Кайдзен команды в Дирекции по ремонтам

для решения конкретных проблем данного участка/цеха, поставленных руководством или выявленных

работниками в областях:
безопасность,
условия труда,
качество,
затраты,
производительность
клиентоориентированность.
Участники команды встречаются на регулярной основе, лидером команды является мастер участка.

Цели формирования Кайдзен команд в Дирекции по ремонтам

Разработка мероприятий для достижения целей и решения задач подразделения/участка/цеха/рабочего места
Вовлечение работников в совершенствование бизнес процессов проходящих в ДпР
Развитие персонала, создание команды единомышленников

改善 - подход кайдзен - это философия непрерывного совершенствования, при которой компания стремится в своей работе постоянно совершенствовать процессы и устранять потери

темы руководителем
Представление результатов руководителю
Реализация мероприятия
1
2
3
5
6
Темы выбираются для достижения целей цеха/участка,

совершенствования процессов, решения оперативных задач и устранения потерь

Работа кайдзен команды

4

Формируется минимум 1 команда на участок/цех

Темы утверждаются исходя из наиболее актуальных проблем подразделения

Поставленные задачи решаются с применением инструментов постоянного совершенствования

Руководителю представляются результаты работы команды, выработанные мероприятия и ожидаемый эффект

Принимается решение о финансировании реализации, сроках и ответственных

Помощь экспертов по направлениям на уровне ДпР либо экспертного блока подразделения

Обучение

Вовлечение

Мотивация

Время на проработку Кайдзен командой выбранной темы, определяет руководитель

Исходя из выбранной темы, предпочтительно чтобы в состав Кайдзен команды вошел эксперт/эксперты по данному направлению

подготовку. Подготовка может проводиться, как самостоятельно так и через

участие в обучающих курсах/тренингах. Подготовка включает следующие направления:
Методы фасилитации;
Методы решения проблем (5 почему, дерево решения проблем, диаграмма Исикава и т.п.);
Методы генерации идей (мозговой штурм, бенчмаркинг, интернет ресурс и т.п.);
Методы расчета и оценки предложений (калькуляция затрат, матрица выбора мероприятий, диаграмма Парето и т.п.);
Метод защиты мероприятий (формат А3).

Лидер Кайдзен команды отвечает за:
Мотивацию участия в деятельности Кайдзен команды (моральная поддержка участников и ходатайство о вознаграждении перед вышестоящим руководством);
Организацию и подготовку повесток для будущих заседаний;
Организацию проведения встреч Кайдзен команды;
Организацию ведения протоколов встреч;
Привлечение экспертов для помощи в выработке и оценки мероприятий;
Организацию подготовки, оформления и защиты мероприятий перед руководством;
Отслеживание внедрения мероприятий и полученных результатов.

которые несет проблема.
Представление статистических данных по решаемой проблеме.
Представление данных по

влиянию проблемы на смежников.
Поиск корневых причин влияющих на проблему (построение диаграммы Исикава методом мозгового Штурма).
Назначение ответственных за проработку оценки влияния корневых причин на проблему и бенчмаркинг.

Представление результатов проработки оценки влияния корневых причин на проблему.
Представление результатов бенчмаркинга.
Определение значимости на проблему выявленных корневых причин на 1 этапе. Постановка итоговых целевых значений.
Выбор наиболее значимых причин для генерации предложений (метод Парето).
Генерация предложений для решения проблемы (мозговой штурм).
Назначение ответственных за анализ сгенерированных предложений.

Представление результатов анализа сгенерированных предложений.
Оценка предложений на основе представленного анализа, по матрице выбора предложений.
Представление цели в первом приближении, поставленной для следующих заседаний КК.
Назначение ответственных за анализ физических и экономических потерь по новой проблеме.
Назначение ответственных за сбор и анализ статистики по новой проблеме.

Представление результатов ранее внедренных мероприятий КК. (статистические данные, фактический экономический эффект, уровень решения проблемы, отклонения, побочные эффекты, недоработки и т.п.)
Обсуждение представленного результата.
Генерация предложений для корректировки мероприятия (в случае необходимости).
Выбор и предложение мероприятий для корректировки ранее внедренных мероприятий (в случае необходимости).

Защита предложенных мероприятий у начальника подразделения.
Выбор и защита новой темы у руководителя

— графический способ исследования и определения наиболее существенных причинно-следственных взаимосвязей

между факторами и последствиями в исследуемой ситуации или проблеме.

Пять почему — техника, используемая для изучения причинно-следственных связей, лежащих в основе той или иной проблемы. Основной задачей техники является поиск первопричины возникновения дефекта или проблемы с помощью повторения одного вопроса — «Почему?»


Кривая Парето (диаграмма Парето) — графическое отражение закона Парето, кумулятивной зависимости распределения определённых ресурсов (накопленного богатства, результаты голосования) или результатов от большой совокупности (выборки) причин (например, от количества населения, активности участников)

Метод мозгового штурма (мозговой штурм, мозговая атака, англ. brainstorming) — оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать как можно большее количество вариантов решения, в том числе самых фантастичных.

Матрица принятия/выбора решений – это инструмент, позволяющий систематично подойти к анализу проблемы и поиску возможных решений. Используется для поиска, анализа и числовой оценки эффективности решений.


Формат А3 – форма отчёта работы кайдзен команды построенная в структурированном виде, визуально просто показывающая все этапы решения задачи на одном листе.

Проблема

Выделите справа
исследуемую проблему

Отберите важные факторы и выделите их овалом

Технология

Оборудование

Материалы

Персонал

Выделите четыре главные причины. Обведите прямоугольником.

Не забудьте поставить стрелку

Средние ветви объединяют причины малых ветвей
Конечные ветви должны показывать самые простые причины
Постоянно задавайте вопрос «Почему ?» для увеличения числа рассматриваемых факторов

Проведите ствол жирной линией

Систематизируйте факторы от главных ветвей к малым

Проранжируйте влияние факторов на проблему

%

%

%

%

качество
Подшипники
Отсутствие
изоляции
корпуса
Отсутствие
охлаждения
подшипников
Близкое расположение корпусов подшипников к корпусу

установки

Загрузка персонала

Высокая температура в рабочей зоне

Отсутствие принудительного охлаждения в рабочей зоне

Не достаточно времени для выполнения ТО

Открытый тип

Корпуса
подшипников

Корпус разгрузочного устройства

Запыленность

Не правильная посадка подшипников на вал

15%

70%

5%

10%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

Диаграмма Ишикава (причинно-следственная диаграмма) 2/2

(1/2)

Следует задавать себе вопрос "Почему?" до тех пор, пока не будет найдена первопричина проблемы

Перегорел перегрузочный предохранитель

1

Почему установка прекратила работу?

Вал был плохо смазан маслом

Почему перегрузочный предохранитель перегорел?

2

Масляный насос не подает достаточное количество масла

Почему в нем не оказалось необходимого количества масла?

3

Масляный фильтр засорился отработанным смазочным маслом с примесью металлической пыли

Почему плохо работает масляный насос?

4

Не производилась регулярная очистка фильтра

Почему засорился фильтр?

5

(2/2)

Перегрузочный предохранитель перегорел
Вал был плохо смазан маслом
Масляный насос не подает достаточное количество масла
Масляный фильтр засорился отработанным смазочным маслом с примесью металлической пыли
Не производилась регулярная очистка фильтра

Почему ?

Почему ?

Почему ?

Почему ?

Целенаправленный подход

Перегрузочный предохранитель перегорел
Дежурный слесарь не проверил смазку
Заработная плата слесаря не мотивирует его уделять надлежащее внимание техобслуживанию оборудования
Как заявляет руководство, прибыль слишком низкая, чтобы повышать премии
Цены на продукцию слишком низкие

Почему ?

Почему ?

Почему ?

Почему ?

Распыление внимания

Исикава:

Лидер объявляет правила и задает базовый вопрос – Что влияет

на работоспособность подшипников по ветке технология?

Участники по очереди (по часовой стрелке) высказывают свои предложения.

3. Предложения заносятся на диаграмму Исикава.

Более подробно метод Мозгового штурма описан в приложении.

используем данные с диаграммы Исикава, которые были получены при анализе.

На ней мы видим, что основное влияние на проблему оказывают три причины. Значит в первую очередь мы будем решать их.

Диаграмма Парето заносится в формат А3 – блок Анализ

выбора предложений
Пример: матрица выбора предложения.
Матрица с заполненными предложениями заносится в

формат А3 – блок «Выработанные мероприятия».

Петров – при рассмотрении мероприятия «проточить корпуса подшипников» , выяснил

что в АГП применяется водяное охлаждение для охлаждения корпусов подшипников дымососов. Сидоров – изоляции нам нужно на 200 000 руб., работа по монтажу 30 000 руб., мероприятие абсолютно безопасно, подрядная организация готова реализовать его за месяц, фирма гарантирует хорошую теплоизоляцию, т.е. мы уменьшим нагрев корпусов подшипников. Если мы будем делать это сами, то это будет не безопасно и не так качественно, т.к. у нас нет опыта. Экспертное мнение, что риск получения травмы будет 30%, а качество ухудшится на 20%, да и наше время, как высоких специалистов стоит дорого.

2. После каждого доклада по мероприятию, в матрице выбора мероприятий заполняются значения балов соответствующие каждому мероприятию. При отсутствие данных по отдельным критериям допускается занесение баллов на основе экспертного мнения и голосования в команде.

Максимальное кол-во баллов набирает самое эффективное по данному критерию предложение, один балл самое не эффективное. Остальные пропорционально, в зависимости от своей эффективности.

Матрица выбора предложения

Кайдзен команда может считаться успешной только после презентации и защиты у руководства предложенных мероприятий.
Защита предложенных мероприятий происходит по следующей схеме:
Ежемесячно в назначенное время лидер команды презентует работу Кайдзен команды (заполненный формат А3) руководству подразделения.
Презентация (выступление) должна содержать следующую информацию:
2.1. Физические и экономические потери которая несет проблема. Влияние проблемы на смежников.
2.2. Корневые причины повлекшие возникновение проблемы.
2.3. Разработанные варианты решения данной проблемы.
2.4. Результаты проведенного бенчмаркинга (если проводился).
2.6. Предложенные для реализации мероприятия с обоснованием почему именно они (матрица выбора мероприятия).
2.7. Затраты и ресурсы необходимые для реализации данных мероприятий.
2.8. Ожидаемый экономический и физический эффект от реализации предложенных мероприятий.
3. Предложенные Кайдзен командой мероприятия должны быть оформлены в Фабрику идей для пополнения базы предложений и возможности тиражирования.

Формуляр А3, по структуре состоит из четырех
функциональных блоков: А, В, С, D

А

В

С

D

Блок А содержит 3 ячейки (1,2,3):
1 - Название проекта: любая проблема, задача или проект
должны быть признаны и иметь свое название, понятное и
доступное для всех.
2 - Описание и общие сведения: для того, чтобы показать
необходимость решения задачи или проблемы, необходимо описать проблему и ее влияние,
объяснить цели проекта или потребность решения задачи.
3 - Текущее состояние: состояние показателей, объективно
отражающих проблему, кейс проекта и прочие доступные
данные.

Блок B содержит 2 ячейки (4,5):
4 - Анализ: проблема или задача так или иначе должна быть подвергнута анализу. Метод анализа напрямую зависит от поставленной цели. Формат А3 не лимитирует команду в выборе метода анализа, однако чаще всего используют диаграмму Исикавы или 5 Почему? Без качественно проведенного анализа невозможно корректно поставить цель для решения проблемы.
5 - Цель – это видение итога, желанное состояние, удовлетворяющее всем требованиям сформированное после тщательно проведенного анализа проблемы. Необходимо сформулировать максимально четкую и понятную цель.
Для этого используйте SMART-критерий. Например,
сократить показатель аварийности процесса с 5% до 2% в
феврале 2017 года.

Блок C содержит 3 ячейки (6,7,8):
6 - Кайдзен команда: перечень ключевых участников проекта.
7 - Выработанные мероприятия: зачастую часть предложений можно внедрить немедленно, что даст первые результаты и настроит всех сотрудников на рабочий лад. Это могут быть как “низко-висящие фрукты” так и “тушение пожаров”. Выработанные мероприятия рекомендуется оформлять сразу в матрице выбора мероприятий, что бы была понятна логика их последующего ранжирования.
8 – Мероприятия для реализации– центральная часть А3, содержит проработанные и ранжированные мероприятия, которые будут предложены для реализации руководству.

Блок D состоит из одной ячейки – 9 -затраты/эффект и констатация достижения и не достижения цели КК.
Решение любой задачи или проблемы предполагает некие затраты и эффект: изменение ключевых показателей процесса (KPI) и, связанные с этим, финансовые выгоды для организации.
Кроме результатов, ячейка должна содержать сведения о достижении или не достижении поставленных перед командой целей. При не достижении, кратко описывается причина не достижения.

8

9

Название проекта

Выработанные мероприятия:
Текущее состояние:
По итогам 1 квартала

мы заменили 8 подшипников, что составило 1 230 000 рублей и 275 000 рублей потери ДП.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

А3 это:
А3 – анализ и стратегия решения задачи на одном листе бумаги;
А3 – структурированный и визуальный путь решения проблемы;
А3 – это рассказ в структурированном виде который понятен каждому.
А3 позволяет:
Структурировать диалог для эффективной работы всей команды и решения поставленной задачи;
Привлечь к рассмотрению и решению проблемы всех участников процесса;
Достичь одинакового понимания и согласия всей команды;
Структурировать анализ и ход решения задачи или проблемы;