Слайд 1Литература
1. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие/ М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект:
Велби, 2005.-383 c.. -ISBN 5-98032-815-7
2. Делопроизводство: Образцы док.: Практ. рек.
Организацион.-распорядит. долк. Док по персоналц. Хозяйств. док. Регистац. формы / Т.О. Айман. -2-е изд. -М.: Риор, 2005.-271 c.. -ISBN 5-9557-0144-3
3. Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq. спецификация доступна в электронном виде на Веб-узле Microsoft – «Государство в ХХ1 веке».:www.microsoft.com/rus/government
Слайд 2Документ - это
информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.
Слайд 3
Информационный документ / document (существительное)
Записанная информация или объект, с которым
можно обращаться как с единым целым.
Источник: ISO 15489 (Проект
международного стандарта; см. Приложение 1 ссылка [9]).
Замечание: документ (информационный материал) может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных, графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Документ может состоять из одного или нескольких объектов данных.
Замечание: информационные документы отличаются от служебных документов (records) в некоторых важных аспектах.
24-ФЗ и ГОСТ Р 51141-98: Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Слайд 4Официальный документ / record
Документ, составленный или полученный отдельным лицом или
организацией в процессе своей текущей деятельности и сохраняемый этим лицом
или организацией.
Источник: адаптированное определение функциональной спецификации PRO
(Приложение 1 ссылка [2]).
Замечание: официальный документ может быть составным и объединять несколько информационных документов на любом носителе и в любом формате. В дополнение к содержательной части, документ должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (в т.ч. информацию, описывающую компоненты служебного документа). Ключевое свойство официального документа есть его неизменность.
, оформленный ГОСТ Р 51141-98:
Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Слайд 5Задачи делопроизводства
Создание документов
Регистрация и контроль исполнения
Продвижение документов
Систематизация и хранение
Основные задачи
делопроизводства
Слайд 6Составляющие нормативной базы делопроизводства
Нормативная база делопроизводства
Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы
Нормативные
документы
Классификаторы
ГСДОУ
Слайд 7Типы классификаторов
Классификаторы
Классификаторы информации об управленческих документах
Классификаторы информации об организационных структурах
Классификаторы
информации о населении и кадрах
Слайд 8Классификация документа по характеру связей
Слайд 9Внутренние документы управления
Приказы
Протоколы и решения
Акты
Докладные записки
Справки
Слайд 10Классификация управленческих документов
Управленческие документы
Организационные
Распорядительные
Информационно - справочные
Документы по личному составу
Слайд 11Документы по личному составу
Основные сведения
Резюме
Заявления
Приказы по личному составу
Командировочное удостоверение
Другие документы
Слайд 12Виды должностных инструкций
Должностные инструкции
Примерные
Типовые
Индивидуальные
Слайд 13Классификация документов по содержанию
Документы
Первичные
Сводные
Слайд 14Классификация документов по типу носителей
Документы
Бумажные
Электронные
Слайд 15Основные требования к оформлению документов
Правила составления документов
Язык документов
Правовая охрана документов
Слайд 23Документооборот на предприятии
Руководитель
Секретарь
Структурное подразделение
Архив
Структурное подразделение
Направление в дело
Исходящий
Входящий
Доклад
Производственная
задача
Контроль
Исполнение
Виза
Согласование
Слайд 24Организация документооборота
Представление о документообороте
Обработка входящих документов
Обработка исходящих и внутренних документов
Регистрация
и контроль исполнения документов
Номенклатура дел
Слайд 25Документопотоки предприятия
Документы
Внешние
Внутренние
Исходящие
Слайд 26Внешние связи предприятия
Предприятие
Внешняя среда
Вышестоящие органы
Контролирующие органы
Смежные предприятия
Слайд 27Решения
Акты, протоколы, заключения
Отчеты
Законы, указания, рекомендации, нормы
Приказы, задания
Вышестоящие органы
Администрация
Службы контроля
Службы управления
Исполнители
Службы
делопроизводства
Служебные записки, отчетность
Документооборот предприятия
Слайд 28Маршрут входящего документа
Входящий документ
Экспедиционная
обработка, реги-
страция входя-
щих
Внешний мир
Секретари,
экспедиция
Снятие с
контроля
Архив
Рассмотрение,
резолюция по
исполнению
Контроль за
исполнением,
принятие
решения по
исполнению
документа
Исполнение
документа,
отчёт руково-
дителю
Руководители
Исполнители
Слайд 29Входящие документы подвергаются следующим операциям:
экспедиционной обработке;
регистрации;
рассмотрению руководством и выдаче резолюции;
ознакомлению
в структурном подразделении или исполнению;
контролю за исполнением, включающему постановку на
контроль документов;
отслеживанию хода исполнения;
составлению делопроизводственных отчетов для руководства;
снятию исполненных документов с контроля.
Слайд 30Маршрут исходящего документа
Исходящий
документ
Корреспонденты
Регистрация,
контроль за
сроками ис-
полнения
Снятие с
контроля,
регистрация
исходящего
документа,
экспедиционная
обработка
Секретари,
экспедиция
Задание по
подготовке
документа
Утверждение
Исполнение,
подготовка
документа
Согласование
Руководители
Исполнители
Слайд 31Основные процедуры обработки исходящих документов:
разработка проекта документа в структурном подразделении;
согласование
проекта документа в структурных подразделениях организации;
утверждение документа руководством;
регистрация документа;
экспедиционная обработка
документа;
Слайд 32Внутренний документооборот
Достаточно большую часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние
документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования
только внутри организации. Это могут быть приказы, руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний и др.
Слайд 33Маршрут внутреннего документа
Регистрация,
контроль за
сроками
исполнения
Архив
Задание по
подготовке
документа
Утверждение
Исполнение,
подготовка
документа
Согласование
Работа с
копией
документа
Секретари,
экспедиция
Руководители
Исполнители
Слайд 34При создании внутренних документов делопроизводители
выполняют следующие операции:
подготовка проекта внутреннего
документа;
обеспечение согласования документа;
утверждение;
регистрация;
рассылка по подразделениям;
контроль исполнения документа;
Слайд 36СЭД объединяет 3 важнейшие ИТ:
Управление документами, включая их создание, рецензирование,
редактирование и подготовку к распространению.
Создание, накопление и хранение.
Автоматизацию деловых процессов
Слайд 38
Системы управления электронными документами (СУД) - DMS (Document management systems).
Слайд 39Document Management System
(DMS)-
системы управления документами (СУД), средства
систематизации доступа к деловым документам. Предназначены для автоматизации хранения и
поиска документов, а также управления документами разных форматов, в том числе и изображениями документов. Можно сказать, что СУД фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации;
Слайд 40Основные задачи, для решение которых предназначается СУД:
Создание и ведение единого
электронного архива, способного аккумулировать данные любых типов;
Обеспечение быстрого и удобного
поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе;
Ограничение возможности каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности;
Слайд 41Продолжение:
Обеспечение работы с несколькими версиями одного и того же документа,
выписки документа для обработки вне системы и возврата его в
библиотеку, а также экспорт и импорт документов;
Повышение надежности (целостности) хранения данных;
Слайд 42 Обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от
объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации,
расположенной в различных территориально-разнесенных подразделениях предприятия;
Обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.
Продолжение:
Слайд 43 Управление над документами созданными в разных прикладных программах для
персональных компьютеров;
Замена концепции имен документов их регистрационными карточками, содержащими расширенную
информацию (поисковый образ документа), используемую для их поиска и управления.
СУД должны решать проблему с управлением большими объемами документов на следующих принципах:
Слайд 44СУД. Продолжение 1
Обеспечение пользователей мощными функциями поиска по информации карточек.
Они хранятся в SQL-базах данных, поэтому СУД может поддерживать работу
с очень большим количеством каточек и использоваться как в небольших рабочих группах, так и крупных организациях;
Снабжение документов текстовым индексом, который позволяет искать их по контексту. Индекс обновляется после каждого обновления;
Гарантирование тесной интеграции с основными приложениями.
Слайд 45 Защита документов обеспечивается соответствующими расширенными функциями проверки пароля, прав доступа
к документу, полю и т.д.;
Контроль версий и ведение истории работы
с документами;
Поддержка мобильных пользователей, предоставляя им возможность выписки и возврата документов;
СУД. Продолжение 2
Слайд 46СУД. Продолжение 3
Интегрированные СУД связывают карточки документов с их физическими
файлами на сетевом сервере – пользователи имеют дело уже с
ними, а не именами файлов и сложными путями к директориям.
Создание систем управления документами в сетевой среде.
Слайд 47Классификация СУД
Ad-hoc - Системы электронной почты с расширенным функционалом
АСКИД -
автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой
Groupware – системы
коллективной работы
Docflow – системы автоматизации управления документооборотом
Workflow – системы автоматизации деловых процессов
Интегрированные СУД.
Слайд 48Ad-hoc
Системы этого класса предназначены для структурированных процессов, состоящих из небольшого
количества простых шагов, но инициируемых произвольно.
Инициатор запускает процесс, направляя электронную
почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.
Это многие почтовые системы, например «MS Exchange».
Слайд 49 В систему входит две подсистемы : электронная почта и база
данных.
Функционал электронной почты:
Подготовка почтовых сообщений на основе использования штатного редактора
и уже подготовленных файлов любых форматов.
Предоставляется возможность поставить под документом подпись.
«AD-HOC» на примере «1С- электронная почта».
Слайд 50AD-HOC
Отправка документов как индивидуальному адресу, так и группе адресатов (через
групповой адрес) и в общий.
Диалоговая обработка содержимого почтового ящика при
связи по телекоммуникационному каналу.
Возможность принять и передать почту по заранее сформированному сценарию в пакетном («off-line») режиме.
Наличие возможности автоматического ответа на письмо.
Наличие папок, как аналога архивов писем «бумажной» почтой.
Система правил для автоматизации раскладки пришедшей корреспонденции по соответствующим папкам.
Просмотр общего почтового ящика и выборочное получение писем.
Слайд 51 Поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого тематического рубрикатора.
Просмотр найденной информации
и выборочное сохранение на жестком диске.
Просмотр фрагментов усеченной графики и
сохранение их на жестком диске.
AD-HOC Функционал работы с базой данных:
Слайд 52AD-HOC Функционал работы с базой данных (продолжение):
Просмотр БД с
фрагментами любого формата.
Передача фрагментов данных для последующего их включения в
БД, а так же сообщения администратору банка данных или другим пользователям системы.
Слайд 53Недостатки системы AD-HOC
архитектура не предназначена для работы с большим количеством
документов. Поэтому целесообразно применять такие системы для ограниченного количества документов
в рамках рабочей группы.
Слайд 54Системы класса «АСКИД»
автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой
применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков
управленческих документов, характеризующимися ограниченным набором выполняемых, строго регламентированных деловых процессов для выполнения делопроизводственных процедур.
Слайд 55Системы класса АСКИД должна обеспечивать:
Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая
письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение
руководству организации или в её структурные подразделения;
Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
Слайд 56Регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении,
согласование документов;
Списание документов в дело в соответствии с принятой в
организации номенклатурой дел;
Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства;
продолжение
Слайд 57продолжение
Поиск документов и получение статистических отчетов;
Формирование реестров отправки для экспедиции
учреждения
Слайд 58Groupware-
программное обеспечение для рабочих групп, средства организации электронного
взаимодействия исполнителей, интегрированные среды для коллективной работы . Предназначены для
организаций, сотрудникам которых по характеру их деятельности требуется постоянный обмен документами. Осуществляют задачи хранения, просмотра и совместного использования документов;
Слайд 59Groupware -
это системы, поддерживающие неформализованную последовательность обработки документов участниками процесса
предназначенные
для обеспечения коллективной работы пользователей на общем уровне, т.е. обмен
сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения данных и механизмы для определения простых маршрутов,
Слайд 60Groupware
ориентированы на проект и взаимодействие небольшой или средней группы сотрудников,
совместно использующих информацию из БД,
например, разработка каталога продаваемой продукции
Слайд 61
Функции систем на примере «Group Wise 4.1» от фирмы Novell.
Пересылка
электронной почты;
Маршрутизация сообщений;
Контроль за прохождением документов по заданным маршрутам;
Управление коллективной
работой;
Системы класса «groupware»
Слайд 62Groupware
Индивидуальное календарное планирование;
Согласованное календарное планирование групповой работы;
Планирование совместно используемых ресурсов;
Планирование
и распределение задач между членами рабочей группы.
В системе организована многоуровневая
система ограничения прав доступа к информации. Для сохранности используется симметричный нелинейный алгоритм шифрования.
Слайд 63Docflow -
Ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых
планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов.
Слайд 64Docflow
Обработка, исполнение и продвижение каждого документа в организации осуществляется согласно
прописанному для него маршруту.
Применяются в средних и крупных предприятиях и
организациях с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.
Слайд 65 - предназначены прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей
в масштабах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать
процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки.
Docflow
Слайд 66Пример docflow
- «1С: Документооборот», это дальнейшее развитие «1С: Электронной почты»
и может применятся в средних и крупных организациях.
Возможности системы:
Отказаться от
бумажной технологии управления и хранить все документы в электроном виде;
С помощью средства модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников;
Слайд 67«1С: Документооборот»,
Облегчение работы конечных исполнителей за счет автоматизации большинства операций
по приемке, получению, заполнению документа, выполняющихся системой автоматически;
Выполняет мгновенную передачу
документа от одного исполнителя к другому;
Возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа действия предприятия;
Слайд 68При использовании компоненты «Сервер документов» позволяет:
проектировать запросы и разрешать их
использование пользователям;
Обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах;
Защитить
свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию;
Использовать различные готовые документы, так же и сканированные;
Использовать центральный архив;
Слайд 69Work-flow System-
системы автоматизации деловых процедур (АДП),
средства проектирования и организации маршрутных бизнес-процессов . Предназначены для создания
сложных прикладных систем коллективной обработки документов в ходе различных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. Заранее прописывается точный маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права пользователей на документ в каждой точке движения. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на один уровень;
Слайд 70Workflow -
Поток работ или деловых процессов, при котором документы, информация
или задания передаются последовательно или параллельно от одних участников для
выполнения к другим согласно набору руководящих правил.
Workflow автоматизирует процесс, а не функцию.
Слайд 71Workflow
Предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают
исключительные ситуации.
Лучше всего подходит архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы.
Слайд 72 включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии
работ от описания сценария взаимодействия сотрудников в карте или маршруте
делового процесса до реального управления выполнением заданий.
«workflow» - технология
Слайд 73В основе технологии «workflow» лежат следующие базовые понятия:
Деловой процесс (Business
Process) – это логически завершенный набор операций, поддерживающих структуру предприятия
и реализующих его политику, направленную на достижение поставленных целей;
Объект – информационный, материальный или финансовый объект используемый в бизнес-процессе;
Событие - внешние действие , произошедшие с объектом;
Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
Исполнитель – лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса;
Слайд 74Деловая процедура – это неделимый логический этап делового процесса;
Описание процесса
- это формализованное описание процесса, входящих в него деловых процедур,
а так же правил их выполнения и ролей участников процесса;
Базовые понятия workflow
Слайд 75Базовые понятия workflow
Данные – информация, которая необходима для осуществления действия;
Правила
маршрутизации - определяются последовательностью выполнения процедур делового процесса или, иными
словами, сценарий реализации делового процесса.
Слайд 76Выделяют несколько видов маршрутизации:
В зависимости от порядка следования активизируемых процедур:
Последовательная
маршрутизация;
Параллельная маршрутизация;
Смешанная маршрутизация;
Слайд 77
В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур:
Жесткая маршрутизация;
Свободная маршрутизация;
Гибридная маршрутизация;
Слайд 78Инструменты – специализированные информационные системы, обрабатывающие информацию, связанную с каждой
отдельно взятой работой или заданием;
Базовые понятия workflow (продолжение)
Слайд 79Каждая система workflow должна обеспечивать решение трех следующих задач:
Разработка и
описание бизнес-процесса;
Управление выполнением бизнес-процесса;
Интеграция используемых в процессе приложений;
Слайд 80Где применяются системы класса Workflow ?
Применяются
для средних и крупных предприятий и организаций, имеющих строго регламентированные
процедуры обработки, как то:
Банки
Государственные службы
Службы кредитных карточек покупателей
Страховые компании.
Слайд 81Системы «workflow», внедряют чтобы решить определенные задачи, к ним можно
отнести:
Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения
принятых решении.
Поддержка системы контроля качества выпускаемой продукции или выполняемых услуг.
Слайд 82Задачи workflow
Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации.
Обеспечение кадровой
гибкости за счет большой формализации деятельности каждого сотрудника.
Протоколирование деятельности предприятия
в целом.
Слайд 83
Оптимизация бизнесс-процесов и автоматизация механизма их выполнения и
контроля.
Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.
Исключение необходимости или существенное
удешевление хранения бумажных документов.
Продолжение:
Слайд 84Full Text System
полнотекстовые базы данных . С
их помощью осуществляется индексирование и поиск информации (Information Indexing and
Retrieval);
Слайд 85Поиск документов
Поиск осуществляется нахождением документа по двум принципам:
по атрибутам
документа – дате создания, размеру, автору и пр.
по его
содержанию (тексту). Обычно поиск по содержанию выполняется двумя способами: по ключевым словам и по всему тексту. Такой поиск называют полнотекстовым;
Слайд 86Поиск документов
Для поиска документов создают и хранят их поисковые образы.
Поисковый образ документа (ПОД) – совокупность кодов ведущих ключевых слов
(дескрипторов), которые описывают содержание;
Ключевые слова и их коды хранятся в специальном словаре – тезаурусе;
Слайд 87Для того, чтобы осуществлять поиск документов, нужно создать информационно-поисковый язык
(ИПЯ), в состав которого входит тезаурус и грамматика языка;
Чтобы отыскать
документ, нужно создать с помощью ИПЯ поисковый образ запроса (ПОЗ), который представляет собой совокупность закодированных ключевых слов, описывающие те документы, которые нужно найти.
Поиск документов
Слайд 88В сфере поиска документов определены следующие понятия:
Релевантность – степень соответствия
найденного документа запросу.
Точность поиска – определяется тем, какая часть информации,
выданная в ответ на запрос, является релевантной. Высчитывается как отношение объема релевантных запросу документов к общему числу найденных документов.
Слайд 89
Полнота поиска – доп. параметр, показывающий, какова доля (или процент)
найденных релевантных документов в общем количестве релевантных документов имеющихся в
базе.
Единица поиска – это квант текста, в пределах которого в данной поисковой системе осуществляется поиск.
Слайд 90Классификация методов поиска документов:
Слайд 91Индексный (двоичный)
– применяется в структурированных БД. В таких методах слова
интерпретируются как последовательности закодированных символов. Использую систему запросов, система двоичного
поиска выбирает точное соответствие для отдельного слова или цепочки слов. Это самый простой вид поиска, но и самый слабый.
Слайд 92Морфологический поиск
– т.е. поиск опирающийся на знание морфологии языка, поскольку
в языке есть ещё и процессы словообразования, в ходе которого
образуются «родственники» слова – другие части речи.
Слайд 93Подразделяют два способа морфологического поиска:
Бессловарный метод - в процессе поиска
, выявляется основа слова, отделяется от его окончание и выполняется
запрос;
Поиск «со словарем» - здесь поисковая система имеет словарь основ слова, ссылки от которого указываются на возможные окончания, при этом скорость поиска понижается но существенно возрастает его точность.
Слайд 94Поиск по логической комбинации слов
– поиск осуществляется по нескольким словам,
т.к. вероятность вхождения двух или трех слов в ненужный документ
намного ниже.
Существует несколько форм запросов для такого поиска:
булевый,
поиск по близости,
нечеткий запрос.
Слайд 95Long-term Storage-
специализированное оборудование и программное обеспечение для
долговременного хранения данных
Слайд 96Совместимость автоматизированной системы и сложившейся инфраструктуры
Следует обратить внимание на следующие
аспекты:
система должна быть простой в установке и конфигурировании;
заранее нужно решить,
кто возьмет на себя функции администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение;
как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы — по защите, спискам пользователей и т.д.;
Слайд 97Совместимость автоматизированной системы и сложившейся инфраструктуры
(продолжение)
совместима ли система с другими
технологиями обработки документов. На практике не всегда все необходимые функции
собраны в одном продукте. Зачастую многие полезные возможности реализованы в продуктах третьих фирм, которые предлагают их в качестве дополнительных компонентов к основной системе;
если планируется развитие системы, то на кого будут возложены эти работы.
Слайд 99 Lotus — один из лидеров рынка систем электронной почты
и систем для групповой работы.
В основе Lotus Domino/Notes лежат
семь ключевых технологий:
документоориентированная база данных;
средства разработки приложений;
система тиражирования (реплицирования) данных;
электронная почта;
средства защиты данных;
средства календарного планирования и составления расписаний;
Web-технологии и технологии Internet/intranet.
Слайд 100Функциональные возможности платформы Documentum 4i
Поддержка различных форматов данных
Обработка графических
образов документов — аннотирование
Настройка рабочей среды пользователя
Управление версиями документов
и атрибутирование
Слайд 101Использование системы Documentum 4i в качестве платформы для автоматизации управления
документами и бизнес-процессами крупных распределенных предприятий имеет следующие преимущества:
полная автоматизация управления неструктурированными документами на предприятии;
поддержка распределенности и высокая масштабируемость системы проверенная мировым опытом использования в крупнейших корпорациях (пользователями системы являются 1100 корпораций из списка Global 2000, в частности в компании Ford Motors развернуто 154 000 рабочих мест Documentum);
быстрая настройка, создание и тиражирование приложений на базе Documentum 4i с помощью специальных интерфейсов "без программирования";
открытость системы — возможность интеграции с системами ERP, CRM CAD/CAM, наличие промышленных модулей интеграции с SAP R/3 AutoCad, Lotus Notes, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;
Слайд 102Documentum 4i
функционирование в различном аппаратном и программном окружении — поддержка
разных операционных систем (Windows NT/2000, SUM Solaris, HP Unix, Linux,
AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DBS Sybase);
безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступ к документам, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи российской разработки;
мощные административные возможности для централизованного управления распределенной системой;
наличие типовых решений по управлению базами знаний, документам и бизнес-процессами с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований заказчика;
широкий набор средств разработки приложений.
Слайд 103Главные характеристики системы "Кодекс: Документооборот" заключаются в следующем:
1. Готовые решения
для типовых задач (функций) делопроизводства
2. Реальность в постановке задач.
3. Модульность
в сочетании с единой информационной логикой.
4. Экономичность системы для заказчика.
Слайд 104Основные функциональные подсистемы «Кодекс: Документооборот»
Служебная корреспонденция
Контроль исполнения документов
Письма и обращения
граждан.
Слайд 105Функции подсистемы «Служебная корреспонденция»
Регистрация входящих и исходящих Д
Формирование соответствующего дела
на основе номенклатуры дел данного предприятия
Организацию движения Д по исполнителям
и контроль их исполнения
Постановку документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Контроль исполнения»
Слайд 106Функции подсистемы «Контроль исполнения документов»
Регистрация контрольных Д, заданий, исполнителей, рассылка
контрольных карт по исполнителям
Регистрация переносов сроков заданий
Автоматическое и ручное снятие
с контроля полностью отработанных контрольных Д
Формирование соответствующего дела
Автоматическая перерегистрация Д при передаче контрольных Д в подведомственные подразделения.
Слайд 107Функции подсистемы «Письма и обращения граждан»
Ввод данных о заявителях
Регистрация обращений
и вопросов, поставленных в них
Контроль рассмотрения обращений и поручений
руководителя.
Слайд 108Как показывает практика данный продукт прекрасно зарекомендовал себя в следующих
структурах:
юридических компаниях и юридических подразделениях фирм;
банковском секторе;
аудиторских и консалтинговых компаниях;
страховых
фирмах;
различных фондах и архивах;
проектных институтах и конструкторских бюро;
государственных и муниципальных учреждениях;
службах документационного обеспечения управлений.
Слайд 109Основные возможности и преимущества
удобная организация работы с документами;
максимально низкая вероятность
потери документа;
эффективный полнотекстовый поисковый механизм;
функция автоматической маршрутизации документов и заданий
с контролем исполнительской дисциплины;
полная интеграция с операционной и почтовой системами;
поддержка работы через Internet;
высокая безопасность за счет интеграции со средствами защиты информации;
поддержка работы в территориально-распределенной среде;
низкая стоимость внутреннего сопровождения.
Слайд 110Функциональные возможности
системы DOCS Fusion заключаются в следующем:
регистрация документов и поручений;
работа
с документами и их версиями;
синхронизация списков пользователей и группы с
другими библиотеками DOCS Open;
атрибутивный и полнотекстовый поиск в локальных и удаленных библиотеках;
просмотр найденных документов с помощью встроенных средств с подсветкой запрашиваемых слов;
сохранение параметров запроса;
Слайд 111DOCS Fusion
группировка документов в папки;
выписка и возврат документов для работы
вне корпоративной сети;
ведение истории работы с документом;
поддержка пользователей и групп;
разграничение
прав доступа для групп и отдельных пользователей;
интеграция со средствами защиты информации;
разработка в графическом редакторе контрольно-регистрационных карточек с произвольными атрибутами.
