КОНЦЕПЦИЯ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВУЗА выполнил:

СТУДЕНТ 36 ГРУППЫ БагАТЫРОВ а. т.

ВУЗа. Современные информационные технологии заставляют пересмотреть уже существующие способы работы

с информацией и методы управления. Современные средства телекоммуникаций коммуникаций позволяет перевести управление ВУЗом на совершенно новый технологический уровень. ВУЗа, основанной на интеграции информационных ресурсов ВУЗа в распределенную базу данных, средствах анализа и принятия решений. Актуальность предлагаемого решения обусловлена возрастающей ролью современных информационных технологий в организации образовательной деятельности в учебных заведениях. Эти требования могут быть удовлетворены только при наличии развитой информационной инфраструктуры.

процесса в вузе, планировать и эффективно управлять образовательной деятельностью. В

концепции учитываются объективные факторы, оказывающие существенное влияние на стратегию реализации системы. Среди них:
 наличие большого объема общей метаинформации, используемой в ВУЗе;
 потребность интеграции информационных ресурсов ВУЗа в единый образовательный ресурс, доступный для глобального анализа и оценки;
 потребность в оперативности и обоснованности принятия решений;
 потребность в информационном взаимодействии между подразделениями ВУЗа;
 потребность в непрерывном изменении информационных ресурсов;
 потребность в информировании общественности об имеющихся образовательных, материальных и иных ресурсах вуза.

своем, представляют собой разрозненные подсистемы, эксплуатирующийся в различных службах университета

и, зачастую, не связанные между собой информационными потоками. Эти подсистемы создавались различными группами разработчиков, при использовании различного программного обеспечения. Вследствие этого они не имеют единого системообразующего начала, что делает крайне сложным процесс интеграции их в единую систему. Недостатком является и то, что одни и те же данные дублируются в различных приложениях. Наиболее часто это - контингент сотрудников, студентов, справочники, причем справочники не согласованы между собой, одни и те же параметры имеют различные коды.

стать естественной составной частью деловых процессов, направленных на обеспечение образовательной

и управленческой деятельности. Являясь важнейшим элементом жизнедеятельности университета, СЭД должна выполнять определенные функции, связанные с совершенствованием процессов принятия решений в области анализа, регулирования и прогнозирования образовательной деятельности в ВУЗе. С помощью системы должны решаться следующие основные задачи:

ВУЗа;
хранение и обработка уже накопленной информации в банках данных;

компьютеризация документооборота ВУЗа;
обслуживание административных подразделений ВУЗа;
обслуживание учебных подразделений ВУЗа;
обслуживание научно-производственных подразделений ВУЗа;
обеспечение открытого доступа там, где это возможно, к информационным ресурсам ВУЗа;
оперативное построение аналитических отчетов, характеризующих состояние образовательной деятельности;
информационная поддержка до вузовского образования;

обработки данных о ВУЗе, необходимой для обеспечения его деятельности. Интеграция

информационных ресурсов создает условия для оперативного анализа текущей деятельности, повышения качества обучения, демократизации управления вузом, снижения затрат на организацию и управление учебным процессом. Кроме того, создаваемая система позволит на основе анализа деятельности вуза принимать решения, направленные на повышение качества управления вузом.

оперативный учет в ректорате, аспирантуре и деканатах ВУЗов;
вести персонифицированный

учет обучающихся, преподавателей, учебно-вспомогательного персонала, аспирантов, докторантов и др. в соответствии со сложившейся организационно-учебной структурой ВУЗа;
формировать учебную нагрузку и контролировать ее выполнение. Автоматически отображать учебную нагрузку в личном деле преподавателя, учебно-вспомогательного персонала, аспиранта, докторанта и др. Вести учет научного руководства преподавателями;

экзаменов и зачетов, отражать их в личном деле, подготавливать данные

для печати ведомостей, отчетов и приложений к диплому. Контролировать успеваемость;
вести журнал приказов по всем категориям лиц, внесенных в базу данных с автоматическим внесением их в личное дело;
автоматизировать процесс зачисления, восстановления, отчисления, а также назначения стипендий и грантов;
подготавливать отчеты для передачи в вышестоящие организации.

финансовая, управленческая, хозяйственная и общественная

реализованная средствами СУБД PostgreSQL. Эта база данных организует единое хранилище

данных для всей системы. Сервера, поддерживающие БД, должны быть включены в единую сетевую инфраструктуру ВУЗа и обеспечены высокоскоростными технологиями передачи данных. Пользователи СЭД получают доступ к информационным ресурсам и функциям системы посредством запросов к серверам или через Web-интерфейс стандартного браузера. В качестве примера, на рис. 2, представлена схема работы одной из подсистем разрабатываемой СЭД.

ФИО, год начала обучения, приказ о зачислении, группу, факультет и

пр. На основании этой информации формируются личные карточки студентов, отчеты об их успеваемости, ведомости. Этот подмодуль позволяет автоматизировать процесс обработки приказов, таких как зачисление, отчисление, восстановление и т.п. Также сюда входит информация о порядке поступления студента в ВУЗ, количество баллов за вступительные экзамены и пр. Схема взаимодействия с другими подсистемами отображена на рис. 3.

сводную информацию о преподавателях: ФИО, должность, научное звание и пр.

С помощью этого модуля также можно просмотреть любую информацию о преподавателях, добавить, изменить или удалить существующие данные. Работа с данными аналогична работе с подмодулем <Студенты>. На рис. 4 представлена схема взаимодействия данных из БД

основных деловых процессов организации. И использование специальных программных средств, обеспечивающих

информационную поддержку бизнес-процессов, в качестве основы СЭД представляется наиболее оправданным и эффективным. Современные системы позволяют интегрировать вокруг себя различное программное обеспечение, формируя единую информационную систему. Построение системы электронного документооборота предлагается с применением послойного принципа. Так, в отдельные слои можно выделить специализированное программное обеспечение, систему управления документами, программы поточного ввода документов, а также вспомогательное программное обеспечение для связи с внешним миром и обеспечения доступа к функционалу системы через коммуникационные средства. Среди преимуществ такого подхода следует отметить возможность внесения изменений в отдельные программные компоненты, расположенные в одном слое, без необходимости коренных переделок на других слоях, обеспечить формальную спецификацию интерфейсов между слоями, поддерживающих независимое развитие информационных технологий и реализующих их программных средств. Кроме того, послойный подход позволит повысить надежность и устойчивость к сбоям системы в целом

: