Тема: Правовое регулирование и учёт расчётов с подотчётными лицами

расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования.
2. Учёт расчётов с

подотчётными лицами по служебным командировкам.
3. Учёт расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным расходам.
4. Учёт расчётов с подотчётными лицами по представительским расходам.
5. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами.

декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Указание Банка

России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов".
Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Нормативные документы

Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в

виде авансов в размере, определенном действующим законодательством.
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:
на командировочные расходы;
на хозяйственные нужды;
на оплату представительских расходов.
Руководителем организации должен быть утвержден перечень (список) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя. А при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования

можно двумя способами:
наличными через кассу;
на банковскую

карту.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Первичные учетные документы принимаются к учету, когда соблюдаются требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" о документальном оформлении операций.

причинам выданные под отчет деньги не израсходованы, то по истечении

срока, предусмотренного для их возврата, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из заработной платы. Размер удержаний не должен превышать 20% причитающейся сотруднику заработной платы (ст. 138 ТК РФ).
Также ст. 137 ТК РФ установлен срок, в течение которого работодатель вправе произвести удержание. Этот срок составляет один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных сумм.
Отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. При этом удержать подотчетные суммы из заработной платы можно только в случае отсутствия возражений со стороны сотрудника. В противном случае работодатель теряет право на удержание этих сумм, и они могут быть взысканы только в судебном порядке. Срок для обращения в суд установлен ст. 392 ТК РФ и составляет один год с того дня, когда подотчетное лицо должно было возвратить деньги или отчитаться о понесенных расходах.

невозвращенные после утверждения авансового отчета, включаются в облагаемый НДФЛ доход

не на дату утверждения авансового отчета, а на одну из следующих дат:
последний рабочий день сотрудника в случае его увольнения (при условии, что организация приняла решение не взыскивать сумму долга в судебном порядке);
дата истечения срока, после которого дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию (3 года);
дата принятия решения о прощении долга и его документального оформления.
То есть если сотрудник не уволился и ему не прощен долг, то включать невозвращенную сумму в облагаемый НДФЛ доход на дату истечения срока давности.
Страховые платежи с невозвращённых сумм
Организация на основании статьи 137 Трудового кодекса вправе удержать денежные средства, выданные работнику в подотчет, в течение одного месяца по истечение трёхдневного срока, когда работник должен отчитаться. Если организация эти удержания не произвела, то данная сумма денежных средств облагается страховыми взносами. Если работник представил отчет с подтверждающими документами, то в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования

поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения

служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Кого можно и кого нельзя отправлять в командировку

сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение

расходов, связанных со служебной командировкой.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику командирующей организации.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Если работник заболел во время командировки, работодатель оплачивает его больничный, проживание и выплачивает суточные. Единственное условие - заболевший сотрудник в другом городе должен обратиться к врачу и взять листок нетрудоспособности.

автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного,

а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им

предоставляется бесплатное жилое помещение).
Расходы на проезд
Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Суточные
Размер суточных компания должна определять самостоятельно в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя.

удостоверение, получать у работника отчет о выполненном в командировке поручении (постановление Правительства РФ от

29.12.14 № 1595). Постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки и прибывающих в командировку.
Необходимы следующие документы:
Приказ о командировке
Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. В решении фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ нужно оформить в виде приказа (Т-9). В приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку.
Авансовый отчет
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Служебная записка
Работник, который был в командировке на личном или служебном транспорте - машине или мотоцикле, - должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Записка подтвердит срок командировки. До 8 августа правила требовали оформлять записку только для поездок на личном транспорте. Поэтому возникали вопросы, какие документы нужны, если машина служебная. Теперь же в правилах четко сказано, что срок поездки подтверждает записка, если работник ездил на служебной или личной машине, а также по доверенности на транспорте третьих лиц.  

или услуг у юридических лиц или частных предпринимателей основанием для

последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:
1. Документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по расходам:
контрольно-кассовые чеки;
приходно-кассовые ордера.
2. Документы, указывающие на количество и ассортимент приобретенных ценностей:
товарные чеки;
счета-фактуры;
накладные;
бланки строгой отчетности;
акты выполненных работ, оказанных услуг.
При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.
Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

относятся:
Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного

аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На

выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).