Разделы презентаций


Тема 2. Систематизация и классификация документов

Содержание

Вопросы:1. Общие понятия систематизации и классификации документов.2. Признаки документов как основания классификации.3. Современные классификации документов.4. Принципы формирования первичных документных комплексов.

Слайды и текст этой презентации

Слайд 1Тема 2. Систематизация и классификация документов

Тема 2. Систематизация и классификация документов

Слайд 2Вопросы:
1. Общие понятия систематизации и классификации документов.
2. Признаки документов как

основания классификации.
3. Современные классификации документов.
4. Принципы формирования первичных документных комплексов.

Вопросы:1. Общие понятия систематизации и классификации документов.2. Признаки документов как основания классификации.3. Современные классификации документов.4. Принципы формирования

Слайд 31 Общие понятия систематизации и классификации документов
Классификация — разделение множества

объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии

с принятыми методами классификации.
Классификация описывает схему разбиения всей совокупности документов по классам, в зависимости от характерных признаков документов, и структурирование документов в каждом из этих классов.
1 Общие понятия систематизации и классификации документовКлассификация — разделение множества объектов на подмножества по их сходству или

Слайд 4Классификация документов устанавливает порядок взаимосвязей между документами в классе и

взаимосвязи между отдельными классами документов

Классификация документов устанавливает порядок взаимосвязей между документами в классе и взаимосвязи между отдельными классами документов

Слайд 5Признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому

проводится классификация
Код — знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых

для однозначного обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Объект классификации — элемент классифицируемого множества.

Признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификацияКод — знак (символ) или совокупность

Слайд 6признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому

проводится классификация;
классификационная группировка — подмножество объектов классификации, полученное в результате

классификации;
алфавит кода — система знаков (символов), принятых для образования кода;
разряд кода — позиция знака в коде;
длина кода — число знаков в коде;
контрольное число — расчетное число, используемое для проверки правильности записи кода;
кодирование — присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации
признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация;классификационная группировка — подмножество объектов классификации,

Слайд 7Методы классификации
1) иерархический метод классификации — метод классификации, при котором

заданное множество объектов классификации последовательно делится на подчиненные подмножества;
2) фасетный

метод классификации — метод классификации, при котором заданное множество объектов классификации делится на независимые подмножества по различным признакам классификации
Методы классификации1) иерархический метод классификации — метод классификации, при котором заданное множество объектов классификации последовательно делится на

Слайд 8Методы кодирования:
последовательный метод кодирования — метод кодирования, при котором в

коде знаки на каждой ступени классификации зависят от результатов разделения

на предыдущих ступенях;
параллельный метод кодирования — метод кодирования, при котором классификационные группировки или объекты классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кода

Методы кодирования:последовательный метод кодирования — метод кодирования, при котором в коде знаки на каждой ступени классификации зависят

Слайд 9порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодом служат

числа натурального ряда;
серийно-порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором

кодом служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками;
международная (региональная) классификация— классификация, принятая международной (региональной) организацией

порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодом служат числа натурального ряда;серийно-порядковый метод кодирования — метод

Слайд 102. Признаки документов как основания классификации
Классификация документов по видам материальной

основы документа.
Классификация документов по видам информации, зафиксированной в документе.
Классификация документов

по видам реквизитов, применяемых для идентификации документа.
Классификация документов по способу идентификации информации, зафиксированной в документе.
Классификация документов по способу бытования документа в человеческой среде

2. Признаки документов как основания классификацииКлассификация документов по видам материальной основы документа.Классификация документов по видам информации, зафиксированной

Слайд 11Классификация документов по видам материальной основы документа
Материальную основу документа можно

разделить на природную основу (дерево; папирус; пергамент (выделанная кожа животных);

береста (внутренняя часть коры березы); бамбук; пальмовые листья и др.) и искусственную основу (бумага; ткань и др.)

Классификация документов по видам материальной основы документаМатериальную основу документа можно разделить на природную основу (дерево; папирус; пергамент

Слайд 12Классификация документов по видам информации, зафиксированной в документе
Классификации документов, в

основу которых положен признак смыслового содержания документа, носят название семантический

и функциональный классификации:
- политические (предназначены для информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий);
- идеологические, включая религиозные;
- управленческие документы (обеспечивающие функционирование управленческих систем);
- правовые (регулирующие правовые отношения в обществе);
- научные (отражающие процесс научного познания природы и общества);
- технические (отражающие научно-технические решения).

Классификация документов по видам информации, зафиксированной в документе Классификации документов, в основу которых положен признак смыслового содержания

Слайд 13Классификация документов по видам реквизитов, применяемых для идентификации документа
ГОСТ Р

51141-98 вводит понятие реквизита как «обязательный элемент оформления официального документа».
Примеры

реквизитов:
герб;
эмблема;
товарный знак;
печать;
автор документа;
наименование вида документа;
номер документа;
место издания документа;
дата издания документа;
название документа,
выходные данные документа и др.
Классификация документов по видам реквизитов, применяемых для идентификации документа ГОСТ Р 51141-98 вводит понятие реквизита как «обязательный

Слайд 14Классификация документов по способу идентификации информации, зафиксированной в документе
машиночитаемые (документы,

для которых использование задокументированной в них информации возможно только с

применением электронно-вычислительной машины (компьютера) или других приборов и устройств (флеш-карты)) и человекочитаемые документы (использование задокументированной в них информации возможно человеком непосредственно (книги)).
Классификация документов по способу идентификации информации, зафиксированной в документемашиночитаемые (документы, для которых использование задокументированной в них информации

Слайд 15Классификация документов по способу бытования документа в человеческой среде
Документы

можно классифицировать по времени их появления в социальной коммуникации:
черновой документ;


беловой документ;
подлинный документ;
подлинник документа;
дубликат документа;
копия документа.

Классификация документов по способу бытования документа в человеческой среде Документы можно классифицировать по времени их появления в

Слайд 16По регулярности выхода документов в свет документы разделяются на периодические

и непериодические документы.
Периодические документы выходят регулярно, через определенные промежутки

времени (газеты, журналы), а непериодические документы выходят в свет однократно. По регулярности выхода периодические документы разделяются на ежегодные, ежеквартальные, ежемесячные, еженедельные, ежедневные (книги, брошюры).
По регулярности выхода документов в свет документы разделяются на периодические и непериодические документы. Периодические документы выходят регулярно,

Слайд 17По степени распространенности в обществе:
- опубликованные,
- неопубликованные,
- непубликуемые документы.


Документы, предназначенные для широкого использования и имеющие выходные данные, называют

опубликованными.
Неопубликованные документы содержат информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому они существует в ограниченном числе экземпляров.
К непубликуемым документам относят документы однократного использования, необходимые для принятия конкретных управленческих решений.
По степени распространенности в обществе:- опубликованные, - неопубликованные,- непубликуемые документы. Документы, предназначенные для широкого использования и имеющие

Слайд 18По степени доступности:
- открытые документы,
- документы, содержащие коммерческую тайну,


- документы ограниченного доступа,
- документы для служебного пользования,
- секретные

документы.

По степени доступности:- открытые документы, - документы, содержащие коммерческую тайну, - документы ограниченного доступа,- документы для служебного

Слайд 193 Современные классификации документов
На сегодняшний день нет единой системы классификации

для всей совокупности существующих документов.
Это обусловлено целым рядом социальных,

исторических, научных, технических и иных причин.
3 Современные классификации документов На сегодняшний день нет единой системы классификации для всей совокупности существующих документов. Это

Слайд 20Причины отсутствия единой классификации
социальные причины (трудность унификации систем документации

сложна еще из-за многообразия языков, на которых создаются документы);
для отдельных

больших групп документов созданы и действуют свои локальные системы классификации (для систематизации патентов на изобретения, технической документации, документов, регламентирующих порядок метрологических измерений, архивных документов, музейных коллекций);
наука по документоведению достаточно молода;
существующий уровень научных знаний, математических моделей, программного обеспечения, вычислительной техники, систем связи, правовых норм и многое другое не позволяют пока приступить к созданию всеобъемлющей системы классификации документов
Причины отсутствия единой классификации социальные причины (трудность унификации систем документации сложна еще из-за многообразия языков, на которых

Слайд 21В начале XX века была принята усовершенствованная М. Дьюи в

Международном библиографическом институте система классификации и получила название Универсальной десятичной

классификации (УДК).
Универсальная десятичная классификация (УДК) —система классификации информации, широко используется во всём мире для систематизации произведений науки, литературы и искусства, периодической печати, различных видов документов и организации картотек.
В начале XX века была принята усовершенствованная М. Дьюи в Международном библиографическом институте система классификации и получила

Слайд 22Таблицы УДК состоят из следующих частей:
структура, свойства и принципы УДК;
методические

указания по применению УДК;
основные разделы УДК;
алфавитно-предметные указатели (АПУ) к основным

разделам УДК;
вспомогательные таблицы УДК;
алфавитно-предметные указатели к вспомогательным таблицам.

Таблицы УДК состоят из следующих частей:структура, свойства и принципы УДК;методические указания по применению УДК;основные разделы УДК;алфавитно-предметные указатели

Слайд 23Основная классификационная таблица УДК построена по тематическому принципу и включает

следующие основные деления.
0 - Общий раздел.
1 - Философия. Психология.
2 -

Религия. Теология.
3 - Общественные науки.
4 - (Свободен с 1961 года, а его содержание перенесено в раздел 8).
5 - Математика. Естественные науки.
6 - Прикладные науки. Медицина. Техника.
7 - Искусство. Декоративно-прикладное искусство.
8 - Языкознание. Художественная литература. Литературоведение.
9 - География. Биографии. История.

Основная классификационная таблица УДК построена по тематическому принципу и включает следующие основные деления.0 - Общий раздел.1 -

Слайд 25Международная патентная классификация (МПК)
На первом шаге деления в МПК входят

следующие разделы, охватывающие патенты по всем видам деятельности человека.
Раздел А

Удовлетворение жизненных потребностей человека.
Раздел В Различные технологические процессы; Транспортирование.
Раздел С Химия; Металлургия.
Раздел D Текстиль; Бумага.
Раздел Е Строительство; Горное дело.
Раздел F Механика; Освещение; Отопление; Двигатели и насосы; Оружие и боеприпасы; Взрывные работы.
Раздел G Физика.
Раздел Н Электричество.

Международная патентная классификация (МПК)На первом шаге деления в МПК входят следующие разделы, охватывающие патенты по всем видам

Слайд 26На втором шаге деления, например в Разделе А, в него

входят следующие классы патентов, охватывающие патенты, связанные с удовлетворением жизненных

потребностей человека:
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
А01 Сельское хозяйство; Лесное хозяйство; Животноводство; Охота и отлов животных; Рыболовство и рыбоводство; Пищевые продукты; Табак.
ПИЩЕВЫЕ ПРОДУКТЫ; ТАБАК
А21 Хлебопекарное производство; Оборудование для производства или обработки теста; Тесто для выпечки.
А22 Скотобойное дело; Переработка мяса; Обработка домашней птицы или рыбы.
А23 Пища или пищевые продукты; Их обработка, не отнесенная к другим классам.
А24 Табак, Сигары, Сигареты, Папиросы; Курительные принадлежности.
ПРЕДМЕТЫ ЛИЧНОГО И ДОМАШНЕГО ОБИХОДА
А41 Одежда.
А42 Головные уборы.
А43 Обувное производство.
А44 Галантерея; Ювелирные изделия.
А45 Предметы личного пользования; Дорожные принадлежности.
А46 Щеточные изделия.
А47 Мебель; Предметы домашнего обихода и бытовые приборы; Мельницы для кофе и специй; Пылесосы вообще.
ЗДОРОВЬЕ; РАЗВЛЕЧЕНИЕ А61 Медицина и ветеринария; Гигиена. А62 Спасательная служба; Противопожарные средства. А63 Спорт; Игры; Массовые развлечения.
На втором шаге деления, например в Разделе А, в него входят следующие классы патентов, охватывающие патенты, связанные

Слайд 27Соответственно, на третьем шаге классы будут делиться на подклассы. На

четвертом шаге подклассы будут делиться на группы. На следующем шаге

мы перейдем к конкретному (неделимому) документу. Таким образом, данная классификация осуществляет деление документного массива до 5 ступеней.
Соответственно, на третьем шаге классы будут делиться на подклассы. На четвертом шаге подклассы будут делиться на группы.

Слайд 28Виды международных классификаторов
Международная классификация товаров и услуг (МКТУ),
Международная классификация

промышленных образцов (МКПО) ,
Международная классификация изобразительных элементов товарных знаков,
Государственный рубрикатор

научно-технической информации (ГРНТИ).
Все эти классификации построены на тех же принципах, что и Международная патентная классификация.
Виды международных классификаторовМеждународная классификация товаров и услуг (МКТУ), Международная классификация промышленных образцов (МКПО) , Международная классификация изобразительных элементов

Слайд 304. Принципы формирования первичных документных комплексов
Отдельного внимания требует вопрос систематизации

документов, образующихся в процессе деятельности юридических и физических лиц.

4. Принципы формирования первичных документных комплексов Отдельного внимания требует вопрос систематизации документов, образующихся в процессе деятельности юридических

Слайд 31Признаки систематизации официальных и служебных документов:
1. Номинальный признак. Основанием для

систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс

служит наименование вида документа.
В отдельные документные комплексы, таким образом, комплектуются:
- приказы,
- протоколы,
- докладные записки,
- служебные письма,
- любые иные виды документов.

Признаки систематизации официальных и служебных документов:1. Номинальный признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов

Слайд 322. Предметно-вопросный признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и

служебных документов в документный комплекс служит содержание документов (рассматриваемые в

них вопросы).
В такой документный комплекс будут входить документы, отражающие один и тот же вопрос, вне зависимости от всех остальных признаков этих документов.
Пример: личное дело служащего в организации. В этот документный комплекс будут сгруппированы самые разные документы (заявление, резюме, анкета и другие), относящиеся к трудовой деятельности человека в организации.
.
2. Предметно-вопросный признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит содержание

Слайд 333. Авторский признак. Основанием для систематизации и группи­ровки официальных и

служебных документов в документный комплекс служит автор документов.
С одной

стороны, автором документов может быть физическое лицо. Примером этого случая может служить известный писатель и созданные им документы (художественные произведения, черновики произведений, письма).
С другой стороны, автором документов может быть юридическое лицо. Примером этого случая может служить государство (собрание международных договоров с участием Российской Федерации), орган государственной власти (собрание законов Российской Федерации в области экологии), организация (протоколы общего собрания акционеров акционерного общества).

3. Авторский признак. Основанием для систематизации и группи­ровки официальных и служебных документов в документный комплекс служит автор

Слайд 344. Корреспондентский признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и

служебных документов в документный комплекс служит корреспондент, с которым ведется

переписка. В этом случае на каждого корреспондента создается свой документный комплекс, в который и группируется вся переписка с ним. Например, по результатам работы промышленного предприятия может быть создан документный комплекс «Переписка сРостехнадзором». Или по результатам работы торгового предприятия может быть создан документный комплекс «Переписка с таможенными организациями».

4. Корреспондентский признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит корреспондент,

Слайд 355. Географический признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и

служебных документов в документный комплекс служит группа корреспондентов, сгруппированных по

их местонахождению на одной территории. Выбор рассматриваемой территории, как правило, производится в соответствии с действующим административно-территориальным делением.

5. Географический признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит группа

Слайд 366. Хронологический признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и

служебных документов в документный комплекс служит период времени, в течение

которого были созданы эти документы.
По хронологическому признаку чаще всего группируются документы периодической отчетности. Например, документный комплекс «Первичные бухгалтерские документы за I квартал 2014 года» или документный комплекс «Приказы по кадровой службе за 2014 год».
6. Хронологический признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит период

Слайд 37У каждого юридического лица имеется потребность в систематизации ведения дел.

Эта система должна:
с одной стороны - обеспечивать ведение дел

в соответствии с признаками заведения дел,
с другой стороны - позволить разместить в ней все документы, присутствующие в организации, а также быть удобной для формирования и использования.
Такая система ведения дел носит наименование «номенклатура дел».

У каждого юридического лица имеется потребность в систематизации ведения дел. Эта система должна: с одной стороны -

Слайд 38Номенклатура дел юридического лица представляет собой систематизированный список названий дел,

характерных для него, с указанием сроков их хранения.
Применение номенклатуры

дел способствует унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в структурных подразделениях юридического лица, облегчает отбор его документов на государственное хранение.

Номенклатура дел юридического лица представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для него, с указанием сроков их

Слайд 39При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать требования, изложенные в Перечне

типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков

хранения.
Нумерация дел (присвоение делам индивидуального номера) производится цифровым или буквенно-цифровым способом.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать требования, изложенные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций,

Слайд 40В России создается Единая система классификации и кодирования технико-экономической и

социальной информации (ЕСКК). Ее составляющие - общероссийские классификаторы технико-экономической и

социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.
Госстандарт России принял более 20 общероссийских классификаторов, и число их будет расширяться по мере интеграции России в мировую экономику. 
В России создается Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). Ее составляющие - общероссийские

Слайд 41Примеры
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД),
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности,

продукции и услуг (ОКДП),
Общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.

ПримерыОбщероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД),Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП),Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать доклад-презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое TheSlide.ru?

Это сайт презентации, докладов, проектов в PowerPoint. Здесь удобно  хранить и делиться своими презентациями с другими пользователями.


Для правообладателей

Яндекс.Метрика