗ) производится по формуле:

СДЗ = ЗП / (КПМ*29,3 +

∑КНМ)

КПМ – полное число месяцев, отработанных сотрудником.
∑КНМ – суммарное число календарных дней в месяцах, отработанных не полностью.

КНМ = (29,3/КД) * ОД

КД – общее количество календарных дней в месяце.
ОД – общее число календарных дней, которые были отработаны.

должен уйти в отпуск в июне 2014 на 14 дней.

В мае 2014 он болел с 15 по 23 число(9 дней). Начисленная ему заработная плата за расчетный период = 495 000 руб. за 11 полных месяцев и 45000*7/22=14318,18 за май, когда сотрудник болел. То есть за весь расчетный период заработная плата составила 509 318,18 руб.
Определим, сколько сотруднику должны начислить отпускных.
Расчет за неполный месяц дней:
ОД=30-9=21 день
КНМ=29,3/30*21=20,51 дней
Расчет отпуска:
СДЗ=509318,18/(11*29,3+20,51)= 1485,7 руб.
Сумма отпускных=14*1485,7 =20800 руб.

пособия по нетрудоспособности
Расчетный период – это промежуток времени, за который

следует посчитать заработок сотрудника. Расчетный период при выплате пособия — два календарных года, предшествующих году начала болезни или иного страхового случая. При этом длительность расчетного периода всегда составляет 730 дней, какие-либо дни из расчета не исключаются.

Возможна ситуация, когда в расчетном периоде или в одном из годов расчетного периода сотрудник находился в декретном отпуске либо в отпуске по уходу за ребенком. В таком случае сотрудник может заменить эти годы из расчетного периода на другие предшествующие календарные годы (или год), если это приведет к увеличению размера пособия. Для этого сотрудник должен представить работодателю заявление.

период
В расчётный заработок включаются все выплаты за расчетный период, с

которых платили взносы в ФСС. Соответственно, все выплаты, которые не облагаются страховыми взносами, необходимо исключить из общей суммы заработка сотрудника за расчетный период.

Размеры предельной базы для начисления взносов в ФСС

рассчитать средний дневной заработок, используется формула:
В таком порядке рассчитывается

средний дневной заработок любых сотрудников, в том числе тех, которым установлены неполная рабочая неделя, неполный рабочий день или суммированный учет рабочего времени

нетрудоспособности
Пособие по временной нетрудоспособности при утрате трудоспособности вследствие заболевания или

травмы в общем случае выплачивается застрахованному лицу за весь период временной нетрудоспособности до дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности).

Количество оплачиваемых дней временной нетрудоспособности

на территории РФ более 183 дней в году

любом календарном месяце, если гражданин причисляется к таким категориям:
лица,

получившие лучевую болезнь или разные заболевания по причине радиационного влияния при Чернобыльской катастрофы;
лица, получившие инвалидность в результате участия в ликвидировании последствий Чернобыльской катастрофы;
лица, эвакуировавшие жителей и занимавшиеся устранением последствий Чернобыльской катастрофы;
лица, получившие лучевую болезнь и иные заболевания или инвалидность по причине катастрофы на ПО “Маяк” в 1957 г.;
лица, участвовавшие в исследованиях и испытаниях ядерного оружия и радиоактивных веществ до 31.01.1963 г.;
инвалиды ВОВ;
инвалиды из числа военнослужащих, ставших таковыми в результате полученного телесного повреждения или увечья при защите СССР и РФ;
другие группы граждан.

причислить к таким группам:
Герои СССР и Герои РФ;
лица,

получившие награду орден Славы трех степеней;
бывшие блокадники Ленинграда;
бывшие узники гетто и концлагерей;
инвалиды с детства, инвалиды 1 и 2 группы;
лица, получившие лучевую болезнь или иные заболевания от радиационного влияния по причине катастроф и аварий на гражданских или военных атомных объектах;
медицинские сотрудники, получившие облучение радиацией сверх нормы в связи с оказанием помощи пострадавшим на Чернобыльской аварии;
лица, которые были эвакуированы и переселены в связи с Чернобыльской аварией;
лица, ставшие донорами костного мозга в целях спасения людей;
лица, выполнявшие военную обязанность в республике Афганистан и иных странах, где проводились боевые операции;
другие группы граждан.

их супруги в любом календарном месяце:
1 400 руб. для

1-го и 2-го ребенка;
3 000 руб. для 3-го и любого следующего ребенка;
12 000 руб. для ребенка до 18 лет – инвалида;
12 000 руб. для ребенка до 24 лет – учащегося очного типа обучения, при условии, что он инвалид 1-ой или 2-ой группы.

Попечители, опекуны или приемные родители, их супруги в любом календарном месяце:
1 400 руб. для 1-го и 2-го ребенка;
3 000 руб. для 3-го и любого следующего ребенка;
6 000 руб. для ребенка до 18 лет – инвалида;
6 000 руб. для ребенка до 24 лет – учащегося очного вида обучения, при условии, что он инвалид 1-ой или 2-ой группы.

В случае, когда родитель, опекун, попечитель или усыновитель является единственным, вычет по налогу дается в двойном виде. Кроме того, первый родитель, опекун, попечитель или усыновитель может приобретать вычет в двойном виде, когда его супруг предоставит заявление, свидетельствующее об отказе от личного права получать стандартный вычет.

гражданина не имеют пределов и предоставляются, пока условия не изменятся,

и, следовательно, на них имеют право в течение всего времени работы налогоплательщика.

Вычетами на детей разрешается воспользоваться только лишь до того месяца, пока доход плательщика налога не превысит 350 тыс. руб. При наступлении месяца, в котором заработок будет превышать указанный лимит, вычет автоматически перестает предоставляться.

Налоговым вычетом на детей, можно воспользоваться только до того месяца, в котором налогоплательщиком будет превышен официальный доход 350 000 рублей!

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"
Форма

N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу"
Форма N Т-2 "Личная карточка работника"
Форма N Т-3 "Штатное расписание"
Форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника"
Форма N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу"
Форма N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу"
Форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"
Форма N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам"
Форма N Т-7 "График отпусков"
Форма N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником"
Форма N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками"
Форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"
Форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку"
Форма N Т-10 "Командировочное удостоверение"
Форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"
Форма N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника"
Форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников"
Форма N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда"
Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени"
Форма N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость"
Форма N Т-51 "Расчетная ведомость"
Форма N Т-53 "Платежная ведомость"
Форма N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей"
Форма N Т-54 "Лицевой счет"
Форма N Т-54а "Лицевой счет (СВТ)"
Форма N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику"
Форма N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником "
Форма N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы"

декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Указание Банка

России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов".
Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Нормативные документы по учёту расчётов
с подотчетными лицами

Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в

виде авансов в размере, определенном действующим законодательством.
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:
на командировочные расходы;
на хозяйственные нужды;
на оплату представительских расходов.
Руководителем организации должен быть утвержден перечень (список) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя. А при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования

можно двумя способами:
наличными через кассу;
на банковскую

карту.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Первичные учетные документы принимаются к учету, когда соблюдаются требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" о документальном оформлении операций.

невозвращенные после утверждения авансового отчета, включаются в облагаемый НДФЛ доход

не на дату утверждения авансового отчета, а на одну из следующих дат:
последний рабочий день сотрудника в случае его увольнения (при условии, что организация приняла решение не взыскивать сумму долга в судебном порядке);
дата истечения срока, после которого дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию (3 года);
дата принятия решения о прощении долга и его документального оформления.
То есть если сотрудник не уволился и ему не прощен долг, то включать невозвращенную сумму в облагаемый НДФЛ доход на дату истечения срока давности.
Страховые платежи с невозвращённых сумм
Организация на основании статьи 137 Трудового кодекса вправе удержать денежные средства, выданные работнику в подотчет, в течение одного месяца по истечение трёхдневного срока, когда работник должен отчитаться. Если организация эти удержания не произвела, то данная сумма денежных средств облагается страховыми взносами. Если работник представил отчет с подтверждающими документами, то в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования

поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения

служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Кого можно и кого нельзя отправлять в командировку

сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение

расходов, связанных со служебной командировкой.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику командирующей организации.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Если работник заболел во время командировки, работодатель оплачивает его больничный, проживание и выплачивает суточные. Единственное условие - заболевший сотрудник в другом городе должен обратиться к врачу и взять листок нетрудоспособности.

автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного,

а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им

предоставляется бесплатное жилое помещение).
Расходы на проезд
Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Суточные
Размер суточных компания должна определять самостоятельно в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя.

удостоверение, получать у работника отчет о выполненном в командировке поручении (постановление Правительства РФ от

29.12.14 № 1595). Постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки и прибывающих в командировку.
Необходимы следующие документы:
Приказ о командировке
Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. В решении фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ нужно оформить в виде приказа (Т-9). В приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку.
Авансовый отчет
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Служебная записка
Работник, который был в командировке на личном или служебном транспорте - машине или мотоцикле, - должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Записка подтвердит срок командировки. До 8 августа правила требовали оформлять записку только для поездок на личном транспорте. Поэтому возникали вопросы, какие документы нужны, если машина служебная. Теперь же в правилах четко сказано, что срок поездки подтверждает записка, если работник ездил на служебной или личной машине, а также по доверенности на транспорте третьих лиц.  

или услуг у юридических лиц или частных предпринимателей основанием для

последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:
1. Документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по расходам:
контрольно-кассовые чеки;
приходно-кассовые ордера.
2. Документы, указывающие на количество и ассортимент приобретенных ценностей:
товарные чеки;
счета-фактуры;
накладные;
бланки строгой отчетности;
акты выполненных работ, оказанных услуг.
При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.
Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

относятся:
Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного

аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На

выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).