Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения,

доцент

Мельничук Александр Васильевич
тел. 8-926-278-53-94, адрес эл. почты mav68@rambler.ru
Лекция 5.3
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ И КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Дисциплина
Документационное обеспечение управления

телефонограмму
протокол;
докладную записку;
справку;
заявление, предложение, жалобу;
сводку, заключение, отзыв и др.

организациями в процессе осуществления их деятельности.
Служебное письмо
Оформляется на бланке

писем
Формат А4 или А5(если письмо менее семи строк)
Структура текста письма:

Введение
объясняются причины составления письма

Основная часть
излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения

Заключение
формулируется основная цель письма

например:
Просим предоставить данные об итогах приема на 2003/2004 учебный год.
Объем

письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу.
В письмах А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое составляют в ответ на, должен быть заполнен реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа».
Служебное письмо подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.

особым способом передачи текста: по телеграфу.
Телеграмма:
Правила оформления телег-раммы установлены

Минсвязи РФ.
Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках.

отправителя
регистрационный номер
Оттиск печати
Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на

одной стороне телеграфного бланка установленной формы, прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:
точка - ТЧК
запятая - ЗПТ
двоеточие - ДВТЧ
кавычки - КВЧ
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.

особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи

и записывается (печатается) получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
наименование организации - автора телефонограммы;
наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника, пере-давшего телефонограмму, и номер его телефона;
наименование вида документа - телефонограмма;
дата подписания телефонограммы;
регистрационный номер отправляемой телефонограммы;
текст;
подпись;
адресат, в который входит наименование организации, куда передается телефонограмма (включая при необходимости должность и фамилию того руководителя, кому адресована телефонограмма);
фамилия того сотрудника, который принял телефонограмму;
время принятия.

слов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или

ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.
Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протоколы могут быть трех видов:
краткие

- записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;
полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников;
стенографические - весь ход заседания записывается подробно.

протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос
Вводная часть
Основная часть
Подписи

председателя и секретаря с расшифровкой

(акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т. д.).
Акт:
Вводная часть
Констатирующая часть
Регистрационный

номер

Дата события

Заголовок текста (Чего?)

Место составления

Подписи членов комиссии

Подписи проверяемого

содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка:

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.
Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен.
Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

составления
Вводная часть
Резюмирующая часть
Подпись руководителя с расшифровкой

событий.
В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события,

касающиеся конкретного лица.
В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т.

д.

Адресат

Автор

Текст

Дата

Подпись

имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к

оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

указание документа или вопроса, на который составлено заключение.
3. Текст состоит из

двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса, анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса. Во второй - излагаются собственные предложения и замечания.
4. Заключение подписывает специалист – составитель документа.

документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных

норм и требований.

принятие на работу, перевод сотрудников);
личные карточки формы Т-2;
характеристика работника;
автобиография работника;
трудовой

договор;
личное дело сотрудника организации.

К документам по личному составу :

1. Анкета на 2 л. в 1 экз.
2.

автобиография 1 л. в 1 экз.

18.10.2011

адресат

данные о заявителе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, если автор является сотрудником предприятия, или полный домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);

Текст
с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу

наименование вида документа

дата

подпись

Отметка о приложениях

реквизитами резюме являются:
а) сведения об адресате (располагаются в левом верхнем

углу листа на один-два интервала ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом)

К сведению руководства компании "Вега" при рассмотрении соискателей на вакансию "Менеджер по продажам"

Образец

располагается двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита "Сведения об адресате", с

выравниванием по центру, без абзацного отступа);
в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

РЕЗЮМЕ

Иванова Ивана Ивановича

Образец

нумеруются арабскими цифрами с точкой, располагается на один-два межстрочных интервала

ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10—12 кегля);
д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже).

Образец

И.И. Иванов

24.10.2011

данные, семейное положение, почтовый адрес, теле-фон и т.д.);
сведения об образовании

(места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);
сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);
сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);
дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т. п.).

к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу

и т. п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОСВОБОДИТЬ

Приказы по личному составу:

НАЗНАЧИТЬ

Образец

строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении

лица, о котором издается приказ.

Приказы по личному составу:

ПРЕДОСТАВИТЬ:
ПЕТРОВУ Александру Петровичу очередной отпуск сроком на 24 рабочих дня с 25.10.2011 по 25.11.2011.

Образец

НАЗНАЧИТЬ:
ПЕТРОВА Александра Петровича на должность старшего менеджера отдела продаж с 25.10.2011 с окладом 40 тяс. Руб..

ОСВОБОДИТЬ:
ПЕТРОВА Александра Петровича с должности старшего менеджера с 25.10.2011 по собственному желанию на основании статьи 80 §1 ТК РФ.

Основание личное заявление Петрова А.П. от 24.10.2011 № 12/45

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: "Основание" (личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка — вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д.), причем статья КЗоТ не входит в реквизит "Основание", а является частью формулировки текста самого.

вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается

в обобщенном виде («Поличному составу»).
В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Например:
1. ОТПРАВИТЬ В КОМАНДИРОВКУ:
1.1. Самсонова Игоря Петровича …
1.2. Борисова Кирилла Ивановича …

Приказы по личному составу:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ"

карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)
Личная карточка формы

Т-2 является основным учетным документом. За-полняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, времен-ных, совместителей и т. п.).

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ"

сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения,

аттестация на должность и т. п.).

должности лица, которому выдается характеристика, имя, отчество и фамилия сотрудника;

наименование организации, выдающей характеристику

Текст;

подпись;

печать;

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:
1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.
2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).
3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений,
4. Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

число, месяц и год рождения;
сведения о родителях (фамилия, имя, отчество,

место работы);
образование и специальность по образованию;
вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность;
награды и поощрения;
участие в общественной работе;
семейное положение и состав семьи;
домашний адрес и телефон;
дату;
личную подпись.

с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой

функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять опреде-ленную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ.
В трудовом договоре

указываются:
а) фамилия, имя, отчество работника;
б) фамилия, имя, отчество работодателя;
в) наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует,
г) условия трудового договора, подразделяемые на существенные и пр.

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
г) документы воинского учета;
д) документ об

образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

трудовой договор (второй экз.);
д) договор о материальной ответственности;
е) выписки из

приказов о перемещении на другие должности;
ж) выписки из документов о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.
з) справки о состоянии здоровья сотрудника;
и) справки с места жительства;
к) заверенные фотографии сотрудника.

сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).