3. Организационный процесс

программы
Регистрация и оформление участия в выставке
значение выставочного стенда в

организационном процессе
Выставочная стадия, работа на стенде
Особенности работы на стенде
Последующая обработка данных

выставке:
- предвыставочная работа ( от 20

до 52 недель в зависимости от масштабов мероприятия, места проведения, многообразия поставленных целей)
- работа на выставке
- работа после выставки

в выставке
Сбор информации о проводимых в стране или других странах

выставках, представляющих для фирмы интерес
Оценка группы клиентов-посетителей
Отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке
Составление сметы расходов
Организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режима работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.(например, по методу сетевого планирования)

и устанавливает взаимосвязь между ними
Обеспечивает четкую координацию операций различной степени

сложности, выявляет операции, от которых зависит продолжительность всей работы, сосредотачивает внимание на своевременном выполнении каждой операции
Эффективно использует денежные и материальные ресурсы
Предполагает коллективную работу по составлению подробного перечня мероприятий, назначению ответственных за них лиц

стендом
Групповое участие (целесообразно при первом участии в выставке)

из маркетинговой политики
Степень готовности участия в выставке-ярмарке в конкретный период

времени
Уровень осведомленности о ярмарке
Ожидаемые результаты
Опыт и организационные возможности(персонал, время, готовность к риску и т.п.)
Возможные ограничения со стороны организаторов ярмарки
Отраслевые или иные обязательства предприятия
Государственная политика

возможности
Непонимание роли выставок в системе маркетинга
Нехватка организационного опыта
Низкий уровень осведомленности
Отсутствие

экономической поддержки государства
Убеждение в необходимости полной государственной поддержки участия в выставке

или отраслей в национальных павильонах на международных или всемирных выставках,

создание групповых стендов экспонатов снижает финансовые и временные затраты предприятия-участника, дает опыт участия в выставке
Привлечение к участию в выставках в качестве субэкспоната на стенде дружественной организации (более пригоден для России, за рубежом встречается реже)
Участие предприятия в составе экспозиции павильона страны (низкая стоимость, трудоемкость, низкие организационные затраты)

спектр продукции/услуг или лишь отдельные наиболее выразительные решения?
Что обязательно следует

показать ?
Какие продукты являются новыми, улучшенными, конкурентоспособными, что в них подчеркнуть?
Учтены ли актуальные тенденции(экономические, технические)?
Дизайн, окраска, упаковка?
Нужны ли специальные модели для выставки?
Что должно быть на текстовых табло, дисплеях, видеоматериалах?
Могут ли быть товары показаны в действии, близком к реальности?
Вспомогательные средства (электричество, газ, сжатый воздух …)?
Сколько нужно места для экспозиции?

(напр. в Германии за 6-18 месяцев в зависимости от цикла

проведения ежегодно или раз в два года)
Заявка должна включать следующие данные:
- миним. и макс. размеры стенда в кв.м
- расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура)
- габариты стенда (длина и ширина)
- тип стенда (в ряду, угловой, головной, блок-стенд)
- отклонения от заранее заданной схемы распределения места
- конструкция (одно- или двухэтажный стенд)
- данные о выставляемых товарах (структура по отраслям)
- субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы
- данные о количестве ожидаемых отходов и их виды
Условия участия в выставке (договор на участие), в т.ч.техника безопасности, отходы, их утилизация
Страховка экспонента
Заказ на сервисные услуги (аренда готового стенда, прокат мебели, кухонного оборудования, оборудование покрытия пола, освещение, оргтехника, хранение тары, резервирование жилья, уборка, охрана, энергообеспечение, транспортировка и т.д., в т.ч.культурная программа
Внесение данных в каталог выставки, электронные системы

возвращения экспонатов на предприятие (в том числе таможенные проблемы)
Собственными силами

или специальными экспедиторами выставки
При отсутствии специального экспедитора, экспонент должен:
- собрать полную информацию о специфике транспортировки с учетом региона, страны
-правильно выбрать транспортную компанию
- подготовить упаковочные материалы, согласовать график сотрудничества по перевозке
- обеспечить вспомогательные материалы, инструменты для вывоза
- обеспечить маркировку продукта
- учесть валютные формальности

мест в гостинице как заблаговременно, так и в момент приезда)
Защита

окружающей среды, предполагает учет факторов экологической безопасности (интересен опыт Германии)
Участие в общей программе (конференции, презентации фирм-участниц, учебные занятия, конгрессы и пр.), может быть за отдельную плату

предприятия
Значимость дизайна, цветового решения, удобства рассмотрения. Вывеска должна быть

простой и эффектной.
Стенд может воплощать образ предприятия-экспонента, но не быть складом всего ассортимента, должен вызывать интерес, но не быть навязчивым, быть удобным для работы

не обратит внимание на стенд или на стендовика, то он

вряд ли вернется по данному маршруту
С позиций общения для каждого человека существуют три зоны:
- публичная (более 4м),
- персональная (1-4м), в ней начинается процесс завязывания знакомства
- интимная (до 1м), идеальная зона для установления контакта, но нельзя спешить в нее входить (учитывать национальные особенности)
Доброжелательность, улыбка, зрительный контакт, вручение личной визитной карточки
Учет контактов с посетителями (для дальнейшего анализа)

– это не только средство облагораживания выставочных стендов, но и

инструмент конкурентной борьбы
Первостепенное внимание целевым группам:
- VIP делегации, направленные по протоколу на стенд организаторами выставки
- менеджерам и специалистам, интересующимися предложениями экспонента и заблаговременно согласовавших с экспонентом свой визит

работы стенда экспонента
Мотивированы целями и задачами экспонента, особенностями экспонатов
Определяются характером

интересов посетителей и отведенным для них временем
Выражаются в форме конкретных, целенаваправленных организационно-технических действий экспонента
Выполняются дифференцированно в зависимости от типа посетителя и предоставляются бесплатно

: заключительная беседа с сотрудниками, демонтаж

отчетов
Изучение записей разговоров
Содержание переговоров классифицируются по следующим темам: товары, сфера

их применения, технология, новые пожелания клиентов

посетителей стендов по целевым группам, по сравнению с прошлыми выставками,

посетителей-специалистов
Опрос экспонентов
Анализ отраслевой конъюнктуры
Оценка собственной выставочной рекламы
Анализ местоположения стенда, его размера, оснащения
Оценка работы персонала
Обмен впечатлениями
Анализ поведения конкурентов
Анализ резонанса в прессе
В случае необходимости, анализ причины неудач