Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
1 Тема 1 Информационные связи предприятия. Нормативно-методическая база
Содержание
- 1. 1 Тема 1 Информационные связи предприятия. Нормативно-методическая база
- 2. Информационные связи предприятияЛюбая организация является сложной системой, представляю-щей собой взаимосвязанные элементы.ВНЕШНИЕ СВЯЗИ ПРЕДПРИЯТИЯВНУТРЕННИЕ СВЯЗИ ПРЕДПРИЯТИЯ
- 3. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с
- 4. Внутренние связи обеспечивают производственный процесс на предприятии
- 5. Как правило, на предприятии существуют несколько служб,
- 6. Слайд 6
- 7. - службы обеспечения – заботятсяо непрерывности производственногоцикла,
- 8. Примечание: Сегодня в жизнь вошло множество терминов,
- 9. Тенденция значительного роста объемов информации, необхо-димой для
- 10. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы
- 11. Основные понятия и определенияДелопроизводство – это отрасль
- 12. Организация работы с документами - это обеспечение
- 13. Информация может быть представлена в устной или
- 14. Документ (документированная информация) – это зафиксиро-ванная на
- 15. Электронный документ, по сравнению с
- 16. Организация работы с документами базируется на совокуп-ности
- 17. Делопроизводство как направление повседневной деятельности по управлению предприятием
- 18. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВАНормативно-методическая база делопроизводства – это
- 19. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рисунке:
- 20. Законодательные и правовые акты РФК законодательным и
- 21. Перечислим некоторые из них: Федеральный закон
- 22. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ
- 23. Государственные стандарты на документациюТребования к содержательной
- 24. К основным стандартам, регулирующим процесс создания доку-ментов
- 25. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
- 26. Нормативные документыНормативная документация – это совокупность официаль-ных
- 27. КлассификаторыДля поиска и обработки разнообразных документов в
- 28. Классификаторы (от лат. classis - разряд, класс;
- 29. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)Наиболее
- 30. Государственная архивная службаОбщее методическое руководство постановкой дело-производства
- 31. С 1958 г. архивная служба была наделена
- 32. К другим задачам Росархива относятся: Межотраслевое организационно-методическое
- 33. Слайд 33
- 34. Он определил основы организации государственного управле-ния в
- 35. Системы документации. Унифицированная система документации Вся
- 36. организационно-распорядительная документация (ОРД)финансовая, учетная и отчетная документацияотчетно-статистическая документациядокументация по трудуCистемы управленческой документации предприятия:
- 37. По функциональному назначению система ОРД подразделяется на
- 38. Организационно-правовые документы - это комплекс до-кументов, регламентирующих
- 39. Распорядительные документы – это документы, в которых
- 40. Общее назначение информационно-справочной документа-ции – обмен информацией
- 41. Информационно-справочная документацияактыпротоколыдокладные запискиобъяснительные запискислужебные запискисправкизаявленияфаксограммытелеграммыписьмасводкии т.п.
- 42. Документация по личному составу (кадрам, персоналу) -
- 43. К документам по личному составу относятся: приказы
- 44. Унификация документов (от латин. unio - единство
- 45. Одним из направлений унификации является создание трафа-ретных
- 46. Результатом унификации является создание унифицированных систем документации
- 47. С целью организации эффективной работы с документами,
- 48. Личные – это документы, созданные
- 49. Юридическая сила официального документапредполагает обязательность
- 50. Копия документа – это документ, полностью воспроизводя-щий
- 51. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ Вопрос 1:
- 52. Вопрос 3: Что такое
- 53. Вопрос 5: Что такое информация?Ответ:Информация – это
- 54. Вопрос 7: Документ - это …Ответ:Документ (документированная
- 55. Вопрос 9: Юридическая сила документа – это
- 56. Вопрос 11: В каких нормативных
- 57. Вопрос 13: Что понимается под системой документации?Ответ:Под
- 58. Вопрос 15: Что такое ОРД?Ответ:ОРД – это
- 59. Вопрос 17: Организационно-правовые документы - это
- 60. Вопрос 19: Распорядительные документы
- 61. Вопрос 21: Какое основное назначение
- 62. Вопрос 23: Документация по личному
- 63. НА ЭТОМ ВСЕ !!!
- 64. Скачать презентанцию
Информационные связи предприятияЛюбая организация является сложной системой, представляю-щей собой взаимосвязанные элементы.ВНЕШНИЕ СВЯЗИ ПРЕДПРИЯТИЯВНУТРЕННИЕ СВЯЗИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1
Тема 1
Информационные связи предприятия.
Нормативно-методическая база делопроизводства.
Системы документации
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Слайд 2Информационные связи предприятия
Любая организация является сложной системой, представляю-щей собой взаимосвязанные
элементы.
Слайд 3 Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешней сре-дой. К
ним относятся:
- вышестоящие органы - это министерства и ведомства (агентства, службы и т.п.);
- от них на предприятие поступает руководящая
информация (приказы, распоряжения, нормативы,
инструкции и т.п.);
-от предприятия в вышестоящие органы поступа-
ют документы, в которых отражается его деятель-
ность (планы, отчеты, сводки и т.п.);
- контролирующие органы – это налоговая служба,
пожарная инспекция, органы социальной защиты, и др.;
- от них поступают документы (нормы, инструкции и т.п.),
исполнение которых они контролируют.
Слайд 4Внутренние связи обеспечивают производственный процесс на предприятии и взаимодействие руководства
с работниками.
Администрация (от лат. administratio - управление, руководст-во) – это
круг лиц, уполномоченных осуществлять оперативное управление, выступать в качестве юридического лица, официаль-но представлять организацию.В состав администрации предприятия (независимо
от профиля и формы собственности) входят:
его руководитель, заместители, главный
бухгалтер, юрисконсульт и др. должностные лица.
Слайд 5Как правило, на предприятии существуют несколько служб, занимаю-щихся работой с
документами.
К ним относятся:
- канцелярия – отдел, ведающий служеб-
ной перепиской,
оформлением текущей документации по обеспечению деятельнос-
ти предприятия, обработкой (регистрация,
переадресация, сортировка) документов;
- отдел кадров – отдел, решающий вопросы
связанные с работой с кадрами (прием на рабо-
ту, увольнение, продвижение по службе и т.п.);
- регистрирует данные о работниках в виде
учетных карточек, личных дел, трудовых
книжек;
ИНСТРУКЦИЯ
Чотровло
Оолдлтлол
шшш
Слайд 6
- бухгалтерия - занимается
финансовымивопросами предприятия и сотрудников;
- осуществляет оплату налогов, отчисления
в пенсионный и другие фонды, производит
социальные выплаты трудящимся (пособия,
оплата по больничным листам и т.п.);
- архивные работники – обеспечивают
сохранность документов в течение опре-
деленного законом периода, их учет, а
также уничтожение по истечении срока
хранения;
Слайд 7
- службы обеспечения – заботятся
о непрерывности производственного
цикла, снабжая всем необходимым:
оборудованием,
материалами, докумен-
тацией и т.п.;
- производственные подразделения
(структурные) – выполняют основные
функции предприятия.
Все перечисленные выше структуры взаимодействуют между со-бой путем обмена различной информацией.
Слайд 8Примечание: Сегодня в жизнь вошло множество терминов, имеющих сходное
значение: организация, учреждение, фирма, холдинг, концерн, компания и т.п. В
дальнейшем будут использо-ваться термины «предприятие» или «организация».Управленческая деятельность (управление) любого пред-приятия основана на следующих процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Слайд 9Тенденция значительного роста объемов информации, необхо-димой для принятия управленческих решений,
приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы
в большем количестве, чем раньше.Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.
Слайд 10Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной,
организационной техники (факсов, модемов) и сетевых технологий.
Сегодня компьютер «взял» на
себя следующие основные зада-чи делопроизводства:первая задача – создание документа;
вторая задача – передача документа на расстояние;
третья задача – регистрация и контроль исполнения;
четвертая задача – сохранение и быстрый поиск информации.
Слайд 11Основные понятия и определения
Делопроизводство – это отрасль деятельности, связанная с
документированием и организацией работы с официальными до-кументами (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»).Из определения видно, что делопроизводство включает в себя два самостоятельных, тесно связанных направления:
документирование;
организация работы с документами.
Документирование – это процесс создания и оформления до-кумента (ГОСТ Р51141-98).
Слайд 12Организация работы с документами - это обеспечение оп-тимальных условий для
всех видов работ с документами с момен-та создания или получения
документа до его уничтожения или пе-редачи на архивное хранение.Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, со-бытиях, явлениях и процессах независимо от формы их представ-ления. (Федеральный закон от 2 февраля 1995 г. № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите ин-формации»).
Слайд 13Информация может быть представлена в устной или документи-рованной форме.
Носитель информации
– это материальный объект, использу-емый для закрепления и хранения на
нем речевой, звуковой, изо-бразительной информации, в том числе в преобразованном виде (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.).Термин "документ" появился в России в XVIII в. и произошел от латинского слова, означающего - способ доказательства.
Слайд 14Документ (документированная информация) – это зафиксиро-ванная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Федеральный Закон от 20 февраля
1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»).Использование компьютеров для оформления, хранения и пе-редачи документов привело к появлению термина - электронный документ.
Электронный документ – это документ, выполненный с ис-пользованием средств вычислительной техники и хранящийся на магнитном носителе.
В электронном документе информация
представлена в электронно-цифровой форме.
Слайд 15 Электронный документ, по сравнению с бумажным документом («твёрдой
копией»), обладает рядом преимуществ:
простота внесения изменений и использование заранее
подгов-ленных шаблонов документов;
оперативность при передаче документов любому количеству
адресатов по электронной почте;
защита документов от несанкционированного доступа;
электронная архивация документов и т.п.
Нельзя не отметить возможные недостатки при работе с элек-тронными документами:
нарушения (сбои) в работе компьютеров;
повреждение носителей информации;
действия вредоносных программ и т.д.
Слайд 16Организация работы с документами базируется на совокуп-ности принципов и правил,
устанавливающих единые требова-ния к документированию управленческой деятельности незави-симо от того,
каким образом создан документ (бумажный или электронный).
Слайд 18НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых
актов и методичес-ких документов, регламентирующих технологию создания доку-ментов, их обработки,
хранения и использования в текущей дея-тельности предприятия.Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
правила оформления документов и работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
внедрение информационных технологий в работу с документами;
юридические аспекты, связанные с документами и др.
Слайд 19
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рисунке:
где: ГОСТ –
Государственный Стандарт;
ГСДОУ – Государственная система
документационного обеспече- ния управления.
Слайд 20Законодательные и правовые акты РФ
К законодательным и правовым актам в
сфере информа-ции и документации относятся законы Российской Федерации, указы и
распоряжения Президента Российской Федерации, поста-новления Правительства и различных органов исполнительной власти.Перечислим некоторые из них:
Федеральный закон РФ от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об инфор-мации, информатизации и защите информации" содержит базовые понятия информации, информационных ресурсов и уста-навливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Слайд 21 Перечислим некоторые из них:
Федеральный закон РФ от 20.02.1995
№ 24-ФЗ "Об инфор-мации, информатизации и защите информации" (с изм.
от 10.01.2003) содержит базовые понятия информации, информаци-онных ресурсов и устанавливает правовой режим создания, хра-нения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об элек-тронной цифровой подписи" – устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ (в действ. ред.)) - устанавливает уголовную ответст-венность за неправомерные действия с документами и информа-
цией.
Слайд 22Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об ар-хивном деле
в Российской Федерации» определяет порядок формирования, организации хранения, учета и
использования ар-хивов и архивных фондов в интересах граждан, общества и госу-дарства;Положение от 28 декабря 1998 г. № 1562 «О Федеральной архивной службе России (Росархиве)» определяет статус, за-дачи и функции Росархива;
и другие.
Слайд 23 Государственные стандарты на документацию
Требования к содержательной части служебных документов
и к их оформлению регламентированы государственными стандар-тами (ГОСТ).
СТАНДАРТ (от
англ. Standard — норма, образец, мерило) — это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утвер-жденный компетентным органом (ГОСТ Р 1.12-2004). Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик. (Закон РФ от 10.06.1993 № 5154-1 (ред. от 10.01.2003) "О стандартизации”).
Слайд 24К основным стандартам, регулирующим процесс создания доку-ментов и ведения делопроизводства,
относятся:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы докумен-тации. Унифицированная система организационно-распо-рядительной
документации. Требования к оформлению до-кументов» (принят и введен в действие Постановлением Гос-стандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) . Стандарт ввел: состав реквизитов, изменения в расположении реквизитов на поле документа, требования к оформлению рекви-зитов и бланкам документов.
Стандарт распространяется на организационно-распоря-дительные документы.
Слайд 25 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». Стандарт устанавливает современ- ное толкование терминов по делопроизводству и
архивному делу;ГОСТ 6.100.5-87 «Унифицированные системы докумен-тации. Требования к построению формуляра-образца». Стандарт устанавливает расположение реквизитов на листе бума-ги, требования к бланкам документов;
и т.д.
Слайд 26Нормативные документы
Нормативная документация – это совокупность официаль-ных документов, регламентирующих на
государственном и регио-нальном уровне, обязательность применения нормативов, стан-дартов, правил и
условий, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов и доступные широкому кругу по-требителей (пользователей).Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными ор-ганами исполнительной власти (министерствами, комитетами, уп-равлениями, службами и т.д.), являются ведомственными норма-тивными актами и в зависимости от сферы действия могут быть общими, отраслевыми и межотраслевыми.
Слайд 27Классификаторы
Для поиска и обработки разнообразных документов в автома-тизированных информационных системах,
документам присвоены специальные коды.
С этой целью Постановлением Госстандарта
РФ от 25.12.2000
№ 409-ст «О принятии и введение в действие правил по стандар-тизации» в России принята система ЕСКК (Единой системы клас-сификации и кодирования технико-экономической и социальной информации).
Слайд 28Классификаторы (от лат. classis - разряд, класс; facio – де-лаю,
раскладываю) – это нормативные документы, содержащие систематический перечень наименований объектов
и их кодов од-нозначно определяющих объект.К сфере делопроизводства можно отнести следующие класси-фикаторы:
1.Общероссийский классификатор управленческой документа-
ции (ОКУД).
2.Общероссийский классификатор предприятий и организа-ций (ОКПО).
3.Общероссийский классификатор профессий рабочих, долж-ностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Слайд 29Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ)
Наиболее полным документом, регламентирующим работу
с документами, является «Государственная система документацион-ного обеспечения управления (ГСДОУ)», принятая
Государствен-ной архивной службой в 1988 г.ГСДОУ– это совокупность принципов и правил, устанавливаю-щих единые требования к документированию управленческой де-ятельности и организации работы с документами:
совершенствование работы аппарата управления;
построение информационно-поисковых систем;
применение современных технологий сбора, хранения и об-
работки информации и т.п.
Слайд 30Государственная архивная служба
Общее методическое руководство постановкой дело-производства в Российской Федерации,
как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы,
так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в госу-дарственные архивы.
Слайд 31С 1958 г. архивная служба была наделена правомочиями по контролю
постановки документальной части делопроизводства.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти разработана и утверждена прика-зом Федерального архивного агенства России (РОСАРХИВ) от 27.11.2000 № 68.В свою очередь, каждая организация на основании этой
Типовой инструкции, разрабатывает свою конкретную
Инструкцию по делопроизводству,
за исполнение которой руководитель
предприятия несет персональную
ответственность.
Слайд 32К
другим задачам Росархива относятся:
Межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль
за организацией до-кументов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти.
Контроль за
выполнением организациями, не-зависимо от их ведомственной подчиненнос-ти, требований законодательства в области организации документов в делопроизводстве.Согласование отраслевых стандартов, разра-ботка и утверждение инструкций и докумен-тов по вопросам организации документов в делопроизводстве.
Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда.
и многое другое
Слайд 33
Немного истории
День архивов — неофициаль- ный профессиональный празд- ник работников архивов.
Отмечается в России ежегодно, 10 марта.
Учреждён решением коллегии Федеральной архивной службы России от 5 марта 2003 г.
28 февраля 1720 г. (по старому стилю) Петром Великим был подписан первый в России государственный акт —
«Генеральный регламент или Устав».
Слайд 34Он определил основы организации государственного управле-ния в стране и ввел
во всех государственных органах власти ар-хивы и государственную должность актуариуса,
которому надле-жало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…».Этот указ Петра I положил начало государственной российской архивной службе.
Актуариус (писарь, подьячий) –
в России XVIII в. канцелярский служа- щий в государственных учреждениях, регистрирующий акты или их состав- ляющий.
Слайд 35Системы документации.
Унифицированная система документации
Вся управленческая документация любого предприятия
под-разделяется на отдельные системы.
Под системой документации понимается совокупность доку-ментов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначе-ния, вида, сферы деятельности, единых требований к их офор-млению. Поэтому, вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные системы управленческой докумен-тации:
Слайд 36организационно-распорядительная документация (ОРД)
финансовая, учетная и отчетная документация
отчетно-статистическая документация
документация по труду
Cистемы
управленческой документации предприятия:
Слайд 37
По функциональному назначению система ОРД подразделяется на группы:
При работе с
документами важно знать, к какой группе (систе-ме) относится тот или
иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документа, к его оформ-лению.
Слайд 38Организационно-правовые документы - это комплекс до-кументов, регламентирующих структуру, задачи, функции
пред-приятия, организацию его работы, права, обязанности и ответ-ственность руководства предприятия.
К организационно-правовым документам организации относят-ся: устав (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, правила внутреннего распорядка, положения, инструкции и т.п.
Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой дея-тельности предприятия.
Слайд 39Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных
и организационных воп-росов деятельности организации.
К распорядительным документам относятся: приказы, распо-ряжения,
указания, постановления, решения. Эти документы носят административный характер и призваны регулировать деятельность организации.
Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
Слайд 40Общее назначение информационно-справочной документа-ции – обмен информацией между адресатами или
фиксирование каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительной документации информационно-справочные
документы не являются обязательными для исполне-ния, а содержат информацию либо побуждающую принимать оп-ределенные решения, либо принимаемую к сведению.Информационно-справочные документы могут поступать из раз-личных источников: из подразделений, от отдельных работни-ков, из внешних организаций и т.д.
Отсюда - большое видовое разнообразие
этих документов.
Слайд 41Информационно-справочная
документация
акты
протоколы
докладные записки
объяснительные записки
служебные записки
справки
заявления
факсограммы
телеграммы
письма
сводки
и т.п.
Слайд 42Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - это совокупность документов,
в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.
Документы по личному составу
составляются кадровой служ-бой организации и являются архивными документами. В них отра-жается правовая, трудовая и служебная деятельность работников организации.Архивный документ – это документ, сохраняемый или подле-жащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Слайд 43К документам по личному составу относятся: приказы по лич-ному составу
(о приеме, увольнении, переводе на другую долж-ность и т.п.), трудовые
книжки, индивидуальные контракты (дого-воры), личные дела и лицевые счета по заработной плате сотруд-ников.Большое разнообразие управленческих документов привело к необходимости их унификации.
Слайд 44Унификация документов (от латин. unio - единство и facere -
делать) – это установление единообразия состава и форм управ-ленческих документов,
создаваемых при решении однотипных уп-равленческих функций и задач.
Слайд 45Одним из направлений унификации является создание трафа-ретных текстов. Это целесообразно
делать для групп докумен-тов, оформляющих идентичные действия.
Текст-трафарет – это форма
представления текста, содержа-щая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации. Трафаретные тексты требуют значительно меньше времени на составление документов.
Слайд 46Результатом унификации является создание унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированная система
документации (УСД) – это сис-тема документации, созданная по единым правилам
и требовани-ям, содержащая информацию, необходимую для оптимального уп-равления в определенной сфере деятельности.Основная цель унификации и стандартизации — это создание таких форм документов, применение которых будет экономичес-ки эффективно, повысит общую культуру управления.
Классификация документов – это деление
документов на классы по наиболее общим
признакам сходства и различия.
Слайд 47
С целью организации эффективной работы с документами,
их классифицируют на
следующие группы:
по способу изготовления
(рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы)
по
наименованиям (служебные письма, приказы, акты, докладные записки и т.д.)
по месту составления
(входящие, исходящие и внутренние)
по происхождению
(личные и официальные) и т.д.
по срокам хранения
(временного хранения, долговременного, постоянного)
Слайд 48 Личные – это документы, созданные человеком вне сферы
его служебной деятельности (мемуары, личная переписка, …).
Официальные документы
– это документы, созданные юри-дическими или физическими лицами, оформленные и удостове-ренные в установленном порядке, отвечающие определенным требованиям. Среди них особую категорию составляют управленческие (служебные) документы, которые определяются как официальные документы, обладающие юридической силой.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. (ГОСТ Р 51141-98)
Слайд 49 Юридическая сила официального документа
предполагает обязательность его выполнения
для
тех, кому он адресован.
В управленческой практике принято различать документы по
степени их подлинности (юридической значимости) на подлин-ники, дубликаты и копии. Подлинник документа – это первый (или единичный) эк-земпляр документа, официального происхождения в окончатель-ной редакции, удостоверенный соответствующим образом и обла-дающий юридической силой.
Дубликат – это экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юриди-ческую силу.
Слайд 50Копия документа – это документ, полностью воспроизводя-щий информацию подлинного документа
и все его внешние приз-наки или часть их. Копия может
быть факсимильной или свобод-ной. Все виды копий не имеют юридической силы.Заверенная копия документа - это копия документа, на ко-торой в соответствии с установленным порядком, проставляют не-обходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Слайд 51ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
Вопрос 1:
Делопроизводство – это …
Ответ:
Делопроизводство – это отрасль деятельности, связанная с до-кументированием и
организацией работы с официальными документами. Вопрос 2: Нормативно-методическая база делопроизводства – это …
Ответ:
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и мето-дических документов, регламентирующих технологию соз-дания документов, их обработки, хранения и использова-ния в текущей деятельности предприятия.
Слайд 52
Вопрос 3:
Что такое документирование?
Ответ:
Документирование – это процесс
создания и оформления до-кумента.
Вопрос 4:
Что включает в себя процесс организации
работы с докумен-тами?Ответ:
Организация работы с документами - это обеспечение опти-мальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
Процесс организации работы с документами, включает их соз-дание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение.
Слайд 53Вопрос 5:
Что такое информация?
Ответ:
Информация – это сведения о лицах, предметах,
фактах, со-бытиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Вопрос
6:Что такое носитель информации?
Ответ:
Носитель информации – это материальный объект, исполь-зуемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой, изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.).
Слайд 54Вопрос 7:
Документ - это …
Ответ:
Документ (документированная информация) – это зафиксиро-ванная
на материальном носителе информация с рекви-зитами, позволяющими ее идентифицировать.
Вопрос 8:
Официальный
документ – это …Ответ:
Официальный документ – это документ, созданный юриди-ческим или физическим лицом, оформленный и удосто-веренный в установленном порядке, отвечающий опреде-ленным требованиям.
Слайд 55Вопрос 9:
Юридическая сила документа – это …
Ответ:
Юридическая
сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законода-тельством, компетенцией издавшего его органа и установ-ленным порядком оформления.Вопрос 10:
Электронный документ – это …
Ответ:
Электронный документ – это документ, выполненный с ис-пользованием средств вычислительной техники и храня-щийся на магнитном носителе.
Слайд 56Вопрос 11: В каких нормативных документах установлены требования к
со-держательной части служебных документов и к их оформлению?
Ответ:
Требования к
содержательной части служебных документов и к их оформлению регламентированы государственными стандар-тами (ГОСТ). Вопрос 12:
Какой государственный стандарт является основным норматив-ным актом, устанавливающим правила оформления организацион-но-распорядительной документации?
Ответ:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной до-кументации. Требования к оформлению документов».
Слайд 57Вопрос 13:
Что понимается под системой документации?
Ответ:
Под системой документации понимается совокупность
доку-ментов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых
требова-ний к их оформлению.Вопрос 14:
Унифицированная система документации – это …
Ответ:
Унифицированная система документации (УСД) – это сис-тема документации, созданная по единым правилам и тре-бованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Слайд 58
Вопрос 15:
Что такое ОРД?
Ответ:
ОРД – это организационно-распорядительная документация.
Вопрос 16:
На какие группы подразделяется система ОРД по функциональ-ному назначению:
Ответ:
Организационно-правовая документация.Распорядительная документация.
Информационно-справочная документация.
Документы по личному составу.
Слайд 59Вопрос 17:
Организационно-правовые документы - это …
Ответ:
Организационно-правовые документы - это
комплекс доку-ментов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы,
права, обязанности и ответственность руководства предприятия.Вопрос 18:
Какие документы относятся к организационно-правовым доку-ментам организации ?
Ответ:
К организационно-правовым документам организации относят-ся: устав (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, правила внутреннего распорядка, положения, инструкции и т.п.
Слайд 60
Вопрос 19:
Распорядительные документы – это …
Ответ:
Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организацион-ных вопросов деятельности
организации.Вопрос 20:
Какие документы относятся к распорядительным документам?
Ответ:
К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Слайд 61Вопрос 21:
Какое основное назначение информационно-справочной доку-ментации?
Ответ:
Общее назначение
информационно-справочной документа-ции – обмен информацией между адресатами или фиксирование каких-то
информационных сведений.Вопрос 22:
Какие документы относятся к информационно-справочной до-кументации?
Ответ:
К информационно-справочной документации относятся: пись-ма, записки, акты, протоколы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т.д.
Слайд 62
Вопрос 23:
Документация по личному составу – это …
Ответ:
Документация по
личному составу – это совокупность доку-ментов, в которых зафиксированы этапы
трудовой дея-тельности сотрудников.Вопрос 24:
Какие документы относятся к документам по личному составу?
Ответ:
К документам по личному составу относятся: приказы по лич-ному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую долж-ность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (до-говоры), личные дела и лицевые счета по заработной плате сот-рудников.
