Разделы презентаций


Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве презентация, доклад

Содержание

Обеспечение сохранности документов в архиве - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию)

Слайды и текст этой презентации

Слайд 1Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Е.В. Овчинникова

Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архивеЕ.В. Овчинникова

Слайд 2Обеспечение сохранности документов в архиве - система мероприятий, включающая рациональное

размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование

документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) поврежденных документов.
Обеспечение сохранности документов в архиве - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и

Слайд 3К помещениям основного назначения архива относятся:
хранилища для хранения документов;
помещения для

приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
помещения

для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофукциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
К помещениям основного назначения архива относятся:хранилища для хранения документов;помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных

Слайд 4Для архивов организаций должны предусматриваться специальные помещения. Хранилища должны размещаться

в изолированных помещениях, должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы

от затопления, иметь запасной выход.
Для архивов организаций должны предусматриваться специальные помещения. Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях, должны быть безопасными в

Слайд 5Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными,

переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные

рубильники, распределительные электрощиты и предохранители располагают вне помещений хранилищ.
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием огнестойких, негорючих, неагрессивных, непылящихся материалов, в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
Основным противопожарным оборудованием архива являются углекислотные огнетушители
Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Слайд 6Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений,

вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов, с соблюдением

следующих режимов:
1. Световой режим
2. Температурно-влажностный режим.
3. Санитарно-гигиенический режим.
4. Охранный режим.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату

Слайд 7Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение

в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный

Слайд 8Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами.
В качестве вспомогательных средств

хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами.В качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи

Слайд 9Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных

средств хранения (коробок, папок и т.п.) в соответствии с видами,

форматом и др. особенностями документов
Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, а временного хранения – в связках;
Фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок и т.п.) в

Слайд 10Электронные документы (ЭД) могут храниться в архиве или специализированном подразделении.
Условия

архивного хранения ЭД:
наличие программно-аппаратных средств для хранения, копирования, воспроизведения ЭД,

их перезаписи в новые форматы и др.;
обеспечение доступа к информации и ее защиты от несанкционированного доступа;
Обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение, искажение информации;
Поддержание технических режимов хранения носителей ЭД в соответствии с требованиями правил и стандартов
Электронные документы (ЭД) могут храниться в архиве или специализированном подразделении.Условия архивного хранения ЭД:наличие программно-аппаратных средств для хранения,

Слайд 11Порядок расположения документов в архиве выделяется планом (схемой) их размещения.


Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
Составляются

постеллажные, а при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в помещении.
Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов
Порядок расположения документов в архиве выделяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы,

Слайд 12Учет документов в архиве организации
Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо

от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет документов в архиве организацииДокументы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Слайд 13Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно

хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета

документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.
Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,
Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном

Слайд 14Учет документов в архиве организации – это определение их количества

и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности

каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и

Слайд 15Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения

их сохранности и контроля за их наличием.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Слайд 16Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, а также

страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи

дел и документов.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при

Слайд 17Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и

техники закрепления информации являются:
архивный фонд, архивная коллекция;
единица хранения.
электронные и аудиовизуальные

документы учитываются также по единицам учета.
Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:архивный фонд, архивная коллекция;единица

Слайд 18Единица хранения - физически обособленные архивный документ или архивные документы;
Единица

хранения документов на бумажной основе (дело) - отдельный архивный документ

или совокупность документов, заключенный(е) в обособленную обложку, папку;
единица хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
единица учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
Единица хранения - физически обособленные архивный документ или архивные документы;Единица хранения документов на бумажной основе (дело) -

Слайд 19Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, не прошедшие

научного описания, учитываются по документам и листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь)

учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, не прошедшие научного описания, учитываются по документам и листам.Неупорядоченные

Слайд 20Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам

хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета,  единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Слайд 21Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с

целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из

номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета (для электронных и аудиовизуальных документов).
Номер архивного фонда присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный

Слайд 22В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным

сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом

хранилище.
Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных (БД) архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет

Слайд 23Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов:


централизации, выраженной в применении единых единиц учета;
унификации, основанной на

соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними;
динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
полноты и достоверности учета.
Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета;

Слайд 24Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и

баз данных (БД), отражающих количество и состав документов архива организации

и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных (БД), отражающих количество и состав

Слайд 25Документы в архиве организации учитываются по основным и вспомогательным учетным

документам.

Документы в архиве организации учитываются по основным и вспомогательным учетным документам.

Слайд 26Основными учетными документами в архиве организации являются:
1. книга учета поступления

и выбытия документов;
2. список фондов;
3. лист фонда;
4. опись дел;
5. реестр

описей;
6. паспорт архива;
7. опись особо ценных дел;
8. книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
9. опись страхового фонда;
10. дело фонда;
11. лист-заверитель дела.
Основными учетными документами в архиве организации являются:1. книга учета поступления и выбытия документов;2. список фондов;3. лист фонда;4.

Слайд 27Вспомогательными учетными документами являются:
книги и карточки учета выбытия дел;


книги учета дел по личному составу; паспорта фондов;
внутренние описи

дел.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел; книги учета дел по личному составу; паспорта

Слайд 28В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их

количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и

профилактической обработке, не реже 1 раза в 5 лет проводится проверка наличия и состояния документов.
В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов,

Слайд 29Проверка наличия проводится путем сверки описательных статей описи с описанием

дел на обложках (архивного шифра, названия фондообразователя и его структурных

подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки и других актах.
Проверка наличия проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (архивного шифра, названия фондообразователя

Слайд 30Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений,

выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

Слайд 31На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии.

На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии.

Слайд 32Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования, предназначенный для

пользователей архива организации.

Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования, предназначенный для пользователей архива организации.

Слайд 33Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным

формам Правил.
Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную

БД ЭД (или в учетную карточку ЭД).
ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).
Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.
За единицу учета ЭД принимается единица хранения (ее часть) или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.
За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с записанной на нем информацией и с сопроводительной документацией.
Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Правил.Сведения о каждой единице учета ЭД

Слайд 34Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления

и выбытия документов.
Количество документов каждого поступления или выбытия, а также

в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.
Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов.Количество документов каждого поступления или

Слайд 35Учетные базы данных (БД) в архиве организации обеспечивают: информационную поддержку

учета; ведение учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений

о наличии в архиве тех или иных документов фонда (фондов).
Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных учетных документов архива организации.
Учетные БД архива организации должны быть совместимы с учетными БД соответствующего государственного (муниципального архива) источником комплектования которого она является.
Учетные базы данных (БД) в архиве организации обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение учета документов в автоматизированном режиме;

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать доклад-презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое TheSlide.ru?

Это сайт презентации, докладов, проектов в PowerPoint. Здесь удобно  хранить и делиться своими презентациями с другими пользователями.


Для правообладателей

Яндекс.Метрика