Организационные структуры управления проектом

проектом

Стейкхолдеры. Руководитель проекта. 2. Понятие организационной структуры управления проектами. Общие принципы

построения организационных структур управления проектами. 3. Виды организационных структур управления проектами в зависимости от системы взаимоотношений участников проекта. 4. Классификация организационных структур в зависимости от содержания проекта.

проекта.

проекта принимает участие, как правило, несколько участников. Их количество может колебаться

от нескольких единиц до нескольких десятков и даже сотен в зависимости от масштаба проекта.

Слишком малое число участников в проекте не смогут решить все его проблемы, слишком большое их количество создают больше проблем, чем смогут решить. Гарольд Керцнер

Участники проекта

прямые

стейкхолдеры

И.П. – сотрудник компании, внешнее физ. лицо, представитель внешней

организации, предложивший идею.
В дальнейшем инициатор может не участвовать в проекте или продолжать участвовать, выполняя роль заказчика, руководителя проекта и т.п.
В больших компаниях инициировать проект разрешают, например, сотрудникам уровня руководителя подразделения или ведущего специалиста и выше.

1. Инициатор проекта

правильного инициирования является формализация идеи в виде начального документа (письма

об инициировании, заявки на проект, инвестиционного предложения, предварительного бизнес-плана и т.п.) и получения одобрения на открытие проекта.

1. Инициатор проекта

I. Внешние участники проекта

организации, который определяет цель проекта, видение и состав будущего результата

или продукта и критерии, которые будут использовать при приемке.
Может принимать участие в проекте непосредственно или через своего представителя.
Заказчиком внутреннего проекта развития обычно является т.н. внутренний заказчик – его высшее руководство или руководитель подразделения.
Внешним заказчиком, например, при строительстве жилого комплекса, может быть администрация города, где идет строительство.

I. Внешние участники проекта

заказчик является самым главным лицом в проекте, во имя удовлетворения

ожиданий которого осуществляются все действия по проекту и решаются все споры и проблемы проекта.

Англоязычная литература использует термин client или customer.

I. Внешние участники проекта

результатов проекта
В случае если заказчику передается продукт/результат, он становится

его владельцем и, возможно, пользователем.
Он может передать результат другому владельцу, который может стать новым пользователем результата.
Это характерно, например, для строительных проектов, где заказчиком является девелоперская компания, владельцем – кондоминиум жильцов, а сами жильцы – пользователями результата проекта.
Пример. Проект строительства собственного пансионата компании включает заказчика – само предприятие в лице совета директоров, будущего владельца – специально сформированную управляющую компанию и пользователей – сотрудников организации и внешних потребителей.

I. Внешние участники проекта

лицо, предоставляющее денежные средства для финансирования проекта с единственной целью

их приумножения.
Его основная задача контролировать свои вложения и стремиться к их гарантированному и запланированному увеличению в результате проекта.
Инвесторами могут быть банки, инвестиционные фонды, сами материнские компании, частные инвесторы.

I. Внешние участники проекта

и заказчиком и владельцем результата проекта.
Например, выводя на рынок новый

мебельный бренд, директор компании инвестирует средства акционеров и становится собственником результата проекта.
NB! В проектах развития инвестирования как такового нет, происходит лишь финансирование проекта.

I. Внешние участники проекта

и участников проекта строительства стадиона «Донбасс Арена»

Украине категория, введенная зарубежной практикой управления проектами.
Спонсор – это представитель

руководства компании, который управляет финансовыми ресурсами проекта.
Он отвечает за общий успех проекта, выполняет наблюдательные и контрольные функции, должен быть в состоянии утверждать расходы по проекту и принимать любые решения по всем планам проекта от имени заказчика, может распоряжаться ресурсами (в полном или ограниченном объеме), должен уметь разрешать любые вопросы, возникающие по проекту.

I. Внешние участники проекта

права и ответственность определяются внутренним регламентом.
Например, руководство американской штаб-квартиры глобальной

корпорации, являясь формальным заказчиком украинского проекта, может делегировать эту функцию директору украинского представительства, который будет играть роль спонсора проекта.
У проекта может быть только один спонсор.

I. Внешние участники проекта

компании, оказывающий поддержку проекту и осуществляющий обеспечение общего надзора над

управлением проектом и координацией взаимодействия проекта с внешними по отношению к проекту субъектами деятельности (руководителями функциональных подразделений, заказчиком проекта, государственными органами пр.)

Куратор дает рекомендации и помогает лоббировать решения по проекту, должен быть в состоянии разрешать любы возникающие вопросы (но без изменения сметы проекта!), разделяет персональную ответственность в случае невыполнения проекта.

I. Внешние участники проекта

спонсора он не обладает финансовой властью и только лоббирует дополнительное

финансирование.

Куратор обычно назначается заказчиком проекта. Его функции, обязанности, права и ответственность также формализуется внутренним регламентом. Как и в случае спонсора, у проекта может быть только один куратор.

I. Внешние участники проекта

Органы власти, согласующие и контрольные службы
Участвуют в проекте, выполняя надзирающие,

контрольные или согласующие функции.

7. Покупатели и клиенты
Участники проекта, тестирующие разрабатываемый продукт или участвующие в фокус-группе и иных маркетинговых акциях, могут являться потребителями проекта.

8. Население
Может оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на проект. В последнем случае желательно добиться хотя бы нейтрального отношения к проекту.

II. Неключевые внешние участники проекта

связанные с разработкой технического проекта (проектно-сметной документации – ПСД).

В качестве

проектировщика могут выступать отраслевые проектные институты или физ. лица, имеющие лицензию на данный вид деятельности (например, архитекторы).

III. Внешние участники проекта по отношению к организации исполнителю

11. Субподрядчики
Внешнее по отношению к компании юр.

или физ. лицо, вовлеченное в работу над проектом как главный внешний соисполнитель или соисполнитель части проекта.
Несет ответственность за выполнение части работ в соответствии с отдельным контрактом.
Работа и контакты с ген.подрядчиком возлагаются на руководителя проекта и команду управления проектом.

III. Внешние участники проекта по отношению к организации исполнителю

владеющая лицензиями, ноу-хау, патентами, торговыми марками, используемыми в проекте. В

проектах, связанных с получением согласований и разрешений лицензиаром может быть представитель органов власти, например, санитарной или пожарной инспекции.
Иронизируя на эту тему, можно отметить, что владелец компании Microsoft Билл Гейтс является непременным участником всех проектов, продавая лицензию на пользование своими программными продуктами.

III. Внешние участники проекта по отношению к организации-исполнителю

Поставщики
Осуществляют поставки различного оборудования, транспортных средств, спец. техники,

строительных материалов, сырья, полуфабрикатов, узлов, запасных частей и т.п.
Надежность и своевременность работы поставщиков в значительной степени определяют возможности своевременного завершения работ и проекта в целом.
Качество поставок напрямую влияет на качество работ и результатов проекта.

III. Внешние участники проекта по отношению к организации-исполнителю

лицо или группа лиц, оказывающая команде проекта консультационную поддержку на

временной или постоянной основе, по специальным вопросам или в целом по проекту.

III. Внешние участники проекта по отношению к организации-исполнителю

время в лексикон проектной практики стала вводится новая аббревиатура:
ЕРС(М), обозначающая

комплексных подрядчиков, выполняющих функции:
Е (Engineering - проектирование),
P (Procurement - поставки),
C (Construction - строительство),
M (Management - управление).

тем оптимистичнее тот, кто в этой ситуации находится. Г.Керцнер
Нанятое по контракту,

подряду или иной договоренности внешнее физ. лицо или сотрудник компании исполнителя, полностью отвечающий за выполнение проекта, получение запланированного продукта/результата и организующий все процессы УП в течение ЖЦП.
Р.П. несет основную ответственность за проект. Его функции, права, обязанности и ответственность формализуются внутренним регламентом.
В случае крупномасштабного проекта могут быть введены роли руководителей подпроектов, на которые разбивается основной проект, а также отдельной позицией выделен заместитель руководителя проекта.

IV. Внутренние участники проекта

технического администрирования задач по текущему управлению проектами (выполнение расписания и

контроль, организация коммуникаций в проекте, управление контрактами и поставками, выполнение распоряжений руководителя проекта или его заместителя).
В отсутствие руководителя администратор может выполнять некоторые его функции (при отсутствии официально позиции заместителя).

IV. Внутренние участники проекта

или рабочей группы
Полностью выделенные для работы в проекте

или привлеченные по совместительству сотрудники компании или внешние лица, объединенные в группу.
Команда ориентирована на достижение цели и по возможности назначается на весь ЖЦП.
Члены команды мотивируются на результат всего проекта или значительной его части.
Команда может не формироваться в случае малых проектов, носить характер временной рабочей группы и формироваться по функциональному признаку в случае проектов значительного масштаба.

IV. Внутренние участники проекта

специалисты (ПФС)
Сотрудники компании исполнителя или внешние лица, получающие конкретные

разовые или многократные задания, за которые отчитываются перед членами команды управления или руководителем проектов.
Основное отличие специалистов от членов команды состоит в степени и форме привлечения, а также в поставленных перед ними задачах и целях.
ПФС отвечает за выполнение только своей задачи, поставленной перед ним руководителем проекта. Он не мотивирован на общий результат, а получает вознаграждение за конкретную сделанную работу.

IV. Внутренние участники проекта

или неудачу любого проекта определяют не только его прямые участники,

но и ряд внешних по отношению к проекту сторон, непосредственно не работающих в проекту, но либо проявляющих к нему интерес, либо те, на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения проекта.

Стейкхолдеры

и эти дополнительные стороны вместе называются заинтересованными лицами проекта или

стейкхолдерами («stakeholders», от «stake» – ставка, ставить на карту, «holder» – владелец, предъявитель).
Заинтересованных лиц всегда больше чем участников проекта, так как участники – это лишь подмножество.

Стейкхолдеры

Стейкхолдеры или группы влияния

проекта может быть администрация района, где осуществляется проект по строительству

школы, но она не будет участников проекта.
В то же время любой член команды – это и участник, и заинтересованное лицо проекта одновременно.

Стейкхолдеры

прямые участники) – инициатор проекта, заказчик и будущие пользователи, инвестор,

головная материнская организация, руководитель и команда проекта, поставщики, подрядчики и др.
Внешние – общественность, опосредованно вовлеченная в проект, органы власти, средства массовой информации, конкуренты, потребительские сообщества и т.д.

Стейкхолдеры

хочет его успеха, будущие пользователи – качественного результат проекта для

его использования в течение долгого времени и по низкой цене, заказчик – создания результат/продукта проекта в рамках уже запланированного бюджета и времени, инвестор – намеченной прибыли в согласованные сроки, общественность – соблюдения ее интересов, например, в охране окружающей среды.
Позитивный интерес к проекту увеличивает его эффективность, общественную значимость, снижает часть рисков, и его, очевидно, необходимо усиливать.
Негативный интерес повышает риски проекта, и это нужно минимизировать.
И те и другие мероприятия требуют затрат времени, усилий, финансовых ресурсов и должны быть запланированы в проекте!!!

Стейкхолдеры

идентифицировать всех заинтересованных лиц проекта, однако основное внимание должно быт

направлено на влияние ключевых и значимых фигур и организаций.

Если кто-то будет забыт, то проект получит дополнительные риски или снизит свою эффективность.

Стейкхолдеры

с командой проекта. Число ее членов в 7-10 человек позволяет

воспользоваться одной из методик социометрии, известной как «карточки Кроуфорда» («The crawford slip»).
Каждому частнику раздается по 10 карточек. Ведущий формулирует вопрос: «Назовите самое важное для проекта заинтересованное лицо». Все респонденты должны написать наиболее, по их мнению, подходящую кандидатуру. При этом никакого обмена мнениями происходить не должно. Ведущий делает паузу, и вопрос повторяется. Участник не может называть одну и ту же персону несколько раз. После того как вопрос прозвучит 10 раз, в распоряжении ведущего будет от 70 до 90 карточек с ответами.
Если группа подобрана хорошо (в том смысле, что в нее входят люди с различными точками зрения), вероятность того, что участники эксперимента укажут большинство заинтересованных лиц, весьма высока.

Как ими управлять?

Стейкхолдеры

с помощью данной методики или простого перечисления нужно:
Определить природу их

интересов или влияния на проект;
Определить группу лиц, чьи интересы могут быть видоизменены или упрощены и перечень мероприятий, позволяющих это сделать;
Определить группы лиц, чьи интересы должны быть учтены (без возможности видоизменения или упрощения);
Определить знак влияния последних групп (+ или -);
Оценить необходимые действия по обеспечению усиления «позитивных» и минимизации «негативных» и их затратность для бюджета проекта;
Определить и запланировать эти действия;
Осуществить и проконтролировать эти действия;
Проводить постоянный мониторинг всех заинтересованных лиц и получать обратную связь.

Стейкхолдеры

Как ими управлять?

управления проектами. Общие принципы построения организационных структур управления проектами.

многом зависит от используемой при этом организационной структуры. Организационная структура -

совокупность элементов организации (должностей и структурных подразделений) и связей между ними. Связи между должностями и структурными подразделениями могут быть: -вертикальные (административно-функциональные), по которым протекают административные процессы принятия решений, - горизонтальные (технологические), по которым протекают процессы выполнения работ.

организационной структуры УП является: - с одной стороны – сложной и

ответственной, - с другой стороны – междисциплинарной, слабо структурируемой и формализуемой деятельностью. Принципы построения организационных структур управления проектами: 1) соответствие орг.структуры системе взаимоотношений участников проекта; 2) соответствие орг.структуры содержанию проекта; 3) соответствие орг.структуры требованиям внешнего окружения проекта.

управления проектами в зависимости от системы взаимоотношений участников проекта

проекта принимает участие, как правило, несколько участников. Их количество может колебаться

от нескольких единиц до нескольких десятков и даже сотен в зависимости от масштаба проекта. При этом между участниками проекта складывается система взаимоотношений, которая накладывает определённые требования на организационную структуру проекта.

Слишком малое число участников в проекте не смогут решить все его проблемы, слишком большое их количество создают больше проблем, чем смогут решить. Г.Керцнер

управления проектом

проектам»

управления проектом

управления проектами

структур в зависимости от содержания проекта

организационных структур в пространстве горизонтального разделения труда

организационных структур

люди или группы людей, которые облегчают взаимодействие между подразделениями. Примером

посредника может служить специалист по компьютерной технике. Примером использования механизма посредника в интеграции проектной и «материнской» структур являются представители проектов в головном офисе всей компании.

проектными структурами при помощи посредников
(представителей проектов)

становятся более сложными и важными, или когда более двух подразделений

имеют потребность в координации, тогда вместо посредников организуются команды. Такие команды создаются «над» имеющимися функциональными связями и действуют как самостоятельные организационные единицы. Команды могут создаваться как для решения временных задач, так и на более постоянной основе.

использованием команд

матричных орг.структур

организационных структур

управления проектом