Лекция ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ Лекция СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ДОУ

ДИСЦИПЛИНА
«Основы документационного обеспечения управления»

Тема 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ –
ОСНОВА

ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

л и:

1. Раскрыть цели и задачи дисциплины, требования к уровню

освоения дисциплины
2. Раскрыть сущность ДОУ, эволюцию системы делопроизводства, правовую и нормативно-методическую базу делопроизводства, организацию СДОУ.

Цели и задачи дисциплины, требования к уровню освоения дисциплины.
Сущность и содержание ДОУ. Эволюция системы государственного делопроизводства.
Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства.
Организация службы документационного обеспечения управления

У ч е б н ы е в о п р о с ы:

информации, информационных технологиях и о защите информации" // СЗ РФ.

2006. J6 31(ч.1). Ст. 3448.
- от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании"// СЗ РФ. 2002. № 52. Ст. 5140; 2005. № 19. Ст. 1752.
-от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; 2006. № 50. Ст. 5280.
от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" // СЗ РФ. 1996. № 48. Ст. 5369; 2006. № 45. Ст. 4635.
от 01.06.2005 № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" // СЗ РФ. 2005. № 23
от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" // РГ. 2004. 5 авг.; 2006. 22 дек.
и другие

Федеральные законы

Термины и определения. Утв. Пост. Госстандарта России от 27.02.1998 №28.
-

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утв. Пост. Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утв. Пр. Главархива СССР от 23.05.1988 № 33. М.: Главархив СССР, 1991.
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93). Утв. Пост. Госстандарта России от 30.12.1993 №229.
- ОКПДТР—Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94). Утв. Пост. Госстандарта России от 26.12.1994 № 367.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 // РГ. 2006. 7 февр.

Учебник / Под ред.. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2007. 560

с.
2. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. М.: "ТК Велби", Проспект, 2006. 456с.
3. Кузнецов С.М. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез"», 2000. 232 с.
4. Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М.: МЦФЭР, 2007. 432 с.
5. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере: Практич. пособие. М.: Приор,
6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.И. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. М.: Проспект, 2004.

(управленческой) информации
Делопроизводство; документационное обеспечение управления, - отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141- 98)

Цель ДОУ (1)

своевременное и полное обеспечение работы органов управления (менеджмента) необходимой документацией

Цель ДОУ (2)

С У Щ Н О С Т Ь ДОУ

необходимой документации;
- документальное закрепление управленческой информации;
- организация и осуществление движения

документов (документооборота) и др.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ
в процессе деятельности ОУ



-разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;
-учет и рассылка документов в организации;
-продвижение документов по инстанциям и исполнителям;
- доведение документов до ОУ и должностных лиц;
- контроль исполнения документов;
-хранение документов (оперативное, архивное) и др.

Содержание (задачи) ДОУ

информации;
- оптимальности (рациональности) документируемой информации;
- стандартизации и унификации документируемой информации;
-

учета и сохранности и др.

ДОУ должно организовываться и осуществляться на основе принципов УД (менеджмента), а также строиться на общих и специальных принципов делопроизводства

СПЕЦИАЛЬНЫЕ:
- построения информационно-справочной работы в организации;

- организации регистрации документов и др.

организации;
- систематизация документов и их унификация;
-установление и закрепление единых форм,

единых требований к реквизитам документов;
-организация экспедиции документов по их доставке (ведомства);
-упорядочение обработки и движения документов в организации;
-создание ИПС документов в организации;
организация контроля исполнения и др.

Организацию ДОУ необходимо рассматривать в двух аспектах – функциональном и структурном

В каждой организации

-упорядочение документооборота;
-организацию контроля исполнения документов;
-организацию подготовки документов к передаче в архив;
-совершенствование работы с документами

Функциональный аспект организации ДОУ

органах исполнительной власти (министерствах);
-общий отдел ДОУ, канцелярия - в органах

местного самоуправления ;
-отделы ДОУ - на различных предприятиях, в организациях ;
-секретарь или специально назначенное лицо - в структурных подразделениях

Структурный аспект организации ДОУ

нач. XX вв
Система министерского делопроизводства XIX – нач. XX

вв

12

Эволюция системы делопроизводства

История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг

1 этап

2 этап

3 этап

4 этап

5 этап

История управления и делопроизводства в 1945-2000 гг

1 этап

Делопроизводство в Древнерусском государстве

нормативные правовые документы:
законодательные акты РФ, указы и распоряжения

президента РФ, постановления Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти по ДОУ;
государственные стандарты на документацию;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

делопроизводству и др.
Стандарты на УСД,
классификаторы и др.
ГСДОУ
Типовая инструкция по
делопроизводству

… и др.

Документирование УД

Организация работы с док-ми

Служба ДОУ;
авт. и мех. работы

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКУЮ БАЗУ СОСТАВЛЯЮТ (вывод):
документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления ДОУ и деятельности организации в целом;

документы по труду и охране труда (основания для определения затрат времени на выполнение работ по делопроизводству, расчета численности персонала, создания благоприятных условий деятельности и т.п).

(СДОУ) необходимо рассматривать с двух сторон.

С одной стороны, она

представляет собой некоторую структурную организацию ДОУ;

с другой стороны, служба ДОУ выступает как управленческая деятельность, заключающаяся в осуществлении документооборота в процессе управления организацией

характера:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома УФД, а

также внесение в них изменений;
осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов;
организация рассмотрения и подготовки к докладу документов;
контроль за правильностью оформления документов;
регулирование хода исполнения документов;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;
организация изготовления, копирования и размножения документов;
разработка и проектирование бланков документов;
разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел;
организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
организация контроля за работой с документами;
экспертиза ценности документов;
консультирование по вопросам ДОУ;

функции ДОУ и объем работ по каждой из них;

масштаб организации т.е. количество структурных подразделений, их размещение, общая численность л/с, число уровней принятия решений, нормы управляемости);
принятая система ДОУ;
уровень механизации и автоматизации документационных процессов и др.

СДОУ представляет собой законченный технологический цикл работы с документами

Цикл работы с документами:
экспедиционную обработку и доставку документов;

регистрацию документов и учетно-справочную работу;

контроль за исполнением документов;

формирование, оформление, хранение и использование дел;

издание распорядительной документации организации;

машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов

с принадлежностью к определенной группе организаций;
2)определяется ее целями, задачами и

функциями

Наименования
служб

Структурные
элементы служб

Должностные
лица служб

Экспедиция, группа учета и регистрации документов, группа контроля исполнения, отдел писем, машинописное и копировально-множительное бюро, архив, протокольная служба, отдел рационализации делопроизводства

- Руководители
(управления делами, канцелярии, отдела );
- Специалисты
(архивист, методист, инспектор);
- Технические исполнители (экспедиторы, делопроизводители, машинистки )

Управление делами;
Отдел ДОУ;
Канцелярия;
Секретарь (должностное лицо)

задачи и функции служба ДОУ выполняет во взаимодействии с другими подразделениями и службами организации (юридической, фин., персонала и др.)

дореволюционной России.
3.Технология обработки документов в учреждениях России (XVI-XVII в., XVIII

в., XIX в.)
4.Рационализация делопроизводства в учреждениях России в XIX - начале XX в.
5.Направления рационализации делопроизводства в 1920-е гг.
6.Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкций конкретного учреждения).
7.Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ (на примере инструкций конкретного учреждения).
8.Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) (на примере конкретной организации).
9.Организация работы канцелярии учреждения (на примере конкретного учреждения).
10.Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства.
11.Организация документооборота учреждения (на конкретном примере) и основные направления его совершенствования.

примере конкретной организации).
14.Методы организации контроля за исполнением документов при традиционном

делопроизводстве (на примере к учреждения).
15.Автоматизация регистрации документов.
16.Автоматизированные системы контроля за исполнением.
17.Организация работы с обращениями граждан в государственных учреждениях.
18.Методика составления номенклатуры дел учреждения.
19Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
20.Классификационные справочники в делопроизводстве: проблемы разработки и применения.
21.Опыт организации работы с документами за рубежом.
22.Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства.