Слайд 1Тема 2:
Состав реквизитов документов.
Бланки и форматы документов
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Слайд 2Реквизиты документа. Формуляр-образец
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть
реквизитами.
Реквизит документа – это обязательный элемент оформле-ния, присущий тому
или иному виду письменного официального документа (ГОСТ Р 51141-98).
Реквизит является законченным информационным элемен-том, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме (автор, дата, текст, подпись, и т.п.).
Слайд 3
Состав реквизитов документов
ГОСТ Р 6.30-2003 установил перечень
реквизитов, исполь-зуемых при подготовке и оформлении организационно-распоря-дительной документации (ОРД):
Слайд 4
Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении до-кументов используются и другие
устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по значению
к реквизитам: «ДУБЛИКАТ», «КОПИЯ», «Секретно», «Конфиденциально» и др.
Слайд 5 Совокупность реквизитов, расположенных в документе опреде-ленным образом, называется
формуляром.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым
формуляром.
Согласно ГОСТ 6.100.5-87 установлено расположение реквизи-тов на листе бумаги, разработаны требования к формуляру-об-разцу организационно-распорядительных документов.
Формуляр-образец ОРД представляет собой графическую мо-дель или схему построения документа, устанавливает размеры по-лей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Каждый документ условно делится на три части:
заголовочная часть (содержит реквизиты с 01 по 19, может делиться на левую и правую половины);
основная часть (содержит реквизит 20 - текст);
оформляющая часть (содержит реквизиты с 21 по 30).
Слайд 9 Для конкретного вида документа существует определенный набор реквизитов,
т.е. весь перечень реквизитов при подготовке одного вида документа не
применяется.
Однако, есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе, пос-кольку они обеспечивают юридическую силу документу:
08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
16 - гриф утверждения документа;
20 - текст документа;
22 - подпись;
25 - оттиск печати.
Слайд 10Наименование организации
Реквизит Наименование организации (08) является собира-тельным обозначением автора
документа (ГОСТ Р 51141-98).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в учреди-тельных документах. Сокращенное наименование организации (аббревиатура) приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помеща-ют ниже полного, в скобках.
При существовании вышестоящей организации над наимено-ванием организации указывают полное или сокращенное наиме-нование (если оно имеется) вышестоящей организации, в имени-тельном падеже (Что?).
Слайд 11Например:
Автором документа могут быть организация и/или ее структур-ное подразделение.
Наименование структурного
подразделения используется только на внутренних документах предприятия, указывается в случае,
если оно является автором документа и располагается ниже наи-менования организации (Что?).
Слайд 12Наименование вида документа
Наименование документа – это обозначение вида документа.
Наименование
вида документа (10) - это реквизит, который позволяет судить о
назначении документа, определяет набор тре-буемых реквизитов, стиль изложения текста, обязательность доку-мента.
Например: ПРИКАЗ СПРАВКА
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Наименование вида документа указывается на всех видах доку-ментов, за исключением писем и располагается ниже реквизита Наименование организации (Наименование структурного подраз-деления).
Слайд 13Дата документа
Дата документа – это реквизит официального документа,
свидетельствующий о времени его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования,
опубликования.
Датой документа (11) является или:
дата его подписания (организационно-распорядительные доку-
менты, письма);
дата его составления (записки, справки);
дата события (акты);
дата заседания (протоколы);
дата утверждения (планы, отчеты, инструкции).
Дат на документе может быть несколько.
Основной считается дата, проставленная должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.
Слайд 14Документы, изданные двумя или более организациями, долж-ны иметь одну (единственную,
самую позднюю) дату.
Дата документа – это день месяца (число), месяц
и год, ука-занные на документе арабскими цифрами.
Используют 2 формата даты:
цифровой способ;
Например: 05.11.2012
В цифровом способе элементы даты разделены точками, в сле-дующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами цифр, год - четырьмя цифрами. Про-белы после точек – не ставятся.
В этом формате даты ни точка после обозначения года,
ни сокращение слова год (г.) - не ставятся.
Слайд 15
словесно-цифровой способ.
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей:
Например:
5 ноября 2012 г.
– в тексте документа;
(пробел)
05 ноября 2012 г.
– при датировании документа или в доку-ментах финансового характера.
В обоих случаях, после группы цифр, обозначающих год, ста-вится буква с точкой - г.
Если обозначение времени состоит только из года, то слово «год» пишется полностью.
Например:
Смета на 2012 год
Слайд 16Регистрационный номер документа
Регистрационный номер (12) – это цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу в целях его уче-та, поиска и систематизации.
Регистрационный номер (индекс) присваивается документу при его регистрации и является неким аналогом порядкового номера.
Регистрационный номер может быть:
простым - порядковый номер (распорядительные документы, акты, протоколы), который может дополняться какими-либо буквен- ным индексом (литерой).
Например: № 23 или № 72-К
(пробел)
Слайд 17составным: 16-12/548,
где: 16 – индекс (номер) структурного подразделения, 12
– номер дела по номенклатуре в данном структурном подразделе-нии, 548
– порядковый номер документа в деле.
Если документ составлен несколькими «авторами», то его ре-гистрационный номер состоит из регистрационных номеров каж-дого из «авторов», проставляемых через косую черту в порядке указания «авторов» в документе.
Например: 16-12/548/12-04/10 – для структурных
подразделений
или 45/83 – для организаций
Совместные документы, создаваемые от имени двух и более
организаций, оформляются на стандартных листах бумаги
формата А4.
Слайд 18Гриф утверждения документа
Гриф – пометка, указывающая на особый характер документа.
Гриф утверждения документа (16) – это реквизит, указываю- на нормативно-правовой
характер содержания документа.
Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц.
Существует 2 способа утверждения документа:
личной подписью должностного лица (должностных лиц);
специально издаваемым документом, вводящим в действие дан-
ный документ.
Примечание: В каждой организации существует свой перечень
документов, требующих утверждения.
Слайд 19Гриф утверждения может быть оформлен:
Гриф утверждения документа содержит слово УТВЕРЖДАЮ
(УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА и т.п.).
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу
доку-мента.
При утверждении документа несколькими
равными по должности лицами их подписи
располагают на одном уровне.
Слайд 20Текст документа
Текст (20) — это реквизит, отражающий
основное смысловое содержание документа.
Текст документа может
быть оформлен следующими способа-ми:
1. Связный текст.
2. Таблица.
3. Анкета.
4. Соединение этих структур.
1. Связный текст условно состоит из 2-х частей:
- причины, основания, цели составления данного документа;
- решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Слайд 21Текст излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и
его назначения.
Текст должен быть лаконичным, последовательным, убедитель-ным и корректным. Факты
и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны осве-щаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Для лучшей читабельности, тексты делят на разделы, подраз-делы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь за-головки (подзаголовки).
Разделы, подразделы, пункты, подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точкой. Номера указывают с нового абзаца с красной строки.
Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и за-канчивается точкой.
Слайд 22Если в тексте документа присутствует ссылка на официаль-ный документ (законодательный,
нормативный, распорядитель-ный и т.п.), то она оформляется в следующем порядке:
наименование
вида документа;
наименование органа, выдавшего документ;
дата документа (в цифровом формате);
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (в кавычках).
Например:
В соответствии с приказом ГТК России от 20.01.2009 № 75 "О введении ставок таможенных пошлин” …
Слайд 232. Таблица.
Представление текста в виде таблицы используется в статисти-ческих,
финансовых и бухгалтерских документах.
Таблица должна иметь название, выраженное именем
существи-тельным в именительном падеже (Что?), которое расположено над таблицей.
Строки и графы (столбцы) должны иметь заголовки, выражен-ные именем существительным в именительном падеже (Что?). Так-
же, строки и графы могут иметь подзаголовки.
Если таблица печатается более чем на 1 странице, то графы таб-лицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Слайд 24Например: Таблица начинается на одной странице, но не заканчивается:
тогда на
другой странице:
Слайд 253. Анкета.
Анкета (фр. еnquete — расследование) — опросный лист, само-стоятельно
заполняемый опрашиваемым по указанным в нем пра-вилам.
Опрос – метод сбора
первичной информации посредством обра-щения с вопросами к определенной группе людей.
Несмотря на то, что анкета является одним из основных доку-ментов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует.
Это всегда собственная разработка компании и, в зависимости от того, какому подразделению нужна информация (службе кадров, юридической службе, др.), задающими генеральное на-правление выступают специалисты этих структурных единиц (кадровики, юристы, др.).
Слайд 27Подпись
Подпись (22) – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись
полномочного должностного лица.
Подпись является обязательным реквизитом, удостоверяющим документ и
подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное.
Документ подписывается руководителем организации или други-ми должностными лицами в пределах их компетенции и в зависи-мости от того, куда направляется данный документ.
В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (пол-ное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы и фамилия должностного лица).
Слайд 28Реквизит «Подпись» располагается на одну-две строки ниже текста или ниже
реквизита «Отметка о наличии приложения» (ес-ли она имеется).
Наименование должности
пишется без отступа от границы ле-вого поля, а последняя буква в расшифровке подписи ограничи-вается границей правого поля документа.
В расшифровке подписи
инициалы всегда указываются
перед фамилией.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, ини-циалов и фамилии. То есть, не допускается ставить предлог За или надпись Зам. от руки, или косую черту (/) перед наимено-ванием должности.
Слайд 29Реквизит «Подпись» может быть оформлен следующими спосо-бами:
- если документ оформлен
на бланке, то наименование органи-зации в наименовании должности не указывается:
-
если документ оформлен не на бланке, то наименование орга-низации в наименовании должности указывается :
Слайд 30если документ носит финансовый характер, то он подписывает-ся руководителем организации
и главным бухгалтером в после-довательности, соответствующей занимаемым должностям (подпи-си располагаются
одна под другой):
если документ направляется в организации, имеющие специаль-ные воинские и др. звания, то после должности указывается так-же специальное звание:
Личная подпись и её расшифровка располагаются на уровне
последней строки наименования должности (или звания).
Слайд 31 при оформлении документа на бланке должностного лица, долж-ность этого
лица в подписи не указывают:
- если документ подписывается несколькими равными
по долж-ности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вер-тикальными столбцами:
Слайд 32Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит элек- тронного документа,
предназначенный для защиты данного доку-мента от подделки.
ЭЦП — это специфический
цифровой код, связанный с содер-жанием электронного документа (файла).
ЭЦП — аналог личной подписи клиента, выполненный как сек-ретный ключ (специальный файл) защищенный личным паролем.
ЭЦП позволяет однозначно идентифицировать владельца сер-тификата ключа подписи, а также установить отсутствие искаже-ния информации в электронном документе.
Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об элект-ронной цифровой подписи».
Слайд 33Оттиск печати
Оттиск печати (25) – это реквизит, который заверяет
подлин-ность подписи должностного лица на документах.
В
каждой организации существует перечень документов, на кото-
рых ставится печать.
Применять гербовую печать (печать с воспроизведением Госу-дарственного герба РФ или герба субъекта РФ) могут организа-ции, определенные в законодательстве. (Федеральный конститу-ционный закон РФ от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государ-ственном гербе Российской Федерации»).
Печать организации, не имеющей права изображать государст-венную символику, должна включать в себя наименование орга-низации. Допускается изображение эмблемы на печати организа-ции.
Слайд 34Бланки документов предприятия
Состав реквизитов подразделяют на постоянные и
перемен-ные.
Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на
бланках данного наименования. Переменные реквизиты наносят-ся непосредственно при подготовке конкретного документа.
Бланк – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора офици-ального документа.
Для организаций, структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков (ГОСТ Р 6.30-2003):
общий бланк;
бланк конкретного вида документа, кроме письма;
бланк письма.
Слайд 35Общий бланк используют для составления всех организацион-но-распорядительных документов, кроме писем.
Такой бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:
01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.
Слайд 36Пример общего бланка должностного лица
Слайд 37 Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения и т.п.) в
зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя обязательные реквизиты:
01 (02 или 03), 08, 10, 11, 12, 14, 18.
Слайд 38 Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает
в себя реквизиты: 01 (02 или 03), 04, 05, 06,
08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.
Слайд 39Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.
На
бланках многострочные реквизиты могут располагаться:
– центрованным способом, когда начало и
конец каждой стро-ки реквизита равноудалены от границ отведенной для него пло-щади:
Продольный бланк Угловой бланк
с центрованным расположением с центрованным расположением
реквизитов реквизитов
Слайд 40- флаговым способом, когда каждая строка реквизита начина-ется от левой
границы отведенной для него площади:
Угловой бланк
с флаговым расположением реквизитов
В
зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:
продольный – смотри общий бланк или бланк конкретного
вида документа;
угловой – смотри бланк письма.
Слайд 41Требования к бланкам конкретизируются в распорядительных документах, инструкции по делопроизводству
и правилах оформ-ления документов конкретного предприятия.
При изготовлении бланка организационно-распорядительного
документа необходимо определить:
какие документы будут создаваться на этом бланке (все или ка-кой-нибудь конкретный вид документа);
кто будет автором документа, создаваемом на этом бланке;
как будут располагаться реквизиты на бланке.
Слайд 42Классификация бланков документов
Слайд 43 Конструирование электронного бланка предполагает ряд после-довательных операций:
установка формата
бумаги; (в России используются для служебных
документов форматы ряда А, принятые
Международной организацией по стан-
дартизации)
установка размеров полей;
вставка эмблемы фирмы; (в соответствии с уставом (положением об
организации).
набор реквизитов бланка предприятия.
Конструирование макета бланка, в том числе и электронного, ведется в соответствии с требованиями, изложенными в государ-ственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.
Слайд 44Требования к оформлению документов
Основным нормативным актом, устанавливающим требования к созданию
документов в организации, является, утвержденная в данной организации Инструкция по
делопроизводству.
Для изготовления бланков документов используется два основ-ных формата бумаги:
А4 (210*297) и А5 (210*148).
Для изготовления внутренних документов (акты, протоколы,
докладные записки и т.п.) бланки не используются.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в мм) не менее:
20 – верхнее поле; 20 – нижнее поле;
20 – левое поле; 10 – правое поле.
Поле – это расстояние от границы текста до края листа бумаги.
Слайд 45При создании документов на компьютере рекомендуется:
использовать шрифт Times New Roman;
размер
шрифта 10 пт – для сносок;
размер шрифта 12 пт –
для табличной информации;
размер шрифта 14 пт – для текстовой информации.
Примечания:
1. Требования к шрифтам, используемым при изготовлении бланков, установлены
в комплексе стандартов «Шрифты типографские»:
(ГОСТ 3489.2-71, ГОСТ 3489.6-71, ГОСТ 3489.10-71, ГОСТ 3489.33-72).
Пункт (пт) – это единица измерения для обозначения размера шрифтов и ин-
тервалов (0,376 мм).
Слайд 46многострочные реквизиты печатать через одинарный между-
строчный интервал;
отделять реквизиты документа
друг от друга 2-3 одинарными
междустрочными интервалами;
наименование вида документа
печатать: 16 пт, полужирный,
все прописные;
заголовок к тексту печатать без кавычек, переносов слов, под- черкивания и точки в конце заголовка;
При подготовке документов в текстовом редакторе
Microsoft Word расстояние по вертикали указываются
в междустрочных интервалах или в пунктах:
одинарный интервал – 12 пт;
полуторный интервал – 18 пт;
двойной интервал – 24 пт.
Слайд 47 текст документа:
выравнивать по ширине с автоматической расстановкой пере-
носов слов;
печатать через полуторный междустрочный интервал
с отступом
первой строки каждого абзаца - 1,25 см;
слова: СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ печатать прописными бук-
вами;
слова: Примечание, Приложение, Основание печатать строчны-
ми буквами, кроме первой буквы;
при изготовлении документов на двух и более страницах, стра-
ницы нумеровать (кроме первой); номера страниц проставлять
арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слов
«страница» и «стр.».
Слайд 48ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
Вопрос 1:
Реквизит документа - это
…
Ответ:
Реквизит документа - это обязательный элемент оформле-ния,
присущий тому или иному виду письменного офици-ального документа.
Вопрос 2:
Сколько реквизитов приведено в ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответ: 30 реквизитов.
Вопрос 3:
Что такое формуляр-образец?
Ответ:
Формуляр-образец ОРД представляет собой графическую мо-дель или схему построения документа.
Слайд 49Вопрос 4:
На какие части условно делится лист документа?
Ответ:
Каждый документ
условно делится на три части: на заголовоч-ную, основную и оформляющую.
Вопрос
5:
Что может являться автором документа?
Ответ:
Автором документа могут быть организация и/или ее струк-турное подразделение.
Слайд 50Вопрос 6:
Наименование вида документа – это …
Ответ:
Наименование вида документа
– это реквизит, который позволяет судить о назначении документа, определяет
набор тре-буемых реквизитов, стиль изложения текста, обязательность доку-мента.
Вопрос 7:
На каких документах указывается реквизит Наименование вида документа?
Ответ:
Наименование вида документа указывается на всех видах до-кументов, за исключением писем.
Слайд 51Вопрос 8:
Где располагается реквизит Наименование вида документа?
Ответ:
Реквизит Наименование вида
документа располагается ниже реквизита Наименование организации (или Наименование струк-турного подразделения).
Вопрос
9:
Дата документа – это …
Ответ:
Дата документа - это реквизит официального документа, сви-детельствующий о времени его создания и/или подписа-ния, утверждения, принятия, согласования, опубликова-ния.
Слайд 52Вопрос 10:
Какие форматы дат используются в официальных документах?
Ответ:
В
официальных документах используется цифровой и словес-но-цифровой форматы дат.
Вопрос 11:
Регистрационный
номер – это …
Ответ:
Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифро-вое обозначение, присваиваемое документу в целях его уче-та, поиска и систематизации.
Слайд 53Вопрос 12:
Что означают группы цифр в составном регистрационном
номе-ре: А-В/С?
Ответ:
А – это номер (индекс) структурного подразделения;
В – это
номер дела (папки) в структурном подразделении;
С– это номер самого документа.
Вопрос 13:
Гриф утверждения документа – это …
Ответ:
Гриф утверждения документа – это реквизит, указывающий на нормативно-правовой характер содержания документа.
Гриф утверждения документа содержит слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ).
Слайд 54Вопрос 14:
В каком месте документа располагается Гриф утверждения?
Ответ:
Гриф утверждения
располагают в правом верхнем углу доку-мента.
Вопрос 15:
Текст — это
…
Ответ:
Текст — это реквизит, отражающий основное смысловое содер-жание документа.
Вопрос 16:
Оттиск печати – это …
Ответ:
Оттиск печати – это реквизит, который заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Слайд 55
Вопрос 17:
Найдите ошибки в ссылке на официальный документ:
В соответствии
с приказом ГТК России "О введении ставок таможенных пошлин” №
75 от 20.01.2009 г. …
Ответ:
В соответствии с приказом ГТК России от 20.01.2009 № 75 "О введении ставок таможенных пошлин” …
Вопрос 18:
Подпись – это …
Ответ:
Подпись – это реквизит документа, представляющий собой соб-ственноручную роспись полномочного должностного лица.
Слайд 56Вопрос 19:
Что входит в состав реквизита Подпись?
Ответ:
В состав реквизита
Подпись входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (пол-ное, если документ оформлен
не на бланке, или сокращенное, ес-ли документ оформлен на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы и фамилия должностного лица).
Вопрос 20:
Электронная цифровая подпись – это …
Ответ:
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит элек- тронного документа, предназначенный для защиты данно-го документа от подделки.
Слайд 57Вопрос 21:
Бланк – это …
Ответ:
Бланк – это стандартный лист
бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.
Вопрос 22:
Какие виды бланков организационно-распорядительных доку-ментов установлены ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответ:
общий бланк;
бланк конкретного вида документа, кроме письма;
бланк письма.
Слайд 58Вопрос 23:
Каким способом могут располагаться многострочные реквизиты на бланках?
Ответ:
Многострочные реквизиты
на бланках могут располагаться:
центрованным способом;
флаговым способом.
Вопрос 24:
Какие
варианты бланков существуют, в зависимости от распо-ложения реквизитов?
Ответ:
продольный – смотри общий бланк или бланк конкретного
вида документа;
угловой – смотри бланк письма.
