Господарсько-договірні і довідково-інформаційні документи

записка
2.3 Пояснювальна записка
2.4 Довідка
2.5 Службовий лист

на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може бути

укладений між приватними особами й організацією та між організаціями.

це договір, за яким організація-постачальник зобов'язується в певні терміни передати

організації-покупцеві у власність певну продукцію, а організація-покупець зобов'язується оплатити продукцію за встановленими цінами.
Договір підряду — це договір, за яким підприємець-підрядник зобов'язується виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику.
Договір про матеріальну відповідальність — це договір, за яким одна сторона бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов'язується дотримуватися встановлених договором правил зберігання, обліку, відвантаження, а інша сторона зобов'язується створити нормальні умови праці матеріально відповідальним особам.
Договір про спільну діяльність — це договір, що укладається між двома й більше організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації підприємств. Укладаючи цей договір, сторони визначають розмір і характер внесків: грошові; майнові, трудова участь.

це договори, які спрямовані на організацію асоціацій, малих підприємств, комерційних

банків, орендних підприємств. Для створення асоціацій необхідно укласти установчий договір.
Установчий договір — це договір, що закріплює взаємні права та обов'язки всіх учасників створення асоціації.

Звичайно ж, назвати всі договори з господарської діяльності неможливо, оскільки їх багато: це і договір про одержання позики, договори про посередницькі послуги, договори оренди, договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування тощо.

виділяють ще трудові договори.
Трудовий договір—це угода між

особою, що наймається на роботу, та керівником установи, організації або уповноваженим ним органом. За цим договором працівник зобов'язується виконувати певну роботу, а керівник — виплачувати йому заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.

(точні й повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по

батькові), повноваження, на підставі яких вони діють).
Зміст договору.
Термін виконання договору.
Кількісні та якісні показники продукції.
Зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми.
Порядок виконання роботи.
Порядок розрахунків між сторонами.
Додаткові умови до договору.
Вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору.
Порядок і місце розв'язання суперечок.
Загальний термін дії договору.
Юридичні адреси сторін, що укладають договір.
Власноручні підписи сторін.
Печатки установи або обох сторін, які укладають договір.

установою і позаштатним працівником. Трудова угода, укладена зі штатним працівником,

визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.
Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації-замовника.

повноважень і зобов'язань сторін.
Юридичні адреси сторін.
Підписи.
Печатка установи.

певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про

умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність", "Про освіту" громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.
Контракт складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту.

й місце підписання.
Орган, що наймає працівника.
Посада, прізвище, ім'я,

по батькові того, кого наймають.
Термін дії контракту.
Текст.
Підписи сторін — укладачів контракту.
Печатка, що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:
Загальні положення.
Функції та обов'язки керівника (фахівця).
Компетенція і права керівника (фахівця).
Матеріальне та соціально-побутове забезпечення
Відповідальність сторін, вирішення спорів.
Зміна й розірвання контракту.
Адреси сторін та інші відомості.

має серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які

висвітлюють різні сторони їх діяльності; за обсягом нале­жить першорядне значення в усій системі діловодства. Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим зокрема пояснюється piзнобій в їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.

виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти

пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері.
Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.
У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

напрям діяльності, звітний період).
Текст, який має такі частини:
- вступ

(вказуються завдання, які було поставлено перед установою за
звітний період):
- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).
Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.
Дата складання.
Печатка.

керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється

про виконання окремих завдань, службових доручень.
Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.
Доповідні записки бувають також iнформаційного, звітного й ініціативного характеру.
Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. Вкінці подаються висновки і пропозиції.

керівника, якому вона подається
Текст
Посада, прізвище та ініціали особи,

яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
Дата
Підпис

пояснення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів,

дій або вчинків працівників (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка — це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Реквізити:
Назва виду документа
Заголовок
Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається
Текст
Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
Дата
Підпис

факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини

діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові.
Текст особистої довідки є типовим, тому слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити.
Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.
Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.
Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої установи, підписують їх, крім укладача, керівник підприємства і завіряються печаткою.
Внутрішні довідки подають керівникові підприємства або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

видання.
Номер.
Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність

довідки (якщо такий існував).
Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.
Текст.
Призначення (куди подається довідка).
Підписи службових осіб.
Печатка.

з способів обміну інформацією.
Службові листи належать до

головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ

Листи-прохання;
- Листи-звернення;
- Листи-пропозиції;

- Листи-запити;
- Листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
- Листи-попередження;
- Листи нагадування;
- Листи-підтвердження;
- Листи-відмови;
- Супровідні листи;
- Гарантійні листи;
- Листи-повідомлення;
- Листи-розпорядження.