Тема: Ділові наради. Документаційне забезпечення ділових нарад, та преговор і в

та преговорів .

Вступ
Актуальність теми. У процесі функціонування організації інколи трапляються

ситуації, коли керівнику необхідно з'ясувати погляди співробітників на проблему і з урахуванням їх виробити управлінське рішення, намітити конкретні дії або оприлюднити, прокоментувати, конкретизувати для виконавців прийняте рішення. З цією метою часто використовують наради як засіб колективного вирішення проблем. Контроль за виконанням документів включає: постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати: обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;
систематизацію нагляду за виконанням документів;
вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;
підвищення трудової дисципліни виконавців.

основі доступної літератури проаналізувати та з’ясувати основні риси документаційного забезпечення

ділових нарад. Для досягнення цієї мети у роботі вирішується ряд задач:
визначити вимоги, що пред’являються до складання та оформлення управлінських документів;
охарактеризувати технологію організації та проведення ділових нарад;
дослідити вдосконалення документаційного забезпечення при проведенні ділових нарад та переговорів;
проаналізувати функції секретаря з організації та проведення нарад.
Об’єктом дослідження є загальне визначення ділових нарад та їх документаційне забезпечення.
Предметом дослідження виступає документаційне забезпечення при проведенні та організації ділових нарад.

що пред’являються до складання та оформлення управлінських документів
Управлінська діяльність знаходить

своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.
Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.
З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

.

на письмові, графічні, фото -, фоно -, кінодокументи.
письмові -

всі рукописні та машинописні документи;
графічні - креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;
фото -, кінодокументи дають можливість зберегти об'єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами;
фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.

за змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.

велике правове значення. Таким чином Управлінська діяльність знаходить своє відображення

в документах, здійснюються за допомогою різноманітних функцій. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи . Документи класифікуються за різними критеріями. Та За способом фіксації інформації

з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна

інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.
Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу.

автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки

потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці.

нарад
Нарада як засіб колективного вирішення проблем є однією з ефективних

форм управлінської діяльності. Дослідження свідчать, що приблизно 90 % ідей виникає у процесі колективного обміну думками. Очевидно, цим зумовлене використання її в організації роботи колективу.
Нарада — організаційна форма спільного обговорення і вирішення керівником разом з підлеглими певних проблем, питань. Керівники і спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20—30 % робочого часу. Більшість із них, як правило, є масовими, що породжує різноманітні проблеми.

їх організації та проведення. Характерними недоліками нарад є часте їх

скликання, незадовільна підготовка, залучення до участі багатьох осіб (здебільшого перших керівників), необґрунтована тривалість основної доповіді і дебатів, нечіткий стиль проведення нарад, що призводить до їх затягування…


У процесі управління організаціями використовують
такі види нарад:
а) диктаторська нарада — керівник ознайомлює присутніх зі своїми
розпорядженнями, власним поглядом, з постановою чи наказом
вищого керівництва. Інколи дозволяє учасникам наради
ставити запитання. Обмін думками відсутній;
б) автократична нарада — різновид диктаторської. Керівник кожному ставить запитання і вислуховує відповіді. У такій нараді бере участь небагато працівників.
в)дискусійна нарада — вільний обмін думками, загальне голосування, прийняття рішення, яке потім підлягає затвердженню керівництвом.
г) дискусійна нарада — вільний обмін думками, загальне голосування, прийняття рішення, яке потім підлягає затвердженню керівництвом. Варіантом може бути одноосібне прийняття рішення керівником після осмислення висловленого і запропонованого на нараді;
д) вільна нарада — аморфна, без чітко сформульованого порядку денного, а інколи й без головуючого. Метою її є обмін думками; прийняття рішення необов'язкове.

процедур проведення нарад з визначенням кола учасників;
регулярне інформування зацікавлених осіб

про виконані або виконувані роботи;
оперативне оцінювання якості виконаних і виконуваних робіт;
регулярні консультації фахівців спорідненого
профілю.
Отже, наради не завжди забезпечують очікуваний ефект, що спричинене неправильною технологією їх організації та проведення. В організації оперативних нарад важливо чітко визначити їх основну мету, яка може бути інформаційно-пізнавальною.

ефективною формою обміну інформацією і досвідом роботи. Під час проведення

наради відбувається спільне обговорення певних питань, що дає змогу прийняти об'єктивне рішення, прискорити процес доведення конкретних доручень до безпосередніх виконавців, покращити організацію контролю за виконанням цих доручень.
Залежно від складу учасників наради можуть бути міжнародними, всеукраїнськими, обласними, міськими, районними, галузевими, а також такими, що скликаються в межах однієї установи чи її окремого підрозділу. Кількість учасників може бути різною, а тривалість наради (від кількох годин до кількох днів) визначається складністю і обсягом питань, які заплановано розглянути на ній.
За призначенням і характером службові наради поділяються на такі основні види: наради, пов'язані з виробленням і прийняттям рішень;
наради, пов'язані з організацією реалізації прийнятих рішень;
наради за підсумками виконання якого-небудь
рішення з метою оцінки його результатів;
наради, що скликаються з метою
вирішення поточних виробничих завдань.

її проведення;
визначити питання порядку денного;
визначити учасників, у тому числі тих,

кого передбачається запросити;
визначити час і місце проведення.
Невелику короткотривалу нараду краще призначати на початок або кінець робочого дня, щоб не порушувати ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший.
До вибору приміщення слід поставитися відповідально. Враховуючи кількість учасників, потрібно обов'язково передбачити резервні місця (для невеликої наради додатково 2-3 місця, для великої — не менше 15-20) Чіткій організації роботи сприяє складання списку за певною формою, в якій можна передбачити всі відомості, необхідні для контролю за ходом підготовки і проведенням наради Див .(Додаток А). Такий список (за необхідності його можна доповнити іншими графами), розмножений у потрібній кількості примірників, стане у нагоді і для роботи адміністративно-господарських служб при підготовці приміщень, і для реєстрації учасників наради. Не зайвим буде він і на столі президії — за цим списком головуючому легше буде орієнтуватися під час ведення засідання.

лист-запрошення Див.(Додаток В). Членам нарад постійно діючих колегіальних органів порядок

денний із зазначенням місця і часу засідання, як правило, розсилають. У листі-запрошенні, крім зазначення установи, яка проводить нараду, порядку денного, часу (дати і години) та місця проведення, можуть повідомлятися додаткові умови участі: надання готелю, вартість, необхідність підтвердження участі тощо.
Якщо не передбачене повторне запрошення після одержання підтвердження участі, то у першому листі-запрошенні зазначається повна адреса місця проведення наради з докладним описом транспортних маршрутів.
Отже ефективність проведення службової наради значною мірою залежить від якості її підготовки. Залежно від виду наради, її тривалості та кількості учасників проводяться різні підготовчі організаційно-технічні заходи. Обслуговування невеликих нарад покладається, як правило, на секретаря керівника установи або на одного з працівників.

у підготовці до наради є завчасне вироблення проекту рішення з

обговорюваних питань або проектів підсумкових документів. Саме для ухвалення цих рішень та затвердження підсумкових документів і скликають нараду. Наявність проектів дає можливість глибше вивчити документи, внести виправлення, оперативно їх обговорити. Проекти рішень складають та оформлюють працівники, відповідальні за підготовку розгляду питань.
Пакет документів має бути підготовлений не менш як за 48 годин, розмножений та розісланий за 24 години до початку наради. Для цього також можна застосувати електронну пошту і факс.
Останнім етапом в організації наради є безпосередня підготовка приміщення і його технічне оснащення. Заздалегідь з'ясовують необхідність у демонстраційних засобах. У великих приміщеннях, як правило, перевіряють робочий стан радіомережі.

порядку денного, визначення кола учасників і часу проведення наради.
II

Організація робочої групи з проведення наради та розподіл обов'язків.
III Визначення місця проведення наради (вибір приміщення).
IV Оповіщення учасників наради:
складання запрошень;
розіслання запрошень.
V Уточнення списку учасників.
VI Підготовка пакета документів для розгляду на нараді:
основних доповідей;
довідково-інформаційних матеріалів;
проектів рішень та підсумкових документів.
VII Визначення фінансових витрат.
VIII Проведення організаційних заходів: замовлення готелю;
замовлення транспорту;
організація кава-паузи;
організація культурно-масових заходів;
закупівля канцелярського приладдя, води, квітів тощо.
IX Перевірка готовності приміщення (кількість місць і технічне оснащення).

Функції секретаря з організації та проведення нарад, Підвищення ролі секретаря

при проведенні та організації ділових нарад.
Працездатність людини має два піки підвищеної активності: перший — приблизно з 9 до 12—13-ої години і другий — між 14 і 18-ою годинами Див (рис. 3.1). Проведення наради під час другого піку буде додатковим чинником, який стимулюватиме її учасників працювати швидше й ефективніше, щоб не затримуватися. Вважають, що корисніше проводити дві наради на тиждень (кожну по півгодини), ніж одну тривалістю годину.



Див .Рис. 3.1. Піки підвищеної працездатності людини
Ефективність наради та активність учасників залежать і від її тривалості Див.(рис. 3.2). У період між 45—90 хв. активність стабілізується, а потім різко знижується.




Див. Рис. 3.2. Стан учасників наради залежно від її тривалості

встановлюють регламент. Як правило, на доповідь припадає 20—25 хв., на

виступи в дебатах — 2,5—3 хв. За більшого ліміту часу промовці повторюються, втрачають хід думки тощо. Важливо, щоб головуючий стежив за розвитком думки промовців і за дотриманням регламенту, хоча нерідко це стосується виступів підлеглих, а виступ керівника регламентом не обмежують.
Нарада повинна закінчуватися прийняттям рішень. Якщо за результатами наради не видано відповідного директивного документа, а контроль за виконанням рішень не налагоджений, необхідність в аналогічній нараді виникне знову. Тому, крім протоколу наради, складають графік реалізації її рішень, видають наказ чи приймають постанову, контролюють їх виконання.
На важливих нарадах до роботи секретаря висуваються особливі вимоги, адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена, компетентна в тих питаннях, які обговорюються. У найближчі 2-3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій — усі члени президії.

і виступів у відповідь, питань і відповідей, заперечень і доказів.

Переговори можуть проходити легко чи напружено, партнери можуть домовитися між собою без труднощів чи зіткнувшись із ними, або ж узагалі не прийти до згоди. Тому для досягнення успіху під час проведення ділових переговорів необхідно розробляти й застосовувати спеціальну техніку, тактику їх проведення.
Керівник повинен зрозуміти, що оволодіння технікою ведення ділового спілкування дозволить йому навчитися розробляти й застосовувати алгоритм результативних переговорів.
Керівникові необхідно прийняти до відома, що для досягнення виробничих цілей підприємства необхідно досконально готувати й чітко організовувати наради з урахуванням сукупності обов’язкових елементів підготовки, проведення й ухвалення рішення.
Отже . Завдяки цьому потенційні учасники наради отримують змогу заздалегідь попрацювати над проблемою необхідності опрацювати спеціальну літературу), порадитися з компетентними людьми .Під час проведення наради за принципом «мозкової атаки» необхідно дотримуватися правил. Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.