Слайд 1Системы электронного документооборота
Лекция-презентация
Слайд 2Роль документов в деятельности организации
Решения готовятся и оформляются в виде
документов
Управление = управление выполнением решений, оформленных в виде документов
Знания предприятия
= совокупность его документов
Система документооборота –упорядоченный комплекс корпоративных процедур работы с документами
Слайд 3
Традиционные технологии бумажного документооборота
Картотечно-журнальный учет готовых документов в подразделениях предприятия
Размножение
и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и
отчетов по подразделениям
Контроль прохождения и исполнения документов путем отслеживания сведений в различных журналах и картотеках
Слайд 4А зачем вообще нужен организации электронный документооборот?
По данным статистических исследований:
на
поиск и ожидание поступления документов тратится в среднем - 30%
рабочего времени;
на согласование и утверждение документов - 20%;
на передачу документов между подразделениями - 10%;
на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%;
безвозвратно теряется 6% документов;
каждый внутренний документ копируется до 20 раз
Слайд 5А зачем вообще нужен организации электронный документооборот?
А теперь переведите все
эти показатели в деньги
затраченные на:
оплату «потерянного» рабочего времени сотрудников;
расходные материалы
(тонер и картридж, бумага)
недополученные за счет:
несвоевременного принятия решения;
потери или несвоевременного получения важной информации;
неэффективного управления деятельностью сотрудников
Слайд 6Тенденция ближайших лет- переход к электронному документационному взаимодействию
Документы создаются на
персональных компьютерах в электронной форме
Создана локальная и глобальная сетевая инфраструктура
Электронные
технологии принципиально повышают эффективность работы с документами
Ожидания – переход к преимущественно электронному документационному взаимодействию внутри предприятий, предприятий друг с другом, между предприятиями и гражданами
Слайд 7Этапы развития проектов электронного документооборота
ЭЛЕКТРОННАЯ
КАНЦЕЛЯРИЯ
Слайд 8Эволюция сферы ответственности документационной службы предприятия
Все виды документов (бухгалтерские, технические,
договорные, нормативные, справочные, аналитические)
Проекты (версии), готовые документы, ретроспективные/архивные документы
5
Все
документы всех работников организации
Все рабочие процессы (регламенты), использующие документы
Система управления бумажными и электронными документами организации (корпоративного сообщества)
СЛУЖБА ИНФОРМАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Слайд 9Производители и продукты автоматизации делопроизводства
Слайд 10Электронные офисные системы (ЭОС). Система «ДЕЛО»
В 80-90-е годы создавали системы
электронного документооборота в высших органах власти, а в 1994 году
создали рыночное предприятие
Первыми в СНГ создали коробочный продукт, отраслевую СЭД, разработали технологии поточного сканирования, электронного согласования документов
В системе «ДЕЛО» сочетаются новейшие документационные технологии, отечественные стандарты, а также уникальный опыт автоматизации многих сотен предприятий.
Полный комплекс услуг по всей территории России, Украины и Белоруссии, включая консалтинг в области работы с документами и разработку нормативных документов
Студенты 130 вузов России, Украины и Белоруссии изучают СЭД на примере продуктов компании ЭОС
Слайд 11Миссия компании
«электронные офисные системы»
Обеспечить предприятиям естественный переход
от бумажного документооборота к электронному, сочетая традиции отечественной документационной школы
и новейшие информационные технологии
Слайд 12Какие задачи решают продукты компании ЭОС:
«ДЕЛО» – управление прохождением и
исполнением документов;
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – организация архивного хранения
eDocLib – электронная библиотека
документов;
«КАДРЫ» – управление кадрами
Слайд 13Современные документационные технологии в системе «ДЕЛО»
Офисные приложения
Электронная почта
Коллективная подготовка
и электронное согласование проектов документов
Сканирование бумажных документов (потоковое сканирование)
Штрих-кодирование бумажных
документов
Электронная цифровая подпись, разделение прав доступа
Электронное управление бумажным/электронным документооборотом
Веб-порталы, веб-сайты
Электронное управление бумажными/электронными архивами
Слайд 14Жизненный цикл документа и продукты ЭОС
Слайд 15Лидирующие позиции ЭОС
ЭОС первым получил в 1996
году сертификат качества Госстандарта России
ЭОС первым
провёл в 2006 году экспертную сертификацию своих продуктов на соответствие Типовым требованиям Евросоюза к автоматизированным системам электронного документооборота (Model Requirements — MoReq)
Ключевая роль в формировании отечественного рынка
систем электронного документооборота
Более 1500 клиентов
Более 120 000 рабочих мест
Слайд 16Лидирующие позиции ЭОС
(DSS Consulting 2007 г.)
Слайд 18Примеры решений эос в бизнесе
Нефть (Татнефть, ТНК, Лукойл)
Газ (Газпром, Новатэк)
Электронергетика
(Мосэнерго, Татэнерго, Вологдаэнерго, Архэнерго, Тулаэнерго, Якутэнерго, Читаэнерго, Мордовэнерго)
Банки (Возрождение, Петрокоммерц,
Укрсоцбанк, ВТБ-24)
Страхование (Росгосстрах, Сахамедстрах)
Связь и транспорт (Мосгортранс, Международный аэропорт Борисполь, Кемеровская мобильная связь, Казанская ГТС)
Научные центры (Курчатовский институт, ВНИИСТ, Черноморниипроект, Гомельпроект, Российский научный центр хирургии)
СМИ (ИД «Коммерсант», ИД «За рулем)
Слайд 19Примеры проектов ЭОС
в промышленности
ОАО "Алтайский трансформаторный завод“
ОАО "Казанский вертолетный
завод"
ОАО "Нижегородский Авиационный Завод "СОКОЛ"
ОАО "Новосибирский электродный завод"
ООО "Тюменский Агрегатно-ремонтный
завод"
ОАО "Челябинский электродный завод"
ОАО "Новокраматорский машиностроительный завод"
ОАО "Тульский комбайновый завод"
ОАО "Барнаульский вагоно-ремонтный завод", ОАО "РЖД"
ДП "Дельта Лоцман" (судоремонтный завод г.Николаев)
ЗАО "Барановический станкостроительный завод "
ОАО "Газпромтрубинвест – Волгореченский трубный завод"
ЗАО "Завод холодильников "Атлант"
ЗАО "Холдинговая компания "Золотой колос"
З АО "Лисичанский стекольный завод "Пролетарий"
ОАО "Мордовцемент"
О АО "Татспиртпром"
По данным DSS Consulting, в 2006 году 25% от общего числа проектов внедрения СЭД в металлургии составляют проекты ЭОС
Слайд 20СЭД: новое качество управления
Экономия трудовых и материальных затрат
Оперативность
Непосредственное взаимодействие руководителей
и исполнителей в сети
Прозрачность
Сквозной контроль за прохождением и исполнением документов
в системе территориально распределенных организаций
Полный контроль работы персонала с документами
Накопление знаний
Все документы предприятия сохраняются и доступны
Слайд 21СИСТЕМА «КАДРЫ»
Москва, Электронные офисные системы
АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ ВЕДЕНИЕ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ И
УЧРЕЖДЕНИЙ
Слайд 22Назначение системы
Система «Кадры» предназначена для автоматизированного
ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно:
ведения штатного расписания
организации;
ведения картотеки личных карточек работников;
ведения приказов по личному составу;
ведения табеля учета использования рабочего времени;
ведения картотеки командировок;
ведения информации о работниках, зачисленных в резерв на замещение должностей;
поиска необходимой информации по произвольно заданным критериям;
формирования аналитических отчетов и справок;
ведения справочников системы;
экспорта-импорта кадровой информации;
установления пользователям прав доступа к объектам системы.
Слайд 23Система использует 3 вида справочников: линейные, иерархические, общероссийские классификаторы. Все
справочники объединены в тематические группы.
Пример линейного справочника
Ведение справочников
Слайд 24Ведение справочников
Пример иерархического справочника
Слайд 25Ведение справочников
Пример загруженного в систему общероссийского классификатора
Слайд 26ведение сведений о структуре организации, создание сложной структуры подразделений;
хранение истории
штатного расписания;
печать штатного расписания по форме Т-13;
представление информации справочного характера:
просмотр списка работников, замещающих должности, просмотр личной карточки работника, замещающего должность, просмотр списка кандидатов на замещение должностей;
ведение штатного расписания как головного предприятия, так и дочерних предприятий, филиалов и т.д.
Ведение штатного расписания
Слайд 27Штатное расписание организации
Ведение штатного расписания
Слайд 28Регистрационная карточка подразделения
Регистрационная карточка должности
Ведение штатного расписания
Слайд 29Ведение штатного расписания
В штатном расписании можно просмотреть
список работников, занимающих ту или иную должность.
Слайд 30Ведение штатного расписания
В штатном расписании можно просмотреть
список резерва кадров для всей организации, определенного подразделения или конкретной
должности.
Слайд 31Картотека личных карточек
Функция обеспечивает:
работу с кадровой информацией в рамках любой,
доступной пользователю организации;
просмотр организационной структуры предприятия и списка работников, числящихся
в подразделениях;
просмотр списков уволенных работников
просмотр списков сданных в архив карточек уволенных работников;
создание, редактирование и удаление ЛК работника;
вывод на печать учетной карточки по формам Т-2, Т-2 ГС, Т-2 (ВУР), Т-2 ГС (ВУР), справки о работнике, справки об отпусках работника, справки о истории изменения оклада работника;
автоматический расчет разных видов стажей работника с учетом установленных коэффициентов на дату приема работника, текущую и любую произвольную дату;
формирование графика отпусков работников;
писк личной карточки работника по заданному критерию.
Слайд 32Список личных карточек работников подразделения
Картотека личных карточек
Слайд 33Личная карточка работника. Раздел «Основные данные»
Картотека личных карточек
Слайд 34Личная карточка работника. Раздел «Должность и перемещения»
Картотека личных карточек
Слайд 35Ведение приказов по личному составу
Функция предназначена для
формирования и ведения регистрационных карточек приказов по личному составу и
вывода приказов на печать по унифицированным формам.
Данная версия системы поддерживает работу с приказами следующих форм:
Т1, Т1а - о приеме работника(ов) на работу,
Т5, Т5а - о переводе работника(ов) на другую работу,
Т6, Т6а - о предоставлении отпуска работнику(ам),
Т8, Т8а - прекращении действия трудового договора с работником(ами),
Т9, Т9а - о направлении работника(ов) в командировку,
Т11, Т11а - о поощрении работника(ов),
о взыскании.
На основе данных приказа предусмотрен автоматизированный ввод информации в личную карточку работника.
Обеспечивается интеграция с системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в части регистрации приказов по личному составу.
Слайд 36Ведение приказов по личному составу
Отображение списка приказов организации
Слайд 37Ведение приказов по личному составу
Регистрационная карточка приказа о приеме
на работу формы Т1
Слайд 38 Функция предназначена для автоматизированного ведения табеля учета
использования рабочего времени и позволяет:
производить начальную инициализацию табеля по заранее
установленным параметрам;
получать информацию из личной карточки работника о командировках, отпусках, больничных листах, перемещениях работника;
производить настройку печатной формы табеля Т-13 на форму, используемую в организации (система поддерживает три печатных формы табеля).
Ведение табеля учета использования рабочего времени
Слайд 39Пример заполнения табеля
Формирование табеля
Слайд 40 Функция позволяет:
регистрировать информацию о командировке с учетом
вида и цели командировки;
отражать данные о командировке в личной карточке
работника;
производить отбор командировок по различным критериям поиска;
формировать командировочное удостоверение по форме Т-10;
формировать служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме Т-10а;
выводить информацию о найденных командировках на печать.
Ведение картотеки командировок
Слайд 41Регистрационная карточка командировки
Ведение карточек командировок
Слайд 42Работа с внешним резервом организации
Функция предназначена для
ведения личных карточек работников сторонних организаций, являющихся кандидатами на замещение
должностей штатного расписания текущей организации.
Слайд 43Личная карточка кандидата на замещение должности
Работа с внешним резервом организации
Слайд 44Функция предназначена для расширенного поиска личных карточек работников и карточек
командировок по их реквизитам
Поиск карточек
Слайд 45Группировка личных карточек в таблице результатов поиска
Поиск карточек
Слайд 46 Формирование отчетов и справок
Задача предназначена для получения следующих отчетов,
графиков и справок:
Унифицированная форма штатного расписания.
Выходная форма «Замещение должностей».
Выходная форма
«Вакантные должности».
Справки о штатной численности и количестве должностей организации.
Справки о командировках (общая справка и справка в разрезе регионов) .
Журналы учета командировок и работников, выбывших в командировки.
Справки-напоминания (о днях рождениях и юбилеях, о коррекции процента надбавок за выслугу лет, об истечении срока полномочий пребывания в должности).
Списки работников заключивших/расторгнувших договор.
Слайд 47 Формирование отчетов и справок
Задача предназначена для получения следующих отчетов,
графиков и справок:
Списки работников, оформивших больничные листы, пребывающих в отпуске,
имеющих льготы.
Справка «Калькуляция сроков стажа».
Отчеты по формам № 1-ГС, № 2-ГС.
Унифицированная форма графика отпусков.
Графики выслуги лет, проведения аттестации, присвоения классных чинов.
Справки о качественном составе кадров, об участии в семинарах, о проведенных видах инструктажа, о служебных пропусках (удостоверениях).
Отчет о военнообязанных (форма № 6).
Протокол по больничным листам .
Слайд 48Формирование отчетов и справок
Пример построения стандартной справки
Слайд 49Загрузка данных из СЗВК
Функция предназначена для первичной загрузки данных из
документа «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период регистрации
в системе государственного пенсионного страхования (СЗВ-К)».
Слайд 50Система электронного
документооборота «ЕВФРАТ»
Система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies.
Система, с
одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с
документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
Слайд 51Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации
номенклатурой и регламентом
Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения
Оперативный
и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу
Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов
Поиск документов по содержанию и реквизитам
Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине
Обеспечение безопасности работы
Задачи, решаемые системой ЕВФРАТ-Документооборот
Слайд 52Для кого предназначена система?
Делопроизводитель (персональное рабочее место)
Малые и средние компании
Подразделения крупных государственных или коммерческих организаций
Территориально распределенные организации и подразделения
Базовое
(прототип) решение для крупных государственных или коммерческих компаний
Слайд 53Особенности системы
ЕВФРАТ-Документооборот
ЕВФРАТ-Документооборот разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow
Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000
Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Слайд 54Регистрация документа
Поддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а
также правил их учета – набора реквизитов, правил формирования регистрационных
номеров
Контроль полноты заполнения полей РКК
Автоматизация заполнения полей РКК
Автоматический контроль дублирования документов
Регистрация писем из электронной почты
Встроенные средства сканирования и распознавания бумажных документов
Присоединение любых электронных документов к РКК
Встроенные средства просмотра электронных документов
Установление перекрестных ссылок между документами
Слайд 56Постановка документа на контроль
На основании резолюции руководителя или в соответствии
с установленным регламентом назначаются:
контролер по документу
ответственный исполнитель и соисполнители, согласующие
по документу
сроки исполнения документа и отдельных поручений по нему
сроки согласования и утверждения
Задание маршрут прохождения документа по исполнителям и согласующим:
последовательные задания;
параллельные задания;
подпоручения
Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям (согласующим) уведомлений о поставленных им задачах
Слайд 57Создание маршрута движения и маршрута согласования
Графический редактор для создания типовых
маршрутов
В узлах маршрута задаются:
исполнители;
задачи;
срок выполнения;
условия дальнейшего
движения документа
Слайд 58Задание маршрута осуществляется на рабочем месте пользователя
Свободное задание маршрута
Создание маршрута
движения и маршрута согласования
Слайд 59АРМ Пользователя
Папка, в которую поступают поручения для пользователя
Папка, в которую
поступают контролируемые пользователем поручения
Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты
Текст соответствующего поручения,
уведомления, напоминания, сообщения, отчета
Слайд 60Исполнение заданий. Контроль исполнения
Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или
отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему
Согласование и утверждение
с использованием ЭЦП
Отправка отчета контролирующему
Автоматическое протоколирование хода исполнения и согласования
Автоматическая отправка контролирующему и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков
Специальный поиск по контрольным заданиям и документам
Слайд 61Поиск документов
Общий поиск по всем документам
Поиск по типовым реквизитам и
тексту документа – общий поиск
Поиск по форме
Гибкий расширенный поиск
Возможность гибкого
задания условий для поиска по всему объему накопленных документов
Слайд 62Отчеты и журналы
Формирование отчетов и журналов как по всей базе
документов так и по отдельной выборке
Слайд 63Архивариус
Поддержка принятой в организации номенклатуры дел
Сопровождение процессов
работы с архивными документами:
списание;
хранение;
сопровождение;
уничтожение;
Связь с
оперативными документами
Слайд 64Дизайнер форм
Создание новых потоков документов со своими регистрационными карточками
Редактирование заложенных
в базовой поставке регистрационных карточек
Логическое описание типов и свойств реквизитов
Слайд 65Менеджер журналов и отчетов
Создание новых шаблонов отчетов
Редактирование заложенных в базовой
поставке шаблонов отчетов
Логическое описание шаблонов
Единое хранилище шаблонов
Слайд 66АРМ Руководитель
АРМ Руководитель – удобный и полноценный доступ к корпоративной
системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по
тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса
АРМ Руководитель позволяет при наличии доступа к Интернет из любой точки мира:
получить авторизованный доступ к корпоративной системе документооборота и хранилищу документов организации
осуществлять управление бизнес-процессами организации и участвовать в согласовании решений
осуществлять контроль за исполнением заданий, выданных сотрудникам
* Director-Adapt – технология адаптации возможностей информационных систем к специфике управленческой деятельности
АРМ Руководитель разработан на базе технологии DA*, благодаря которой ЕВФРАТ-Документооборот может адаптироваться под каждого конкретного руководителя.
Слайд 67Сегодня система успешно работает более чем в
1100 организациях
Каждый месяц пользователями системы становится около 50 новых организаций
Среди
пользователей системы
Пользователи системы
ЕВФРАТ-Документооборот
Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики
Департамент консульской службы МИД РФ
ТФОМС по Тюменской обл.
Хабаровское отделение Дальневосточного тамож. упр.
МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска»
Центральный банк РФ
Центросоюз РФ
ОАО «РГС-Столица»
ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога»
Курская АЭС
ЗАО «Дикая Орхидея»
ЗАО «Юниверсал-Мьюзик»
ОАО «ДЕКРА-Групп»
ОАО «Ижевский подшипниковый завод»
ОАО «Лебединский ГОК»
ОАО «Центрсибнефтепровод»
ОАО «Уральский электрохимический комбинат»
Челябинский юридический институт МВД России
МГИМО-Университет
и многие другие…
Слайд 68Компания “Атлас”
Компоненты “Атлас-Док”
Электронный архив
Централизованное хранилище документов
Ведение версий документов
Атрибутивный поиск
Делопроизводство и
КИД
Регистрация документов
Контроль исполнительской дисциплины
Администрирование
Аудит
Распределение доступа
Управление технологическими процессами
Слайд 69Преимущества решения “Атлас” на базе
Повышение эффективности работы с документами
Соответствие
требованиям делопроизводственных стандартов
Гибкая система распределения ролевых функций
Масштабируемость
Открытость “Атлас-Док”
