нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения МЕНЕДЖМЕНТА

это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих

правила и технологию создания документов, их обработки, использования в текущей деятельности и хранения, а также деятельность службы делопроизводства в организации

и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации;
нормативные правовые

акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
государственные и международные стандарты на документы;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
унифицированные системы документации.

СОСТАВ Нормативно-методическОЙ базЫ документационного управления менеджмента

Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 - эмблема;
03 -

товарный знак (знак обслуживания);
04 - код формы документа;
05 - наименование организации - автора документа;
06 - наименование структурного подразделения - автора документа;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место

составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении;

- отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об

исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.

бумаги с
нанесенными на нем постоянными
реквизитами, предназначенный
для составления

документа
по определенной форме.

мм), A5 (148x210 мм);
Банки резолюций – бумага форматов A5

(148x210 мм),
A6 (105x148 мм).
Поля документа должны быть не менее:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм;
Документы длительных сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны

бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.

Продольное

от учредительных документов и локальных нормативных актов включает реквизиты 01

(02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные

отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17.
Бланк письма структурного
подразделения дополнительно
включает реквизит 06, бланк
письма должностного лица –
реквизит 07.

локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03),

05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк конкретного вида
документа структурного
подразделения дополнительно
включает реквизит 06,
бланк должностного лица –
реквизит 07

наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный

язык республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке республик.
Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке.

субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб

Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на

бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций.
Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций

в соответствии с уставом (положением об организации).
Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица

на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой

документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример - Форма по ОКУД 0211151.

- автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического

лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения,

представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц

и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации

(дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)

на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под

реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности)

(утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные

двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа,

который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает

регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а

также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа

документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
 Пример - Коммерческая тайна.
Экз. N 2

писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа

может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя),

включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример -
Руководителю
Федерального архивного агентства
Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Примеры:
1 Федеральное архивное агентство
2 Росархив

организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации,

ниже - наименование структурного подразделения.
Пример -
Федеральное архивное агентство
  Отдел государственной
службы, кадров и наград

указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном

падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Пример -
АО «Профиль»
Руководителю договорно-правового отдела
Фамилия И.О. 

документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением,

решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 
Пример -
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись И.О. Фамилия
Дата 

документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или

УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Примеры -
1 (Регламент) УТВЕРЖДЕН
приказом АО «Профиль»
от 5 апреля 2015 г. N 82
2 (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ
приказом АО «Профиль»
от 6 апреля 2015 г. N 83

органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается

наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример -
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров АО «Профиль»
(протокол от 12.12.2015 № 12)

краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О»

(«Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти,

органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации. (в ред. Изменения № 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не

должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия... постановляет», «собрание... решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав управления входят...», «комиссия провела проверку...»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на

рассмотрение...»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает...», «общество считает возможным...»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым...», «предлагаю рассмотреть...»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

использоваться:
вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай

Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
заключительная этикетная фраза:
С уважением, ...

сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных

письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.

в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество

листов и экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования
на 2 л. в 1 экз.
если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение:
Отчет о НИР в 2 экз.

имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение:
Письмо Росархива от 05.06.2015 №

02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):
Приложение:
CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах

отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение № 2);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N 2
к приказу АО «Профиль»
от 15.08.2015 № 112.

левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложением к

распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример -
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом АО «Профиль»
от 18.05.2015 № 67

на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования

в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации),

его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
(подпись) И.О. Фамилия
Дата

органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ,

дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.
Примеры
1 СОГЛАСОВАНО
Советом директоров
АО «Профиль»
(протокол от _________ № __)
2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от _________ № __

должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее

согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример -
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата

оформляют следующим образом:
Пример -
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В организациях,

применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример -
Генеральный директор

Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример -
Генеральный директор
АО «Профиль» Подпись И.О. Фамилия

лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример -

Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример –
Директор института Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример -
Заместитель директора

по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия
Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия
 
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример -
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия

руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии

с приказом (распоряжением).
Пример -
И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
генерального директора Подпись И.О. Фамилия
 При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с

соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ

подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Пример -

на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми

средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об

исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа)

подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример -
Верно
Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и

включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке

резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример -
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.
Подпись
Дата

о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем

поле документа.

о направлении документа в дело определяет место хранения документа после

завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример -
В дело N 01-18 за 2016 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

организации;
продольный бланк письма руководителя
продольный бланк приказа.