Слайд 1Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего образования
«Сибирский государственный индустриальный университет
«Моя профессия – секретарь руководителя»
Выполнил:
ст.гр. ЗУПу-18
Мугтасимова А.Н.
Проверил: к.с.н., доцент
Терскова С.Г.
Новокузнецк, 2019 г.
Слайд 2О специальности
Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал
от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.
Классические обязанности секретаря –
это прием звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай-кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).
Слайд 3Истрория
Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали
пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:
Давать
советы хозяину.
Держать в секрете все, что ему известно.
Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря.
Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.
Слайд 4Требования к первому российскому делопроизводителю:
Дворянин из знатного рода.
Мужчина.
Высокообразованный.
Способность давать советы по любому жизненному вопросу.
Екатерина II
более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:
Секретарь должен быть не один, а несколько.
Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.
Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.
Слайд 5Что должен знать и уметь секретарь
1. Правовые основы управления;
2.
Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы
организации того типа, где он работает;
3. Отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает;
Слайд 6Основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по
информационному документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы
общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.
Что должен знать и уметь секретарь
Слайд 7Обязанности:
Регистрация входящих и исходящих документов.
Обслуживание руководителя и его посетителей.
Создание рабочего плана для руководителя.
Прием телефонных звонков и электронной
почты, поступающих в адрес руководителя.
Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).
Слайд 8секретарь должен обладать следующими качествами:
1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность
обязан иметь самообладание и выдержку.
2. Стремление получать новые знания
и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
3. Готовность к ненормированному
графику работы.
4. Способность правильно и
качественно планировать свой день.
5. Коммуникабельность. Со всеми
посетителями фирмы секретарь
должен уметь вести вежливый
разговор, быть отзывчивым.
Слайд 9Карьера и перспективы
Большинство людей думают, что секретарь – не имеет
карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:
Секретарь на
ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
Слайд 10Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут
быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание
иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.
Карьера и перспективы
Слайд 11«Моя профессия – секретарь руководителя»
У моей профессии, безусловно, есть будущее.
Как бы она ни называлась, как бы ни различались обязанности
секретаря в зависимости от места и условий его работы, как бы далеко ни шагнул технический прогресс, уже давший в помощники деловому человеку телефон, компьютер, Интернет, электронную записную книжку, – любой руководитель всегда нуждается в человеке, который не только возьмет на себя многочисленные “мелочи”, но и создаст особую атмосферу в приемной, будет надежной опорой и связующим звеном в работе всего коллектива.
Слайд 12«Моя профессия – секретарь руководителя»
Работая секретарем руководителя в ООО «ОФ
«Прокопьевскголь», я прочувствовала все качества этой интересной профессии.
