Слайд 1ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
функции, классификация, специфика, структура, назначение
Слайд 2Понятие делового письма
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко
применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по
поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
Слайд 3Классификация писем по некоторым основаниям
Слайд 4Правила оформления делового письма
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ
Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки
с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти..
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.
Слайд 5Правила оформления делового письма
деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями
или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем;
письмо
должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;
Слайд 6Правила оформления делового письма
письмо не должно быть большим по объему
(большинство писем - до одной страницы текста
и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);
на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;
Слайд 7Правила оформления делового письма
деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно,
без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию,
точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;
деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Слайд 8Макет делового письма
Бланк письма включает следующие обязательные реквизиты: 01
(02 или 03),
04, 05, 06, 08, 09.
Ограничительные метки для верхних
зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27.
Слайд 9Виды деловых писем
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки
документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих
адресной части
Слайд 11Виды деловых писем
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее обязательство или
подтверждение.
Слайд 12Виды деловых писем
Оплату гарантируем
Слайд 13Виды деловых писем
ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо, направляемое с целью получения
каких-либо официальных сведений или документов.
Слайд 15Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРОСЬБА - деловое письмо, цель которого - получение
информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.
Слайд 17Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с
предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.
Слайд 18Виды деловых писем
Предлагаем Вам
Слайд 19Виды деловых писем
ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо, составляемое как ответ на
письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.
Слайд 20Виды деловых писем
Ответ в форме отказа
Слайд 21Виды деловых писем
Пример оформления письма-ответа на жалобу
Слайд 22Виды деловых писем
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое письмо, которым автор информирует адресата
о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Слайд 24Виды деловых писем
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату
сообщаются сведения официального характера
Слайд 25Виды деловых писем
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо, используемое в случаях, когда
организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или
принятых договоренностей
Слайд 26Виды деловых писем
ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить
адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются
серьезные нарушения ранее принятых договоренностей
Слайд 27Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от
письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный
формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.
Слайд 28Виды деловых писем
Приглашаем Вас
Слайд 29Виды деловых писем
РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или
услуги, cmимулирующее интерес к товару и желание его приобрести
Слайд 30Виды деловых писем
ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся
обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать
подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).
Слайд 31Виды деловых писем
ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру)
с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с
указанием ее конкретных условий.