Номенклатура дел и формирование дел

деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком
Номенклатура

дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности

дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения

в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.
Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.
Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

фирмы, функционального подразделения);
примерные;
типовые.         Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются

для однородных по характеру деятельности организаций.         Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.         Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов

подразделения.
Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.
В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.
Номенклатура дел составляется в трех экземплярах:
первый экземпляр – неприкосновенный хранится в структурном подразделении;
второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации;
третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня.
Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
Документы включаются в дело только в одном экз.
В дело можно подшить не более 200-250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома.
В дело формируются документы одного календарного года.

к составлению заголовков дел.
Требование к заголовку - краткость, четкость,

предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.
Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов.
Например,

– группировка в одно дело документов одного вида – приказов,

протоколов и т.д.
Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.
Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.
Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.
Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.

последовательности решения вопроса),
хронологическом (переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ

подшивается за документом-запросом),
алфавитном (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов),
нумерационном порядке (в нумерационном порядке группируются квитанции, накладные и т.д.).                     

следующие сведения по номенклатуре:
наименование учреждения и его подчиненность;
наименование структурного подразделения;
делопроизводственный

индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.

передачи в архив учреждения.
Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они

располагаются точно в соответствии с расположением их в номенклатуре дел.