Слайд 1ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Слайд 2Понятие документа
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I
и первоначально имело значение письменного свидетельства.
Эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:
документ
– материальный объект;
документ – носитель информации;
документ – документированная информация.
Слайд 3
Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях
и процессах независимо от формы их представления.
Термины «документированная информация»
и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы.
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись» и т. д.)
Слайд 4Документ создается в результате документирования – записи информации на различных
носителях по установленным правилам.
Управленческая документация подразделяется на отдельные системы.
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Слайд 5Функции документов
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо
от того осознана эта функция автором или нет.
Документ полифункционален (многофункционален),
т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Слайд 6 Выделяются функции общие и специальные.
Общие – это информационная, социальная,
коммуникативная, культурная;
специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция
учета
Слайд 8определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи
и присуща всем без исключения документам.
Причина появления любого документа
– необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Информационная функция
Слайд 9Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:
ретроспективную (относящуюся к прошлому);
оперативную
(текущую);
перспективную (относящуюся к будущему)
Так же информацию разделяют на первичную и
вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Слайд 10 Каждый документ имеет информационную емкость.
Она характеризуется такими
показателями:
полнота,
объективность,
достоверность,
оптимальность,
актуальность информации,
полезность
новизна.
Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Слайд 11Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения
различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его
членов.
Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.
Слайд 12Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве,
информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями
социальные связи не могут поддерживаться.
Слайд 13Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная
функция:
документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы,
инструкции, жалобы, докладные записки и др.)
документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Слайд 14Культурная функция
способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы,
ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Слайд 15Управленческая функция
документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально
созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки,
отчеты и др.).
Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Слайд 16Правовая функция
присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм
и правонарушений.
Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией:
изначально обладающие
и приобретающие ее на время.
Слайд 17 В первую группу входят все документы,
устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их
действие.
Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, и т.п.).
Слайд 18Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту
функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и
прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Слайд 19 Функция исторического источника изучается исторической наукой.
Существует две точки зрения:
первая
– документ становится историческим источником с момента передачи его на
архивное хранение;
вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.
Слайд 20 Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной
с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их
анализа и контроля.
Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.
Слайд 21 Способы документирования
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным
правилам.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и
хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Слайд 22 Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов
(простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная
техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.
Слайд 23Способы документирования:
Текстовое документирование:
Текстовой документ – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную
любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило
самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Слайд 24 Техническое документирование (является способом запечатления технической мысли).
Технические документы – обобщающее
название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных
изысканий и других работ.
Слайд 25 Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства
(чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.)
Это также
документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Слайд 26Фото-, кино-, видеодокументирование
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Особенность фотодокументов состоит в том, что они возникают
в момент совершения событий, а благодаря точности и наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д.
С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.
Слайд 27 Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент
отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы,
снятые на магнитную пленку.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются во многих сферах жизнедеятельности людей.
Слайд 28Документы на машинных носителях:
Документ на машинном носителе – документ, созданный
с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации
электронно-вычислительной машиной.
Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.
Слайд 29 Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду
с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды
документов на новейших носителях.
Слайд 30 Материальные носители информации
Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага,
магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для
закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.
Слайд 31 Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим
образом:
бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических
процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.);
микроносители визуальной информации;
звуконосители;
видеоносители;
магнитные носители;
перфоносители магнитные для записи кодированной информации и др.
Слайд 32Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат
для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т.е.
бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств.
К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.
Слайд 33 Документы на новейших носителях информации делят на:
документы на магнитных носителях
(магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски);
документы на оптических носителях
информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD и DVD-диски, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски);
документы на голографических носителях информации (голограммы).
Слайд 34 Свойства документа
Как и всякий другой объект, документ обладает множеством свойств
(отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются
соответствующими признаками:
юридическая сила
оригинальность
подлинность
копийность.
Слайд 35 Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны
для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими
материалами.
Слайд 36 Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Слайд 37 Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности
документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов (наименования организации
– автора документа, подписи или грифа утверждения, регистрационного индекса и даты документа, печати и др.).
Слайд 38Оригинальность документа.
Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что
означает – первоначальный, самобытный.
Признаком оригинала является его уникальность. Нередки
«умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах.
Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Слайд 39 Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и
черновиками.
Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ –
рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Выделяют также автографы – документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Слайд 40 Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», что
в переводе с латинского означает «достоверный».
Подлинный документ – документ,
сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Слайд 41 Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется
подлинником официального документа.
Это может быть первый или единичный экземпляр
оригинального документа.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Слайд 42 Копийность документов
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.
Слайд 43Среди копий различаются следующие варианты:
Выписка – копия части документа. Выписка
должна содержать воспроизведение части текса документа по определенному вопросу.
Особый вид
– фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала.
Слайд 44 Юридическая сила копий обеспечивается соблюдением следующих условий:
копия должна содержать точный
текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку
печатей, подписей должностных лиц;
должно быть свидетельство юридической силы копии документа – отметка о заверении.
Слайд 45 Заверение копий должно производиться самой организацией или нотариусом.
Нотариального заверения
обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в
различные государственные структуры (судебные, налоговые и т.д.).
Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально.
Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.
Слайд 46 Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях.
Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу
(диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).
Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или заведующим канцелярией). Заверенные копии, направляемые в иные организации, удостоверяются печатью.
Слайд 47 Классификация документов
Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться
по различным признакам:
Служебные документы по содержанию могут делиться
на следующие группы:
по направлениям деятельности:
административным вопросам;
материально-техническому снабжению;
планированию; оперативной деятельности;
бухгалтерскому учету;
подготовке и расстановке кадров;
финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Слайд 48По наименованию:
приказы,
распоряжения,
планы и отчеты,
акты,
протоколы,
договоры, уставы
и т.д.
Слайд 49 По способу фиксации информации:
письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных
аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),
графические
фото-, фоно-, кинодокументы.
По
степени сложности:
на простые (документы, в которых рассматривается один вопрос)
сложные ( сложных документах освещается несколько вопросов).
Слайд 50 По степени гласности:
открытые (несекретные)
документы с ограниченным доступом. Документы с
ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы
для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
Слайд 51 По юридической силе:
подлинные
действительные
недействительные.
Недействительным документ становится
в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
подложные.
Слайд 52 По сроку исполнения:
срочные (Срочными являются документы со сроками исполнения,
установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и
другие документы с грифом «срочно».)
несрочные.
Слайд 53 По происхождению
Служебные (подготовленные на
предприятиях, в организациях)
личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений,
просьб)
По срокам хранения:
документы временного:
- со сроком хранения до 10 лет
- свыше 10 лет.
постоянного срока хранения.
Слайд 54По степени обязательности:
информационные, содержащие сведения и факты о производственной и
иной деятельности организаций
директивные – обязательные для исполнения, носящие характер
юридической или технической нормы.
Слайд 55По степени унификации:
индивидуальные
типовые
трафаретные
примерные
унифицированные в
виде анкеты и таблицы.
Слайд 56Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы,
создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят
обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Слайд 57Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и
оформления документов по аналогии.
Анкета – способ представления унифицированного текста, при
котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Слайд 58 Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках
граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или
словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.
