Лекция №1. Структура управления документацией

составляющие.
2.Правовое обеспечение документационного обеспечения.
3.Нормативно-методические акты, содержащие основные принципы работы с

документами.
4.Кадровое обеспечение документационного обеспечения.
5.Унификация и стандартизация в управлении документацией.

2-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2013.- 304 с.
Корнев

И.К., Пшенко А.В., Машурцева В.А. Управление документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012.-300с. - (Высшее образование: Бакалавриат).
Ларионова, Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом / Т.М. Ларионова, Л.А. Румынина.- М.: ФОРУМ, 2012.- 416 с.
Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: учеб. пособ. / Ю.А. Панасенко.-3-е изд.- М.: ИНФРА-М, 2013.- 112 с.

Глухова О.В.— Электрон. текстовые данные.— Волгоград: Волгоградский институт бизнеса, Вузовское

образование, 2013.— 72 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/19177.— ЭБС «IPRbooks», по паролю
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник/ Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 392 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10497.— ЭБС «IPRbooks», по паролю

связанная с обработкой документов, называется делопроизводством.
Термин «делопроизводство» в России

возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII века (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно, в речевой практике он появился несколько раньше).

Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления.
Именно это значение и легло в основу термина «делопроизводство».

обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с

термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано:
- с изменением организационно-технической основы делопроизводства
с изменением методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.
Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

по организации документооборота в нем; документирование деятельности предприятия, осуществляемое посредством

фиксации (записи) информации на различные носителях в соответствии с установленными порядком и правилами.

Объект делопроизводства – оформление документов, отражающих весь спектр деятельности предприятий.
Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, надлежащая и рациональная организация документооборота предприятия согласно ГОСТу.
Цель данного обучающего курса:
овладеть основами правильного оформления документов;
уметь организовывать экономический документооборот.

организация работы с документами; 2. деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы

документирования в процессе осуществления им своих функций.

ДОУ осуществляется по средствам фиксации, записи информации на различных носителях в соответствии с установленными порядком и правилами.
ДОУ регулируется действующим законодательством, распорядительными документами, вышестоящими документами, положениями о предприятии, основными положениями ГСДОУ и правилами архивного управления.

менеджмент
Делопроизводство
Организаторы документационного менеджмента
Объекты документационного менеджмента
Прямые и обратные системные связи

персоналом, несущим ответственность за работу с документами; комплекс организационных мероприятий,

согласованных между собой по срокам и способам проведения и направленных на эффективное управление документацией и персоналом предприятия; технология управления документацией и персоналом предприятия.

По сути, ДМ образует организационную основу для эффективного осуществления ДОУ.
Ключевые элементы ДМ:
организаторы ДМ должностные лица, инициирующие процесс управления документацией, а также персоналом, несущим ответственность за работу с документами предприятия;
объекты ДМ (документация, персонал, несущий ответственность за осуществление непосредственной работы с документами предприятия);
системные связи – каналы управления, по которым с установленными правилами и порядком осуществляется передача управляющих воздействий от организаторов к объектам ДМ и обратная связь между ними.

за управление работой с документами предприятия. Ведущая роль в документации

ДМ, как правило, принадлежит службе ДОУ (иному аналогичному подразделению или специально назначенному для этой цели должностному лицу предприятия).
Цель ДМ – эффективное управление ДОУ предприятия в целом.

Функции ДМ: административная; регулятивная; координационная; контрольная; обучающая.

Принципы организации ДМ: законности; последовательности; гибкости; технологичности; комплексности.

комплекс мероприятий, направленных на разработку законодательных, нормативных, нормативно-правовых актов и

руководящих (организационно-распорядительных, организационно-методических) документов по вопросам ДОУ и внедрения их требований в повседневную практику работы с документами предприятия.

Законодательные акты и руководящие документы по вопросам ДОУ в своей совокупности образуют правовую базу ДОУ.

вторых (руководящих документов) – федеральных, территориальных, местных, ведомственных (отраслевых) органов

управления, решения (указания) которых являются обязательными для исполнения предприятием.

В дополнение к законодательным актам и руководящим документам предприятие вправе издавать собственные (локальные) руководящие документы по вопросам ДОУ для более полного учёта специфики организации и содержания деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

база документационного обеспечения управления (ДОУ) включает ряд документов, регулирующих процессы

создания и функционирования документов.

государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Эта работа потребовала концентрации усилий специалистов

в сфере документоведения, что послужило одной из причин открытия в 1966 г. Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
4 сентября 1973 г. созданный документ был одобрен постановлением № 0435 Госкомитета стандартов Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендован для применения министерствам, ведомствам и организациям, что стало началом нового этапа совершенствования делопроизводства в стране.

Таким образом, впервые появился общегосударственный нормативный акт, в котором были изложены единообразные правила работы с документами на всех этапах их функционирования; работники делопроизводственной сферы получили четкое представление о методике работы, упорядочивающей деятельность предприятий и ведомств по составлению и обработке управленческих документов.

но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных

служб и их техническому оснащению. Документ состоит из общей части, тематических разделов и приложений.

ЕГСД по большей части не утратила своего практического значения, так как, несмотря на широкое внедрение компьютерных технологий, основные принципы работы с документами остаются неизменными. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала оптимизации работы делопроизводственной службы.

Однако в конце 1980-х гг. возникла необходимость пересмотра ЕГСД и формирования новой, более современной концепции в связи с произошедшими изменениями в области использования новых информационных технологий и с расширением международных.

Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной решением коллегии Государственного

архивного управления и принятой в 1988 г. (последняя редакция документа относится к 1991 г.).

В настоящее время это основной общегосударственный нормативно-методический документ, который представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях;
он носит рекомендательный характер. Таким образом, основные цели ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

деятельности»;
«Организация работы с документами»;
«Механизация и автоматизация работы с документами»;
«Служба документационного

обеспечения управления».

Раздел «Документирование управленческой деятельности» в свою очередь включает четыре части:
состав управленческих документов;
унификация и стандартизация управленческих документов;
оформление управленческих документов (эти нормы в настоящее время устарели);
составление текстов управленческих документов.

При этом в ГСДОУ рассматриваются документы не только на бумажных, но и на других видах носителей.

утверждению;
примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
правила заполнения

реквизитов регистрационно-контрольных форм;
формы номенклатуры дел;
перечень типовых сроков исполнения документов;
форма обложки дела постоянного и временного сроков хранения;
примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

Эти приложения могут быть использованы в практической деятельности и в настоящее время.

необходимый минимум требований, — явилась новой, более высокой ступенью в

работе с документами, она до сих пор обеспечивает единство процессов документирования.
Но за последние 15 лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться на документации и системе работы с ней, поэтому часть информации ГСДОУ устарела и требует пересмотра.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации

(в редакции 2001 г.), устанавливающая единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и служащая основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству.
В Инструкции получили развитие основные положения ГСДОУ. Этот документ в большей степени отражает современное состояние дел в сфере ДОУ.

подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов;
особенности подготовки и

оформления отдельных видов документов;
правила оформления документов;
организация документооборота и исполнения документов;
поисковая система по документам;
контроль исполнения документов;
организация документов в делопроизводстве;
порядок передачи документов на хранение в архив;
приложения.

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов», а в последствии Р 7.0.97-2016 в которых содержатся рекомендации по оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).

ГОСТ состоит из следующих разделов:
«Область применения»;
«Состав реквизитов документа»;
«Требования к оформлению реквизитов документа»;
«Требования к бланкам документа и оформлению документа»;

Государственный стандарт установил единый формуляр-образец ОРД, представляющий собой графическую модель или схему построения документа с указанием размеров полей и места расположения реквизитов.

Также Р 7.0.97-2016 определил состав реквизитов и правила их оформления, требования к бланкам документов.

власти (Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8.11.2005

№ 536).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

В перечисленных актах содержатся общие требования к составлению, оформлению и последующей обработке документов. Но специфика организаций может обусловливать дополнительные требования к работе с документами, и эти конкретные требования должны быть изложены в положении (уставе) организации, инструкции по делопроизводству, регламентах, правилах и других нормативных документах.

мероприятий, направленных на оптимизацию организационной структуры предприятия и его комплектование

персоналом, имеющим надлежащую квалификацию для эффективной работы с документами.

Таким образом, кадровое обеспечение предусматривает решение двух параллельных задач׃

1) организационное развитие предприятия (прежде всего аппарата управления, в состав которого входит и служба ДОУ и др.);
2) наполнение службы ДОУ (а также других подразделений, в которых осуществляется работа с документами) квалифицированными кадрами.

этой целью в действующее на предприятие штатное расписание регулярно вносят

организационные изменения, которые затрагивают:

структуру предприятия, что проявляется в формировании новых и расформировании существующих подразделений (иногда их объединение);
подчиненность подразделений;
качественный состав персонала подразделений (соотношение руководителей, специалистов и технических исполнителей);
численный (количественный) состав персонала подразделений.

персоналом, включая:

рекрутинг (поиск, отбор и наем) работников требуемой квалификации;
адаптация вновь

нанятых (или перемещённых внутри предприятия) рабочих;
мотивацию работников;
тренинг (профессиональная подготовка с целью повышения квалификации) работников;
контроллинг результатов деятельности персонала (их учёт, оценка, периодическая аттестация);
перемещение персонала для наиболее целесообразного служебно-делового применения.

документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) поводится в целях:

сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов,
типизации их формы,
снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,
достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве.
УСД - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД (разработано и действует около 37 классификаторов).

банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных

учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

уровня её обязательности; это процесс установления правил с целью упорядочивания

деятельности при участии всех заинтересованных сторон.
Установлены следующие категории стандартов:
ГОСТ (государственные стандарты);
ОСТ (отраслевые стандарты);
РСТ (республиканские стандарты).
Стандарт устанавливает единую терминологию и определения.

классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные

системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве. Общероссийский классификатор утверждён и введён действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года № 299 (с изм. от 16 08 2006 – 35/2006).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов входящих в УСД, например:

и контрольного числа. В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя

ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
1) блока идентификации;
2) блока наименований объекта классификации.
Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
Класс форм - 09
Подкласс форм - 01
Регистрационный номер - 004
Контрольное число - 6
0901004 6- расчётная ведомость по страховым взносам в пенсионный фонд.