Тема 2. Систематизация и классификация документов

основания классификации.
3. Современные классификации документов.
4. Принципы формирования первичных документных комплексов.

объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии

с принятыми методами классификации.
Классификация описывает схему разбиения всей совокупности документов по классам, в зависимости от характерных признаков документов, и структурирование документов в каждом из этих классов.

взаимосвязи между отдельными классами документов

проводится классификация
Код — знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых

для однозначного обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Объект классификации — элемент классифицируемого множества.

проводится классификация;
классификационная группировка — подмножество объектов классификации, полученное в результате

классификации;
алфавит кода — система знаков (символов), принятых для образования кода;
разряд кода — позиция знака в коде;
длина кода — число знаков в коде;
контрольное число — расчетное число, используемое для проверки правильности записи кода;
кодирование — присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации

заданное множество объектов классификации последовательно делится на подчиненные подмножества;
2) фасетный

метод классификации — метод классификации, при котором заданное множество объектов классификации делится на независимые подмножества по различным признакам классификации

коде знаки на каждой ступени классификации зависят от результатов разделения

на предыдущих ступенях;
параллельный метод кодирования — метод кодирования, при котором классификационные группировки или объекты классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кода

числа натурального ряда;
серийно-порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором

кодом служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками;
международная (региональная) классификация— классификация, принятая международной (региональной) организацией

основы документа.
Классификация документов по видам информации, зафиксированной в документе.
Классификация документов

по видам реквизитов, применяемых для идентификации документа.
Классификация документов по способу идентификации информации, зафиксированной в документе.
Классификация документов по способу бытования документа в человеческой среде

разделить на природную основу (дерево; папирус; пергамент (выделанная кожа животных);

береста (внутренняя часть коры березы); бамбук; пальмовые листья и др.) и искусственную основу (бумага; ткань и др.)

основу которых положен признак смыслового содержания документа, носят название семантический

и функциональный классификации:
- политические (предназначены для информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий);
- идеологические, включая религиозные;
- управленческие документы (обеспечивающие функционирование управленческих систем);
- правовые (регулирующие правовые отношения в обществе);
- научные (отражающие процесс научного познания природы и общества);
- технические (отражающие научно-технические решения).

51141-98 вводит понятие реквизита как «обязательный элемент оформления официального документа».
Примеры

реквизитов:
герб;
эмблема;
товарный знак;
печать;
автор документа;
наименование вида документа;
номер документа;
место издания документа;
дата издания документа;
название документа,
выходные данные документа и др.

для которых использование задокументированной в них информации возможно только с

применением электронно-вычислительной машины (компьютера) или других приборов и устройств (флеш-карты)) и человекочитаемые документы (использование задокументированной в них информации возможно человеком непосредственно (книги)).

можно классифицировать по времени их появления в социальной коммуникации:
черновой документ;

беловой документ;
подлинный документ;
подлинник документа;
дубликат документа;
копия документа.

и непериодические документы.
Периодические документы выходят регулярно, через определенные промежутки

времени (газеты, журналы), а непериодические документы выходят в свет однократно. По регулярности выхода периодические документы разделяются на ежегодные, ежеквартальные, ежемесячные, еженедельные, ежедневные (книги, брошюры).

Документы, предназначенные для широкого использования и имеющие выходные данные, называют

опубликованными.
Неопубликованные документы содержат информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому они существует в ограниченном числе экземпляров.
К непубликуемым документам относят документы однократного использования, необходимые для принятия конкретных управленческих решений.

- документы ограниченного доступа,
- документы для служебного пользования,
- секретные

документы.

для всей совокупности существующих документов.
Это обусловлено целым рядом социальных,

исторических, научных, технических и иных причин.

сложна еще из-за многообразия языков, на которых создаются документы);
для отдельных

больших групп документов созданы и действуют свои локальные системы классификации (для систематизации патентов на изобретения, технической документации, документов, регламентирующих порядок метрологических измерений, архивных документов, музейных коллекций);
наука по документоведению достаточно молода;
существующий уровень научных знаний, математических моделей, программного обеспечения, вычислительной техники, систем связи, правовых норм и многое другое не позволяют пока приступить к созданию всеобъемлющей системы классификации документов

Международном библиографическом институте система классификации и получила название Универсальной десятичной

классификации (УДК).
Универсальная десятичная классификация (УДК) —система классификации информации, широко используется во всём мире для систематизации произведений науки, литературы и искусства, периодической печати, различных видов документов и организации картотек.

указания по применению УДК;
основные разделы УДК;
алфавитно-предметные указатели (АПУ) к основным

разделам УДК;
вспомогательные таблицы УДК;
алфавитно-предметные указатели к вспомогательным таблицам.

следующие основные деления.
0 - Общий раздел.
1 - Философия. Психология.
2 -

Религия. Теология.
3 - Общественные науки.
4 - (Свободен с 1961 года, а его содержание перенесено в раздел 8).
5 - Математика. Естественные науки.
6 - Прикладные науки. Медицина. Техника.
7 - Искусство. Декоративно-прикладное искусство.
8 - Языкознание. Художественная литература. Литературоведение.
9 - География. Биографии. История.

следующие разделы, охватывающие патенты по всем видам деятельности человека.
Раздел А

Удовлетворение жизненных потребностей человека.
Раздел В Различные технологические процессы; Транспортирование.
Раздел С Химия; Металлургия.
Раздел D Текстиль; Бумага.
Раздел Е Строительство; Горное дело.
Раздел F Механика; Освещение; Отопление; Двигатели и насосы; Оружие и боеприпасы; Взрывные работы.
Раздел G Физика.
Раздел Н Электричество.

входят следующие классы патентов, охватывающие патенты, связанные с удовлетворением жизненных

потребностей человека:
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
А01 Сельское хозяйство; Лесное хозяйство; Животноводство; Охота и отлов животных; Рыболовство и рыбоводство; Пищевые продукты; Табак.
ПИЩЕВЫЕ ПРОДУКТЫ; ТАБАК
А21 Хлебопекарное производство; Оборудование для производства или обработки теста; Тесто для выпечки.
А22 Скотобойное дело; Переработка мяса; Обработка домашней птицы или рыбы.
А23 Пища или пищевые продукты; Их обработка, не отнесенная к другим классам.
А24 Табак, Сигары, Сигареты, Папиросы; Курительные принадлежности.
ПРЕДМЕТЫ ЛИЧНОГО И ДОМАШНЕГО ОБИХОДА
А41 Одежда.
А42 Головные уборы.
А43 Обувное производство.
А44 Галантерея; Ювелирные изделия.
А45 Предметы личного пользования; Дорожные принадлежности.
А46 Щеточные изделия.
А47 Мебель; Предметы домашнего обихода и бытовые приборы; Мельницы для кофе и специй; Пылесосы вообще.
ЗДОРОВЬЕ; РАЗВЛЕЧЕНИЕ А61 Медицина и ветеринария; Гигиена. А62 Спасательная служба; Противопожарные средства. А63 Спорт; Игры; Массовые развлечения.

четвертом шаге подклассы будут делиться на группы. На следующем шаге

мы перейдем к конкретному (неделимому) документу. Таким образом, данная классификация осуществляет деление документного массива до 5 ступеней.

промышленных образцов (МКПО) ,
Международная классификация изобразительных элементов товарных знаков,
Государственный рубрикатор

научно-технической информации (ГРНТИ).
Все эти классификации построены на тех же принципах, что и Международная патентная классификация.

документов, образующихся в процессе деятельности юридических и физических лиц.

систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс

служит наименование вида документа.
В отдельные документные комплексы, таким образом, комплектуются:
- приказы,
- протоколы,
- докладные записки,
- служебные письма,
- любые иные виды документов.

служебных документов в документный комплекс служит содержание документов (рассматриваемые в

них вопросы).
В такой документный комплекс будут входить документы, отражающие один и тот же вопрос, вне зависимости от всех остальных признаков этих документов.
Пример: личное дело служащего в организации. В этот документный комплекс будут сгруппированы самые разные документы (заявление, резюме, анкета и другие), относящиеся к трудовой деятельности человека в организации.
.

служебных документов в документный комплекс служит автор документов.
С одной

стороны, автором документов может быть физическое лицо. Примером этого случая может служить известный писатель и созданные им документы (художественные произведения, черновики произведений, письма).
С другой стороны, автором документов может быть юридическое лицо. Примером этого случая может служить государство (собрание международных договоров с участием Российской Федерации), орган государственной власти (собрание законов Российской Федерации в области экологии), организация (протоколы общего собрания акционеров акционерного общества).

служебных документов в документный комплекс служит корреспондент, с которым ведется

переписка. В этом случае на каждого корреспондента создается свой документный комплекс, в который и группируется вся переписка с ним. Например, по результатам работы промышленного предприятия может быть создан документный комплекс «Переписка сРостехнадзором». Или по результатам работы торгового предприятия может быть создан документный комплекс «Переписка с таможенными организациями».

служебных документов в документный комплекс служит группа корреспондентов, сгруппированных по

их местонахождению на одной территории. Выбор рассматриваемой территории, как правило, производится в соответствии с действующим административно-территориальным делением.

служебных документов в документный комплекс служит период времени, в течение

которого были созданы эти документы.
По хронологическому признаку чаще всего группируются документы периодической отчетности. Например, документный комплекс «Первичные бухгалтерские документы за I квартал 2014 года» или документный комплекс «Приказы по кадровой службе за 2014 год».

Эта система должна:
с одной стороны - обеспечивать ведение дел

в соответствии с признаками заведения дел,
с другой стороны - позволить разместить в ней все документы, присутствующие в организации, а также быть удобной для формирования и использования.
Такая система ведения дел носит наименование «номенклатура дел».

характерных для него, с указанием сроков их хранения.
Применение номенклатуры

дел способствует унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в структурных подразделениях юридического лица, облегчает отбор его документов на государственное хранение.

типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков

хранения.
Нумерация дел (присвоение делам индивидуального номера) производится цифровым или буквенно-цифровым способом.

социальной информации (ЕСКК). Ее составляющие - общероссийские классификаторы технико-экономической и

социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.
Госстандарт России принял более 20 общероссийских классификаторов, и число их будет расширяться по мере интеграции России в мировую экономику. 

продукции и услуг (ОКДП),
Общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.