Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Курс лекций 2017-2018 г
Содержание
- 1. Курс лекций 2017-2018 г
- 2. Тема 1.2. Документы, регламентирующие управление персоналом
- 3. Назначение и состав организационно-распорядительных документовДокументирование организационно-распорядительной
- 4. Классификация организационно-распорядительных документов
- 5. Организационно-правовые документы
- 6. Устав — нормативный документ, определяющий правовой
- 7. Структура устава организации
- 8. Устав РАНХиГС
- 9. Положение — это нормативный акт, определяющий
- 10. КЛАССИФИКАЦИЯ ПОЛОЖЕНИЙ Положения о структурных подразделенияхПоложения о временных
- 11. Положение о структурном подразделении
- 12. Положения можно разделить на типовые и
- 13. Слайд 13
- 14. Инструкция — правовой акт, издаваемыйв целях
- 15. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом (приказом,
- 16. Текст инструкции носит характер указания. В
- 17. Несмотря на то что в Трудовом
- 18. Упоминание о должностных инструкциях имеется в
- 19. Федеральная служба по труду и занятости
- 20. Должностная инструкция — нормативный акт, издаваемый
- 21. Должностные инструкции разрабатываются на основе:положения о
- 22. Из Письма Роструда от 31.10.2007 №4412-6
- 23. Из Письма от 31.10.2007 №4412-6 «О
- 24. Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность,
- 25. Должностная инструкция:Подписывается (визируется) непосредственным руководителем работника,
- 26. Обязательными для должностной инструкции являются визы
- 27. Должностная инструкция
- 28. ДоверенностьДоверенность – документ, относящийся к организационно-правовой
- 29. ДоверенностьДоверенность оформляется на общем бланке организации.Текст
- 30. В распорядительных документах содержатся конкретные юридические
- 31. Распорядительные документы
- 32. Основаниями для издания распорядительных документов могут
- 33. С точки зрения порядка разрешения вопросов
- 34. Решение — распорядительный документ (правовой акт),
- 35. Постановление — правовой акт, принимаемый органом
- 36. Приказ — правовой акт, принимаемый руководителем
- 37. Классификация приказов в организацииПриказы по основной деятельностиИздаются
- 38. Приказы по основной деятельности (срок хранения – постоянно)
- 39. Подготовка приказа включает в себя несколько этапов: ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- 40. 1. Текст приказа по основной деятельности
- 41. 3. Распорядительная частьВ приказе завершает вводную
- 42. Приказы по личному составу (срок хранения – 75 лет)
- 43. Приказы по личному составу (для учебного заведения)
- 44. Приказы по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет)
- 45. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично
- 46. Указание — правовой акт, издаваемый единолично
- 47. Деловое письмо (предложение, приглашение, запрос, ответ,
- 48. Информационно-справочные документыЭто – обобщенное наименование группы
- 49. Информационно-справочные документыЭто один из главных каналов
- 50. Деловое письмоЯзык деловой переписки предусматривает:частую повторяемость
- 51. Деловое письмоИзложение каждого аспекта содержания делового
- 52. Деловое письмоВ деловой переписке наиболее распространенной
- 53. Деловое письмоПри выборе формы обращения к
- 54. Деловое письмоЧтобы сохранить объективность содержания, тон
- 55. Деловое письмоПри составлении письма нельзя нарушать
- 56. Деловое письмоСледует учитывать также то, что
- 57. Деловое письмоТекст письма, как правило, состоит
- 58. Деловое письмоВ деловых письмах рекомендуется использовать
- 59. Деловое письмоПеред реквизитом «Подпись» может располагаться
- 60. Деловое письмоВиды деловых писем:Приглашение – деловое
- 61. Деловое письмоВиды деловых писем:Предложение – деловое
- 62. Деловое письмоВиды деловых писем:Сопроводительное письмо –
- 63. Деловое письмоВиды деловых писем:Запрос – деловое
- 64. Деловое письмоВиды деловых писем:Просьба – деловое
- 65. Деловое письмоВиды деловых писем:Ответ – деловое
- 66. Деловое письмоВиды деловых писем:Гарантийное письмо –
- 67. Деловое письмоГарантийное письмо Гарантироваться могут:плата за
- 68. Деловое письмоВиды деловых писем:Информационное письмо –
- 69. Деловое письмоВиды деловых писем:Подтверждение – деловое
- 70. Деловое письмоПодтверждение может содержать сообщение о
- 71. Деловое письмоВиды деловых писем:Письмо-напоминание. Содержит указание
- 72. Деловое письмоВиды деловых писем:Рекомендательное письмо –
- 73. Деловое письмоВиды деловых писем:Сообщение (извещение) –
- 74. Деловое письмоВиды деловых писем:Уведомление – деловое
- 75. При оформлении деловых писем необходимы следующие
- 76. Пример делового письма
- 77. Информационно-справочные документыЭто – информационно-справочный документ, содержащий
- 78. Информационно-справочные документыСлужебная записка – информационно-справочный документ
- 79. Информационно-справочные документыЭто может быть записка о
- 80. Информационно-справочные документыДокладная записка – служебная записка,
- 81. Информационно-справочные документыЦель докладной записки — побудить
- 82. Информационно-справочные документыПеред текстом докладной записки обязательно
- 83. Информационно-справочные документыПояснительная записка – записка, поясняющая
- 84. Информационно-справочные документыОбъяснительная записка –служебная записка, объясняющая
- 85. Информационно-справочные документыЗаявление – документ, составленный лицом
- 86. Информационно-справочные документыПредставление – это документ, содержащий предложение:о назначении, о перемещении,о поощрении работника
- 87. Информационно-справочные документыХодатайство – представление, адресованное государственным
- 88. Информационно-справочные документыАкт – документ, составленный лицом
- 89. В отдельном случае акт может быть
- 90. Независимо от разновидности акты составляются по
- 91. Модель построения акта содержит следующие реквизиты:наименование
- 92. Текст введения во всех актах формализован.
- 93. С новой строки от поля с
- 94. После текста при необходимости указывают количество
- 95. Информационно-справочные документыСправка – это документ, содержащий
- 96. Справки начинаются с указания в именительном
- 97. Одним из вариантов справки является справка,
- 98. Оформление реквизитов документовПри подготовке документов необходимо
- 99. В соответствии с национальным стандартом Российской
- 100. Реквизиты, используемы при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
- 101. Реквизиты, используемы при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
- 102. Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»
- 103. Пример использования Государственного герба на бланке федерального закона
- 104. Пример использования Государственного герба на бланке указа Президента Российской Федерации
- 105. Примеры использования Государственного герба на бланках постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации
- 106. Примеры использования Государственного герба на бланках РАНХиГС
- 107. При продольном расположении реквизитов изображение герба
- 108. Примеры бланков НПА Новосибирской области
- 109. ПОСТАНОВЛЕНИЕ
- 110. Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак
- 111. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 112. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 113. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 114. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003 Образцы бланков с угловым расположением реквизитов
- 115. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 116. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 117. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 118. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 119. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 120. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 121. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 122. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 123. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 124. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 125. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 126. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 127. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 128. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 129. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 130. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 131. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 132. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 133. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 134. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 135. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 136. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 137. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 138. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 139. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 140. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 141. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003 Примеры оформления Резолюции
- 142. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 143. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003 Примеры оформления Резолюции
- 144. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 145. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 146. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 147. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 148. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 149. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 150. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 151. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 152. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 153. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 154. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 155. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 156. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 157. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 158. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 159. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 160. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 161. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 162. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 163. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 164. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 165. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 166. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 167. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 168. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 169. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 170. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 171. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 172. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 173. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 174. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 175. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 176. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 177. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 178. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 179. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 180. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003 Реквизит 25 «Оттиск печати».
- 181. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 182. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 183. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 184. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 185. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 186. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 187. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 188. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 189. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 190. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 191. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 192. Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ
- 193. Скачать презентанцию
Тема 1.2. Документы, регламентирующие управление персоналом в организации. Правила составления и оформления управленческих документовМодуль 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И АРХИВНОГО ДЕЛА РОССИИ
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1Курс лекций
2017-2018 г.
Дисциплина
«Документационное обеспечение управления персоналом»
Моисеев В.В.,
доцент
кафедры управления персоналом, канд.ист.наук
Слайд 2
Тема 1.2. Документы, регламентирующие управление персоналом в организации.
Правила
составления и оформления управленческих документов
Модуль 1.
НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И АРХИВНОГО ДЕЛА РОССИИ
Слайд 3
Назначение и состав
организационно-распорядительных документов
Документирование организационно-распорядительной деятельности
Организационно-распорядительные документы —
это документы, в которых фиксируются решения вопросов:
управления,
взаимодействия,
обеспечения и
регулирования деятельности:органов государственной власти,
органов местного самоуправления,
предприятий, учреждений, организаций,
должностных лиц
вопросов административных и организационных.
Слайд 6
Устав — нормативный документ, определяющий правовой статус организации (общественной
организации), ее цели и задачи, структуру и т.д.
(Словарь видов
и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014.)Он содержит установленные правила, обязательные для всех работников данной организации и самой организации как юридического лица.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в ч. 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Устав составляется в письменной форме и в виде единого документа.
Отдельные виды организационно-правовых документов
Слайд 9
Положение — это нормативный акт, определяющий статус органа власти,
организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа
(Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014.)Положение устанавливает:
порядок образования,
структуру,
функции (направления деятельности),
компетенции,
организацию работы:
органа государственной власти (или местного самоуправления),
органа управления организации или структурного подразделения, комиссии (комитета) или иного коллегиального, совещательного органа.
Отдельные виды организационно-правовых документов
Слайд 10 КЛАССИФИКАЦИЯ ПОЛОЖЕНИЙ
Положения о структурных подразделениях
Положения
о временных органах (комиссиях, рабочих
группах)
Положения о коллегиальных и совещательных органах:
руководящих (коллегия, президиум) и специализированных
(ученый совет, наблюдательный совет, научно-технический совет, методический и др.)Положения об органах гос.власти
Положения об органах управления организаций
Слайд 12
Положения можно разделить на типовые и индивидуальные.
Типовые положения разрабатываются
для систем органов управления, а также организаций определенных отраслей экономики.
Индивидуальные положения разрабатываются каждым органом управления, организацией с учетом конкретных функций, структуры, численности.
Виды Положений
Слайд 14
Инструкция — правовой акт, издаваемый
в целях установления правил, регулирующих
организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций,
их подразделений, должностных лиц и граждан. Отдельные виды организационно-правовых документов
Слайд 15
Инструкция утверждается специальным распорядительным актом (приказом, распоряжением и т.
д.), в котором устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные
мероприятия, указываются ответственные исполнители.Она оформляется на общем бланке организации.
ИНСТРУКЦИЯ
Слайд 16
Текст инструкции носит характер указания.
В ней четко прописываются
формулировки со словами, имеющими распорядительное значение:
«должен, должны»,
«следует»,
«необходимо» и
т. д. ИНСТРУКЦИЯ
Слайд 17
Несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится
упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого
являются:квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности,
трудовая функция работника,
круг должностных обязанностей,
пределы ответственности.
Должностная инструкция
Слайд 18
Упоминание о должностных инструкциях имеется в единых квалификационных справочниках
должностей руководителей, специалистов и служащих:
«Квалификационные характеристики могут применяться в качестве
нормативных документов или служить основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также прав и ответственности работников.При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и требований к необходимой специальной подготовке работников».
Должностная инструкция
Слайд 19
Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) разъясняет в
своем Письме от 31.10.2007 №4412-6 «О порядке внесения изменений в
должностные инструкции работников»:Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Должностная инструкция может являться:
приложением к трудовому договору,
или утверждаться как самостоятельный документ.
Должностная инструкция
Слайд 20
Должностная инструкция — нормативный акт, издаваемый организацией (органом управления)
в целях регламентации:
организационно-правового положения работника,
обязанностей работника,
прав работника,
ответственности
работника,взаимоотношений работника с другими работниками и подразделениями.
С одной стороны должностная инструкция обеспечивает условия для эффективной работы лица, для которого она составлена.
С другой стороны она позволяет работодателю оценивать результативность труда работника.
Должностная инструкция
Слайд 21
Должностные инструкции разрабатываются на основе:
положения о структурном подразделении;
единых квалификационных
справочников должностей руководителей, специалистов и служащих.
Должностные инструкции:
составляются по единой
методике,пересматриваются в едином порядке в соответствии с изменением структуры и штатной численности;
индивидуально в связи с изменением условий трудового договора с работником.
Должностная инструкция
Слайд 22
Из Письма Роструда от 31.10.2007 №4412-6 «О порядке внесения
изменений в должностные инструкции работников»:
Если внесение изменений в должностную инструкцию
связано с изменением обязательных условий трудового договора, то:должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника.
и только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Должностная инструкция
Слайд 23
Из Письма от 31.10.2007 №4412-6 «О порядке внесения изменений
в должностные инструкции работников»:
Если инструкция является приложением к трудовому договору,
целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Должностная инструкция
Слайд 24
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием,
или рабочее место (если в подразделении имеется несколько работников, занимающих
одинаковые должности, но выполняющих различную работу).Должностные инструкции должны быть конкретны и описывать конкретные рабочие места или должности.
Должностная инструкция
Слайд 25
Должностная инструкция:
Подписывается (визируется) непосредственным руководителем работника,
утверждается руководителем вышестоящего
подразделения (обычно это один из заместителей руководителя организации, начальник соответствующего
управления или отдела). Должностная инструкция
Слайд 26
Обязательными для должностной инструкции являются визы согласования:
непосредственного руководителя,
представителя (руководителя)
кадровой службы,
юрисконсульта организации или представителя юридической службы,
при необходимости
визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество.На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями.
Второй экземпляр вручается работнику.
Должностная инструкция
Слайд 28
Доверенность
Доверенность – документ, относящийся к организационно-правовой документации, выдаваемый гражданином
(организацией) и удостоверяющий наличие у его предъявителя полномочий представлять интересы
автора данного документа перед третьими лицами (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).
Слайд 29
Доверенность
Доверенность оформляется на общем бланке организации.
Текст обычно содержит:
наименование доверителя
(физическое или юридическое лицо, доверяющее выполнение определенных юридически значимых действий
другому лицу (поверенному) от имени и за счет первого) ,(т.е. наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные);
содержание и объем полномочий;
срок действия доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
В доверенности подпись руководителя обязательно заверяется печатью организации.
Слайд 30
В распорядительных документах содержатся конкретные юридические предписания субъектов исполнительной
власти.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего
органа к управляемому объекту. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы.
Их адресатом (объектом) являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники.
Распорядительные документы
Слайд 32
Основаниями для издания распорядительных документов могут быть:
необходимость исполнения принятых
законодательных, других нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
необходимость
осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации (инициативные документы). Распорядительные документы
Слайд 33
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все
распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы,
издаваемые в условиях единоличного принятия решения.К основным из них следует отнести:
решения,
постановления,
приказы,
распоряжения,
указания.
Распорядительные документы
Слайд 34
Решение — распорядительный документ (правовой акт), принимаемый коллегиальными органами
(Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД,
2014).При оформлении решения ключевым словом является глагол «решил», «решила», «решили».
Основные виды распорядительных документов
Слайд 35
Постановление — правовой акт, принимаемый органом государственной власти, местного
самоуправления, действующим на основе коллегиальности, руководящими органами общественных организаций, коллегиальными
органами, входящими в структуру организаций по всем вопросам деятельности (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Как правило, таким актом, разрешаются наиболее важные и принципиальные задачи, а также устанавливаются нормы, правила.
Основные виды распорядительных документов
Слайд 36
Приказ — правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично,
в целях регулирования деятельности организации (Словарь видов и разновидностей современной
управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Такой акт, издается руководителем организации, для разрешения как основных, ключевых задач, так и оперативных задач.
Основные виды распорядительных документов
Слайд 37Классификация приказов в организации
Приказы по основной деятельности
Издаются в рамках выполнения
главных стратегических и организационных задач.
Имеют постоянный срок хранения.
Приказы
по личному составу (кадровые приказы)Издаются с целью оформления трудовых правоотношений работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.
Слайд 40
1. Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий
заголовок, который выравнивается по центру листа.
Он отвечает на вопрос
«о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О распределении обязанностей … и т.д.
2. Изложение основания приказа (констатирующая, вводная часть) Обычно эта часть начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула).
Например: В целях…, В связи с…,
В соответствии…, Во исполнение…, На основании…
В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название.
ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Слайд 41
3. Распорядительная часть
В приказе завершает вводную часть (преамбулу) слово
ПРИКАЗЫВАЮ:
Печатается прописными (заглавными) буквами с новой строки.
В текст приказа по
основной деятельности включают перечисление конкретных предписываемых действий. Для контроля используется устойчивое выражение:
Контроль за исполнением приказа возложить на…
ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Слайд 45
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной
власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов (Словарь видов и
разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.
Различие между ними состоит в том, что в тексте распоряжения отсутствует ключевое слово «приказываю», разделяющее вводную и распорядительную части.
Основные виды распорядительных документов
Слайд 46
Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или
его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящих организаций (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Указания составляются и оформляются аналогично приказам.
Ключевыми словами в тексте указания могут быть: «обязываю» или «предлагаю».
Основные виды распорядительных документов
Слайд 47
Деловое письмо (предложение, приглашение, запрос, ответ, гарантийное, информационное письмо
и т.д.)
Записка (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная)
Заявление
Представление
Акт
Справка
Информационно-справочные документы
Слайд 48
Информационно-справочные документы
Это – обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых
на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией
между организациями и организациями и гражданами (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Деловое письмо
Слайд 49
Информационно-справочные документы
Это один из главных каналов связи организации с
внешним миром.
Через деловые письма:
ведется деловое общение,
выясняются производственные отношения,
излагаются
претензии, делаются предложения, запросы,
идет обмен информацией.
Деловое письмо
Слайд 50
Деловое письмо
Язык деловой переписки предусматривает:
частую повторяемость и единообразие речевых
средств,
набор речевых штампов (стереотипное выражение, имеющее канцелярскую окраску), клише
(клише – речевой оборот, шаблонная фраза, речевой штамп, легко воспроизводимые в определённых условиях и контекста), стандартных фраз.нейтральный тон изложения,
использование средств логической (а не эмоциональной) оценки фактов,
отсутствие просторечных и диалектных слов и выражений, междометий (ох, ой, ух, фу, фи, ага, ах, браво и т.д.)
Слайд 51
Деловое письмо
Изложение каждого аспекта содержания делового письма следует начинать
с нового абзаца, чтобы акцентировать переход от одной мысли к
другой, облегчить восприятие письма.Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению поставленных в письме вопросов.
Желательно, чтобы деловое письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.
Слайд 52
Деловое письмо
В деловой переписке наиболее распространенной формой обращения является
слово
«Уважаемый…!». Восклицательный знак после обращения указывает на то, что письму придается особенно важное значение, а запятая после обращения придает ему будничный характер.
Слайд 53
Деловое письмо
При выборе формы обращения к адресату в деловом
письме составитель текста должен обязательно принять во внимание следующие факторы:
общественный
статус адресата в соотношении с собственным;степень знакомства, характер отношений;
официальность / неофициальность ситуации общения;
этикетные разрешения / запрещения, действующие в данной стране, организации, коллективе.
Слайд 54
Деловое письмо
Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен
во всех случаях оставаться нейтральным.
Грубость, нетактичность и всякое другое
проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность — чрезмерную вежливость.
Так, совершенно неуместны, например, такие, ранее принятые фразы: «Не откажите в любезности…», «Соблаговолите проинформировать» и т. п., так как для деловой переписки, скорее, характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.
Слайд 55
Деловое письмо
При составлении письма нельзя нарушать демократические традиции деловой
переписки.
Нельзя ожидаемый результат заранее навязывать адресату, например:
«Направляем Вам
последний вариант проекта трудового соглашения… Просим рассмотреть и утвердить». В данном случае отправитель письма уже не допускает возможности того, что указанное соглашение может быть и не утверждено.
Слайд 56
Деловое письмо
Следует учитывать также то, что деловому человеку не
всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо.
Это значит, что
существует канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка (соответствия) подписания деловых писем.
Слайд 57
Деловое письмо
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, делаются ссылки
на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся:
делаются выводы, высказываются просьбы, предложения, замечания.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Слайд 58
Деловое письмо
В деловых письмах рекомендуется использовать следующие формы изложения:
от
первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого
лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);от третьего лица единственного числа («фирма не возражает», «академия считает возможным»).
Слайд 59
Деловое письмо
Перед реквизитом «Подпись» может располагаться формула вежливости, которая
печатается с абзаца и отделяется от должности запятой.
Например:
С уважением,
Директор
института Личная подпись И. И. Петров
Слайд 60
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Приглашение – деловое письмо, содержащее предложение
принять участие в каком-либо мероприятии (Словарь видов и разновидностей современной
управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014.)Таким мероприятием может быть семинар, совещание и т. д.
Приглашение обычно адресуется руководителю организации, конкретному должностному лицу. Но оно может быть адресовано и всему коллективу организации.
Слайд 61
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Предложение – деловое письмо с предложением
сотрудничества на определенных условиях.
(Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.
- М.: ВНИИДАД, 2014.) Состоит из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве.
Слайд 62
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое
для отправки документов, не имеющих адресной части (Словарь видов и
разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов.
Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов.
В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения: «направляем», «посылаем», «высылаем».
В конце текста делается отметка о наличии приложения.
Слайд 63
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Запрос – деловое письмо, содержащее просьбу
о предоставлении официальной информации (документов) (Словарь видов и разновидностей современной
управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону.
Такие письма обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами.
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.
Слайд 64
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Просьба – деловое письмо о предоставлении
информации, выполнении работ, услуг (Словарь видов и разновидностей современной управленческой
документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Логическая схема построения этих писем такая же, как и писем-предложений о сотрудничестве.
Слайд 65
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Ответ – деловое письмо, содержащее информацию
о результатах рассмотрения поступившего письма (Словарь видов и разновидностей современной
управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Логическая схема письма-ответа в случае отказа на просьбу следующая:
повторение просьбы, на которую составляется ответ;
обоснование причины отказа;
констатация отказа.
Слайд 66
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее
обязательство выполнения условий, взятых на себя автором письма (Словарь видов
и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организациям или отдельному лицу.
Слайд 67
Деловое письмо
Гарантийное письмо
Гарантироваться могут:
плата за выполненную работу,
качество
работы, услуги,
сроки выполнения работ,
оплата товара, продукции,
оплата аренды
и т. д. В таких письмах используются следующие стандартные выражения:
«гарантируем», «фирма гарантирует».
Слайд 68
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Информационное письмо – деловое письмо, сообщающее
адресату сведения официального характера (Словарь видов и разновидностей современной управленческой
документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте, событии.
В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель организации.
Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов оно может быть подписано и другим (соответствующим) должностным лицом.
Слайд 69
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Подтверждение – деловое письмо, содержащее информацию
о готовности организации (лица) придерживаться ранее принятых договоренностей (Словарь видов
и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).
Слайд 70
Деловое письмо
Подтверждение может содержать сообщение о получении какого-либо отправления
(письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о
том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т. п.).Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».
Слайд 71
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Письмо-напоминание.
Содержит указание на приближение какого-либо
мероприятия или истечение срока исполнения какого-либо обязательства.
Такое письмо может
быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Оно, как правило, начинается словом «напоминаем».
Слайд 72
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Рекомендательное письмо – деловое письмо организации
или лица, содержащие положительную характеристику другого лица (Словарь видов и
разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).
Слайд 73
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Сообщение (извещение) – деловое письмо, информирующее
адресата о событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. (Словарь видов и
разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).
Слайд 74
Деловое письмо
Виды деловых писем:
Уведомление – деловое письмо, сообщающее адресату
информацию, могущую иметь правовые последствия. (Словарь видов и разновидностей современной
управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).
Слайд 75
При оформлении деловых писем необходимы следующие обязательные реквизиты:
наименование организации;
справочные
данные об организации;
дата письма;
регистрационный номер;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложений
(при необходимости);подпись;
визы согласования;
отметка об исполнителе;
Деловое письмо
Слайд 77
Информационно-справочные документы
Это – информационно-справочный документ, содержащий краткое изложение какого-либо
вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события
(Словарь видов
и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Записка
Слайд 78
Информационно-справочные документы
Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый
для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками (Словарь
видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).
Слайд 79
Информационно-справочные документы
Это может быть записка о выполнении какой-либо работы,
направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.
Служебные записки составляются
по любым вопросам деятельности, решение которых составляет компетенцию должностного лица структурного подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка
Слайд 80
Информационно-справочные документы
Докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации
и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи
с которыми требуется принятие решения (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).В этом документе руководитель организации информируется о:
сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте,
проблеме,
выполненной работе и содержащий выводы и предложения.
Она готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства.
Слайд 81
Информационно-справочные документы
Цель докладной записки — побудить руководителя принять определенное
решение.
Текст докладной записки делится на две части.
В первой, констатирующей
(описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация. Во второй – содержатся предложения, просьбы.
Докладная записка
Слайд 82
Информационно-справочные документы
Перед текстом докладной записки обязательно должен быть заголовок,
начинающийся с предлогов «О» или «Об».
Докладные записки, подаваемые руководителю
организации или структурного подразделения, оформляются на простом листе бумаги.Внутреннюю докладную записку подписывает сам составитель.
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке организации и подписывается его руководителем.
Докладная записка
Слайд 83
Информационно-справочные документы
Пояснительная записка – записка, поясняющая содержание отдельных положений
основного документа (плана, отчета, проекта и др.) (Словарь видов и
разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.
Они оформляются на общем бланке организации с воспроизведением необходимых реквизитов и подписываются руководителем или уполномоченным им лицом.
Слайд 84
Информационно-справочные документы
Объяснительная записка –служебная записка, объясняющая причины какого-либо события,
факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному
событию (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Она оформляется на простом листе бумаги и подписываются составителем.
Слайд 85
Информационно-справочные документы
Заявление – документ, составленный лицом и адресованный руководителю
организации с просьбой о реализации законно принадлежащих ему прав (Словарь
видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Например, личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении. Пишется, как правило, на простом листе бумаги от руки в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке.
Слайд 86
Информационно-справочные документы
Представление – это документ, содержащий предложение:
о назначении,
о
перемещении,
о поощрении работника
Слайд 87
Информационно-справочные документы
Ходатайство – представление, адресованное государственным органом или общественной
организацией вышестоящей инстанции (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.
- М.: ВНИИДАД, 2014).
Слайд 88
Информационно-справочные документы
Акт – документ, составленный лицом и адресованный руководителю
организации с просьбой о реализации законно принадлежащих ему прав (Словарь
видов и разновидностей современной управленческой документации. - М.: ВНИИДАД, 2014).Например, для подтверждения:
установленных фактов,
событий,
действий.
Акты составляются:
постоянно действующими комиссиями (например, инвентаризационными, экспертными и т.д.),
временными комиссиями, созданными по указанию вышестоящей организации или руководителя.
Слайд 89
В отдельном случае акт может быть составлен одним или
несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными.
Отсюда и
большое количество видов актов:акты ликвидации,
акты на списание,
акты инвентаризации,
акты проведения испытания,
акты по расследованию несчастных случаев,
акты по расследованию профессиональных заболеваний и др.
Акт
Слайд 90
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме:
члены комиссии
изучают существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также нормативные
правовые акты и другие документы, регулирующие данный вопрос;в акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ;
оформляется на общем бланке.
Акт
Слайд 91
Модель построения акта содержит следующие реквизиты:
наименование организации-автора;
вид документа (АКТ);
дату;
4)
место составления (дата и место составления должны соответствовать дате и
месту актируемого события);5) текст;
6) подписи членов комиссии
Текст делится на три части:
введение,
констатирующая часть,
выводы)
Акт
Слайд 92
Текст введения во всех актах формализован.
В нем указывается:
основание
для составления акта,
лица, составляющие акт (члены комиссии),
присутствующие при этом
иные лица (не члены комиссии). Начинается введение словом «Основание».
После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например:
Основание: приказ директора школы «О проведении инвентаризации на складе школы» от 17.12.2015 г. № 93.
Акт
Слайд 93
С новой строки от поля с прописной буквы пишется
слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта
или членов комиссии по алфавиту.В название должности входит и название организации.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты, которые могут быть оформлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (эта часть не обязательна).
Акт может заканчиваться только констатацией фактов.
Акт
Слайд 94
После текста при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов
и их местонахождение.
Например:
Составлен в 2 экземплярах:
1 экз. — в
департамент образования;2 экз. — в дело.
Акт подписывают председатель и все составители.
При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Ряд разновидностей актов требует утверждения.
Акт
Слайд 95
Информационно-справочные документы
Справка – это документ, содержащий подтверждение фактов основной
деятельности организации (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. -
М.: ВНИИДАД, 2014)Справки могут быть информационные, аналитические и личного характера.
На практике чаще всего составляются справки, подтверждающие выполняемую работу и оплату труда работников.
Слайд 96
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени
и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения.
В правом
верхнем углу указывается место предъявления справки в именительном падеже, также обязательно должна стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, рядом с датой отмечается порядковый номер справки.
Справка
Слайд 97
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу
руководства и содержащая информацию по основной деятельности организации.
Такие справки
могут быть внутренними и внешними. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Справка
Слайд 98
Оформление реквизитов документов
При подготовке документов необходимо учитывать положения Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 г. № 536, а также ГОСТ Р 6.30-2003, которыми определены правила оформления реквизитов для документов общего административного управления.Таких реквизитов-30.
Правила оформления
управленческих документов
Слайд 99
В соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р
7.0.8-2013 (введен в действие с 01.03.2014 г.):
Реквизит документа – это
элемент оформления документа.Понятийный аппарат и нормативно-методическая база делопроизводства
Слайд 102
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» и реквизит 02
«Герб субъекта Российской Федерации» помещаются на бланках документов государственных органов
и учреждений.Государственный герб Российской Федерации размещают в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», а герб субъектов Российской Федерации помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизиты, используемы при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Слайд 104Пример использования Государственного герба на бланке
указа Президента Российской Федерации
Слайд 105Примеры использования Государственного герба на бланках постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации
Слайд 107
При продольном расположении реквизитов изображение герба помещается в центре
верхнего поля, а при угловом – в левой части верхнего
поля над серединой строки с наименованием организации-автора.На бланке может быть или Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, но не два герба одновременно.
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»
Слайд 110Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» —
это, как правило, символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации,
предприятия, фирмы.Реквизит 04 «Код организации» проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер юридического лица» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Слайд 111Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
07 «КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА»
Код формы документа проставляется по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД):
организационно-распорядительной документации,
банковской документации,
финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,
отчетно-статистической документации,
учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,
документации по труду,
документации Пенсионного фонда Российской федерации,
внешнеторговой документации.
Слайд 112Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
08 «Наименование организации»
Он должен соответствовать наименованию, закрепленному в уставе
организации или положении о ней. Указанный реквизит обозначает автора документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Наименование организации указывается в именительном падеже.
Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного наименования.
Данный реквизит при угловом расположении помещается в левой части, при продольном — вверху по центру.
Слайд 113Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Образцы
бланков писем Академии и ее филиала с продольным расположением реквизитов
Слайд 114Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Образцы
бланков с угловым расположением реквизитов
Слайд 115Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
09 «Справочные данные об организации»
Содержит сведения, необходимые для информационных
контактов: почтовый адрес,
адрес электронной почты,
другие сведения по усмотрению организации (номер факса, адрес электронной почты, номера расчетных и иных счетов в банке и др.).
Последовательность написания адреса в документах определена ГОСТом Р 6.30-2003 и отличается от последовательности написания адреса на почтовых отправлениях.
Слайд 116Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
10 «Наименование вида документа»
Это один из обязательных реквизитов для
всех видов документов (кроме служебного письма). Он дает первое общее представление о документе и его назначении.
Указание на вид документа определяет степень обязательности выполнения его требований, форму, набор необходимых реквизитов, структуру текста.
Слайд 117Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
10 «Наименование вида документа»
Вид документа – это классификационное понятие,
обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.При продольном расположении реквизитов на бланке этот реквизит центрируют относительно наименования организации.
Например:
АДМИНИСТРАЦИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ИНФОРМАЦИОННАЯ ЗАПИСКА
Название вида документа проставляется на всех документах, кроме писем и факсограмм, печатается прописными буквами.
Например:
ПРИКАЗ
Слайд 118Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
11 «Дата документа»
Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих
его юридическую силу.Датой документа является:
дата его подписания (для писем, факсограмм, справок);
дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Слайд 119Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
11 «Дата документа»
Все даты в документе оформляются арабскими цифрами
в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 8 января 2017 года следует оформить так: 08.01.2017.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 января 2017 г.
Слайд 120Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
12 «Регистрационный номер документа»
Это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор
документа, подтверждающий факт создания документа и состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).Этот реквизит присваивается документу при его регистрации.
Для исходящих документов регистрационный номер проставляется следующим образом:
Например: 04-12/57,
где 04 – индекс структурного подразделения,
12 – номер дела по номенклатуре,
57 – порядковый номер отправляемого документа.
Слайд 121Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Он
проставляется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Данный реквизит располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», например:
На № 1320/10 от 12.12.2013.
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Слайд 122Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
14 «Место составления или издания документа»
Он указывается в
том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации».Например, в том случае, если документ создан не на бланке.
Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений. В письмах данный реквизит включается в почтовый адрес.
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Слайд 123Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
15 «Адресат»
Реквизит «Адресат» проставляется на отправляемых документах.
Он может состоять из следующих элементов:
наименование организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
инициалы и фамилия (в дательном падеже);
почтовый адрес.
Слайд 124Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления реквизита 15 «Адресат»
При адресовании документа в
организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже:Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Слайд 125Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления реквизита 15 «Адресат»
При адресовании письма в
организацию кроме наименования можно указывать почтовый адрес:Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Слайд 126Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления реквизита 15 «Адресат»
Если документ отправляется нескольким однородным организациям или
структурным подразделениям, то их следует указывать обобщенно:Главам администраций
муниципальных районов
городских округов
Новосибирской области
или
Руководителям предприятий
агропромышленного комплекса
Алтайского края
Слайд 127Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления реквизита 15 «Адресат»
Должность лица, которому адресован
документ, указывают в дательном падеже:При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину
Слайд 128Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления реквизита 15 «Адресат»
При адресовании документов должностным лицам, имеющим звания
или ученые степени (военным или ученым), эти звания или ученые степени указываются перед фамилией: Российский государственный
гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Заведующему кафедрой истории
Профессору Т.И.Хорхординой
Слайд 129Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления реквизита 15 «Адресат»
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию
и инициалы получателя, затем почтовый адрес: Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264.
Перед фамилией допускается указывать ученую степень и (или) звание при их наличии.
Слайд 130Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
15 «Адресат»
Если документ направляется в несколько
адресов, то слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Как правило, при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
Слайд 131Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
16 «Гриф утверждения документа»
Данный реквизит придает документу юридическую силу,
свидетельствует о правовом статусе документа.Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
Утверждаются, как правило, такие документы, как:
положения;
планы;
программы;
уставы;
перечни;
штатные расписания;
некоторые другие документы.
Слайд 132Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
16 «Гриф утверждения документа»
Гриф утверждения располагают в правом верхнем
углу первого листа документа. В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Энской области
Личная подпись И. И. Петров
20.12.2016
Слайд 133Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
16 «Гриф утверждения документа»
Слово УТВЕРЖДАЮ пишется прописными буквами без
кавычек и двоеточия. Ниже через один межстрочный интервал печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, расшифровка ФИО, дата, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ или выравниваются по левому краю.
При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.
Слайд 134Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
16 «Гриф утверждения документа»
Возможные варианты утверждения:
Слайд 135Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
16 «Гриф утверждения документа»
При утверждении документа правовым актом реквизит
состоит из слова УТВЕРЖДЕН(НА) (УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже со строчной буквы, даты и номера документа и оформляется следующим образом:УТВЕРЖДЕНО
приказом руководителя
Департамента имущества
и земельных отношений
Энской области
от 20.02.2013 № 21
Слайд 136Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
17 «Резолюция»
Он представляет собой указание должностного лица (конкретное поручение руководителя)
по исполнению документа.Резолюция включает в себя:
• фамилию и инициалы исполнителя,
• содержание поручения (при необходимости),
• срок исполнения,
• подпись руководителя,
• дату резолюции.
Слайд 137Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
17 «Резолюция»
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное
первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.
Слайд 138Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
17 «Резолюция»
На документах, порядок исполнения которых уже известен и не
требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Например:
Черняеву А. С.
к 12.11.2016
Личная подпись
01.11.2016
Слайд 139Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
17 «Резолюция»
Если срок исполнения документа является типовым или он указан
в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Например:
Веберу А. Б., Галкину А. А.
Личная подпись
03.12.2013
Слайд 140Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
17 «Резолюция»
Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на
бланке резолюции или вносится в регистрационную карточку документа в системе электронного документооборота. Как правило, она проставляется руководителем от руки на входящих и внутренних документах в верхней левой части документа.
Резолюцию допускается помещать не на самом документе, а на бланке резолюции (листке-поручении формата А6).
Резолюция переносится секретарем (помощником) в регистрационную форму (карточку) и часто является основанием для постановки документа на контроль.
В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
Слайд 141Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления Резолюции
Слайд 142Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления
Резолюция Сталина в отношении наркомома авиапромышленности Шахурина на документе
в марте 1942 года: «Т-щу Маленкову. Возьмите за жабры размазню Шахурина».
Слайд 143Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления Резолюции
Слайд 144Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Примеры
оформления
Резолюция губернатора Псковской области Кузнецова: «Он че, сука, совсем
нюх потерял? Ничего не согласую» // В таком виде документ отправился в Росимущество по Псковской области
Слайд 145Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
18 «Заголовок к тексту»
После создания текста документа формулируется его
заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).
Например:
О сроках поставки продукции
О приеме на работу
Точка после заголовка не ставится.
Не допускается проставление этого реквизита на отправляемых письмах.
Слайд 146Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
18 «Заголовок к тексту»
Заголовок размещается от левой границы поля
документа при угловом расположении документа. Заголовок на бланках с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру.Данный реквизит облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
Не рекомендуется включать в него только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий.
Слайд 147Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
19 «Отметка о контроле»
Проставляется
на документах,
требующих исполнения
и взятых на
контроль, в виде буквы «К»,
слова «Контроль» или
контрольной даты на
левом поле документа
на уровне заголовка.
Может наноситься
резиновым штемпелем
или от руки.
Слайд 148Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
19 «Отметка о контроле»
Срок исполнения документов указывается в резолюции
руководителя. Если в резолюции или в самом документе он не указан, то срок контрольного документа определяется в 30 дней со дня поступления документа.
Слайд 149Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
20 «Текст документа»
Является основным реквизитом.
При составлении официальных документов
используется официально-деловой стиль. Основными требованиями, предъявляемыми к этому стилю, являются:
стандартизация,
нейтральный тон изложения,
точность,
ясность,
краткость,
логичность,
аргументированность изложения.
Слайд 150Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
20 «Текст документа»
Текст документа, как правило, состоит из двух
частей. В первой (преамбуле) указываются факты, ссылка на НПА (в случае необходимости), основания, причину, цели составления документа.
Во второй (заключительной) — решения, поручения, выводы, просьбы, поручения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть.
Слайд 151Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
20 «Текст документа»
В документах организаций, действующих на принципах единоначалия,
а также внутренних документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (например, приказываю, предлагаю, прошу).В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решили»).
В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Слайд 152Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
20 «Текст документа»
Текст протокола излагают от третьего лица множественного
числа («слушали», «постановили», «выступили», «решили»).В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
Слайд 153Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
20 «Текст документа»
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого
лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»),
от третьего лица единственного числа («факультет не возражает», «Академия считает возможным»).
Слайд 154Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
21 «Отметка о наличии приложения»
Оформляется в сопроводительных письмах, договорах,
протоколах, приказах, распоряжениях, а также в приложениях к ним.Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).
Слайд 155Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
21 «Отметка о наличии приложения»
Отметку о наличии приложения, названного
в тексте сопроводительного письма, оформляют следующим образом:Приложение: на 7 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их полные наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о состоянии исполнительской дисциплины в работе с нормативными актами, на 3 л. в 2 экз.
2. Проект Плана по устранению критических замечаний, высказанных на совещании у ректора, на 8 л. в 1 экз.
Слайд 156Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
21 «Отметка о наличии приложения»
Если приложение, в свою очередь,
имеет свое приложение, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:Приложение: Договор аренды от 12.09.2013 № 50 и приложение к нему, всего на 10 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В случае, когда документ отправляется в несколько адресов, а Приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:
Например:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Слайд 157Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
21 «Отметка о наличии приложения»
На самих приложениях в
правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение №____», номер Приложения (если их несколько) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номер.Все составные части реквизита можно центрировать относительно самой длинной строки.
Например:
Приложение № 1
к приказу
от 22.10.2016 № 201
Слайд 158Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
Это обязательный реквизит служебного документа, обеспечивающий
удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.В его состав входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);
собственноручная подпись (личная подпись);
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Слайд 159Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
Подписание документа возможно лицом, исполняющим обязанности
руководителя в соответствии с приказом (распоряжением). При этом обязательно указываются фактические инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.
Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Слайд 160Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
В этом случае подпись оформляется следующим образом:
И.о.
генерального директора Подпись И.О. Фамилияили:
Исполняющий обязанности
генерального директора Подпись И.О. Фамилия
Слайд 161Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
Правом подписи отдельных документов (договоров, актов сверки,
актов приема-передачи, счетов, счетов-фактур, уведомлений, писем, претензий и т. д.) руководитель может наделять другое должностное лицо на основании доверенности. В этом случае в документах указывается фамилия данного должностного лица, его должность, в качестве основания доверенность, ее номер и дата выдачи.
Слайд 162Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
На внутренних документах организации, связанных непосредственно с
образовательным процессом, допускается в реквизите «Подпись» указывать ученую степень (ученое звание). Например:
Научный руководитель
к.э.н., профессор ____________ А.А. Иванов
Слайд 163Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
На документе имеющей более одной подписи, если
за его содержание несут ответственность несколько лиц, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например:
Директор института _________ О.А.Голубев
Главный бухгалтер __________ А.А.Иванов
Слайд 164Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
Если документ подписывают несколько равных должностных лиц,
их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Слайд 165Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
Несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и
документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывает председатель и секретарь. Если документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии.
При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии _______________ И.К. Корнеев
(подпись)
Члены комиссии _______________ В.В. Иванов
(подпись)
_______________ А.А. Петров
(подпись)
Слайд 166Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
22 «Подпись»
При оформлении документа на бланке должностного лица
должность этого лица в подписи не указывается.При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Реквизит «Подпись» печатается через два-три межстрочных интервала после текста (или приложения).
Наименование должности в реквизите печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Слайд 167Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
23 «Гриф согласования документа»
Это реквизит, выражающий согласие организации, не
являющейся автором документа, с его содержанием. Это т.н. внешнее согласование.Оно имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.
Слайд 168Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
23 «Гриф согласования документа»
Согласование с конкретным должностным лицом включает
в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.Например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федеральной службы
по надзору в сфере образования и науки
_______________ ( И.О. Фамилия)
(личная подпись)
«___» __________ 2016 г.
Слайд 169Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
23 «Гриф согласования документа»
Согласование с коллегиальным органом осуществляется протоколом,
письмом. Гриф согласования в данном случае оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 14.09.2016 г. № 9
Слайд 170Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
23 «Гриф согласования документа»
Гриф согласования может располагаться на отдельном
листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Слайд 171Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
23 «Гриф согласования документа»
Лист согласования оформляется следующим образом:
Слайд 172Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
24 «Визы согласования документа»
Виза согласования выражает согласие или несогласие
должностного лица с содержанием проекта документа (т.н., внутреннее согласование). Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Виза оформляется путем визирования проекта документа исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, и другими лицами, ответственными за их подготовку, а также заинтересованными должностными лицами, с которыми проводилось согласование проекта документа.
Слайд 173Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
24 «Визы согласования документа»
Визы включают в себя:
личную подпись;
должность визирующего документ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
дату.
Главный бухгалтер
____________________ И.Д.Иванова
(подпись
«___» __________ 2016 г.
Слайд 174Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
24 «Визы согласования документа»
Возможно оформление виз на отдельном листе
согласования.Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или несогласно с документом, то это может оформляться на отдельном листе.
Лист подписывается и прилагается к документу с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются»:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела __________ А.Д. Петров
(подпись)
«___»________20__ г.
Слайд 175Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
24 «Визы согласования документа»
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
На документах,
подлинники которых остаются в организации, визы проставляются в нижней части на оборотной стороне последнего листа документа (приказа, распоряжения и др.), и включают в себя подпись, её расшифровку, должность визирующего, дату визирования.На отправляемых документах визы проставляются в левой нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
В зависимости от ситуации допускается полистное визирование документа и его Приложения.
Слайд 176Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
24 «Визы согласования документа»
Срок согласования (визирования) документов должностными лицами
устанавливается руководителем организации либо исполнителем, ответственным за подготовку документа. Как правило, он не превышает 7 календарных дней, если иное не установлено руководителем организации.
Лица, указанные в качестве соисполнителей, обязаны завизировать документ в срок, не превышающий одного рабочего дня, если иное не установлено руководителем организации.
Слайд 177Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
24 «Визы согласования документа»
Ответственность за соблюдение установленных сроков несет
исполнитель, осуществляющий выпуск документа. Сроки согласования (визирования) должностными лицами кадровых приказов (о приеме, переводе, увольнении, отпуске и т. п.) определяются в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству, но не должны превышать одного рабочего дня.
Повторное визирование документа должностными лицами допускается только в случае, если в ходе согласования в документ вносятся существенные изменения.
Слайд 178Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
25 «Оттиск печати».
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, фиксирующих факты, которые связаны с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.
Слайд 179Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
25 «Оттиск печати».
Организации могут иметь печати для своих структурных
подразделений. В этом случае печать должна иметь дополнительную надпись, например: «Секретариат», «Канцелярия» и т. д.
Виды и применение печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, инструкциях по делопроизводству.
Слайд 180Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
25 «Оттиск печати».
Слайд 181Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
25 «Оттиск печати».
Печать проставляется:
на документах организационно-правового характера (положение, штатное
расписание), почетных грамотах и благодарностях,
документах, содержащих разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия, сертификат),
удостоверяющих права отдельных лиц (доверенности),
подтверждающих сведения персонального характера (справки),
оформляющих соглашение двух или нескольких лиц (договоры),
оформляющих обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо),
фиксирующих факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт) и др.
Слайд 182Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
25 «Оттиск печати».
Печатью заверяют также копии документов и выписки
из документов, предназначенные для представления в другие организации. Документы данного вида, не заверенные печатью, не имеют юридической силы.
Слайд 183Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
25 «Оттиск печати».
Печати выдаются наделенному полномочиями по их проставлению
работнику организации под роспись по акту приема-передачи печатей. Они должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах и помещениях. При увольнении работник, ответственный за проставление печатей и штампов, обязан сдать их уполномоченному на то лицу с оформлением акта приема-передачи.
Слайд 184Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
25 «Оттиск печати».
На пришедшие в негодность печати составляется акт,
и по распоряжению руководителя организации они заменяются новыми. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.
Слайд 185Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
26 «Отметка о заверении копии»
Оформляется для подтверждения соответствия
копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Тем самым копии документа придается юридическая сила. Отметка о заверении копии документа проставляется ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов:
заверительная надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
собственноручная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
дата заверения копии
Слайд 186Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
26 «Отметка о заверении копии»
Отметка о заверении копии
удостоверяется печатью. Верно
Инспектор отдела кадров РАНХиГС
_________ О.В. Белова
(подпись)
«___» __________ 20___ г.
(оттиск печати)
Слайд 187Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
26 «Отметка о заверении копии»
В организации право оформлять,
скреплять своей подписью и заверять копии личных документов (паспорт, трудовая книжка, документы об образовании), вносить записи в трудовые книжки, оформлять листки нетрудоспособности печатью с текстом «Отдел кадров» предоставляется специалисту кадровой службы или иному уполномоченному на то лицу.
Слайд 188Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
27 «Отметка об исполнителе»
Данный реквизит необходим для оперативной
связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в нем вопросов.Он проставляется в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля.
Реквизит включает: инициалы, фамилию (или фамилию, имя и отчество) и номер телефона исполнителя,
например:
Забелин Иван Андреевич
+7 (495) 924-45-67
ИЛИ
И. И. Петрова
210-30-94
Слайд 189Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Данный реквизит проставляется на исполненных документах и направляемых в дело для последующего хранения и использования в справочных целях и включает в себя:
слова «в дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
номер дела, в котором будет храниться документ;
краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например: В дело 12-25 за 2008 г.
Николаева Г.Н. 24.05.2013
Слайд 190Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
29 «Отметка о поступлении документа в организацию»
Данная
отметка помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа. Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер, который может дополняться индексом структурного подразделения и датой поступления документа.
Слайд 191Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
29 «Отметка о поступлении документа в организацию»
Слайд 192Реквизиты, используемые при оформлении документов по ГОСТ Р 6.30-2003
Реквизит
30 «Идентификатор электронной копии документа»
Идентификатором электронной копии
документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. Например:С:|Письма|Просьба. rtf 09.07.2013
