Тема 3 Основные принципы анализа данных в реляционных БД на примере СУБД MS

СУБД MS Access

выборку с группировкой данных и перекрестными итогами
Создание запросов, изменяющих таблицы
Создание

отчетов

базы, а также для выполнения вычислений и других операций с

базовыми таблицами, включая их преобразования.
Различают запросы на выборку данных из таблицы (таблиц) и запросы на изменение данных таблицы (таблиц).
Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц, но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Все приемы, используемые при работе с единственной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов.

Вызвать на экран бланк QBE - бланк для конструирования запроса

по образцу, где образец - указанные пользователем поля, выражения, условия, параметры.
2. Проанализировать задачу и определить, какие именно поля необходимо отобрать запросом.
3. Проанализировать, в каких таблицах содержатся эти поля, и добавить в бланк запроса эти таблицы. Если добавлены таблицы не связаны, добавить еще одну таблицу из базы данных, которая будет связующей (проанализировать, какую именно, это обычно подчиненная таблица в связях один-ко-многим).

которых нет ни в одной из таблиц. Если есть -

то это поля, которые запрос должен создать по выражению, указанному пользователем, такие поля называются вычисляемыми полями.
5. Определить, из каких полей будет состоять вычисляемое поле, и в каких таблицах эти поля содержатся, и добавить в бланк запроса и эти таблицы также (если они еще не были добавлены ранее).
6. Определить, необходимо ли запросом выводить итоговые поля, использующие одну из встроенных в MS Access функций. Если да, добавить в бланк запроса строку для выбора итоговой (группирующей) функции.
7. Определить, удобно ли будет сделать запрос перекрестным с итоговой (группирующей) функцией в области данных запроса. Если да, преобразовать тип запроса в перекрестный (это вариант выборки).

списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый

запрос. В нижней располагается бланк QBE (Query by Example - запрос по образцу).
Каждый столбец бланка QBE представляет одно поле, которое используется в запросе.

должны присутствовать в наборе записей, используемых для сортировки данных или

для выбора информации из таблицы.
Во второй строке бланка запроса «Имя таблицы» MS Access выведет имя таблицы, из которой выбрано поле.
В третьей строке бланка «Сортировка» пользователь может задать, нужно выполнять сортировку по выбранному или вычисляемом полю.
Флажки в четвертой строке бланка «Вывод на экран» отвечают за вывод полей в наборе записей.

Символ «*» означает «Все поля».

разрезе клиентов, запрос должен отобрать дать заказов, названия товарных групп,

названия товаров, количество, цену и сумму заказа по каждому товару, запланированную дату оплаты, ФИО ответственного сотрудника.

условиями на дату, на наименование клиента, на сумму заказа.
Запросы с

условиями отбора можно реализовывать многими средствами, это могут быть как запросы на выборку, так и запросы на изменение, источником данных для запроса могут быть как таблицы, так и уже готовый другой запрос на выборку, условие может быть как четко указано в строке условий, так и указано в виде переменного параметра или в строке условий, или описанного в свойствах запроса.
Конкретные примеры реализуем на основе предыдущего запроса Запрос 1, в конструкторе.

«Условие отбора», разделяя логическим оператором Or.
Например, условие
Like "А *" Or

Like "Г *" позволяет отобрать все записи для названий на соответствующие буквы. Можно также вводить каждое из значений, интересующие в строки «Условие отбора» и «или» в столбце поля, по которому ведется поиск. Например, пользователь можете ввести А * в строку «Условие отбора», Г * - в следующую строку (первый из строк «или») и т. д.
Когда заданы для некоторого поля несколько условий отбора, соединенных логическим оператором Or, то для того, чтобы запись была отобрана, истинным должно быть хотя бы одно из них.

выражения в строке «Условие отбора» или в строке «или» должны

принимать значение Истина для любой записи, которая включается в набор записей запроса. Это означает, что Access выполняет логическую операцию AND над условиями отбора, находящихся в одной строке.
Например, если в строке «Условие отбора» ввести А * для поля Наименование и <3 для поля Цена, то в набор записей запроса попадут только наименования на букву А, по цене не более 3 у.е.
Если же в строке «Условие отбора» для поля Наименование ввести значение А * и выражение
> = 2 And <= 10 для поля Цена, то будут отобраны наименования на букву А, по цене от 2 до 10 у.е.

группировкой данных и перекрестными итогами

Access предоставляет три специальные операторы, полезные для отбора данных, выводимых

в наборе записей запроса.
Like - используется для сравнения строчного выражения с образцом в поле. Для аргумента образец можно задавать полное значение (например, Like "Иванов") или использовать подстановочный знаки для поиска диапазона значений (например, Like "Ив *").

Оператор Between ... And часто используют для проверки, попадает значение

поля в указанный диапазон чисел. Если значение поля попадает в диапазон, задаваемый (например, between 18 and 30), оператор Between ... And возвращает True; в противном случае возвращается значение False. Логический оператор Not позволяет проверить противоположную условие.
In - проверяет, совпадает значение выражения с одним из элементов указанного списка. Если выражение содержится в списке значений, оператор In возвращает True; в противном случае возвращается значение False. С помощью логического оператора Not можно проверить обратную условие (то есть, выражение не принадлежит списка значений).

[ (открывающая квадратная скобка) рассматриваются как образец для поиска этого

символа только при выводе их в квадратные скобки.

инструментальной кнопки Сумма, после чего в бланке запроса появится дополнительная

строка Групповая операция. В этой строке можно выбрать как показатель для создания группы, так и для отдельного поля функцию для итогов по группам (например, функцию Сумма, Среднее, Минимум, Максимум, Количество и т.п.).

на выборку в перекрестный в пункте меню Запрос.
После этого в

бланке запроса появятся дополнительные строки Групповая операция и Перекрестная таблица. Необходимо выбрать заголовки строк и столбцов будущей таблицы (той, которую сформирует этот запрос на экране), а также значение, которое будет подсчитываться, и функцию для подсчета.