Электронный офис

и с внешней средой (покупателями, поставщиками, государственными структрами).
Задачи:
1) Подготовка документов

(набор)
2) Поиск информации по запросу руководителя
3) прием и передача информации (документов)
4) хранение информации (документов)
6) планирование проектов и работы аппарата управления
7) организация совещаний и конференций
8) диспетчеризация процессов (оперативное управление, связь)
7) контроль за своевременным выполнением планов, исполнением приказов и распоряжений
Особенность: оперативность, работа с нормативной, правовой, распорядительной и в основном текстовой информацией

(презентации, фото) и мультимедиа (видео)
Электронный документооборот
Справочные информационные системы (справочно-правовые (Консультант+)

и др.)
Электронная и обычная почта, факс
Видео и On-line совещания (конференции)
Планировщики проектов, электронный органайзеры
Интернет-сайт организации (хотя бы сайт-визитная карточка с названием и контактами)
Call-центры и on-line-поддержка
Электронная очередь, интернет запись

тратится в среднем - 30% рабочего времени;
на согласование и утверждение

документов - 20%;
на передачу документов между подразделениями - 10%;
на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%;
безвозвратно теряется 6% документов;
каждый внутренний документ копируется до 20 раз

А зачем вообще нужен организации электронный документооборот?

деньги
затраченные на:
оплату «потерянного» рабочего времени сотрудников;
расходные материалы (тонер и картридж,

бумага)
недополученные за счет:
несвоевременного принятия решения;
потери или несвоевременного получения важной информации;
неэффективного управления деятельностью сотрудников

ее!

изменений в электронном документе после его подписания.
В самом простом

представлении механизм ЭЦП работает следующим образом: выделяется удостоверяющий центр, который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые "сертификаты ключей" для каждого пользователя.
Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭЦП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ)

Для определения достоверности электронного документа была создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки.

исполнения. Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей
Хранение информации
Планирование

работы аппарата управления

Поддержание полного цикла работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность

Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнесс-процесами

Обеспечение связью

Регистрация документов

Работа с взаимосвязанными документами

Возможность удаленной работы

Поиск информации

также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий и контроль

за ними, отправку уведомлений.

ЕСМ
«управление корпоративными информационными ресурсами»

БЕСПЛАТНЫЕ:

NauDoc Free
ЦУП Laconix
все решения, распространяющиеся по принципу Open Source

ПЛАТНЫЕ:

1C:Документооборот
bb workspace
CompanyMedia
FossDoc
LanDocs
PayDox
OrojectMate
БЩСС-Референт
ЕВФРАТ-Документооборот
DocsVision
ДЕЛО
ЭТЛАС

ОГРАНИЧЕННО БЕСПЛАТНЫЕ:

Directum (чистое решение, но без схемы)
«Бизнесс-инженер» (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры)
Fossdoc (для малого бизнеса до 5 пользователей - бесплатна)

количеству реализованных проектов по внедрению СЭД в 2006 г. в

России


РБК (CNews Analytics), апрель 2007 г.

номенклатурой и регламентом
Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения
Оперативный

и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу
Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов
Поиск документов по содержанию и реквизитам
Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине
Обеспечение безопасности работы

Задачи, решаемые системой ЕВФРАТ-Документооборот

также правил их учета – набора реквизитов, правил формирования регистрационных

номеров
Контроль полноты заполнения полей РКК
Автоматизация заполнения полей РКК
Автоматический контроль дублирования документов
Регистрация писем из электронной почты
Встроенные средства сканирования и распознавания бумажных документов
Присоединение любых электронных документов к РКК
Встроенные средства просмотра электронных документов
Установление перекрестных ссылок между документами

с установленным регламентом назначаются:
контролер по документу
ответственный исполнитель и соисполнители, согласующие

по документу
сроки исполнения документа и отдельных поручений по нему
сроки согласования и утверждения
Задание маршрут прохождения документа по исполнителям и согласующим:
последовательные задания;
параллельные задания;
подпоручения
Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям (согласующим) уведомлений о поставленных им задачах

маршрутов
В узлах маршрута задаются:
исполнители;
задачи;
срок выполнения;
условия дальнейшего

движения документа

поступают контролируемые пользователем поручения
Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты
Текст соответствующего поручения,

уведомления, напоминания, сообщения, отчета

от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему
Согласование и утверждение с

использованием ЭЦП
Отправка отчета контролирующему
Автоматическое протоколирование хода исполнения и согласования
Автоматическая отправка контролирующему и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков
Специальный поиск по контрольным заданиям и документам

тексту документа – общий поиск
Поиск по форме
Гибкий расширенный поиск
Возможность гибкого

задания условий для поиска по всему объему накопленных документов

документов так и по отдельной выборке

прав доступа: роли, временные права
Протоколирование действий пользователей
Передача данных в зашифрованном

виде
Использование сертифицированных средств ЭЦП
Хранение всех данных на сервере
Средства резервного копирования и восстановления баз

сопровождение;
уничтожение;
Поддержка принятой в организации номенклатуры дел
Связь с

оперативными документами

в базовой поставке регистрационных карточек
Логическое описание типов и свойств реквизитов

адресными книгами пользователей между серверами
автоматическая установка соединения между серверами

Единое пространство управления территориально-распределенной организацией:
отправка сообщений и документов в филиалы
выдача заданий филиалам и сквозной контроль за исполнением заданий
получение отчетов от филиалов

системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по

тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса
АРМ Руководитель позволяет при наличии доступа к Интернет из любой точки мира:
получить авторизованный доступ к корпоративной системе документооборота и хранилищу документов организации
осуществлять управление бизнес-процессами организации и участвовать в согласовании решений
осуществлять контроль за исполнением заданий, выданных сотрудникам

* Director-Adapt – технология адаптации возможностей информационных систем к специфике управленческой деятельности

АРМ Руководитель разработан на базе технологии DA*, благодаря которой ЕВФРАТ-Документооборот может адаптироваться под каждого конкретного руководителя.

2750 организациях



Каждый месяц пользователями системы становится более 70 новых организаций
Среди

пользователей системы

Пользователи системы ЕВФРАТ-Документооборот на 2007 г.

Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики
Департамент консульской службы МИД РФ
ТФОМС по Тюменской обл.
Хабаровское отделение Дальневосточного тамож. упр.
МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска»
Центральный банк РФ
Центросоюз РФ
ОАО «РГС-Столица»
ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога»
Курская АЭС
ЗАО «Дикая Орхидея»
ЗАО «Юниверсал-Мьюзик»
ОАО «ДЕКРА-Групп»
ОАО «Ижевский подшипниковый завод»
ОАО «Лебединский ГОК»
ОАО «Центрсибнефтепровод»
ОАО «Уральский электрохимический комбинат»
Челябинский юридический институт МВД России
МГИМО-Университет

и многие другие…