Коммуникации в компании

фактора» - от того, насколько быстро и качественно сотрудники передают

рабочую информацию друг другу, как принимают на основе этого решения и информируют о них и любых изменениях всех участников процессов.
Если все алгоритмы коммуникаций настроены и применяются верно большинством сотрудников - в компании нет информационного «тормоза», рабочие процессы идут без задержки.

«Человеческий фактор»

– то, как сотрудники компании ведут деловые и даже личные

разговоры в течение рабочего времени, каких правил коммуникационного этикета придерживаются при решении рабочих вопросов.
Основа делового общения - уважение к коллегам, их труду и времени. Это легко выполнимо на словах, а на деле мы даже не замечаем, как «съедаем» время и нервы коллег. Правило одно: лучше взаимодействуем – лучше решаем производственный задачи, и наоборот!

Общение по стандартам

работу, вторую неделю не предоставляя данные по проекту
ваши электронные письма

падают в «черную дыру», рабочие вопросы остаются без ответа и копятся неделями
Вы участвуете в игре «испорченный телефон»: разбираясь, кто виноват в провале проекта, коллеги ссылаются друг на друга: «ты же сам сказал это NN, он мне так и передал».
когда вы только пришли в компанию, никто четко не объяснил алгоритмы производственных действий, и вы потратили на освоение этого уйму времени

Если вы знакомы с этими или аналогичными ситуациями, значит, вы и ваша работа пострадали от НЕПРАВИЛЬНОЙ КОММУНИКАЦИИ.
Как избежать этого - расскажем в следующих слайдах

коллегами разного статуса, в том числе подчиненными и руководителями
телефонных звонков

внутри компании и партнерам/клиентам за ее пределами
электронных писем внутри компании и партнерам/клиентам за ее пределами
общения в корпоративных социальных сетях (чаты, закрытые группы)

Кто-то использует все каналы коммуникации, кто-то, в силу специфики работы – один или несколько. Но правила есть для каждого из них.

но это не значит, что они не работают!
Обращайтесь к собеседнику

по имени –о пользе этого приема писал еще легендарный Дейл Карнеги 
Всегда давайте обратную связь!
Формулируйте свою просьбу/ комментарий максимально четко – уважайте время коллег.
Оставайтесь в границах делового общения –то есть будьте доброжелательны, вежливы и официальны. Даже тогда, когда это очень трудно 

и в жизни, действует правило – лучше формальная вежливость, чем

неформальная грубость.
На этом мы строим все общение, но учитываем нюансы – с коллегами, которыми общаемся интенсивно и по-дружески, возможны отступления от формального этикета, с другими сотрудниками и руководством – нет.

Личное общение

отчеству, вне зависимости от возраста, – традиция, идущая из СССР.

Сейчас это правило действует в компаниях применительно к ситуации подчиненный/руководитель либо к сотруднику старшего возраста. В остальных случаях обращение на «вы» и по имени вошло в обычную практику.
Обращение на «ты» допустимо между коллегами, которые взаимодействуют регулярно оба согласны перейти на неформальный стилю общения.
Если вы упоминаете коллегу в разговоре или переписке со сторонними людьми, важно полностью называть должность коллеги и использовать обращение исключительно на «вы».

Для внешних собеседников называйте свою должность и полное название компании.

- заранее напишите список вопросов, которые хотите задать, и разговор пройдет эффективнее
- обговорите, когда именно вы хотите получить ответ, если его не дали немедленно
Звонят вам:
- Не можете уделить разговору достаточно времени? Пообещайте перезвонить. И главное - сделайте это!
- если дело касается важной информации, попросите продублировать запрос на почту
- В течение рабочего дня проверяйте пропущенные вызовы и перезванивайте

Позвони мне, позвони…

в рабочем помещении, если это не ваш отдельный кабинет. Коллеги

не обязаны слушать истории о мужьях, женах, детях и котиках. Это НЕДОПУСТИМО! Выходите из помещения на нейтральную территорию, а если вопрос чрезвычайно важный – извинитесь перед коллегами.

коллегами и руководством! При возможности настройте в телефоне автоответы. Если

это не цунами и не вторжение на Землю пришельцев, любой рабочий вопрос либо подождет 30-40 минут, либо должен быть решен другими коллегами.

документ, поэтому никогда не удаляйте переписку!
Отвечать на письма необходимо в

течение рабочего дня или в течение 24 часов. Обратная связь, данная позже этого, выходит за рамки правил делового общения. Игнорирование писем – недопустимо!
Если вам сделали запрос по e-mail, не отвечайте по телефону. Правило: отвечать по тому каналу, какой предложил собеседник. Исключение – если предложение использовать телефон содержалось в письме.
Если вам оперативно и исчерпывающе ответили, отправили все нужные материалы - поблагодарите коллег или партеров!

электронной почты – неверное. Ответы вы найдете на финальном слайде.

Удачи!:)

Обязательно указывайте тему письма!
Всегда начинайте с обращения – либо личного ( «Александр», либо общего, если адресатов несколько –« Уважаемые коллеги»)
Структурируйте письмо: в первом абзаце сформулируйте запрос/задачу; разбейте на пункты свои вопросы, укажите сроки для ответа
Всегда проверяйте: письмо на ошибки, точность адреса, наличие вашей подписи и контактов.
Ставьте в копию коллег, но только тех, кто участвует в этом процессе. Не захламляйте почту остальных
Всегда ставьте в копию руководство
Используйте «смайлики» только при внутренней переписке с близко знакомыми коллегами и в случае, если хотите смягчить тон письма.

Если речь идет о давно идущем проекте, кратко напомните историю вопроса и статус проекта на этот момент. Не запускайте длинную цепочку переписки без необходимости – на чтение часто нет времени.
Всегда используйте разные шрифты и Caps Lock – это помогает быстрее прочесть текст.
Не злоупотребляйте пометками «Срочно» и «Важно» - это нервирует людей. Лучше максимально четко сформулируйте тему письма.
Если отправитель письма ждет от вас конкретных решений, не ограничивайтесь ответом «ок». Например, сообщите, что есть варианты решения, но нужно время на согласование с руководством. Тогда собеседник поймет, что вы занимаетесь темой.
Сообщайте о вложенных в письмо файлах

компании: заботиться о репутации компании и руководствоваться в работе ее

интересами. А это в том числе значит - не допускать негативных высказываний о компании, ее руководстве, коллективе и методах управления в публичном информационном пространстве, включая соцсети.

Жизнь в сети

круг пользователей – человек, ищущий информацию о нашей компании, найдет

ее здесь
Это «лицо» нашего предприятия в ВК. Поэтому критические комментарии о внутренней жизни СЛДК мы предлагаем всем коллегам оставлять в сообществе Иван Лесиков (см. следующий слайд)
Компания также будет развивать свое присутствие в Instagram и Facebook.

сотрудников вне зависимости от их статуса и стажа работы. Это:
возможность

оперативно обсудить важные производственные темы, высказать критику или пожелания по улучшению работы
место, где можно узнать о новых сотрудниках, высказать свои предложения, услышать мнения коллег и комментарии руководителей
неформальные конкурсы и опросы
фото и видео о предприятии и коллективе, которыми можно делиться в группе

отпуск или выходя на больничный, не забывайте делать в почте

автоответы – так коллеги не будут зря терять время, ожидая вашей реакции, и поймут, кто из сотрудников вас заменяет

Чтобы решения, принятые во время «пятиминуток» и «летучек», не забывались участниками и выполнялись в точности, сразу после встречи ее организатор может отправить коллегам мини- протокол с главной информацией- что решили, кто отвечает за проект, сроки

Коллег можно и нужно благодарить! Если вы хотите сказать им «спасибо» за успешную реализацию проекта или достижения в работе, вы можете сделать заявку на имя специалиста по корпоративным коммуникациям. Он подготовит общую электронную рассылку и другие необходимые материалы.

И напоследок…

вы всегда можете обратиться к специалисту по корпоративным коммуникациям
Галине

Рудометовой:
g.rudometova@sldk.com 
p: +7(8212)40-00-04 доб. 227 ; m: +7 912 960 0327
Кабинет 207 (административный корпус)

Ответы для теста со слайда 14:
В первой колонке неверен ответ «Всегда ставьте в копию руководителя» - захламлять почту руководства нет необходимости. Ставьте его в копию, если письмо представляет собой особую важность или – в редких случаях – чтобы дисциплинировать коллег –участников переписки.
Во второй колонке неверен ответ «Всегда используйте разные шрифты и Caps Lock» - это не помогает восприятию, а только раздражает читающего.