Аудит систем менеджмента

таких видов деятельности, как сертификация, оценка и надзор.

Сущность аудита заключается

в проверке различных объектов в системах менеджмента и получении непредвзятой информации о соответствии этих объектов запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001, ИСО 14001 и положениям документов организации, описывающих последовательность и содержание действий, необходимых для выполнения установленных требований.

Аудит (лат. audire – слышать) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени соответствия согласованным критериям (ИСО 19011).

мониторингу, анализу и улучшению.

проводится первой стороной (самой организацией)
• Внешний аудит проводится

второй (заинтересованными в деятельности организации сторонами) или третьей стороной (внешними, независимыми организациями)
• Аудит двух или нескольких систем менеджмента для различных аспектов (например, качество, охрана окружающей среды, охрана труда), проводимый одновременно, называют "комплексным аудитом". 

на соответствие критериям, установленным в ИСО 9001 и ИСО 14001,

а также положениям внутренних документов систем менеджмента. Если такие критерии отсутствуют, то отсутствует и предмет для аудита.
Внутренний аудит как постоянная деятельность в системах менеджмента складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и называемых аудиторскими проверками или просто проверками.


ЧЕМ ЭФФЕКТИВНЕЕ ФУНКЦИОНИРУЕТ ВНУТРЕННИЙ
АУДИТ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА, ТЕМ БОЛЬШЕ
ВЕРОЯТНОСТЬ УСПЕШНОГО ПРОХОЖДЕНИЯ
ВНЕШНЕГО АУДИТА

ВНЕШНИМ

экологии позволяет организации решать следующие задачи:

Подтверждение соответствия деятельности и

ее результатов в системах менеджмента установленным требованиям;
Подтверждение достижения целей в области качества и экологии;
Подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных и контрактных требований;
Подтверждение устранения несоответствий (коррекции) и выполнения корректирующих действий;
Определение рисков, связанных с несоблюдением установленных требований в процессах систем менеджмента;
Оценка готовности систем менеджмента организации к сертификации;
Выявление возможности улучшений;
Оценка поставщиков организации;
Самооценка организации.

аудиторской проверки (объект рассмотрения при внутренней проверке) - вид деятельности,

процесс или система менеджмента, подлежащие проверке.

Объем аудиторской проверки - глубина и границы аудита.

Организационные единицы - подразделение, подразделения (если речь идет о процессе, в котором участвуют несколько подразделений) или деятельность должностного лица, подвергаемые проверке.

Физическое местонахождение организационных единиц - места, где находится проверяемое подразделение (ряд подразделений) и те основные или вспомогательные участки, в которых осуществляется проверяемая деятельность.

Время аудиторской проверки - планируемые сроки (даты) проверки.

Критерии аудиторской проверки - документ или отдельный его раздел (пункт), устанавливающий требования к деятельности или процессу, и документы, на которые делаются нормативные ссылки.

- обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты.

Профессиональная осмотрительность - прилежание

и умение принимать правильные решения при проведении аудита.

Конфиденциальность - сохранность информации.

Независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.

Подход, основанный на свидетельстве - разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

ЭКОЛОГИИ
Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.
Ведущий аудитор

- аудитор, назначенный для руководства аудиторской проверкой.

«Эксперт- человек, знающий все больше и больше о всё меньшем и меньшем»
(Известный афоризм)

«Эксперт - человек, который уже не думает, а знает»
(Р. Хаббард)

личные качества и способность применять свои знания и умения при

проведении аудиторских проверок

* - Рабочий стаж может быть сокращен на 1 год в случае, когда лицо получило соответствующее образование после среднего.
** - Аудиты должны быть проведены в течение 3-х последних последовательных лет.

в следующих областях:


Принципы, процедуры и методы аудита;

b) Система менеджмента и

ссылочные документы;

c) Специфика организационной деятельности ;

d) Применяемые к проверяемой организации законодательные, контрактные и другие требования .



Ведущие аудиторы должны обладать дополнительными знаниями и умениями в руководстве аудиторскими проверками.

внутреннего аудита;
применять методы и инструменты аудита;
собирать информацию, необходимую

для объективного оценивания состояния, результатов деятельности и выполнения процессов;
вести записи в рабочих документах в ходе аудиторской проверки;
подтверждать точность собранной информации;
подтверждать достаточность и приемлемость доказательств аудиторской проверки;
оценивать возможные последствия в случае неустранения выявленного несоответствия;
контролировать выполнение корректирующих и предупреждающих действий;
проводить анализ причин выявленных несоответствий;
разъяснять требования документов систем менеджмента;
соблюдать этические нормы поведения.

объективность собранных свидетельств;
сообщение результатов наблюдений ведущему аудитору;
поддержание в

порядке и сохранности документированных данных, относящихся к аудиторской проверке;
незамедлительное информирование ведущего аудитора о выявленных в ходе аудиторской проверки несоответствиях.

Аудитор имеет право:

знакомиться с документацией, необходимой для проведения аудиторской проверки;
общаться с персоналом проверяемого подразделения для получения необходимой информации;
запрашивать дополнительную информацию для целей аудиторской проверки;
прекращать аудиторскую проверку в случае оказания на него давления или противодействия со стороны персонала, поставив об этом в известность ведущего аудитора.

Нежелательные качества аудитора:

- самоуверенность,
- легковерность,
- несдержанность,
- склонность к спорам,
- некоммуникабельность,
- упрямство,
- непоследовательность,
- невнимательность,
- поспешность в выводах,
- нерешительность.

Аудиторы должны проявлять:


- этичность;
- открытость и непредубежденность;
- дипломатичность;
- наблюдательность;
- восприимчивость;
- универсальность;
- упорство;
- решительность;
- самостоятельность;
- принципиальность;
- готовность к самосовершенствованию;
- высокая культура поведения;
- умение сотрудничать и работать с людьми. 

сотрудника организации по установленным критериям в принятом порядке с целью

присвоения ему звания аудитора или подтверждения этого звания.

проводящие конкретную аудиторскую проверку.
При определении состава группы аудиторов необходимо учитывать:

цель, объем и критерии аудиторской проверки и ее продолжительность;

характер аудиторской проверки (является ли она комплексной или совместной);

компетентность аудиторов;

- необходимость обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности и исключения конфликта интересов.

периодически в запланированное время.
Программа аудита разрабатывается с учетом статуса и

значимости процессов и видов деятельности, реализуемых в системах менеджмента, а также результатов предыдущих проверок.


Статус проверяемого процесса (вида деятельности) характеризуется следующими вариантами:

- процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям и результативен;

- процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям, но не результативен;

- процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, но не соответствует установленным требованиям;

- процесс (вид деятельности) не проходил аудиторской проверки в отчетный период.

процессов управления программой аудита. Схема показывает применение цикла PDCA. Цифры

на этой схеме указывают на соответствующий раздел/подраздел ISO 19011:2011.

аудиторской проверки ведущий аудитор должен официально (в форме служебной записки

или извещения) заранее (например, за неделю до начала проверки) уведомить о ней владельца (руководителя) процесса или руководителя проверяемого подразделения.

Пример формы письменного уведомления о проведении аудита

документации систем менеджмента
Документация систем менеджмента - совокупность документов, определяющих построение,

функционирование и улучшение системы.

15.2. Виды документов
Политика в области качества (экологическая политика) - документально оформленное заявление о политике и целях организации в области качества (экологии).
Цели организации в области качества (экологии) - то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества (экологии).
Руководство по качеству (Руководство по экологии) - документ, описывающий систему менеджмента качества (систему экологи­ческого менеджмента) организации.
Процедура - документ, устанавливающий способ выполнения определенной деятельности или процесса в системе.
Рабочая инструкция - детальное описание того, как исполнять и регистрировать задание.
Записи (зарегистрированные данные) - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в системе.

ИСО 9001 (ИСО 14001) или рекомендациям ИСО 9004 (ИСО 14004)

и содержать только значимую для их пользователей информацию.
Документ должен содержать только практически выполнимые работы. В противном случае он может вызвать лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счете, бесполезным. Иное дело, когда речь идет о работах, которые могут быть осуществлены только после выполнения определенных плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа.
Документ должен быть адресным, т.е. в нем должен быть определен состав лиц и/или структурных подразделений организации, для которых исполнение документа в целом или в отдельных его положениях является обязательным.
Документ должен быть изложен в понятной для всех его пользователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие.
Документ должен быть идентифицирован, т. е. иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющие установить его принадлежность к определенной части системы менеджмента качества и (или) экологии для обеспечения его легкой прослеживаемости.
Степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу.

для функционирования системы менеджмента качества и (или) экологии.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМ

МЕНЕДЖМЕНТА
ПО ГРУППАМ-ОБЪЕКТАМ УПРАВЛЕНИЯ

Политика в области качества и (или) экологии
- Цели в

области качества и (или) экологии
- Руководство по качеству (Руководство по экологии)
- Документированные, процедуры, инструкции, методики
- Матрицы компетенции
- Карты (паспорта) процессов СМК
- Диаграммы процессов СМК
- Схемы взаимодействия процессов СМК
- Программы (планы) аудита и улучшения СМК и (или) СЭМ
- Перечни одобренных поставщиков
- Перечни продукции
- Перечни документов СМК и (или) СЭМ
- Организационно-распорядительные документы по качеству и/(или) экологии

для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на которые используются для

предварительного оценивания аудитируемого объекта.
Использование опросного листа позволяет:
- сократить время аудиторской проверки,
- сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделения) участником аудиторской проверки,
- психологически подготовить руководителя аудитируемого процесса (подразделения) к работе аудиторов.

перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе

аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.


ПРИМЕРНАЯ ФОРМА КОНТРОЛЬНОГО ВОПРОСНИКА

- бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию,

полученные в ходе аудиторской проверки.


ПРИМЕРНАЯ ФОРМА СТРАНИЦЫ ИЗ ЖУРНАЛА АУДИТОРА

проведение вступительного совещания
2 - сбор и проверка информации
3 - подготовка

и проведение заключительного совещания
4 - составление отчета об аудиторской проверке
5 - представление отчета на утверждение
6 - доработка отчета
7 - регистрация результатов проверки
8 - рассылка отчета заинтересованным лицам
9 - устранение несоответствий (коррекция)
10 - разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий
11 - инспекционный контроль
12 - регистрация результатов аудиторской проверки
13 - информирование заинтересованных лиц об устранении причины несоответствия
14 - оформление дела об аудиторской проверке

планом и методами аудиторской проверки.
Вступительное совещание должно проводиться с участием

руководителя аудитируемого подразделения.
Ведет совещание ведущий аудитор.

§21. СБОР И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ

Целью сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам аудиторской проверки.
Процесс сбора и обработки информации осуществляется по следующей схеме:

от объема и сложности проверки.
Источниками исходной информации для аудитора в

ходе проверки выступают:

- документы, регламентирующие деятельность подразделения и/или процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.),

- планы, акты, регистрационные журналы (журналы измерений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производственная среда и др.

связанной; со сбором информации.
Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям

аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами.

Общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита.

аудиторской проверки может содержать итоговую оценку:
- степени соответствия процесса,

деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;
- результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;
- способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;

а также рекомендации по:
- правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;
- возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом.

Заключение по результатам аудиторской проверки согласовывается всей группой аудиторов с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита. Заключение должно правдиво и точно отражать деятельность аудиторской группы.

каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления

и степени значимости.
По форме проявления несоответствие может быть фактическим или потенциальным. В отличие от фактического, доказанного свидетельством конкретного невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие - это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности.

По степени значимости (величине риска негативных последствий при неустранении несоответствия) несоответствия могут быть значительными (категории 1) и незначительными (категории 2).

подразделения несоответствие или замечание должно быть документировано в форме протокола

(акта), в котором должны быть отмечены:

- время и место обнаружения (выявления);

- краткое содержание несоответствия (замечания);

- значимость несоответствия;

- ссылка на нарушение требования определенного документа;

- необходимость коррекции или корректирующего действия.

в форме коррекции или корректирующих (предупреждающих) действий. Между этими понятиями

существует различие.

24.1. Коррекция

Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.
При коррекции устраняется само несоответствие, а не его причина. Ввиду этого коррекция в большинстве случаев является более простой и быстрой, чем корректирующее (предупреждающее) действие.

24.2. Корректирующие действия

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Корректирующее действие предпринимается для предотвращения его повторного возникновения. Иногда необходимость корректирующего действия наступает после неудачной коррекции.

потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

В отличие от корректирующего

действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия (нежелательной ситуации), предупреждающее действие предпринимается для того, чтобы несоответствие (нежелательная ситуация) не стало реальностью.

Для устранения установленной причины потенциального несоответствия разрабатывается несколько вариантов предупреждающего действия.

сотрудниками аудитируемого подразделения.
Общение - способ поддержания отношений человека с другими

людьми, основанный на передаче и обработке информации.
По данным психологов, процесс общения осуществляется через:

определенных правил и норм нравственного поведения.
Этичное поведение аудитора - снова

его профессионализма.

Для обеспечения надлежащего поведения аудитора рекомендуется, чтобы он в процессе прохождения аттестации подписывал соответствующий «моральный кодекс поведения».

отчета несет ведущий аудитор.

Отчет об аудиторской проверке должен представлять полные,

точные и достоверные данные о проведенной работе.



При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы:

- соответствует ли деятельность подразделения или выполнение процесса требованиям соответствующих стандартов ИСО и документов системы менеджмента качества и (или) экологии?

- имеются ли «узкие места» и недостатки в проверенной деятельности (процессе)?

- может ли проверенная деятельность (процесс) быть упрощена?

- что можно предложить для улучшения деятельности (процесса)?

аудиторской проверки комплектуются в специальное дело под соответствующим регистрационным номером.



В

состав Дела об аудиторской проверке включаются:

план аудиторской проверки;
письменное уведомление руководителя аудитируемого процесса (подразделения);
индивидуальные отчеты аудиторов;
отчет о результатах аудиторской проверки;
заполненные опросные листы;
заполненные контрольные вопросники;
копии протоколов о несоответствиях;
копии планов корректирующих (предупреждающих) действий
протоколы вводного и заключительного совещаний;
другие материалы.