Деловая переписка

решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности.

Деловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма – различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

партнеров. Деловые письма классифицируются по различным признакам. По функциональному признаку

деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового. Существует классификация деловых писем, основанием которой явля-ется цель отправителя: • письмо-просьба; • письмо-приглашение; • письмо-подтверждение; • письмо-извещение; • письмо-напоминание; • письмо-предупреждение; • письмо-декларация (заявление); • письмо-распоряжение; • письмо-отказ; • сопроводительное письмо; • гарантийное письмо; • информационное письмо.

важнейший элемент делового общения
Подготовка деловых писем
Композиция текста письма
Служебное письмо может

состоять только из одной смысловой части, быть одноаспектным по содержанию

письмо-просьба без обоснования:

Просим выслать календарный план проведения семинаров по повышению квалификации работников служб персонала на 2-е полугодие 2004 г. с указанием условий и размера оплаты за обучение.

Сопроводительное письмо может состоять как

из одной части – сообщения о высылке каких-либо материалов, так и из двух частей – сообщения о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать отзыв или заключение до определенного срока

Представляем Вам на рассмотрение и утверждение первую редакцию Типового положения о Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса.

Композиция текста письма

Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии

Направляем Вам первую редакцию Типового положения о Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса (1-ая часть – сообщение о высылке документа) и просим дать заключение до 20 ноября 2007 года (2 часть – изложение просьбы).

состоящие из одной - двух смысловых частей, называются простыми

Письма, состоящие из трех и более смысловых частей – сложными

Письма

Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в административном и юридическом отношении коллизий.

Сложные письма – в случаях, когда необходимо детально описать управленческую ситуацию, дать ее анализ, изложить различные мнения, обосновать свои выводы и предложения.

состоять письма-отказы: независимо от ситуации, послужившей темой письма, отказ должен

быть обоснован

Письма

Переписка – важнейший элемент делового общения

Наряду с этим желательно сообщить корреспонденту о том, кто (какая организация или должностное лицо) может решить данный вопрос или каким образом он может быть решен

В связи с изданием Указа Президента Российской Федерации о размещении в комплексе зданий Мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному адресу не представляется возможным.

На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.

письма, как простые, так и сложные, могут начинаться с личного

обращения к должностному лицу – адресату письма, а заканчиваться формулой вежливости.

Смысловые части сложного письма

1. Обращение

2. Вступление

3. Основное содержание текста (изложение, описание ситуации)

4. Заключение

5. Предупреждение

6. Заключительные этикетные формулы

деловой стиль – особая разновидность русского литературного языка, предназначенный для

общения в сфере административного управления.

Специфика делового стиля определяется условиями, в которых протекает письменное деловое общение

участники делового общения – преимущественно юридические лица;

характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

предметом переписки всегда является деятельность предприятий;

большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным.

Эти условия
заключаются
в следующем:

ясность изложения
лаконичность
широкое использование общепринятых языковых формул
использование терминов
применение лексических и графических

сокращений

преобладание страдательных конструкций над действительными

ограниченная сочетаемость слов

использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже

употребление словосочетаний с отглагольным существительным вместо глагола

преобладание простых распространенных предложений

употребление сложных рубрицированных перечислений

Для делового стиля в целом характерны: