Организация документооборота

завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение
цель — обеспечение

движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ)
задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ

система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);
организация документооборота в пространстве

(маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);
особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).
Количественные показатели:
объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);
удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;
плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;
физический объем конкретного документа — размер его текста;
продолжительность документооборота — скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа

проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о

документе в регистрационных формах:
единая регистрационно-контрольная карточка
журнальная форма регистрации документов

стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии

исполнения — входящих.
распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам:
к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»;
порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.

единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения

Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов

форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях,

организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности

Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по

практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа
это бланк с реквизитами, обязательными

для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Табель унифицированных форм документов
перечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждает руководитель организации.

созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации

государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
документация по приему на работу
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация по увольнению с работы;
документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
является

классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями

и их систематизация внутри него

работа по формированию дел состоит из

следующих операций:
раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление дела.

целью установления сроков их хранения
проводится в два этапа: в делопроизводстве

и в архиве организации

(свыше 10 лет) хранение, сдают в архив организации. При этом

дела в течение года после их завершения остаются на хранении в структурных подразделениях для использования в практической работе, после чего в течение года оформляются и готовятся для передачи в архив.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится теми же сотрудниками, которые ведут формирование дел, под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
При полном оформлении дел выполняются: подшивка или переплет дел; нумерация листов в деле; составление завершительной надписи дела (листа-заверителя), а в необходимых случаях и внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела

(единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел,

закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.