Организация документооборота

характеристика документопотоков.

вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.;

Под ред. Т.В. Кузнецовой.—М.: ЮНИТИ-ДАНА: 2013.—359с
Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот.—М.: Кн. мир: 2014.—340 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.-Новосибирск. 2014.
Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. - М., 2012.
Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2011.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Уч. пособие. - Ростов н/Д., 2014.

способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на

производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

хранения документов и документной информации на основе применения единых методических

приемов и правил.

обработки поступающих и отправляемых документов;
технологии передачи документной информации конечному пользователю;
технологии

введения документов в информационную базу данных;
технологий обработки документной информации и накопления документов;
технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

документации.
Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е

годы.

были сформулированы основные положения организации документооборота,
даны теоретические обоснования главных

положений рациональной организации движения документов –
распределение документов по исполнителям,
сокращение инстанций их прохождения,
направление документов непосредственному исполнителю,
регламентацию подписания.

документации и документооборота», в котором были изложены единые рекомендации по

организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Р 7.0.8-2013 п.73. документооборот: Движение документов в организации с

момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и

направлений деятельности;
наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;
неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям;
отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.

документооборота:
оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
обеспечение единообразия

в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

документной информации в единую сеть;
организация документов на различных носителях на

основе общей классификационной схемы;
устранение дублирования информационных и документационных потоков;
унификация приемов работы с документами.

с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
исключение или

максимальное ограничение возвратных движений документов;
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения видов

документов, наиболее важных для деятельности организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции или в виде приказа руководителя.

или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов.

Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации.

организационная структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную

организацию документооборота в учреждении.

правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как

на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

принятия решения информацию;
фиксирующие сами управленческие решения;
направляемые для исполнения;
сообщающие о результатах

исполнения решения.

документа,
его редактирование,
согласование,
изготовление,
удостоверение.

Выполнение каждой операции предполагает

направленное движение документа в управленческом аппарате

кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения дублирующих, повторных

и др. операций;
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов;
исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов.

информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической

обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки.

различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения

и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы.

в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций).

Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

документопоток (отправляемые из организации);
внутренний документопоток (не выходящие за пределы).

направлением движения.
Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения.

распоряжения, указания, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации);
документы подведомственных

организаций (отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки, письма, акты);
документы от несоподчиненных организаций (письма, договоры);
обращения граждан.

в целом,
а также ее структурных подразделений,
компетенцию, права и

обязанности должностных лиц,
правила выполнения отдельных видов деятельности

отправляемых за ее пределы.
Исходящие документы могут создаваться как инициативные

документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы.

помимо све­дений о структуре документной информации и направленности ее движения

необходимо иметь количественные характеристики документооборота.

объема документооборота (основного параметра), могут подсчитываться удельный вес групп документов

в общем документопотоке, плотность документопотока, т. е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.

ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все

входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

а в знаменателе — количество копий. Период, за который подсчитывается

документооборот (месяц, квартал, год), устанавливает служба ДОУ организации.

документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие

сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.

Подпись Расшифровка подписи
Дата

используемой системы ДОУ: автоматизированной, традиционной или смешанной;
разделение документооборота на документопотоки

и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки;
направленность движения документов и их периодичность;
характеристики документооборота как организованного движения документов.

и отдельных исполнителей;
определить соответствие маршрутов движения тех или иных

документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
рассчитать численность службы делопроизводства.

путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним

трудовые договоры, документы, полученные из органов власти, и другие имеют

разные технологии обработки.

документооборот в первой половине 20 века.
Содержание и значение Основных положений

ЕГСД.
Перечислите соблюдение каких правил позволит оптимизировать движение документов в организации.
Перечислите качественные характеристики параметров документопотока организации.
Какие документы составляют входящий документопоток?
Что позволяет выполнить учет документооборота?