Документационное обеспечение управления в исполнительных органах власти (для

управления в органах исполнительной власти и нормативно- правовой базой в

отношении эффективной организации ДОУ.

информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных и электронных

носителей. 140 терминов и определений даны в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
Документ – материальный носитель, с закрепленной на нем информацией.
Делопроизводство определяется (по ГОСТ Р 51141 -98) как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести

до них принятые решения, осуществлять учет и контроль исполнения.
Совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующими нормативно – правовым, материальным и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления

движение документов в организации (закрепленные локальным актом организации).
Документооборот является

важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.
Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций

по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных видов документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

протяжении 10-летия) на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации

и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления.
Особую значимость государственное регулирование в области ДОУ приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций.
Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства

управления необходимо знать законодательство на:
Федеральном уровне;
Уровне субъекта РФ;
Муниципальном уровне

В.В. Путиным подписано постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об

утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Правила вступили в силу со 2 июля 2009 г.
Эти Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.
Срок разработки Правил был установлен - март
2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.

обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что

постановление является развитием
ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
от 27.07.2006 № 149.

указано:
«В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в

порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

дано в п. 1.

В нем указано, что «Правила устанавливают

единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
В соответствии с п. 3 Правил «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».
С выходом Правил федеральным органам исполнительной власти предстояла работа по корректировке своих инструкций по делопроизводству.

к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти.
Документальный фонд федерального

органа исполнительной власти.
Особенности работы с электронными документами.
Приложение: Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в которую добавлено

несколько положений, относящихся к электронным документам.
В итоге они не полностью описывают традиционное бумажное делопроизводство и очень ограниченно отражают применение современных технологий в управлении государственными документами.

на внедрение современных технологий в органах государственной власти, в том

числе электронного документооборота и «электронного правительства», уже заложенная в ряде нормативных документов:
Концепция формирования «электронного правительства» до 2010 года (одобрена на заседании Правительства РФ 16.08.2007);
Контрольные значения показателей развития информационного общества в РФ на период до 2015 года;

в области современного управления документами и,
в первую очередь, положения

стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», разработанного на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001. Это идет вразрез с принятым в декабре 2007 года решением Коллегии Минкультуры ориентироваться на европейский стандарт документационного обеспечения управления

Правила делопроизводства)
Федеральное архивное агентство выпустило в свет Методические рекомендации

по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 71)

рассмотрение документов руководством, работа с отправкой документов, их регистрация, прохождение

по технологическим цепочкам, учет и анализ документооборота – данные в Методических рекомендациях - необходимо использовать при корректировке Инструкций по делопроизводству на любом уровне исполнительной власти – от субъекта РФ до муниципального уровня

дел, формированию дел и их текущего хранения, подготовки и передачи

дел на архивное хранение, уничтожения дел.
Все это подробно рассмотрено в Методических рекомендациях, в приложениях даны шаблоны документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти.
Таким образом, Методические рекомендации – это настольная книга для служб ДОУ не только при разработке документооборота в организации, но и для корректировки Инструкций по делопроизводству на любом уровне: федеральном, субъекта РФ, муниципалитета

хранения документов является:
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе

деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» - утвержден приказом Министерства культуры РФ 25.08.2010 № 558.

документов (от 2000 года). Внесены изменения в большое количество статей,

изменились сроки хранения отдельных документов и конечно изменились номера статей, на которые делается ссылка в номенклатуре дел организации.
Поэтому в номенклатуру дел на 2011 год все организации должны были внести изменения в соответствии с новым Перечнем!

акты:
Федеральный закон от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления

государственных и муниципальных услуг»;
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».

муниципальных услуг».
Закон регулирует взаимоотношения, возникающие в связи с предоставлением государственных

(муниципальных) услуг и распространяется на деятельность организаций, участвующих в процессе предоставления государственных и муниципальных услуг.

государственных (муниципальных) услуг, а также к порядку взаимодействия органов, предоставляющих

государственные (муниципальные) услуги и исполняющих государственные (муниципальные) функции, с гражданами и организациями, в том числе в электронном виде.

"заявители", "запрос", "административный регламент", "стандарт предоставления государственной (муниципальной) услуги, исполнения

государственной (муниципальной) функции", "многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг", "предоставление государственных (муниципальных) услуг, исполнение государственных (муниципальных) функций в электронном виде";
в законе закреплены принципы предоставления государственных (муниципальных) услуг и исполнения государственных (муниципальных) функций, права заявителей и обязанности органов в процессе предоставления государственных и (муниципальных) услуг и исполнения государственных (муниципальных) функций;

их получения в электронном виде.
В соответствии со статьей 5

Закона «заявитель имеет право получить такую услугу в форме по своему выбору, в том числе в электронной форме, а органы, предоставляющие услугу, обязаны обеспечить заявителю возможность ее получения в электронном виде».

и муниципальных услуг» потребовало внесения соответствующих изменений в целый ряд

законодательных актов, что было выполнено принятием ФЗ от 27.07.2010 № 227 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ».
Редакцию получили 26 законов.
Службы ДОУ должны обратить внимание на изменения следующих законодательных актов:
ФЗ от 22.04.2004 № 125 «Об архивном деле»;
ФЗ от 02.05.2006 № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан»
ФЗ от 27.07.2006 № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных»

быть приведена в соответствие с федеральными законами.
Например, новая редакция закона

«Об архивном деле» обеспечивает предоставление пользователю справочно-поисковых средств и даже подлинников и копий необходимых ему документов в электронной форме.
Сам пользователь (заявитель) получил возможность направлять в архивы запросы в форме электронных документов, в том числе в сети Интернет.

возможность гражданам не только отправлять обращение в электронной форме, но

и «ответ на обращение, поступившее в государственный орган или орган местного самоуправления в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении…».
Соответственно, переписка по обращению граждан может проходить в электронном виде.

право дать согласие на обработку его персональных данных в «форме

электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, или в случаях, предусмотренных законодательством, иным аналогом собственноручной подписи».

законы, регулирующие вопросы организации документационного обеспечения управления.
Вопросы делопроизводства в

органах местного самоуправления решаются в них фрагментарно.
Федеральное законодательство относит решение отдельных вопросов по ДОУ на уровень законодательных актов субъекта РФ, а технологические аспекты ведения делопроизводства уже на уровень отдельных муниципальных образований.

754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
Постановление Правительства

РФ от 08.09.2009 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».
Задача организации электронного документооборота ставилась в нашей стране уже давно.
Вспомним первую редакцию Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы) (утверждена Постановлением Правительства РФ 28.01.2002 № 65). Где говорилось о «переводе в электронную форму большей части документооборота, осуществляемого между органами государственной власти и органами местного самоуправления».

установили у себя те или иные системы автоматизации делопроизводства. Обмен

между ведомствами традиционно проходил в бумажной форме.
Благодаря Постановлению Правительства «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» дело сдвинулось с мертвой точки.

и поставщиков различных программных продуктов для автоматизации делопроизводства.
Более того,

во многих ведомствах на всех уровнях власти используют собственные, сделанные на заказ программные разработки.
В связи с этим встал вопрос о необходимости единого формата обмена документами, на который могли бы ориентироваться все разработчики средств СЭД и который бы обеспечил прием-передачу документов между любыми системами электронного делопроизводства.

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами.

Требования к электронному сообщению».
ГОСТ вступил в действие 1 августа 2011 года.
ГОСТ также как и Постановления Правительства предусматривает что, каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как ХМL- документ.
Таким образом, мы видим, что при пересылке электронных документов, организации электронного документооборота должны использовать файлы формата ХМL.

уровне субъекта РФ соответствует ли требованиям ГОСТа используемая в организации

система электронного документооборота.
Значительная часть стандарта ориентирована на программистов, т.к. описывает имена и характеристики полей в ХМL- документе.
В приложении к стандарту приведена схема тестового сообщения, позволяющая проверить ведомственную систему электронного делопроизводства на возможность электронных сообщений в соответствии с данным стандартом.

чтобы проанализировать развитие «Электронного Правительства» в Российской Федерации.
Заглянем в историю….

пока далеко не все чётко представляют себе, о чём идёт

речь, что такое «электронное правительство», хотя этот термин стал использоваться уже давно, с начала XXI века.
Концепция e-government, в русском переводе - «электронное правительство», появилась на Западе в конце 1990-х годов как идея широкого внедрения современных информационных, компьютерных технологии в работу государственных структур с целью повышения эффективности и прозрачности работы государственного аппарата.
Эта концепция сопровождалось другой - идеей сервисно ориентированного государства, то есть государства, как организации, предоставляющей услуги своим гражданам.
Для решения этих задач во всём мире стали появляться соответствующие целевые программы: e-Europe, е-Austria, Indonesia National e-Strategy и т.п.

очередь сети Интернет, для улучшения взаимоотношений и развития связей между

государственными службами и гражданами.
Сегодня Википедия (всемирная интернет-энциклопедия) определяет электронное правительство как «способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии».

Это взаимоотношения между государственными службами и гражданами путем размещения такой

информации в сети Интернет.
В 2009 году обеспечение доступа к информации было закреплено в специальном Федеральном законе от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и
постановлении Правительства РФ от 24.11.2009 № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти».

двусторонней связи, то есть предоставлению государственных услуг через Интернет. Поэтому

Программой ставится задача уменьшения административной нагрузки на граждан и организации, связанной с представлением в органы государственной власти необходимой информации, снижение количества вынужденных обращений в органы государственной власти для получения государственных услуг и сокращение времени ожидания получения услуг.

же широко, как мы используем традиционные документы на бумаге, использовать

электронные документы в сфере публичных взаимоотношений, необходима система удостоверяющих центров, выдающих электронно-цифровую подпись для подписания документов.
Поэтому «для поддержки деятельности электронного правительства создается система доверенных удостоверяющих центров с целью обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия на основе применения электронной цифровой подписи».

делопроизводства (СЭД) обязательно включает контроль исполнения как документов, так и

поручений руководства.
Так и «электронное правительство» предусматривает подключение органов государственной власти к единой государственной системе контроля результативности деятельности органов государственной власти.

направлении не прекращается. Программой предусмотрена разработка в рамках проекта долгосрочной

целевой программы «Информационное общество (2011 - 2018 годы)», мероприятий, направленных на продолжение формирования в Российской Федерации электронного правительства в 2011 -2018 годах.

Мурмана.
Главный ресурс региональной сети центров общественного доступа – портал "Электронный

гражданин Мурмана" разработан и ведется сотрудниками Мурманской областной научной библиотеки. Портал "Электронный гражданин Мурмана" - первый проект подобного рода в России, который организован библиотекой.
На сайте собран каталог ссылок на электронные ресурсы органов государственной власти, как федеральных, так и региональных.

электронного правительства в Мурманской области на 2011-2013» должно стать создание

региональной сети Центров общественного доступа к государственной и социально значимой информации на базе государственных библиотек Мурманской области, состоящей из 173 Центров: 170- муниципальных (26 - на базе центральных библиотек; 144 – на базе библиотек-филиалов), 3 – на базе областных библиотек. Библиотекам будут предоставлены комплекты современной компьютерной техники и программного обеспечения.
К 2012 году все библиотеки Мурманской области будут иметь доступ к ресурсам интернет и обеспечивать доступ граждан к информации о деятельности государственных органов и органов муниципального управления.
Развивается портал – Государственные услуги (http://51.gosuslugi.ru).

программы «Электронного Правительства» и программы «Развитие информационного общества и формирование

электронного правительства в Мурманской области на 2011-2013» мною найдены следующие документы:
Постановление Правительства Мурманской области от 15.08.2011 N 400-ПП "Об использовании электронной подписи в информационных системах исполнительных органов государственной власти Мурманской области" (вместе с "Перечнем информационных систем исполнительных органов государственной власти Мурманской области, использующих электронную подпись при обмене электронными документами")
Постановление Правительства Мурманской области от 25.09.2009 N 447-ПП (ред. от 11.07.2011) "О Регламенте исполнительных органов государственной власти Мурманской области"

необходимо упомянуть еще ряд важных законодательных актов федерального уровня:
Распоряжение Правительства

РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»;
Распоряжение Правительства РФ от 17.03.2011 № 442-р «Об утверждении Перечня документов, обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде»;
Распоряжение Правительства РФ от 10.06.2011 № 1021-р «Об утверждении Концепции снижения административных барьеров и повышения доступности государственных и муниципальных услуг на 2011-2013 годы».

нормативно-правовая база по субъектам РФ.
Как видим, появление на федеральном

уровне ФЗ, Постановлений правительства РФ и Распоряжений Правительства за последний период времени сильно привязано к исполнению поручений президента.
Можно даже увидеть определенную логику и последовательность в принятии тех или иных документов.

не решает все проблемы, которые возникают в развитие ДОУ на

уровне субъекта РФ.
Например, в связи с общим направлением перехода к электронным документам без выхода их на бумагу можно спрогнозировать принципиальное изменение уровня требований к обеспечению сохранности и достоверности данных в информационных системах и электронных документах.

электронных системах, у пользователей на руках оставались юридически значимые документы,

которые позволяли восстановить утерянную информацию.
Например, покупка электронного билета, электронные платежи и т.д. не оставляют на руках у пользователя юридически значимый документ.
Сегодня с развитием систем электронного делопроизводства и документооборота очевидны проблемы с сохранностью электронных подлинников и копий документов.

хранения. Тогда достаточно использовать стандартные процедуры резервного копирования.
Но проблема явно

видна: что делать с электронными документами долговременного (свыше 10лет) и постоянного срока хранения?
Решение этой задачи пока не сформулировано ни в одном законодательном акте.

который смог бы на надлежащем уровне обеспечить хранение документов и

их использование.
Сегодня перед архивами поставлена задача оцифровки уже имеющихся на бумажных носителях документов. В первую очередь – наиболее исторически ценных документов, с организацией доступа к ним через сеть Интернет. На это направлена реализуемая программа по оцифровке описей и документов в федеральных архивах (в соответствии со Стратегией развития информационного общества РФ до 2011 г./п.5.12; 5.13/) и в соответствии с Государственной программой «Информационное общество (2011-2020 годы) /п.6.2/

материалов, что говорить о принятии на хранение электронных документов?
Пока на

правительственном уровне такая проблема не поднималась. Это же показывает анализ изменений нормативно- правовой базы за 2009-2011 годы, который мы проделали с Вами.
Очевидно, что любые декларации и изменения по переходу с бумажных носителей информации на электронные требуют определенных, да и немалых затрат бюджетных денег. Эти вложения окупаются не сразу, а только через десятилетия…