Слайд 1Личная эффективность руководителя проектов
Курс «Управление проектами»
Московский авиационный институт
(Национальный исследовательский университет)
Слайд 2Типичные проблемы для РП
Задач всегда больше, чем можно сделать
Не все
задачи можно сделать с равным качеством
Постоянное общение «скрывает» задачи
Ограничения время
/ деньги сильнее, чем для линейных менеджеров
Результат:
Снижение эффективности работы
Переработка
Стресс
Слайд 3Выход – организация:
Времени
Пространства
Мыслей
Психики
Слайд 4ВРЕМЯ: Отдых
Задача – переключение
Регулярный (5-10 мин в час) отдых
Сон
Хобби /
спорт
Полная концентрация в рабочий интервал
Слайд 5ВРЕМЯ: Мотивация
Для непрятных задач:
Якоря (музыка, предварительная черновая работа)
«Метод швейцарского сыра»
Дела-«Лягушки»
- по 1-2 в день
Дела- «Слоны» - разделить на «бифштексы»
Фиксация
количестванных показателей
«Календарик-пинарик»
Слайд 6ВРЕМЯ: Цели
Я – компания:
Долгосрочные цели (личное стратегическое планирование)
Маркетинг
Личная бухгалтерия
Собственные цели
/ Навязанные цели
Ключевые области жизни
S.M.A.R.T
Слайд 7ВРЕМЯ: Рабочий день
План на день:
Планирование с вечера
Планирование с утра
Список дел
с приоритетами
«Стратигическая картонка»
Типы задач:
«Жесткие»
«Мягкие»
«Бюджетируемые»
Слайд 8ВРЕМЯ: Планирование
Планирование – «аккуратность» по отношению к времени
Кайрос – контекстное
планирование
Место
Человек
Обстоятельство
Доска (матрица) контекстного планирования
Планирование: День – Неделя/Месяц – Год
Бюджетирование
времени
Слайд 9ВРЕМЯ: Приоритеты
Расчистка
Отказ: расчистка от навязанных дел
Право на отказ
«Здоровый пофигизм»
Делегирование задач
Многокритериальная
оценка:
Определить критерии
Задать их сравнительную важность
Оценить варианты
Выбрать оптимальный
Приоритет долгосрочных целей (срочные
/ важные)
Слайд 10ВРЕМЯ: Информация (1)
Чтение
Ключевая информация
Применение
Расстановка приоритетов
Смена тематики
Телевизор – только в
записи
Работа с электронной почтой
2-4 раза в день
«Пустой» (3..7 писем) ящик
Структура
папок
«Выращивание структуры из хаоса»
Слайд 11ВРЕМЯ: Информация (2)
Творческая картотека
Записывать мысли
Сортировать мысли
Анализировать мысли
Структура внимания
Центр
Ближнее внимание
Дальнее внимание
Стол
Контекстная
группа
Контрольная группа
Карты мыслей (MindMap)
Слайд 12ВРЕМЯ: Поглотители
Хронометраж
Категории:
Долгосрочные / делегируемые / поглотители
Дело / Сервис / Пустота
Время
в транспорте / командировках
Сохранение информации
Совещания
Формат
Участники
Круг вопросов
Длительность
Предварительные материалы
Слайд 13ВРЕМЯ: Фенечки
USB-флешка
Диктофон
Папки – по функциям
Ежедневная / еженедельная работа
MP-3 плеер
Microsoft
Outlook (категории)
OneNote
MindJet
MindManager / FreeMind
Слайд 14ВРЕМЯ: Облако
Смартфон
Планшет
Компьютер / ноутбук
Облака:
Toodledo.com
OutOfMilk.com
Evrnote.com
Google Drive / Mail.Ru Cloud / Yandex.Disk
…
Слайд 15ПРОСТРАНСТВО: Анализ
Что работает?
Что не работает?
Что для меня является самым важным?
Зачем
мне быть организованным?
Что мне мешает?
Слайд 16ПРОСТРАНСТВО: Место
Дом
Комната
Рабочее место
Кухня
Шкафы
Работа
Стол
Шкафы
Компьютер
Машина
Дача
Слайд 17ПРОСТРАНСТВО: План
Зоны
Виды деятельности
Время
Результат
Применимость:
Нужно (30->80)
Может пригодиться (50->20)
Выбросить (20->0)
Слайд 18ПРОСТРАНСТВО: Действуем
Sort – Сортируем
Purge – Чистим
Assign a home – Находим
свое место
Containerize – Раскладываем по местам
Equalize – Поддерживаем порядок
В основе
- метод «маленьких шагов»
Слайд 19Getting Things Done (GTD)
«Доведение дел до завершения»
Управление рабочим процессом
Сбор
Обработка
Организация
Обзор
Действия
Слайд 20Модель обзора работы GTD
Текущие дела
Текущие проекты
Круг обязанностей
Ближайшие годы (1—2 года)
Пятилетняя
перспектива (3—5 лет)
Жизнь
Слайд 21Обработка корзины GTD
Начинаем с верхнего элемента корзины
Делаем один элемент за
раз (не возвращаем обратно)
Если элемент требует действия:
Делаем это
(если на это требуется меньше двух-пяти минут), ИЛИ
Делегируем это кому-нибудь, ИЛИ
Откладываем это.
Если элемент не требует действия:
Оставляем это в справочной информации, ИЛИ
Выбрасываем это, ИЛИ
В список «когда-нибудь может быть»
Слайд 23Организация папок GTD
Большой лист
В центре – основной объект / задача
Ветви
с подписями – основные разделы диаграммы
Дальнейшее дробление
Стараться следовать правилу 3..7
Разнообразить вид: форма, цвет, объём, шрифт, стрелки, значки
Слайд 24МЫСЛИ: Карты памяти
Большой лист
В центре – основной объект / задача
Ветви
с подписями – основные разделы диаграммы
Дальнейшее дробление
Стараться следовать правилу 3..7
Разнообразить вид: форма, цвет, объём, шрифт, стрелки, значки
Слайд 25Карты памяти: области применения
обучение
конспектирование лекций
конспектирование книг
подготовка материала по определенной теме
решение
творческих задач
мозговой штурм
презентации
планирование и разработка проектов разной сложности
составление списков дел
общение
проведение
тренингов
развитие интеллектуальных способностей
решение личных проблем
Слайд 26Психология
Управление эмоциями
Управление общением
Управление жизнью
Саморазвитие
Слайд 27Что почитать
Глеб Архангельский. Организация времени: от личной эффективности к развитию
фирмы
Глеб Архангельский. Тайм-драйв
Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок (Getting
Things Done)
Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей
Николай Козлов. Философские сказки для обдумывающих житье
